1赞厕、寫在前面的話

本人從事信息化工作多年彩38源碼搭建QQ2952777280瓮具，對Excel等電子表格的多人共享與協(xié)作接觸較早，幫助客戶實施的方案也較多烙无，因此有些體會和認識。正好看到網上這方面的討論較多遍尺，但都不完整截酷，我就進一步做了專題調研，整理出來供大家參考乾戏，不足之處請批評指正迂苛。

Excel全球用戶量超過10億，中國超過3億鼓择，幾乎所有單位都在使用三幻。毫不夸張地說，它是世界上最簡單呐能、最流行的數(shù)據管理工具念搬，非常適合中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在個人手中摆出，數(shù)據互不相通朗徊。如何做到多人共享并操作同一份Excel，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理偎漫，實現(xiàn)信息實時互通荣倾，就變得很有意義。

本文介紹4款主流的共享協(xié)作方案骑丸，除了說明使用方法外舌仍，著重講述了各自的原理機制、權限控制通危、適用范圍等铸豁，以及如何在手機、iPad上使用菊碟，最后列表對比各方案的優(yōu)缺點节芥，適合Excel用戶、IT人員逆害、管理人員閱讀头镊。

2、本文所用示例

需要共享協(xié)作的場合很多魄幕，本文以某公司的售后報修表為例進行說明相艇，如下表所示：

（圖1：本文所用示例）

說明：該報修信息表需要多人填寫，其中客服負責接聽來電纯陨，填寫報修情況坛芽；主管負責派工，填寫派工情況翼抠；技師負責上門維修咙轩，填寫維修結果；客服還負責回訪阴颖，填寫回訪情況活喊。他們各司其職、共同維護同一份數(shù)據量愧，協(xié)同完成售后工作钾菊。

3、方案概述

由于各方案的篇幅較長侠畔、內容較多结缚，我擔心大家會看暈。因此软棺，我先簡要介紹各方案的功能特點红竭，大家有了總體認識后，再根據需要選讀喘落，思路會更清晰些茵宪。

方案一：使用共享文件夾

將包含Excel文件的文件夾設置為網絡共享，即可實現(xiàn)多人共享與協(xié)作瘦棋。本方案的優(yōu)點是簡便易行稀火，而且是免費的；缺點是只能在局域網內使用赌朋，適合小范圍凰狞、簡單的多人協(xié)作篇裁，另外穩(wěn)定性較差。

方案二：使用Excel Online

Excel Online是微軟公司的一種在線服務赡若，它將Excel文件放在云端达布，用戶在線租賃使用，按年付費逾冬。優(yōu)點是共享范圍由局域網擴大到互聯(lián)網黍聂，能實現(xiàn)跨地域、跨設備的共享身腻。缺點有2個产还，一是用戶權限控制不夠；二是無法本地部署嘀趟，用戶文檔只能放在微軟云端脐区，很多公司有顧慮。

方案三：使用WPS+云辦公

WPS是金山軟件公司的一款Office軟件去件，與微軟Office功能類似坡椒，但更小巧些。其中的WPS表格對應于Excel尤溜，WPS+云辦公對應于Office 365倔叼。其優(yōu)缺點與Excel Online類似，但使用方式略有不同宫莱。

方案四：使用華創(chuàng)網表

華創(chuàng)網表是華創(chuàng)軟件公司的一款在線表格軟件丈攒，與Excel Online類似，也能實現(xiàn)跨地域授霸、跨設備的共享巡验。主要區(qū)別有3點，一是具有更完善的用戶權限控制碘耳；二是可云端部署显设，也可本地部署；三是具有對外提醒通知功能辛辨。

題外話：Google的SpreadSheet也是一種在線電子表格軟件捕捂，但由于眾所周知的原因，Google網站在國內很難訪問斗搞，幾乎無法使用指攒，因此本文不作介紹。

好了僻焚，閑話少敘允悦。接下來，我們詳解各方案的具體用法虑啤，并探討各自的原理機制隙弛、優(yōu)缺點等架馋。

4、方案一：使用共享文件夾

本方案的特點是簡便易行驶鹉，但只能在局域網內使用绩蜻，適合小范圍、簡單的多人協(xié)作室埋，另外穩(wěn)定性較差。

4.1 如何實現(xiàn)Excel共享

將包含Excel文件的文件夾設置為網絡共享伊约，即可實現(xiàn)Excel文件多人共享姚淆。例如，要將D盤下的文件夾“報修信息維護”共享出去屡律，設置步驟如下：

