現(xiàn)狀
之所以會(huì)產(chǎn)生這次思考，是因?yàn)樵诓块T之前的幾次團(tuán)隊(duì)會(huì)議上感覺到妆偏，會(huì)議效率不高，氛圍低沉盅弛，時(shí)間過長但又達(dá)不到理想效果钱骂。相信當(dāng)時(shí)參會(huì)的各位老師也有類似的感受叔锐。究竟問題出在哪？是會(huì)議主題的問題亦或是會(huì)議方式的問題罐柳？
我認(rèn)為這可能是技術(shù)團(tuán)隊(duì)的“通病”掌腰，或是工作會(huì)議的“通病”，畢竟開會(huì)不是狼人殺张吉，會(huì)議內(nèi)容有時(shí)難免枯燥，會(huì)議主題本身我們無法預(yù)設(shè)為有趣催植，因此我們不必把責(zé)任推給討論的主題肮蛹，而是應(yīng)該聚焦到開會(huì)方式上來。
在嘗試解決問題之前创南，我們應(yīng)該客觀的審視一下目前團(tuán)隊(duì)開會(huì)的流程：
應(yīng)該說對于會(huì)議準(zhǔn)備-會(huì)議執(zhí)行-結(jié)果跟進(jìn)伦忠，流程都有覆蓋，按理說效果不會(huì)很差稿辙，事實(shí)也是如此昆码，在我們團(tuán)隊(duì)每周一次的例行周會(huì)上，依照上圖的流程邻储，我們可以高效的完成會(huì)議赋咽。而前文提及的恰恰是周會(huì)以外的兩次低效會(huì)議。同一幫人為什么會(huì)出現(xiàn)不同的開會(huì)效果吨娜？
共識(shí)
在尋解決方案之前脓匿，我們應(yīng)該試圖明確出發(fā)點(diǎn)，我稱之為共識(shí)宦赠，這不是形而上的玩概念陪毡，而是在討論方法之前，我們需要厘清何為高效勾扭、何為低效毡琉，觀點(diǎn)一旦確立，想必實(shí)踐方法只是因團(tuán)隊(duì)而異妙色，只作參考桅滋，無需照搬。
高效的會(huì)議應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：
1. 時(shí)間可控
我將其放在第一點(diǎn)燎斩，并不是簡單的因?yàn)橄Ｍ麜?huì)議早點(diǎn)結(jié)束虱歪，而是這一點(diǎn)最容易量化，也最容易被忽視栅表，甚至有些人因?yàn)闀?huì)議過長而煩操笋鄙，也不好意思主動(dòng)質(zhì)疑。時(shí)間成本是參會(huì)同學(xué)最重要的投入怪瓶，無論是會(huì)議的組織者還是參與者應(yīng)該有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念萧落。組織者在會(huì)議開始前應(yīng)該預(yù)估本次會(huì)議的時(shí)長践美，并周知大家，在會(huì)議過程中找岖，各位同學(xué)應(yīng)努力在計(jì)劃內(nèi)完成會(huì)議陨倡。
2. 目的清晰，計(jì)劃明確
其實(shí)會(huì)議最重要的并不是時(shí)間许布，而是能達(dá)到預(yù)期目的兴革，為此，參會(huì)同學(xué)應(yīng)提前知道本次會(huì)議的目的蜜唾，為了達(dá)到目的杂曲，發(fā)起人需將會(huì)議計(jì)劃提前周知，方便相關(guān)人提前準(zhǔn)備袁余。
3. 不說正確的廢話
這是人們在會(huì)議上常犯的錯(cuò)誤擎勘，什么叫正確的廢話，比如：
問1：“你們部門下個(gè)Q有什么計(jì)劃颖榜？”
答1：“下個(gè)Q我們團(tuán)隊(duì)會(huì)在抓質(zhì)量的同時(shí)棚饵，拓展相關(guān)業(yè)務(wù)，與兄弟部門展開更深入的合作和交流掩完，減少存量的技術(shù)債噪漾，嘗試新技術(shù)落地blablabla√傥”
問2: “歷史問題在這個(gè)需求里面一并解決了嗎怪与？”
