二、Ctrlbox Project應(yīng)用基本概念

2.1什么是任務(wù)

不同的組織使用Ctrlbox Project應(yīng)用管理和追蹤不同類型的任務(wù)。根據(jù)你企業(yè)的具體需求來決定如何使用Ctrlbox Project叶骨。

一個(gè)任務(wù)可以是完成一個(gè)幅圖片的設(shè)計(jì)忽刽，一個(gè)文檔的編寫跪帝，一個(gè)需要解決的技術(shù)難題或者是需要召開的一個(gè)討論會(huì)議等伞剑。

2.2什么是任務(wù)列

一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)列是這個(gè)項(xiàng)目中某一類任務(wù)的分類集合纸泄。每個(gè)項(xiàng)目都可以根據(jù)項(xiàng)目的要求聘裁，橫向設(shè)置多個(gè)任務(wù)列衡便；也可以根據(jù)需要镣陕，縱向設(shè)置多級(jí)任務(wù)列呆抑，即一級(jí)任務(wù)列-二級(jí)任務(wù)列-三級(jí)任務(wù)列……鹊碍。

原則是層級(jí)不限侈咕，但一般建議最好不要超過三級(jí)耀销。

例如,一個(gè)軟件研發(fā)項(xiàng)目可以設(shè)置“需求分析”,“界面設(shè)計(jì)”,“開發(fā)”等橫向的同級(jí)別的一級(jí)任務(wù)列熊尉≌。“需求分析”一級(jí)任務(wù)列下转晰，可以繼續(xù)設(shè)置“需求調(diào)研”查邢、“方案設(shè)計(jì)”等第二級(jí)任務(wù)列扰藕。

實(shí)施上邓深，任務(wù)列來自項(xiàng)目管理中的WBS冬耿。

在項(xiàng)目管理中亦镶，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)將項(xiàng)目缤骨，分解為一系列WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）绊起，通常理解為一系列工作或待處理事項(xiàng)虱歪。這是一個(gè)項(xiàng)目管理中实蔽，尤其是項(xiàng)目計(jì)劃階段來說最重要的工作局装。

而一個(gè)任務(wù)列就是WBS中的一類工作或待處理事項(xiàng)铐尚。任務(wù)列中的一個(gè)個(gè)任務(wù)宣增，就是WBS中最小的工作包帖旨。

當(dāng)然,用戶可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求解阅，通過管理后臺(tái)货抄，為每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置相同并且固定的任務(wù)列,也可以不設(shè)置固定的任務(wù)列蟹地，有項(xiàng)目組成員根據(jù)項(xiàng)目自身特點(diǎn)自行創(chuàng)建怪与。

！項(xiàng)目中的任務(wù)必須隸屬于一個(gè)任務(wù)列茎杂，對(duì)于一個(gè)比較小型的項(xiàng)目煌往，可以使用系統(tǒng)自動(dòng)顯示的“默認(rèn)”任務(wù)列刽脖。

2.3什么是項(xiàng)目

Ctrlbox Project的項(xiàng)目是根據(jù)你的企業(yè)組織需要定制的，一個(gè)項(xiàng)目是眾多任務(wù)的集合院水。

例如,一個(gè)Ctrlbox

Project項(xiàng)目可以是:

?? 一個(gè)軟件檬某、醫(yī)藥恢恼、機(jī)械研發(fā)項(xiàng)目

?? 一項(xiàng)市場(chǎng)推廣活動(dòng)

?? 一個(gè)施工項(xiàng)目

?? 一場(chǎng)年會(huì)

?? 其他任務(wù)采用項(xiàng)目化管理的經(jīng)營管理活動(dòng)

每個(gè)任務(wù)必須屬于一個(gè)項(xiàng)目漓踢。 每個(gè)項(xiàng)目都有 項(xiàng)目名稱(例如2017年度年會(huì))以及 一個(gè) 項(xiàng)目關(guān)鍵字(例如 會(huì)議)彭雾。

項(xiàng)目關(guān)鍵字是項(xiàng)目中所有 問題編號(hào)的前綴。

例如Meeting-101, Meeting-102,等爽柒。

2.4什么是項(xiàng)目集

項(xiàng)目集是一類項(xiàng)目的集合，項(xiàng)目集里的項(xiàng)目即可以彼此毫無關(guān)系心墅，也可以彼此有一定相關(guān)性怎燥。但一定在項(xiàng)目的類型铐姚、管理模式等方面存在一定的共性隐绵。

一個(gè)項(xiàng)目集可能是一個(gè)部門的項(xiàng)目的集合，也可能是一類項(xiàng)目的集合峭跳，也可能是一個(gè)大型項(xiàng)目被拆解的一個(gè)個(gè)子項(xiàng)目坦康。