（圖2：設置共享文件夾）

說明：上圖將電腦“QH-20141216POVT”上的文件夾“報修信息維護”共享出去腌逢，并指定郭工、客服超埋、吳興搏讶、主管這4個人可以訪問。設置網絡共享后霍殴，他們在自己的電腦上輸入共享鏈接\\QH-20141216POVT\報修信息維護即可訪問該文件夾媒惕，點擊其中的Excel文件即可打開它猎荠。

4.2 如何實現(xiàn)多人同時編輯

雖然大家都能打開文件赶促，但同一時刻只能一個人編輯。某用戶打開Excel文件后残揉，該文件就被他鎖住了月弛，其他人只能看不能改肴盏。假如客服打開了“報修信息.xlsx”，你再打開時就會被警告帽衙，阻止同時修改菜皂。如下圖所示：

（圖3：文件被鎖定之提示）

此時，你有2種打開方式：以只讀的方式打開厉萝，只能看不能改恍飘；或者，以通知的方式打開冀泻，則以只讀的方式先打開常侣，待客服完成修改、關閉文件后弹渔，Excel再彈窗通知你可以修改胳施。如下圖所示：

（圖4：文件可以編輯之提示）

此時，點擊“讀-寫(W)”按鈕肢专，就輪到你修改了舞肆。因此焦辅，簡單的文件夾共享只能多人查看，不能多人同時編輯椿胯，適用于單個人編輯其他人查看的場合筷登。

4.2.1 設置多人同時編輯

鑒于不能同時編輯的缺點，微軟推出了Excel工作薄共享哩盲。它是Excel里提供的一項功能前方。以Excel2007為例，設置步驟為：打開共享文件夾中的Excel文件廉油，依次點擊審閱→共享工作薄→允許多用戶同時編輯→確定惠险，如下圖所示：

（圖5：共享工作薄-允許多用戶同時編輯）

設置共享工作薄后，該文件打開后不會被鎖定抒线，其他用戶可以繼續(xù)打開班巩、編輯，還能顯示正在編輯的用戶名單嘶炭，如下圖所示：

（圖6：共享工作薄-正在編輯的用戶名單）

說明：上圖顯示抱慌，客服和主管正在編輯該Excel文件。

4.2.2 數(shù)據如何刷新

多人編輯時有個數(shù)據刷新的問題眨猎，即一個用戶輸入的數(shù)據如何顯示到其它用戶的界面上抑进。其實，Excel是通過保存文件來傳遞新數(shù)據的宵呛，例如单匣，客服錄入新報修后，其他用戶的界面上并不會立即顯示出來宝穗，需要她先Click保存户秤、數(shù)據存入文件；其它用戶再保存時逮矛，Excel才會偵測文件中的新數(shù)據并顯示出來鸡号，如下圖所示：

（圖7：共享工作薄-數(shù)據如何刷新）

說明：上圖是主管打開的Excel界面，他點擊保存按鈕時须鼎，Excel會偵測Excel文件中的新數(shù)據鲸伴，并以紅色框線的方式顯示出來（第6行），據此晋控，他就知道客服錄入新報修了汞窗。

通過Click保存按鈕來刷新，屬于手動刷新方式赡译。Excel另外提供了一種自動刷新方式仲吏，設置步驟為：依次點擊審閱→共享工作薄→高級→設置自動更新間隔，如下圖所示：

（圖8：共享工作薄-設置數(shù)據刷新方式）

說明：上圖設置自動更新間隔為5分鐘，Excel會每5分鐘刷新一次新數(shù)據裹唆。自動刷新的原理機制很簡單誓斥，它仍然是通過保存文件傳遞的，只不過是由Excel定期自動執(zhí)行保存動作许帐，形成定期刷新的效果而已劳坑。

