誰的工作里面沒點兒重復(fù)簡單峭梳、沒技術(shù)含量又耗費時間工作呢。我的工作里也不免會有類似任務(wù)蹂喻，起初也是被虐得焦頭爛額葱椭、體無完膚。好在之后嘗試了一些小對策口四，終于從煩成狗的狀態(tài)里解脫了出來孵运。
【1】
剛參加工作時，辦公室的前輩帶著我熟悉工作蔓彩。其中有一項就是給下級單位下通知治笨，十幾個下屬單位，一個個的打電話通知赤嚼。為了引起重視旷赖，還要把文件中要緊的地方著重拿出來說一說。前輩說“你講話要慢一點更卒，要么他們反應(yīng)不過來”等孵，“你要跟他們簡述一下重點，要么他們get不到”蹂空，“deadline之前俯萌，你得再通知一遍，催一催上枕，要么他們會假裝忘記”…我只想說：額…
工作兩年來绳瘟，一直按照前輩交代的方法來做。文件先發(fā)送到公共郵箱姿骏，標(biāo)紅旗并置頂。之后依次打電話給各個下屬單位負(fù)責(zé)人斤彼，語速慢慢地講一遍重點內(nèi)容分瘦，掛斷電話并記錄下來打給了誰蘸泻。每一次下通知都至少要用掉半天的時間。好在一直以來工作任務(wù)不算多嘲玫，這樣子低效的工作也沒什么問題悦施。
今年年初起工作量加大，又湊巧部門減員去团，工作強度一下子就翻倍了抡诞，一天天下來根本沒有時間喘息。下通知這件事首當(dāng)其沖地需要改進土陪，這實在是太低效了昼汗。碰巧那會學(xué)了秋葉大叔的職場課，就尋思著按規(guī)范來發(fā)郵件鬼雀。郵件的主題寫明附件關(guān)鍵詞和接收部門顷窒；正文把文件關(guān)鍵的部分摘出來，最重要的地方標(biāo)記紅色源哩；郵件末尾注明該工作負(fù)責(zé)人和電話鞋吉；郵件發(fā)送后標(biāo)記藍色置頂，與其他科室的郵件做出區(qū)別励烦。之后打電話通知便只需要告知對方看置頂藍色郵件就好了谓着。打電話一圈下來，時間縮短至一小時以內(nèi)坛掠。大大節(jié)約了精力赊锚、時間和唾沫星兒。
【2】
剛剛工作時却音，辦公室的公共電腦文件亂得如同一鍋粥改抡，每找一個文件都需要全電腦搜索。如果是簡單命名成“總結(jié)”系瓢、“重要”之類的名字重復(fù)性極高阿纤、內(nèi)容又相去甚遠的文件也就罷了，更甚者還會遇到任性的命名成“新建Word文檔”之類的文件夷陋，真是無從下手欠拾。
學(xué)習(xí)了秋葉大叔的職場課之后，按照課堂上的講解（人家真的不是來打廣告的）骗绕，將文件規(guī)范命名藐窄。雖然很長、命名的時候有點繁瑣酬土，但是過后找的時候很方便荆忍。節(jié)約了不少時間，更重要的是：清晰、明了刹枉，不心塞斑闯！課程里提到的命名方式如下：
文件命名：當(dāng)前文件的日期+文件名+項目名稱+文件描述+作者/修改人+版本號
文件夾命名：項目起始創(chuàng)建的日期+項目名稱+項目描述+項目結(jié)束的日期
【3】
由于基層人員學(xué)歷水平參差不齊微宝，加之一些老員工對新事物的接受能力較低棺亭。操作性工作培訓(xùn)時，發(fā)現(xiàn)受訓(xùn)人員很難理解文字版操作說明蟋软，現(xiàn)場演示與操作指導(dǎo)也沒辦法一次就學(xué)會镶摘，反復(fù)講解平均需要3次以上方可獨立操作。每次操作培訓(xùn)岳守，培訓(xùn)人員單次僅能同時指導(dǎo)2-3人凄敢，效率很低。
基于以上情況棺耍，我們將工作規(guī)范與操作流程制作成簡單易懂贡未、生動形象的圖文版PPT，加入視覺引導(dǎo)的元素蒙袍。讓PPT文件替代工作人員的人工講解俊卤，既能夠節(jié)約人力，還能夠讓需要的人反復(fù)觀看學(xué)習(xí)害幅。至此消恍，領(lǐng)導(dǎo)再也不用擔(dān)心我們操作培訓(xùn)了。
忙則思變以现。不想累成狗狠怨，總要想想招。
文：曉冰
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