數(shù)據(jù)輸入是日常工作中實用Excel作業(yè)的一項必不可少的工作拷淘，對于某些特定行業(yè)或者特定崗位來說，在工作表中輸入數(shù)據(jù)甚至是一項頻率很高卻又效率極低的工作温技。如果用戶學(xué)習(xí)和掌握一些數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)輸入方面的常用技巧俱箱，就可以極大地簡化數(shù)據(jù)輸入操作，提工作效率抽米。正所謂“磨刀不誤砍柴工”，下面就來介紹一些數(shù)據(jù)輸入方面的實用技巧糙置。
一云茸、強制換行
有一部分用戶習(xí)慣把Excel當(dāng)做記事本來使用，在表格內(nèi)輸入大量的文字信息谤饭。但單元格文本內(nèi)容過長的時候标捺，如何控制文本換行是一個需要解決的問題懊纳。
如果使用自動換行功能（在單元格格式的文本控制中進行設(shè)置），雖然可以將文本顯示為多行亡容，但是換行的位置并不受用戶控制嗤疯，而是根據(jù)單元格的列寬來決定。
如果希望控制單元格中文本的換行位置闺兢，要求整個文本外觀能夠按照指定位置進行換行茂缚，可以使用“強制換行”功能∥萏罚“強制換行”即當(dāng)單元格處于編輯狀態(tài)時脚囊，在需要換行的位置按組合鍵為文本添加強制換行符。如圖1所示桐磁，顯示了為一段文字使用強制換行后的編排效果此時單元格和編輯欄中都會顯示控制換行后的段落結(jié)構(gòu)悔耘。
注意：使用了強制換行后的單元格，Excel會自動為其勾選【自動換行】復(fù)選框我擂，但事實上它和通常情況下使用“自動換行”功能有著明顯的區(qū)別衬以。如果用戶取消勾選【自動換行】復(fù)選框，則使用了強制換行的單元格會重新顯示為單行文字校摩，而編輯欄中依舊保留著換行后的顯示效果看峻。
二、在多個單元格同時輸入數(shù)據(jù)
當(dāng)需要在在多個單元格中同時輸入相同的數(shù)據(jù)時秧耗，許多用戶想到的辦法备籽，就是輸入其中一個單元格，然后復(fù)制到其他所有單元格中分井。對于這樣的方法车猬，如果用戶能有熟練操作并且合理使用快捷鍵，也是一種不錯的選擇尺锚。但還有一種操作方法珠闰，肯定會比上面這樣的操作更加方便快捷。
同時選中需要同時輸入相同數(shù)據(jù)的多個單元格瘫辩，輸入所需要的數(shù)據(jù)伏嗜，在輸入結(jié)束時，按組合鍵確認輸入伐厌，此時就會在選定的所有單元格中出現(xiàn)相同的輸入內(nèi)容承绸。
三、分數(shù)輸入
當(dāng)用戶在單元格中直接輸入一些分數(shù)形式的數(shù)值時挣轨，如“1/3”军熏、“11/54”等，往往會被Excel自動識別為日期或者文本卷扮。那么究竟怎樣才可以正確輸入分數(shù)數(shù)據(jù)呢荡澎？方法如下均践。
（1）如果需要輸入的分數(shù)包括整數(shù)部分，如“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”摩幔，可在單元格內(nèi)輸入“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”（整數(shù)部分和分數(shù)部分之間使用一個空格間隔）彤委，然后按鍵確認。Excel會將輸入識別為分數(shù)形式的數(shù)值類型或衡，在編輯欄中顯示此數(shù)值為2.2焦影，在單元格中顯示分數(shù)形式“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”，如圖2中的B2單元格所示薇宠。
[endif]