4.3 用戶權限控制

共享文件夾方案中，用戶的權限控制可以通過兩個層面來實現(xiàn)成畦，一是設置用戶對文件本身的訪問權限距芬；二是設置用戶的可編輯區(qū)域。

4.3.1 設置文件訪問權限

設置共享文件夾時羡鸥，可以指定哪些用戶能夠訪問蔑穴，以及每個用戶的具體權限。請看本文圖2惧浴，給郭工、客服奕剃、吳興衷旅、主管均授予了讀取/寫入權限，因此他們都可以編輯纵朋。另一種是查看權限柿顶，只能看不能改。

4.3.2 設置表格可編輯區(qū)域

利用Excel數(shù)據表保護功能操软，可進一步限定用戶的可編輯區(qū)域嘁锯，使得他們只能編輯自己負責的區(qū)域，不能修改其它區(qū)域聂薪，這樣可避免越權修改家乘。具體步驟是：先鎖定所有單元格，使得所有用戶對所有單元格都不能編輯藏澳；再為用戶設置可編輯區(qū)域仁锯；最后，啟用數(shù)據表保護即可翔悠。

（1）鎖定所有單元格

打開Excel文件业崖，點擊左上角方格→右鍵→設置單元格格式→保護→打勾鎖定→確定，如下圖所示：

（圖9：用戶權限控制-鎖定所有單元格）

（2）為用戶設置可編輯區(qū)域

用戶的職責不同蓄愁，需要編輯的區(qū)域也就不同双炕。本文示例中，郭工和吳興都是維修技師撮抓，其職責范圍是填寫維修結果妇斤，也就是填寫第I列至L列，因此應授予他們修改這幾列的權限。步驟為：打開Excel文件趟济，依次點擊審閱→允許用戶編輯區(qū)→新建區(qū)域→填寫區(qū)域的標題乱投、范圍、密碼→設置用戶名單→確定顷编，如下圖所示：

（圖10：用戶權限控制-設置可編輯區(qū)域）

說明：上圖中戚炫，位置④中的引用單元格，用于指定可編輯的區(qū)域媳纬，這里為第I列至L列双肤；位置⑤用于指定用戶名單，這里為郭工钮惠、吳興茅糜；位置④中的區(qū)域密碼，是可編輯區(qū)的保護密碼素挽，如果其他人知道了此密碼蔑赘，他也可以編輯該區(qū)域。因此预明，該區(qū)域的可編輯用戶實際上有2類人缩赛，一是這里指定的用戶，二是知道該編輯區(qū)的保護密碼的用戶撰糠。

維修技師的編輯區(qū)域設置完成后酥馍，結果如下圖所示：

（圖11：用戶權限控制-維修技師的可編輯區(qū)域）

同理，繼續(xù)為客服阅酪、主管分別設置可編輯區(qū)域旨袒，結果如下圖所示：

（圖12：用戶權限控制-可編輯區(qū)域設置結果）

說明：上圖限定了各類人員的可編輯區(qū)域，分別是：維修技師可填寫第I列至L列术辐；客服可填寫第A列至F列砚尽，以及第M列至N列；主管可填寫第G列至H列术吗。

（3）啟用數(shù)據表保護

前兩步鎖定了單元格尉辑，設置了各用戶的可編輯區(qū)域，但這些設置只有啟用數(shù)據表保護才起作用较屿，操作步驟為：依次點擊審閱→保護工作表→輸入保護密碼→確定隧魄，如下圖所示：

（圖13：用戶權限控制-啟用數(shù)據表保護）

說明：上圖中，位置③要求輸入一個數(shù)據表保護的密碼隘蝎，輸入后請牢記购啄。以后如果想調整可編輯區(qū)，需要先撤銷數(shù)據表保護嘱么，撤銷時系統(tǒng)會要求提供此密碼狮含。

經過以上設置，各用戶的可填寫范圍就確定下來了，我們請客服試驗一下几迄，效果如下圖所示：

（圖14：用戶權限控制-可編輯區(qū)域效果）

說明：上圖是客服打開的Excel界面蔚龙，她可以填寫位置①，因為A列是她的可編輯區(qū)域映胁；她無法填寫位置②木羹，因為G列不是她的可編輯區(qū)域，填寫時Excel會彈窗阻止解孙，除非她又能提供該區(qū)域的保護密碼坑填。

