上周小道消息發(fā)了篇貌似軟文锚烦，標(biāo)題叫《放棄傳統(tǒng)辦公軟件》快耿。當(dāng)前語境下柴信，「傳統(tǒng)」基本上是帶有貶義意味的禾蚕，尤其在商業(yè)環(huán)境中畸肆。很顯然不會有公司或者團隊出來說后室，我們是一個活在傳統(tǒng)里的團隊雨让，都會說自己緊跟著變化嚷堡，擁抱了互聯(lián)網(wǎng)尸变。這似乎是暫時緩解焦慮的止疼藥义图。
文章里面點名了幾款軟件，我自己和我的團隊都不用召烂。有些「工具用起來碱工，對員工簡直是一場噩夢，慢慢消耗你的對工作的熱情」奏夫，深有同感痛垛。
說一個我們團隊的例子。
之前我們是用印象筆記管理信息和知識的桶蛔。團隊里大多數(shù)人之前并沒用過匙头，所以花了點時間，大家很快也就適應(yīng)了仔雷。后來我們有了在美國的團隊蹂析，就開始有問題了。印象筆記和Evernote國際版是不互通的碟婆，是按照兩個獨立產(chǎn)品的方式在運營电抚。所以，中國團隊的信息沒有辦法共享給美國團隊竖共，除非他們也注冊印象筆記蝙叛。那意味著除了他們自己的Evernote以外，他們還得注冊一種印象筆記的賬號公给。即使這樣也還不行借帘，因為印象筆記竟然沒有英文頁面。這個沒辦法了淌铐。
正好公司新買了Office 365的服務(wù)肺然，本來是為郵件服務(wù)買的，不過捆綁銷售腿准，別的也就都買了际起。其中有OneNote，在當(dāng)時的情況下，用OneNote替代印象筆記來管理知識信息似乎就成了自然而然的選擇街望。
一段時間過去了校翔，現(xiàn)在的情況是，團隊使用OneNote的頻率非常低灾前。除了我自己和負(fù)責(zé)知識庫的同事外防症，我沒有聽到過任何人其他人說：「我把xxx放在OneNote里了」。
實際上豫柬，OneNote做得并不算很差，去知乎上搜一下扑浸，你就會發(fā)現(xiàn)還是有不少人是在用它做自己的知識管理系統(tǒng)的烧给。我曾經(jīng)用過兩三年，到現(xiàn)在喝噪，里面還有不少當(dāng)時工作的一些記錄础嫡，和整理出來的知識。現(xiàn)在已經(jīng)很少翻看酝惧。
但OneNote太重榴鼎。這個身量的確讓它富含更多功能，比如下面這樣晚唇，非常靈活的筆記書寫方式巫财，是印象筆記做不了的。所以我毫不懷疑對于一些信息記錄方式和靈活度是剛需的團隊來說哩陕，印象筆記完全無法滿足他們的需求平项，如果僅在這兩者當(dāng)中選，他們應(yīng)該用OneNote悍及。
但對于我們團隊（和大多數(shù)別的團隊）來說闽瓢，印象筆記足夠了，OneNote多出的重量對上面的團隊是肌肉心赶，而對我們是脂肪扣讼。最基本的文本編輯方式就足夠了。印象筆記輕巧地剛好做到這一點缨叫，所以雖然它表格功能很差椭符，也就忍了。
輕能帶來什么耻姥？你可以讓它在你的電腦上一直處于被打開的狀態(tài)艰山，需要的時候信手拈來，不需要的時候也不需要關(guān)閉咏闪。哪怕在里面放上的筆記總數(shù)是OneNote的數(shù)十倍曙搬，還是可以響應(yīng)迅速，從不拖沓。輕飄飄的內(nèi)容總是可以迅速被同步纵装。當(dāng)你有信息想共享給外部的時候征讲，你也不用擔(dān)心它會復(fù)雜得讓他人無所適從。
對我自己橡娄，當(dāng)腦子有個想法诗箍，當(dāng)?shù)玫揭粋€信息，當(dāng)我覺得它們可記可不記的時候挽唉，如果用印象筆記我會記滤祖，如果用OneNote我通常就不會了。OneNote的重量瓶籽，讓使用者的第一個動作——打開它匠童，都變得充滿壓力。
最終塑顺，能想見的情況是汤求，團隊里用它的人會越來越少，于是里面有價值的信息會越來越少严拒，也就越來越少的人會到它里面去找信息扬绪。這個衰減循環(huán)的最后一環(huán)是，會往里放入信息的人會進一步減少裤唠。
信息和知識因此丟失掉了挤牛。但工作還是會照常開展，并不會因為少用了一兩個工具而停滯种蘸。但在無數(shù)的溝通都在承受隱形的損害赊颠，滋生出反復(fù)的信息尋找、確認(rèn)劈彪、提供竣蹦，以及多余環(huán)節(jié)帶來的溝通錯誤的概率上升，以及一切后續(xù)錯誤的發(fā)生沧奴。然后痘括，就是在一開頭引用的那樣，「慢慢消耗你的工作熱情」滔吠。
這只是一個很小的例子纲菌。實際更為復(fù)雜，影響更大疮绷。作為一個團隊的管理者翰舌，對于軟件工具對團隊工作的影響應(yīng)該有足夠的意識。也應(yīng)該對更好的工具冬骚、更好的協(xié)作方式[1]給予一些關(guān)注椅贱。應(yīng)該花錢給團隊提供最好的工具懂算。
如果一個工具，團隊可以自己開發(fā)庇麦，也可從第三方購買服務(wù)计技，那么從第三方購買；同一類工具山橄，如果市場上既有免費版也有付費版垮媒，那么買付費版；如果有國外公司做的和國內(nèi)公司做的航棱，那請慎重選擇睡雇，國外團隊的東西通常會更好，但訪問速度會很成問題饮醇。
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[1] 好的工具通常蘊含著好的工作理念它抱。好的工具通常會優(yōu)化團隊的協(xié)作方式。