（2）如果需要輸入的分數(shù)是純分數(shù)（不包含整數(shù)部分）偷办，用戶在輸入時必須以“0”作為這個分數(shù)的整數(shù)部分輸入。如需要輸入“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”澄港，則輸入方式為“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”。這樣就可以被E??? xcel識別為分數(shù)數(shù)值而不會被認為是日期數(shù)值柄沮。如圖2中的B3單元格所示回梧。
（3）如果用戶輸入分數(shù)的分子大于分母，如“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”祖搓，Excel會自動進行進位換算狱意，將分數(shù)顯示為換算后的“整數(shù)+真分數(shù)”形式。如圖2中的B4單元格所示拯欧。
（4）如果用戶輸入分數(shù)的分子和分母還包括大于1的公約數(shù)详囤，如“[if !msEquation][if !vml]
[endif][endif]”（其分子和分母有公約數(shù)2），在輸入單元格后镐作，Excel會自動對其進行約分錘藏姐，轉(zhuǎn)換為最簡單形式。如圖2中的B5單元格所示
四该贾、輸入指數(shù)上標(biāo)
在工程和數(shù)學(xué)等方面的應(yīng)用上羔杨，經(jīng)常會需要輸入一些帶有指數(shù)上標(biāo)的數(shù)字或者符號單位，如“102”杨蛋、“M3”等兜材。在Word中，用戶可以方便地使用上標(biāo)工具按鈕X2來進行輸入操作逞力；但在Excel中沒有此功能曙寡，用戶需要通過設(shè)置單元格格式的方法來改變指數(shù)在單元格中的顯示。
例如寇荧，需要在單元格中輸入“E-20”举庶，可現(xiàn)在單元格中輸入“E-20”,然后激活單元格的編輯模式，用鼠標(biāo)選中文本中的“-20”部分砚亭，然后按組合鍵打開【設(shè)置單元格格式】對話框灯变，如圖3所示勾選【字體】選項卡中的【上標(biāo)】復(fù)選框殴玛，最后單擊【確定】按鈕確定操作，此時添祸，在單元格中將數(shù)據(jù)顯示為“E-20”的形式（在編輯欄中依舊顯示為“E-20”）滚粟。
注意：以上所提到的含有上標(biāo)的數(shù)字，在輸入單元格后刃泌，實際以文本形式保存凡壤，并不能參與數(shù)值運算。
提示：在Excel?2010中耙替，雖然可以使用【插入】選項卡中的【公式】工具來插入包含上標(biāo)的數(shù)字表達式亚侠，但這種方法所創(chuàng)建的文本是以文本框的形存在，并不保存在某個特定的單元格中俗扇。
五硝烂、自動輸入小數(shù)點
有一些數(shù)據(jù)處理方面的引用（如財務(wù)報表、工程計算等）往往需要用戶在單元格中大量輸入數(shù)值數(shù)據(jù)铜幽，如果這些數(shù)據(jù)需要保留的最大小數(shù)位數(shù)是相同的滞谢，有一項系統(tǒng)功能的設(shè)置可以免去小數(shù)點“.”的輸入操作。對于單個數(shù)據(jù)來說除抛，這樣做并不一定能簡化操作狮杨，但是，對于大量的小數(shù)數(shù)據(jù)輸入操作來說到忽，則可以為用戶提供不小的方便橄教。
假設(shè)希望所有的輸入的數(shù)據(jù)最大保留3位小數(shù)，可以這樣操作喘漏。勾選【Excel選項】對話框【高級】選項卡中【編輯選項】區(qū)域的【自動插入小數(shù)點】復(fù)選框护蝶，如圖4所示。并在右側(cè)的【位數(shù)】微調(diào)框內(nèi)調(diào)整需要保留的小數(shù)位數(shù)陷遮，例如設(shè)置為“3”滓走，最后單擊【確定】按鈕確認操作。