4.4 方案優(yōu)缺點分析

共享文件夾之方案，優(yōu)點是簡便易行弛姜、不產生費用脐瑰，但缺點也很多，主要有以下幾點：

（1）只能在局域網內使用⊥⒕剩現(xiàn)在網絡及智能手機日益普及苍在，隨時隨地處理業(yè)務是新趨勢，這是缺點之一荠商。

（2）用戶權限控制不夠

首先說查看權：無法進一步限定可查看的數(shù)據范圍忌穿，所有數(shù)據都能看到。例如结啼，本文中的維修技師，如果能限定只能查看指派給自己的維修信息屈芜，不能查看其他人的郊愧，就更理想了，但本方案做不到井佑。

其次說修改權：要限定用戶的可編輯區(qū)域属铁，指定共享文件夾的用戶必須是域用戶，換言之躬翁，您所在的局域網必須建立Windows域環(huán)境才行焦蘑，很多中小企業(yè)沒有專門IT人員，建Windows域其實挺難的盒发。

最后說刪除權：幾乎沒有控制例嘱，任何用戶都可以撤銷共享，甚至可以直接刪除Excel文件宁舰，一個不慎操作就能讓所有人的勞動成果瞬間消失拼卵！ 這是最要命的。

（3）穩(wěn)定性差

根據我的經驗蛮艰，超過5個用戶同時編輯腋腮，就會經常出錯，提示被鎖定，或者無法保存即寡、保存很慢等問題徊哑，甚至出現(xiàn)數(shù)據丟失現(xiàn)象。這些都是因為文件鎖定機制聪富、并發(fā)性差造成的莺丑。

5、方案二：使用Excel Online

2011年微軟推出在線服務軟件Office 365善涨，它將Excel文件放在微軟云端窒盐，用戶無需下載安裝Office，在瀏覽器中就能使用Excel钢拧，官方稱之為Excel Online蟹漓。它將共享范圍由局域網擴大到互聯(lián)網，能讓用戶隨時隨地訪問源内，支持電腦也支持手機葡粒。該服務是一項收費服務，按用戶數(shù)計費膜钓，其中企業(yè)E5版約2千多/用戶/年嗽交。

5.1 申請試用賬號

Office 365可免費試用，期限1個月颂斜，在微軟官網上注冊申請即可夫壁，步驟如下：

（1）進入微軟Office首頁，網址：https://www.office.com沃疮，點擊頁面上的“獲取Office”按鈕盒让。

（2）進入版本介紹頁面，選擇適合您的版本司蔬。Office365分家庭版邑茄、企業(yè)版2大類，企業(yè)版再分為小企業(yè)版俊啼、大企業(yè)版2小類肺缕，大企業(yè)版再分為企業(yè)E1版、專業(yè)增強版授帕、E3版同木、E5版等，這里我們選擇功能最全的E5版豪墅，點擊對應的“免費試用”按鈕泉手。

（3）進入賬戶申請頁面，按要求逐步填寫姓名偶器、Email斩萌、公司域名缝裤、個人ID、登錄密碼等信息颊郎，填好后提交憋飞。（4）如順利提交，頁面會提示您申請成功姆吭，并告知您登錄網址及登錄ID榛做。

5.2 登錄Office365

獲得試用賬號后，就能以管理員的身份登錄使用了内狸，登錄網址：https://portal.office.com检眯，如下圖所示：

（圖15：Office365登錄頁面）

說明：填寫登錄ID及密碼，點擊“登錄”按鈕昆淡，即可進入Office365主頁面锰瘸，如下圖所示：

（圖16：Office365主頁面）

5.3 開設用戶賬號

Office365是一個多用戶使用環(huán)境，各人可以有自己的賬號登錄昂灵。設置步驟為：在Office365主頁面避凝，Click首頁右下角的“管理”圖標，進入Admin Center頁面眨补；再Click“用戶”圖標管削，進入用戶賬號管理頁面；再Click“添加用戶”圖標撑螺，即可添加用戶賬號含思。本文示例中，我們開了4個賬號甘晤，如下圖所示：

（圖17：Office365-開設用戶賬號）

說明：開設登錄賬號后茸俭，將Office365的登錄網址、用戶名安皱、密碼發(fā)給他們，他們就可以登錄使用了艇炎。Office365不僅支持電腦酌伊，也支持在手機上登錄使用，因此能跨設備使用缀踪。

