如何提昇開會效率-那些年字旭,我到底殺了多少人。

魯迅先生說過:浪費他人的時間就是謀財害命崖叫,

回想起這個月頻繁開會的我不知收割了多少眾人的生命遗淳,不經(jīng)令人汗顏,以每週一心傀、三屈暗、五的配管進度會議而言,我會找配管廠商及其下包一同開會脂男,不過開會時間冗長且成效不佳养叛,加上討論的內(nèi)容沒有落實,最後甚至變成聊天大會宰翅。如何改善會議的效率成為當務(wù)之急弃甥。

在網(wǎng)上找到幾個開會的方法,其中三星集團的開會公式簡單又直覺:

1.光是開會汁讼,如果會後沒有人落實等於0

2.會議上布置了工作淆攻,但是會後不進行檢查等於0

3.抓住了不落實的事,同時追究了不落實的人嘿架,等於落實瓶珊。

如果依此公式來檢視目前自己的開會狀態(tài),著實還有進步空間耸彪。

本人的工作是負責(zé)發(fā)電廠的施工監(jiān)造伞芹,下面就以平常開會的內(nèi)容作為改善的案例:

由於目前配管進度嚴重落後,因此在開會中與廠商訂立了趕工計劃搜囱,需於11/30前增加至35銲工丑瞧,並安排兩班制,24小時輪班搶進度等…雖然名義上有訂立趕工計劃蜀肘,但會議記錄所列的事項都無法執(zhí)行绊汹,因為廠商本身比較被動,需要我去要求落實扮宠,如果不跟催他們西乖,很多會議記錄都成為空談狐榔,再者如果無法落實會議所達成的協(xié)議,並沒有追究相關(guān)責(zé)任获雕,導(dǎo)致與會者並不重視會議的結(jié)論薄腻,抱持著如果未達成目標再展延的心態(tài)。如此周而復(fù)始届案,每星期一直重複一樣的工作庵楷。

很明顯的,每星期花非常大量的時間開會但事倍功半楣颠,尤其是公式3尽纽,我對廠商如果沒有落實會議結(jié)論只能軟性要求,並沒有實質(zhì)究責(zé)的機制童漩,因此造成廠商信口雌黃弄贿,有侍無恐,畢竟整體工程進度的責(zé)任是壓在我們公司身上矫膨,而進度落後好似與他們關(guān)係不大差凹。

以上這點是關(guān)於會議執(zhí)行的層面,這點還需要邀請工地主任及對方項目經(jīng)理討論後侧馅,才能進一步改善危尿,而現(xiàn)在再針對會議的內(nèi)容:如何進一步減少開會的時間及提昇效率做分析探討。

1.監(jiān)工把工地看到的問題及照片向廠商說明施禾,並請廠商加強管理時脚线,廠商只是當面口頭轉(zhuǎn)述我的話給下包聽,並非負起督導(dǎo)之責(zé)弥搞。

2.針對協(xié)調(diào)會或是工安會議等重要事項進行宣導(dǎo)及提醒邮绿,以配管包水試系統(tǒng)為例,11/14寄信給廠商水試順序表依IW系統(tǒng)攀例、ACWP系統(tǒng)船逮、海水系統(tǒng)、CA系統(tǒng)粤铭、BFW系統(tǒng)挖胃、Diesel oil系統(tǒng)、air/gas通風(fēng)等分類梆惯,請廠商依水試優(yōu)先順序排定流體水試package酱鸭,由於這份文件關(guān)係到將來如何施工,故請廠商要盡快提出垛吗,結(jié)果廠商收到我的郵件後並沒有去執(zhí)行亦未告知下包凹髓,導(dǎo)致下包在11/21開會當天才知道要交出文件資料。

3.雖然每次開會的人數(shù)不多怯屉,但花非常多的時間在討論一些無法改變在會議上解決的議題(如銲工數(shù)量蔚舀、材料不足等)饵沧,最後,會議淪為廠商的抱怨大會赌躺。

總結(jié)來說狼牺,關(guān)於開會內(nèi)容,我犯了一個大錯就是未明確開會的主題及方向礼患,事前亦未通知廠商準備相關(guān)文件是钥,造成開會時變成閒聊,之前看過幾本書有教大家如何開一場有效的會缅叠,因此我找到一份開會的格式咏瑟,或許可作為會議的範本,希望在接下來的會議中痪署,之前犯的錯誤能即時改正,並加強會議的效率及執(zhí)行力兄旬。


會前/會中/會後所需準備的事項


重新編排一次會議記錄(會前)

會議記錄格式?如連結(jié)所示狼犯,大家如果也有開會效率低落的問題,歡迎一起討論领铐,如果覺得我還有哪一點要改進悯森,也請多多指教。謝謝大家绪撵!

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