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一压恒、組織
經(jīng)過上一步的整理，你的待辦事項(xiàng)應(yīng)該精簡了許多弃酌，但是還有很多事情沒有安排土榴，這些事情就是被打上Delay標(biāo)簽的那些诀姚，“組織”這一步，就會專門為這些事項(xiàng)安排去處鞭衩。
在這一步学搜，我們要用到兩個(gè)工具：日程表和清單娃善，兩個(gè)概念：項(xiàng)目和情境论衍，以及一個(gè)原則：下一步行動。
1. 日程表和清單的正確用法
日程表和清單我們應(yīng)該都不陌生聚磺，很多人都在用坯台，但是用的方法對不對呢？你可以自己對照一下瘫寝。
- 日程表：日程表里面只能記錄3類事項(xiàng)蜒蕾，確定日期的事項(xiàng)稠炬、確定時(shí)間的事項(xiàng)咪啡、當(dāng)天需要看到的信息首启。凡是記到日程表上的事，都是“硬指標(biāo)”撤摸，沒有極特殊的情況是絕對不允許變卦的。例如學(xué)生們的課程表墓律、上班族的會議安排饼记、背包客要趕的火車以及剁手黨期盼已久的購物狂歡節(jié)博肋。
清單：所有沒有確定時(shí)間限制的事項(xiàng)，都要用清單來管理讽挟。列在清單中的事項(xiàng)，首先按照時(shí)間四象限理論標(biāo)注出緊急的事情，優(yōu)先安排時(shí)間處理掉贡歧。
情境：在清單中滩租，還有很多不那么緊急的事情，安排時(shí)間的話會有一些難度利朵，這時(shí)候用情境來管理是再好不過的了律想。情境包含三個(gè)要素：在哪？有多少時(shí)間绍弟？身心狀態(tài)如何技即？比如說你在上班的地鐵上，大約有半個(gè)小時(shí)的時(shí)間樟遣，車上很擠沒有搶到座位而叼。如果你提前設(shè)定了一個(gè)叫做“地鐵”的情境，然后把那些能夠在地鐵上做的事情都?xì)w到這個(gè)情境當(dāng)中豹悬，例如“聽喜馬拉雅上的時(shí)間管理課程”葵陵。那么這個(gè)時(shí)候你打開清單，找到“地鐵”情境屿衅，從中挑出一件事情就可以開始做了埃难。同樣的道理莹弊，你還可以設(shè)定諸如家涤久、辦公室涡尘、候機(jī)廳、飛機(jī)上响迂、吃飯考抄、洗澡等等情境。情境管理蔗彤，幾乎可以涵蓋所有的整塊時(shí)間以及碎片時(shí)間川梅，所以，在你的清單體系中然遏，一定要記得加上情境贫途。
- 將來也許清單：這是一個(gè)清單的子類別，拿出來單獨(dú)說說的目的待侵，是因?yàn)樗芴貏e丢早，也很有用處。假如你真的在收集階段寫下了“太空旅行”這個(gè)事項(xiàng)秧倾，而在整理階段又沒有把它刪除掉怨酝，那么最后這個(gè)事項(xiàng)就會留在你的清單上，那么你打算怎么去安排這件事那先？寫到日程表里农猬，肯定不行；設(shè)定一個(gè)“太空”的情境售淡？好像也不太合適斤葱。這個(gè)時(shí)候，如果你有一個(gè)將來也許清單揖闸，那就不用操心了苦掘，直接丟進(jìn)去就行了。將來也許清單不是垃圾箱楔壤，而是“夢想罐”鹤啡，里面放的大多都是你想做但是目前又沒有條件去做的事情，但是一旦條件成就蹲嚣，你就可以把它再拖出來搞定就可以了递瑰。
2.下一步行動和項(xiàng)目的配合
日程表也好，清單也罷隙畜，上面記錄的所有事項(xiàng)都必須具體到下一步行動抖部，不能模棱兩可。
比如你要寄個(gè)快遞议惰，就不能單單寫個(gè)“寄快遞”慎颗。
你這樣寫，意思是自己去寄還是讓人上門取件呢？