5.4 上傳Excel文件

Office365是一種在線服務居砖，程序和文件都存放在微軟云端，也就是存放在微軟的Onedrive中驴娃。在那里可以新建Excel文件奏候，也可以上傳現(xiàn)有Excel文件，我們以上傳現(xiàn)有為例唇敞，步驟為：回到Office365主頁面蔗草，Click右上角的“Onedrive”圖標咒彤，進入Onedrive頁面；再Click“上傳”圖標咒精，再從本地磁盤選擇文件镶柱，再Click“打開”即可，如下圖所示：

（圖18：Office365-上傳文件）

您上傳的文件模叙、新建的文件歇拆，都會出現(xiàn)在文件列表中，結果如下圖所示：

（圖19：Office365-文件列表）

5.5 打開Excel文件

Click文件列表中的文件名范咨，即可打開Excel文件故觅，進入Excel Online操作界面，如下圖所示：

（圖20：Excel Online-打開文件）

說明：從圖中可以看出渠啊，Excel文件是在瀏覽器中直接打開的输吏。剛打開時的操作界面是瀏覽模式，只能看不能改昭抒。需要修改的話评也，點擊頁面頂部的“編輯工作薄”圖標，進入編輯模式灭返，如下圖所示：

（圖21：Excel Online-編輯文件）

說明：從圖中可以看出盗迟，Excel Online的編輯界面與Excel桌面程序基本相同。所不同的是熙含，輸入數(shù)據后是自動保存罚缕，不像桌面程序必須點擊“保存”按鈕，因此這里沒有“保存”按鈕怎静。

除瀏覽器打開方式外邮弹，你也可以用傳統(tǒng)Excel桌面程序打開它，點擊頁面頂部的“在Excel中編輯”蚓聘，Office365就會先將Excel文件下載到本地腌乡，再用桌面程序打開它，保存時再存回到云端夜牡。

5.6 授權其他用戶訪問

Excel Online允許多用戶同時訪問与纽。由于此前已經設置了4個用戶賬號，現(xiàn)在只需要授權他們訪問即可塘装，操作步驟：在Excel編輯頁面上急迂，點擊“共享”圖標即可進入授權頁面，如下圖所示：

（圖22：Excel Online -授權其他用戶訪問）

說明：上圖中蹦肴，位置②用于選擇用戶僚碎，輸入他們的名稱或Email地址即可，這里選擇了主管阴幌、吳興勺阐、客服卷中；位置③用于指定訪問權限，有可編輯皆看、可查看2種仓坞，這里授權他們可編輯。

文件共享出去后腰吟，他們會收到email通知无埃，登錄Office365后從以下位置就能看到該文件：Click主頁面的“Onedrive”圖標，再Click“與我共享”標簽毛雇，即可列出其他人共享給他的文件嫉称，如下圖所示：

（圖23：Office365-訪問共享文件）

說明：本圖為客服的Office365界面，這里列出了其他用戶共享給她的文件灵疮，Click文件名即可打開文件织阅、編輯該文件。

5.7 多用戶同時編輯

Excel Online允許多人同時編輯震捣，能顯示正在編輯用戶名單荔棉，甚至每個用戶正在編輯的單元格，如下圖所示：

（圖24：Excel Online -多用戶同時編輯）

說明：這是郭工的Office365界面，位置①標明客服也在編輯該文件；位置②是客服正在編輯的單元格践啄，用紅色方框突出標示；位置③則是郭工自己正在編輯的單元格壹若。

如果有更多人同時編輯，位置①會標明“X 個用戶正在編輯”皂冰，點開后能看到正在編輯的人員名單店展。另外，每個用戶正在編輯的單元格邊框會標上不同的顏色秃流，以示區(qū)分赂蕴。

但Excel Online不支持可編輯區(qū)域設置。另外需要注意的是舶胀，只有在瀏覽器中打開Excel文件才能同時編輯睡腿，如果Click“在Excel中編輯”則是Excel桌面程序打開方式，那樣只能單用戶編輯峻贮。此時，Office36 Onedrive的作用相當于一個網盤应闯，多人同時修改同一個文件纤控，上傳時必然是沖突的。