答2: “這次需求的主要目的是，實(shí)現(xiàn)了**功能blablabla缅疟，您說的歷史問題由于需要和團(tuán)隊(duì)A溝通分别，時(shí)間上可能來不及，所以還沒有解決存淫，但是我們會(huì)后討論一下耘斩，看看下一期需求能不能一起解決掉∥ε兀”
……
大家注意到了嗎括授，正確的廢話主要有兩種情況：一種是回答的太泛，沒有落地岩饼，還需要多問一句：“如何抓質(zhì)量荚虚，拓展哪些業(yè)務(wù)，和兄弟部門展開哪些方面的合作籍茧，解決哪些技術(shù)債版述，嘗試什么新技術(shù)解決什么問題……”；另一種則是回答太多無關(guān)的理由寞冯，目的是讓結(jié)果顯得情有可原渴析。
“正確的廢話”這種交流方式會(huì)無意中拉散整個(gè)會(huì)議的結(jié)構(gòu)晚伙，它們一旦多起來就會(huì)導(dǎo)致時(shí)間不可控、內(nèi)容不聚焦俭茧。
4. 具體的會(huì)議輸出
會(huì)議是否解決了問題咆疗，或是在會(huì)議過程中又產(chǎn)生了新的問題，對于會(huì)議的產(chǎn)出我們需要有明確的記錄母债，并指定相應(yīng)執(zhí)行人和截止時(shí)間午磁，這里需要注意的是，必需具體到個(gè)人而不是團(tuán)隊(duì)或多人场斑，這樣新問題才算可追溯漓踢。
下文我們從兩個(gè)方面來尋求提升的方案：
縱向：即便對于同一個(gè)團(tuán)隊(duì)而言，我們的會(huì)議模式也會(huì)隨著團(tuán)隊(duì)規(guī)模漏隐，業(yè)務(wù)規(guī)模進(jìn)行迭代，通過一段時(shí)間的迭代奴迅，我們不妨自己跟自己比較一下青责，今天的會(huì)議比從前的會(huì)議有哪些進(jìn)步或退步，找到其原因取具，順藤摸瓜脖隶，把結(jié)果提煉成方法。
橫向：這是再常見不過的招數(shù)暇检，找找市面上高效會(huì)議的經(jīng)典方法論产阱，找到適合自己團(tuán)隊(duì)的方法，大膽試錯(cuò)（會(huì)是開不完的……）块仆。
縱向
上文提到构蹬，我們團(tuán)隊(duì)目前的周會(huì)有一個(gè)比較好的效果，其實(shí)這也是最近3個(gè)月嘗新的結(jié)果悔据。
從上表可以看到庄敛，會(huì)議前后的工作內(nèi)容并未發(fā)生變化，會(huì)議中的匯報(bào)形式出現(xiàn)了差別科汗。3個(gè)月以前藻烤，我們更像是一種答辯方式在進(jìn)行周會(huì)，這也是最常見的會(huì)議形式：匯報(bào)+提問头滔。這種方式主要有兩個(gè)方面的問題：
- 重復(fù)了一遍填寫周報(bào)的工作怖亭，周報(bào)的填寫應(yīng)該能夠準(zhǔn)確易懂的描述本周的工作內(nèi)容，因此在有一份規(guī)范周報(bào)的前提下坤检，周會(huì)的逐一匯報(bào)工作顯得有點(diǎn)多余兴猩。
- 重點(diǎn)不夠突出，我們的工作類型包括日常事務(wù)性工作缀蹄，技術(shù)預(yù)研峭跳，新功能開發(fā)膘婶，日常運(yùn)維等等。它們都可能出現(xiàn)在周報(bào)里蛀醉，但這并不意味著它們都值得拿出來討論悬襟。逐一匯報(bào)沒能直達(dá)同學(xué)們關(guān)心的問題，把時(shí)間浪費(fèi)在不需要關(guān)注的事情上拯刁。
說來也巧脊岳，會(huì)議方式的轉(zhuǎn)換倒不是我們意識(shí)到第一種會(huì)議方式有多不好，而是簡單的想嘗試一種新的會(huì)議方式垛玻，目前的方式借鑒于其他組周會(huì)割捅。20min的默讀的提問即節(jié)約了時(shí)間也強(qiáng)調(diào)了重點(diǎn)，當(dāng)然這種方式對于周報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和表達(dá)能力有了更高的要求帚桩。