當(dāng)然,管理員可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求滞欠，通過管理后臺(tái)逸绎，設(shè)置企業(yè)的項(xiàng)目集棺牧。項(xiàng)目管理人員只能在設(shè)置好的項(xiàng)目集中創(chuàng)建項(xiàng)目颊乘。

2.5什么是任務(wù)視圖

Ctrlbox Project應(yīng)用支持多種展示和瀏覽任務(wù)的方式乏悄，以滿足不同場(chǎng)景下對(duì)任務(wù)查看方式的差異化要求。各種視圖之間可以通過視圖切換器任意切換规求。

2.5.1卡片視圖

以卡片的方式展示任務(wù)及信息阻肿，一個(gè)卡片就是一個(gè)任務(wù)冕茅。卡片視圖是Ctrlbox

Project應(yīng)用中默認(rèn)的任務(wù)展現(xiàn)方式乍楚。

卡片式視圖是一種讓用戶在視覺上感受很舒適的任務(wù)展現(xiàn)方式徒溪，同時(shí)也帶來了讓人愉悅的任務(wù)信息“速覽”體驗(yàn)。

2.5.2列表視圖

以列表的方式展示任務(wù)及信息渠概，并以樹狀結(jié)構(gòu)展示出任務(wù)的層級(jí)關(guān)系播揪，一條信息就是一個(gè)任務(wù)箱沦。

列表視圖是一種可以讓用戶在同一頁面內(nèi)谓形，瀏覽到最大化數(shù)量的任務(wù)的展現(xiàn)方式套耕。

2.5.3日歷視圖

以日歷的方式展示任務(wù)及信息匈挖。日歷視圖包括包括日儡循、月和周視圖择膝，方便用戶查看自己每天腹侣、每周傲隶、每月的任務(wù)計(jì)劃等跺株。

2.5.4甘特圖

一種預(yù)定義的視圖，在視圖的左側(cè)以樹狀結(jié)構(gòu)的形式顯示任務(wù)結(jié)構(gòu)及任務(wù)信息袖扛，在視圖的右側(cè)顯示與任務(wù)工期對(duì)應(yīng)的永道條形圖晾嘶。

2.5.5網(wǎng)絡(luò)圖

網(wǎng)絡(luò)圖是項(xiàng)目計(jì)劃的另一種表現(xiàn)形式垒迂，網(wǎng)絡(luò)圖中的每個(gè)結(jié)點(diǎn)代表一項(xiàng)任務(wù)，節(jié)點(diǎn)之間的連線表示任務(wù)之間相關(guān)性吏奸。

與“甘特圖”的區(qū)別是沒有樹狀的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)奋蔚，但是網(wǎng)絡(luò)圖對(duì)于明確任務(wù)之間的相關(guān)性有比較大的優(yōu)越性，而且可以通過節(jié)點(diǎn)表示很豐富的任務(wù)相關(guān)信息馒过，

2.5.6燃盡圖

燃盡圖是在項(xiàng)目完成之前腹忽，對(duì)需要完成的工作的一種可視化表示。燃盡圖有一個(gè)Y軸（工作）和X軸（時(shí)間）蔼夜。

理想情況下，該圖表是一個(gè)向下的曲線窍霞，隨著剩余工作的完成匠题，“燒盡”至零。燃盡圖向項(xiàng)目成員提供工作進(jìn)展的一個(gè)可視化公共視圖但金。

Ctrlbox的項(xiàng)目管理應(yīng)用中還有更多個(gè)性化任務(wù)視圖韭山，您可以通過插件商城瀏覽并根據(jù)需要安裝您的個(gè)性化視圖。

2.6項(xiàng)目成員

每一個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)參與者構(gòu)成的團(tuán)隊(duì)。這些參與這一般來自組織內(nèi)部梦裂。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部根據(jù)職責(zé)，擔(dān)任不同的角色盖淡，包括項(xiàng)目管理者年柠、項(xiàng)目執(zhí)行者、監(jiān)督者等等褪迟。

在Ctrlbox Project應(yīng)用中成員管理是重要的功能模塊冗恨。在這個(gè)模塊中，可以定義項(xiàng)目中的成員味赃，并可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每一個(gè)成員的個(gè)性化權(quán)限設(shè)置掀抹。

除組織內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)成員外，本模塊還可以管理客戶心俗、項(xiàng)目相關(guān)者等外部人員傲武。

可以允許他們以游客的身份，臨時(shí)獲得參與城榛、瀏覽某一個(gè)或多個(gè)具體任務(wù)谱轨，或者參與、瀏覽整個(gè)項(xiàng)目的權(quán)限吠谢。