5.8 方案優(yōu)缺點分析

Excel Online方案的優(yōu)點是將共享范圍由局域網擴大到互聯(lián)網碉纺，能實現(xiàn)跨地域船万、跨設備的共享刻撒。缺點有2個：

（1）用戶權限控制不夠

每個人的工作職責不同，能操作的數(shù)據范圍就應不同耿导。但本方案無法限定可訪問的數(shù)據區(qū)域声怔，只能整體授權。就這點來說舱呻，它還不如方案一醋火，在那里至少還能設置用戶可編輯區(qū)。

（2）部署方式唯一

采用本方案箱吕，所有程序和數(shù)據要部署在微軟云端芥驳，但用戶文檔往往含保密信息，放在云端很多公司有顧慮茬高。

6兆旬、方案三：使用WPS+云辦公

WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似怎栽，但更小巧些丽猬。其中的WPS表格對應于Excel，WPS+云辦公對應于Office 365熏瞄。就多用戶共享與協(xié)作來說脚祟，其桌面程序與微軟幾乎一模一樣，也是通過設置共享文件夾巴刻、共享工作薄以及可編輯區(qū)域來實現(xiàn)愚铡，因此本文不再贅述；其WPS+云辦公的使用方式與微軟略有不同胡陪，因此本文還是介紹一下沥寥。

6.1 申請試用賬號

與微軟Office 365一樣，WPS+云辦公也可免費試用柠座，期限90天邑雅，在金山官網上注冊申請即可，網址：https://store.wps.cn妈经，點擊頁面上的“立即注冊”按鈕淮野，按要求填寫公司名、用戶名吹泡、email地址等信息骤星，提交后您會收到一封賬號激活的email，點擊其中的鏈接即可激活您的賬號爆哑。

6.2登錄WPS+云辦公

激活試用賬號后洞难，就可以登錄使用了，點擊官網頁面上的“管理員登錄”按鈕揭朝，就能以管理員的身份進入登錄頁面队贱，如下圖所示：

（圖25：WPS+云辦公登錄頁面）

說明：填寫email地址及密碼色冀，點擊“立即登錄”按鈕，即可進入WPS+云辦公主頁面柱嫌，如下圖所示：

（圖26：WPS+云辦公主頁面）

6.3開設用戶賬號

WPS+云辦公是一個多用戶使用環(huán)境锋恬，各人可以有自己的賬號登錄。設置步驟為：在WPS+主頁面编丘，Click首頁右上角的“新版管理后臺”圖標与学，進入管理后臺；再展開“通訊錄”瘪吏，Click“組織架構”圖標癣防，進入用戶賬號管理頁面；再Click“添加成員”圖標掌眠，即可添加用戶賬號蕾盯。本文示例中，我們開了4個賬號蓝丙，如下圖所示：

（圖27：WPS+-開設用戶賬號）

6.4上傳Excel文件

WPS+云辦公是一種在線服務级遭，程序和文件都存放在金山云端。在那里可以新建Excel文件渺尘，也可以上傳現(xiàn)有Excel文件挫鸽，我們以上傳現(xiàn)有文件為例，步驟為：回到WPS+云辦公主頁面鸥跟，Click“進入云協(xié)作”丢郊，左側“我的團隊”板塊會列出你所在的團隊；Click某團隊医咨，右側會列出該團隊的文檔枫匾，再Click“上傳”圖標，即可從本地磁盤選擇文件并上傳拟淮，如下圖所示：

（圖28：WPS+-上傳Excel文件）

已上傳的文件干茉，會出現(xiàn)在文件列表中，結果如下圖所示：

（圖29：WPS+-文件列表）

WPS+中的表格分2種很泊，一是常規(guī)的表格角虫，后綴名為.xlsx，它無法在瀏覽器中編輯委造，只能在WPS表格桌面程序中編輯戳鹅，且只能單人編輯；二是協(xié)作表格昏兆，后綴名為.wlsx枫虏，可以在瀏覽器中直接編輯，支持多人同時編輯。由于我們需要多人同時編輯模软，因此需要把剛才上傳的文件轉換為協(xié)作表格，Click文件右側的“…”標志饮潦，再Click “轉換為協(xié)作表格”燃异，如下圖所示：