正確的做法是記下“騎車去XX快遞寄件”俯萎，或者是“打電話給XX快遞取件”傲宜。
之所以這樣做，還是為了減輕大腦負(fù)擔(dān)夫啊，當(dāng)你看到“寄快遞”時(shí)你還需要思考怎么個(gè)寄法函卒，但是你看到后面兩個(gè)清單時(shí)，就不用再去想怎么做了撇眯，直接照著做就行了报嵌。
David提出的這個(gè)“下一步行動”的原則，有點(diǎn)像是宇航員或者飛行員用的緊急操作規(guī)程熊榛，當(dāng)他們遇到緊急情況時(shí)锚国，根本沒有時(shí)間去思考，只能一步步地按照操作規(guī)程去做玄坦。
那么這個(gè)操作規(guī)程就必須具備兩個(gè)條件：一是非常具體跷叉，二是完全正確。
即使你不是飛行員营搅，你也應(yīng)該見過飛機(jī)上的緊急出口云挟、公交地鐵上敲玻璃的小錘子、大樓里的火警緊急按鈕等等转质，如果你仔細(xì)觀察這些地方园欣，你會發(fā)現(xiàn)上面的提示都是非常具體的下一步行動，當(dāng)真的出現(xiàn)緊緊情況時(shí)休蟹，你不需要思考也能夠立即知道怎么做沸枯。
在你自己的清單系統(tǒng)上也運(yùn)用這一原則，效率怎么可能還提不高赂弓。
有很多事情是一步行動做不完的绑榴，那就分步驟去做，然后把這些步驟歸納成一個(gè)“項(xiàng)目”盈魁。所以翔怎，項(xiàng)目其實(shí)就是由一個(gè)個(gè)具體的下一步行動組合而成的。
例如你要去學(xué)車杨耙，那一步肯定是不行的赤套，這個(gè)時(shí)候就可以建立一個(gè)“學(xué)車”項(xiàng)目，在這個(gè)項(xiàng)目之下珊膜，寫上一個(gè)個(gè)下一步行動：
上網(wǎng)查找評價(jià)好的駕校及教練容握；
打車去XX駕校報(bào)名；
下載學(xué)車App練習(xí)科目一车柠；
打車去XX駕校參加科目一考試剔氏；
……
這樣的一個(gè)“學(xué)車”項(xiàng)目就是一個(gè)完整的操作規(guī)程塑猖，你不僅可以毫不猶豫地按照其中的步驟去做，而且你還可以把它分享給你的家人谈跛、朋友羊苟，幫他們節(jié)約不少思前想后的時(shí)間。
二币旧、回顧
通過前面三步，你應(yīng)該已經(jīng)得到了一個(gè)具體的猿妈、可行的事務(wù)清單吹菱，在執(zhí)行之前，你可能需要瀏覽一遍彭则，好讓心里有個(gè)數(shù)鳍刷，這就是回顧。
回顧分為每日回顧和每周回顧俯抖。
每日回顧：每天不定時(shí)地查看你的日程表和清單输瓜，提醒自己接下來要干什么。
每周回顧：每周抽出一個(gè)固定的時(shí)間段芬萍，找一個(gè)不會被打擾的地方尤揣，先整理一下本周的任務(wù)，然后再來一遍收集——整理——組織的步驟柬祠，保持大腦處于清空狀態(tài)北戏，同時(shí)安排部署好下一周的任務(wù)。
三漫蛔、執(zhí)行
以上的四個(gè)步驟嗜愈，都是在為這最后一步做鋪墊，如果沒有行動莽龟，一切都是空談蠕嫁。
在執(zhí)行時(shí)，要遵循要事第一和時(shí)間四象限的原則毯盈，優(yōu)先處理緊急的事情剃毒，然后把主要精力和時(shí)間放到重要的事情上。
具體的辦法搂赋，就是根據(jù)當(dāng)前的情境來選擇合適的事情去做迟赃。