通過會(huì)議方式的調(diào)整亿驾，周會(huì)收到了不錯(cuò)的效果。我們不妨總結(jié)一下账嚎，目前的會(huì)議有哪些環(huán)節(jié)有助于效率的提高莫瞬。
1. 提前準(zhǔn)備會(huì)議內(nèi)容
無論什么時(shí)候，準(zhǔn)備提前會(huì)議內(nèi)容是我們達(dá)成的共識(shí)郭蕉，這無疑是高效會(huì)議的必要條件疼邀，當(dāng)我們走進(jìn)會(huì)議室，我們得知道接下來的時(shí)間我們得做什么召锈，并為此做好準(zhǔn)備旁振。
2. 時(shí)間花在刀刃上
關(guān)于這一點(diǎn)，不同的團(tuán)隊(duì)有不同的方式涨岁，至少我們也是朝著這個(gè)目標(biāo)去實(shí)踐的拐袜。當(dāng)然埠居，即便是現(xiàn)階段的會(huì)議方式仍然有可以提升的地方扎拣。
3. 及時(shí)Review形成閉環(huán)
對于每次會(huì)議的成果以todo list的形式精確到人和DDL症概，同時(shí)回顧之前的list蛔钙，相應(yīng)的check或者順移蜂筹。
以上是通過自身縱向比較總結(jié)出來的三條高效會(huì)議的方法齐饮。雖然看似顯而易見喧笔，但是它們來自于團(tuán)隊(duì)切實(shí)的實(shí)踐總結(jié)嚎花，應(yīng)該說有切身體會(huì)畜疾，十分珍貴赴邻。
橫向
在寫作之前，我在網(wǎng)上找了不少其他大廠的高效會(huì)議方法啡捶，也讀了幾部評分較高的有關(guān)團(tuán)隊(duì)合作的書籍如：《奈飛文化手冊》姥敛、《團(tuán)隊(duì)協(xié)作的五大障礙》、《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》∠故睿現(xiàn)七拼八湊彤敛，把我認(rèn)為言之有物的內(nèi)容提煉出來与帆。
如何開一場高效的會(huì)議
1. 信念感很重要
在《奈飛文化手冊》和《團(tuán)隊(duì)協(xié)作五大障礙》的開篇分別提到了自信和團(tuán)隊(duì)間的信任玄糟。看來信念感很重要袄秩。這里的信念感指的是阵翎，我們相信周圍的同事是能夠把工作上的沖突和對個(gè)人的意見區(qū)分開，也就是俗話說的對事不對人之剧；上下級之間在會(huì)議上交流工作時(shí)是平等的郭卫，即所謂的扁平化，任何一方對會(huì)議節(jié)奏提出修正意見時(shí)背稼，是出于對各位時(shí)間的負(fù)責(zé)贰军，而非對參會(huì)人的不滿。
可能由于國內(nèi)公司傳統(tǒng)上下級或者人情世故的關(guān)系蟹肘，會(huì)議中谓形，一方發(fā)言時(shí)間過長或上級發(fā)言時(shí)，其他參會(huì)人不忍去打斷疆前，或不敢去反駁。往往這些表面上的客氣會(huì)影響會(huì)議效率聘萨、拉低氣氛最終導(dǎo)致大家時(shí)間的浪費(fèi)竹椒。因此信念感的建立需要每一位同事的認(rèn)可，也可以說是洗腦米辐。有的團(tuán)隊(duì)在開會(huì)前會(huì)念上一段“開會(huì)的精神”胸完，目的就是不斷rebuild每個(gè)人的信念。
2. 必不可少的角色
文章《如何開一場高效會(huì)議》里有這樣一張圖：
它意味著翘贮，為了保證會(huì)議的高效赊窥，需要一些必要的角色。在我看來狸页，除了參會(huì)者以外锨能，時(shí)間官和記錄官是任何會(huì)議必備的。他們可以由同一個(gè)人客串芍耘。
時(shí)間官主要把控會(huì)議議程的時(shí)間長度址遇，避免出現(xiàn)嚴(yán)重超時(shí)的情況，一旦存在這樣的風(fēng)險(xiǎn)斋竞，適時(shí)打斷倔约，如果問題仍然未討論結(jié)束，由記錄官記錄剩余問題及解決時(shí)間和方式坝初。
記錄官除了以上職責(zé)以外浸剩，還有記錄會(huì)議和會(huì)后同步的任務(wù)钾军。
3. 重視結(jié)果