（圖30：WPS+-普通表格轉換為協(xié)作表格）

轉換完成后，文件列表中會增加一個.wxls文件继蜡，如下圖所示：

（圖31：WPS+-文件列表）

6.5授權其他用戶訪問

團隊中的文檔可授權團隊成員訪問回俐。由于此前已經設置了4個用戶賬號，現(xiàn)在只需要授權他們訪問即可稀并，操作步驟：Click協(xié)作表格文件右側的“…”標志仅颇，再Click “文件權限”，如下圖所示：

（圖32：WPS+-授權其他用戶訪問）

此時進入權限分配頁面碘举，可設置各用戶對文檔的操作權限忘瓦，包括可見、編輯引颈、重命名耕皮、移動等權限，根據需要選擇即可蝙场，如下圖所示：

（圖33：WPS+-授權其他用戶訪問）

說明：本文示例中的郭工是管理員凌停，因此擁有全部權限；其他3人只授予了可見售滤、編輯權罚拟。分配好權限后，Click“確定修改”即可完箩。

用戶得到授權后赐俗，在他自己的WPS+上就能看到該文件，位置：Click主頁面的“企業(yè)云協(xié)作”圖標嗜憔，再Click“我的團隊”板塊秃励，即可列出他所在團隊的文件，如下圖所示：

（圖34：WPS+-訪問團隊文件）

6.6 多用戶同時編輯

Click文件列表中的文件名吉捶，即可打開文件夺鲜、編輯該文件。WPS+也允許多用戶同時編輯同一個文件呐舔，效果與微軟Excel Online類似币励，如下圖所示：

（圖35：WPS+-多用戶同時編輯）

說明：這是郭工的WPS表格界面，位置①顯示郭工23分鐘前做過修改珊拼；位置②顯示客服幾秒鐘前做過修改食呻；位置③是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標示；位置④則是郭工自己正在編輯的單元格仅胞。

與Excel Online一樣每辟，如果需要多人同時編輯，必須在瀏覽器中打開干旧，使用桌面程序也是只能單用戶編輯渠欺。另外，WPS+表格修改后也是立即自動保存的椎眯，也不支持可編輯區(qū)域設置挠将。

6.7 方案優(yōu)缺點分析

WPS+的操作方式與Excel Online有所差別，普通表格必須轉換為協(xié)作表格才能多人同時編輯编整，其它方面差別不大舔稀，不再贅述。

7掌测、方案四：使用華創(chuàng)網表

華創(chuàng)網表是華創(chuàng)軟件公司的一款在線電子表格軟件内贮，于2004年推出，目前是V7.2版赏半。與Excel Online類似贺归，可實現(xiàn)跨地域、跨設備的共享訪問断箫，但它具有更完善的用戶權限控制拂酣，部署方式也更靈活些。

7.1 申請試用賬號

華創(chuàng)網表也可免費試用仲义，在線試用婶熬、下載試用均可，期限1個月埃撵。我們以在線試用為例來說明赵颅，在華創(chuàng)官網上注冊申請，步驟如下：

（1）進入華創(chuàng)網表登錄頁面暂刘，網址：http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp饺谬，點擊頁面上的“申請賬號”按鈕。

（2）按要求填寫公司名谣拣、Email地址募寨、聯(lián)系人等信息，填好后提交森缠，你馬上就會收到Email通知拔鹰，里面有登錄賬號及密碼，就可以用了贵涵。

7.2登錄華創(chuàng)網表

獲得試用賬號后列肢，就能以管理員的身份登錄使用了恰画，如下圖所示：

（圖36：華創(chuàng)網表登錄頁面）

說明：填寫公司名、用戶名瓷马、密碼拴还，點擊“登錄”按鈕，即可進入華創(chuàng)網表主頁欧聘，如下圖所示：

（圖37：華創(chuàng)網表主頁面）

說明：華創(chuàng)網表類似于Excel自沧，也用數(shù)據表來存放數(shù)據，上圖中的數(shù)據表1树瞭、數(shù)據表2、數(shù)據表3相當于Excel的Sheet1爱谁、Sheet2晒喷、Sheet3。但它的系統(tǒng)設計與常規(guī)操作是分開的访敌，頁面上的“系統(tǒng)管理”板塊用于設計凉敲，“數(shù)據表”板塊用于常規(guī)數(shù)據操作。