這樣設(shè)置好以后帽馋，用戶在輸入數(shù)據(jù)是搅方，只要將原有數(shù)據(jù)放大1000倍輸入，就會自動變?yōu)橛脩糇鲂枰臄?shù)據(jù)绽族，免去了輸入小數(shù)點“.”的麻煩姨涡。例如要輸入“13.1”，用戶可以實際輸入“13100”吧慢，此時就會在單元格中顯示為“13.1”涛漂；再如要輸入“0.012”，用戶可實際輸入“12”，就可以在單元格內(nèi)得到正確顯示的數(shù)值匈仗。
注意：“自動插入小數(shù)點位數(shù)”的設(shè)置并不能改變工作表中已有數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)瓢剿。此外，此設(shè)置是Excel系統(tǒng)的選項設(shè)置悠轩，不僅對當(dāng)前工作表间狂，也會對其他所有的工作簿都有效，并且在重新啟動Excel后依然有效火架，如果用戶不需要這項功能鉴象，在下次操作之前，記住取消勾選此復(fù)選框何鸡。
五纺弊、記憶式鍵入
有時用戶輸入的數(shù)據(jù)中包含較多的重復(fù)性文字，例如在建立員工檔案信息的時候骡男，在“學(xué)歷”字段中總是會在“大專學(xué)歷”淆游、“大學(xué)本科”、“碩士研究生”洞翩、“博士研究生”等幾等固定詞匯之間來回地重復(fù)輸入稽犁。如果希望簡化這樣的輸入過程，可以借助Excel提供的“記憶式鍵入”功能骚亿。
首先，在【Excel選項】中查看并確認“記憶式鍵入”功能是否已經(jīng)被開啟：勾選【Excel選項】對話框中【高級】選項卡中【編輯選項】區(qū)域里的【為單元格值啟用記憶式鍵入】復(fù)選框（系統(tǒng)默認為勾選狀態(tài)）熊赖，如圖5所示来屠。
啟動此項功能后，當(dāng)用戶在同一列輸入相同的信息時震鹉，就可以利用“記憶性鍵入”來簡化輸入俱笛。例如如圖6所示的表格，用戶在學(xué)歷字段的前3行分別輸入過信息以后传趾，當(dāng)用戶在接下來的第4條記錄中再次輸入“中”時（按鍵確認之前）迎膜，Excel會從上面的已有信息中找到“中”字開頭的一條記錄“中專學(xué)歷”，然后自動顯示在用戶正在鍵入的單元格中提示用戶浆兰，此時用戶只要按下鍵磕仅，就可以將“中專學(xué)歷”完整地輸入到當(dāng)前的單元格中，而免去了輸入后面3個字的工作簸呈。記憶性鍵入就是以此來簡化用戶的輸入操作的榕订。
值得注意的是，如果用戶輸入的第一個文字在已有信息中存在著多條對應(yīng)記錄蜕便，則用戶必須增加文字信息劫恒，一直能夠僅與一條單獨信息匹配為止。還是以圖6所示表格為例，當(dāng)用戶在接下來的“學(xué)歷”字段中輸入文字“大”時两嘴，由于之前分別有“大學(xué)本科”和“大專學(xué)歷”兩條記錄都對應(yīng)丛楚，所以Excel的“記憶式鍵入”功能并不能在此時提供唯一的建議鍵入項。直到用戶輸入第二個字憔辫，如鍵入“大屓ば”時，Excel才能找到唯一匹配項“大專學(xué)歷”螺垢，并顯示在單元格中喧务，如圖7所示。
注意：“記憶式鍵入”功能只對文本型數(shù)據(jù)適用枉圃，對于數(shù)值型數(shù)據(jù)和公式無效功茴。此外，匹配文本文本的查找和顯示都只能在同一列中進行孽亲，而不能跨列進行坎穿，并且輸入單元格到原有數(shù)據(jù)間不能存在空行，否則Excel只會在空行以下的范圍內(nèi)查找匹配項返劲。
“記憶式鍵入”功能除了能夠幫助用戶減少輸入以外玲昧，還可以自動幫助用戶保持輸入的一致性。例如篮绿，用戶在第一行中輸入“Excel”孵延，當(dāng)用戶在第二行中輸入小寫字母“e”時，記憶功能還會幫助用戶找到“Excel”亲配，只要此時用戶按鍵確認輸入后尘应，第一個字母“e”會自動變成大寫，使之與之前的輸入保持一致吼虎。
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