比如你現(xiàn)在已經(jīng)到了辦公室，開始上班了厂镇。這個(gè)時(shí)候看一下“辦公室”情境清單纤壁，從里面挑出最重要的一個(gè)“寫完XX項(xiàng)目報(bào)告”，記下開始時(shí)間8：30捺信，然后打開番茄鐘計(jì)時(shí)酌媒。經(jīng)過4個(gè)番茄鐘之后欠痴，你的項(xiàng)目報(bào)告完工了，記下結(jié)束時(shí)間10：30秒咨。
當(dāng)然這是最理想的情況喇辽。實(shí)際上，很少有人能夠連續(xù)用完4個(gè)番茄鐘雨席，因?yàn)橐坏┯懈蓴_菩咨，番茄鐘就要作廢。
導(dǎo)致番茄鐘作廢的干擾有兩種：內(nèi)部打斷和外部打斷陡厘。
內(nèi)部打斷：在使用番茄鐘工作期間抽米，你可能經(jīng)常會冒出一些別的想法，分散你的注意力糙置。比如在寫項(xiàng)目報(bào)告的過程中云茸，你突然想起要跟一個(gè)客戶說明一件事情。如果這個(gè)事情比較急谤饭，那么就放下手頭上的報(bào)告标捺，拿起電話趕緊說吧，同時(shí)番茄鐘作廢揉抵；如果不急呢亡容，就在紙上記下一個(gè)“給客戶打電話”，然后接著寫報(bào)告冤今。
外部打斷：更常見的情況是萍倡，當(dāng)你在認(rèn)真寫報(bào)告的時(shí)候，老板會叫你過去開個(gè)會或者是交待一項(xiàng)事情辟汰，那沒辦法列敲，番茄鐘作廢，去唄帖汞；但如果是同事想跟你商討一個(gè)不太緊急的事情戴而，那你就可以明確地告訴他：“稍等一下，我一會兒跟你說翩蘸∷猓”然后番茄鐘繼續(xù)。
通常情況下催首，內(nèi)部打斷超過10秒扶踊、外部打斷超過15秒，當(dāng)前的番茄鐘就可以作廢了郎任。
因?yàn)榉压ぷ鞣ǖ膬?nèi)涵就是要求高度的集中精力秧耗，頻繁的、長時(shí)間的打斷舶治，精力怎么可能還集中分井，精力不集中番茄鐘自然就沒有任何意義了车猬。
為了避免這種情況，一是在開始番茄鐘之前徹底地清空大腦尺锚，二是要跟你身邊的人溝通好盡量不要來打擾你珠闰。
另外，要堅(jiān)持記錄自己做每件事情的時(shí)間瘫辩，原則上凡是超過5分鐘的事情都要記下起止時(shí)間伏嗜。哪怕你當(dāng)時(shí)忘了記，回過頭來也要補(bǔ)記上大致的時(shí)間伐厌，例如下表承绸。
| 開始 | 結(jié)束 | 事項(xiàng) | 備注 |
|---|---|---|---|
| 7：00 | 7：15 | 早餐 | |
| 7：18 | 7：56 | 上班路上 | |
| 8：00 | 8：30 | 整理辦公桌 | 補(bǔ)記 |
| 8：30 | 10：30 | 寫項(xiàng)目報(bào)告 | |
| …… | …… | …… | …… |
時(shí)間統(tǒng)計(jì)看起來是一件很無聊、很沒有意義的事情弧械，但是當(dāng)你堅(jiān)持的時(shí)間足夠長八酒，你就可以回答自己這個(gè)問題：“時(shí)間都去哪兒了空民？”
而這個(gè)問題的答案刃唐，將會重新定義你的一生。
到此為止界轩，《掌控你的時(shí)間｜理論篇》講到的時(shí)間管理五大理論在事務(wù)管理方面的運(yùn)用方法就全部講完了画饥。
有理論，沒有可行的方法不行浊猾；有可行的方法抖甘，沒有行動還是不行。
理論也好葫慎，方法也罷衔彻，都是別人的，只有自己去做了偷办，才會變成自己的艰额。
以上方法，僅供參考椒涯，希望每個(gè)人都能夠構(gòu)建出最適合自己的事務(wù)管理體系柄沮，內(nèi)化于心的才是最高級的。
End.
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