這種貼心的功能設(shè)計(jì)，可以滿足類似這樣的場(chǎng)景：客戶希望能直接在任務(wù)頁面中诗茎，與參與該任務(wù)的成員討論工坊、溝通，查看任務(wù)的成果物敢订，比如最新設(shè)計(jì)稿王污，并通過任務(wù)頁面中的白板功能，在線討論設(shè)計(jì)稿的修改楚午。

并將這些記錄保存在任務(wù)頁面中昭齐，從而避免因?yàn)猷]件溝通帶來的各種問題。

本模塊可以與您已經(jīng)購買的Ctrlbox HR應(yīng)用集成矾柜，從而與人力資源部門實(shí)現(xiàn)信息和工作協(xié)同阱驾。

2.7資源

項(xiàng)目擁有者在項(xiàng)目開始后會(huì)制定合理的項(xiàng)目資源計(jì)劃，主要輸出是一份資源需求清單怪蔑，包含人力資源里覆，設(shè)備和材料等。

同時(shí)也通過資源計(jì)劃缆瓣，來落實(shí)和管理項(xiàng)目成本等預(yù)算項(xiàng)喧枷。

Ctrlbox Project應(yīng)用中提供了一個(gè)“資源庫”，可以管理組織內(nèi)項(xiàng)目中可能會(huì)使用到的各種資源。

這些資源庫中包括了資源的各種信息隧甚，比如名稱车荔、所屬類別、價(jià)格等各種明細(xì)戚扳；以及資源在各種項(xiàng)目中的歷史使用情況忧便，當(dāng)前使用情況，以及未來計(jì)劃使用情況咖城。

而在某一個(gè)具體的項(xiàng)目中茬腿，用戶可以很方便的根據(jù)計(jì)劃使用資源庫中的資源。

并隨時(shí)查閱在項(xiàng)目進(jìn)行過程中資源的使用情況宜雀，包括資源的計(jì)劃量切平，實(shí)際使用量，以及相應(yīng)的成本信息辐董。

系統(tǒng)還提供了“資源趨勢(shì)圖”悴品，讓用戶以可視化的方式查看資源的變化曲線。

本模塊可以與您已經(jīng)購買的Ctrlbox Project進(jìn)銷存系統(tǒng)集成简烘，從而打通項(xiàng)目資源與倉儲(chǔ)庫存的管理苔严，最終實(shí)現(xiàn)組織層面的供應(yīng)鏈一體化管理。

2.8項(xiàng)目文檔

項(xiàng)目文檔模塊允許用戶在系統(tǒng)中管理項(xiàng)目過程中的各種文檔孤澎。用戶可以將本地的各種格式的文檔上傳到線上届氢，存儲(chǔ)在自定義文件目錄中，并在任何可以登錄系統(tǒng)設(shè)備上下載查閱文檔覆旭。

當(dāng)然退子，這些行為都必須經(jīng)過授權(quán)。這種授權(quán)可以精確到項(xiàng)目中的任意一名成員型将。

最重要的是寂祥，本模塊可以自動(dòng)匯總用戶在任務(wù)頁面上傳的各種任務(wù)成果物和文件，并以結(jié)構(gòu)化的文件目錄存儲(chǔ)和呈現(xiàn)七兜。

本模塊還可以與您已經(jīng)購買的Ctrlbox文檔應(yīng)用集成使用丸凭，從而滿足組織級(jí)的文檔和知識(shí)管理，為您的團(tuán)隊(duì)和組織帶來更大價(jià)值腕铸。

2.9財(cái)務(wù)

財(cái)務(wù)管理是Ctrlbox中記錄和管理項(xiàng)目預(yù)算惜犀、費(fèi)用支出、待收款等項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息的功能模塊恬惯。并可以根據(jù)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息向拆，生成項(xiàng)目的財(cái)務(wù)利潤報(bào)表等。

本模塊支持與您已經(jīng)購買的Ctrlbox FIN應(yīng)用或者與其他第三方財(cái)務(wù)管理軟件集成酪耳。

2.10統(tǒng)計(jì)報(bào)告

從項(xiàng)目的各個(gè)維度查看浓恳、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的整體狀況刹缝。

2.11 Home頁

Home頁面是Ctrlbox中的信息聚合頁面，也被稱為“門戶”頁面颈将。

當(dāng)您登錄Ctrlbox Project后梢夯，會(huì)在本頁面中看到它聚合的來自Project應(yīng)用中的與您相關(guān)的信息，主要包括任務(wù)晴圾、統(tǒng)計(jì)分析等颂砸。

當(dāng)您的公司使用多個(gè)Ctrlbox中的應(yīng)用時(shí)，它會(huì)聚合您在Ctrlbox各個(gè)應(yīng)用中的信息死姚，從而方便您速覽各種信息人乓，并通過這些信息，快速進(jìn)入各個(gè)應(yīng)用都毒。