重視結(jié)果指的是對于會(huì)議結(jié)果的復(fù)盤，特別是對于低頻重大會(huì)議需要提前敲定復(fù)盤時(shí)間绢要。通過復(fù)盤我們能找到項(xiàng)目執(zhí)行過程中的不足吏恭，同時(shí)，有些執(zhí)行問題的根源在于相關(guān)會(huì)議上沒有解決徹底袖扛。這樣一來又回到了會(huì)議砸泛，我們可以根據(jù)具體問題分析會(huì)議本身是否還有優(yōu)化的空間，這樣對于團(tuán)隊(duì)會(huì)議流程形成一種正向反饋蛆封。
4. 提前再提前
會(huì)議按發(fā)生時(shí)機(jī)來說唇礁，大致分為計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外兩類，這里我想聊的是計(jì)劃內(nèi)的會(huì)議惨篱，也是絕大多數(shù)會(huì)議情況盏筐。
對于一些重要的計(jì)劃內(nèi)會(huì)議，通知及準(zhǔn)備的時(shí)間可以盡可能拉長砸讳。這里可以學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營的同學(xué)琢融，運(yùn)營同學(xué)對于一年中重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)（比如：情人節(jié)，618簿寂，雙十一漾抬，圣誕……）會(huì)有一張運(yùn)營日歷。哪些時(shí)間需要發(fā)起運(yùn)營活動(dòng)一目了然常遂。對于技術(shù)團(tuán)隊(duì)纳令，我們可以把一年中重要的會(huì)議節(jié)點(diǎn)提前標(biāo)示出來，特別是需要全民參與討論的那種（比如：年度OKR克胳，年度技術(shù)規(guī)劃……）平绩。提前半年甚至一年標(biāo)定，參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備漠另，當(dāng)然別忘了開啟日歷定時(shí)提醒捏雌。
行動(dòng)
結(jié)合縱向、橫向以及我們?nèi)粘?shí)際工作場景笆搓，現(xiàn)將我的行動(dòng)建議列舉如下：
團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人需將計(jì)劃內(nèi)的重大會(huì)議至少提前2個(gè)月周知相關(guān)人性湿，其余會(huì)議需提前至少一天；@團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人
每個(gè)會(huì)議都需要有發(fā)起人砚作，時(shí)間官和記錄員窘奏，他們可以由同一人擔(dān)任，時(shí)間官有責(zé)任規(guī)范各項(xiàng)議程的時(shí)間葫录，以免浪費(fèi)大家時(shí)間着裹。記錄員需明確各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行人及截止時(shí)間；@發(fā)起人 @時(shí)間官 @記錄員
會(huì)議發(fā)起人需提前將會(huì)議流程及預(yù)計(jì)耗時(shí)周知參會(huì)人，會(huì)議盡量在一小時(shí)內(nèi)解決骇扇；@發(fā)起人
會(huì)議發(fā)起人需要明確會(huì)議的復(fù)盤時(shí)間和方式摔竿，對于之前會(huì)議的執(zhí)行結(jié)果及時(shí)check；@發(fā)起人
以上是可以落地的行動(dòng)少孝，至于具體的會(huì)議形式继低，還是那句話：因團(tuán)隊(duì)而異。只要把握住之前達(dá)成的共識(shí)稍走，不斷優(yōu)化袁翁，想必會(huì)議會(huì)逐漸高效起來。
最重要的事情再說一遍：不說正確的廢話Ｐ隽场Ａ皇ぁ！