7.3開設用戶賬號

華創(chuàng)網表是一個多用戶使用環(huán)境寺旺，可以為每個人分配一個登錄賬號爷抓。設置步驟為：Click頁面上的“系統(tǒng)管理”圖標，再Click“用戶管理”圖標阻塑，進入用戶賬號管理頁面蓝撇；再Click“新增”圖標，即可添加用戶賬號陈莽。本文示例中渤昌，我們開了4個賬號，如下圖所示：

（圖38：華創(chuàng)網表-開設用戶賬號）

說明：給用戶開賬號后走搁，將登錄網址独柑、用戶名、密碼發(fā)給他們私植，他們就可以登錄使用了忌栅。不僅支持電腦，也支持在手機上登錄使用曲稼，因此能跨設備使用索绪。

7.4創(chuàng)建數(shù)據表

無論要管理什么，要先建表躯肌，并設置好字段者春。就本文示例而言，需要先建“報修信息表”清女，操作步驟：在“系統(tǒng)管理”板塊钱烟，Click“數(shù)據表管理”，再Click左下角的“新增”，在彈窗中填寫數(shù)據表名稱后保存即可拴袭，如下圖所示：

（圖39：華創(chuàng)網表-創(chuàng)建數(shù)據表）

新增數(shù)據表后读第，需要進一步設置字段（即表頭），操作步驟：Click“字段設置”拥刻，再Click頁面右上角的“新增”即可添加字段怜瞒。本文示例中，我們設置了14個字段般哼，如下圖所示：

（圖40：華創(chuàng)網表-字段設置）

說明：每個字段需要指定一種數(shù)據類型吴汪，如：日期型、文字型蒸眠、數(shù)值型等漾橙。常規(guī)數(shù)據類型很好理解，但華創(chuàng)網表另有下拉框楞卡、附件霜运、自動編號、簽字板等特殊數(shù)據類型蒋腮，挺有用的淘捡，這里簡要說明一下。例如池摧，本文示例中的字段“解決狀態(tài)”焦除，其數(shù)據類型是下拉框，能以下拉的形式輸入數(shù)據作彤，下拉選項可以自定義踢京；字段“現(xiàn)場照片”的數(shù)據類型是附件，能上傳圖片宦棺、文件瓣距；自動編號字段，能按照前綴+日期+流水號的形式自動編號代咸；簽字板型字段蹈丸，能在手機\iPad等觸摸屏設備上手寫簽字，用于流程審批時領導簽批呐芥，以及付款逻杖、送貨時客戶簽收等。

7.5數(shù)據操作

設置好表結構后思瘟，就可以錄數(shù)據荸百、查數(shù)據了，這些常規(guī)的數(shù)據操作在“數(shù)據表”板塊滨攻，如下圖所示：

（圖41：華創(chuàng)網表-數(shù)據操作頁面）

說明：按鈕①用于查詢數(shù)據够话，可按任意條件查詢蓝翰；按鈕②用于新增數(shù)據；位置③可查看數(shù)據詳情女嘲。需要注意的是畜份，華創(chuàng)網表的數(shù)據不再存放在一個個獨立的.xls文件中，而是存入后臺數(shù)據庫欣尼。

7.6授權其他用戶訪問

與Office365及WPS+相比爆雹，華創(chuàng)網表具有更完善的權限控制，設置好表結構后愕鼓，就可以為用戶設置角色權限钙态。本文示例中，有3類用戶需要訪問菇晃，因此我們設置了客服驯绎、技師、主管3種角色權限谋旦，如下圖所示：

（圖42：華創(chuàng)網表-授權其他用戶訪問）

每個角色能做哪些操作、能操作哪些數(shù)據屈尼，都可設置册着，我們以技師的角色權限為例進行說明，截圖如下：

（圖43：華創(chuàng)網表-角色權限設置）

說明：該角色包含郭工脾歧、吳興2人甲捏；授權的方式很簡單，打勾表示授權鞭执，不打勾表示不授權司顿。比如，位置①用于設置刪除權兄纺，未打勾大溜，表示未授予刪除權；位置②用于設置錄入權估脆，所有字段未打勾钦奋，表示未授予新增記錄的權限；位置③用于設置查看權疙赠，所有字段都打勾了付材，表示所有字段都可以查看，但限制了能查看的記錄范圍圃阳，只能查看指派給自己的記錄厌衔；此機制可用于按管理層級授權，層級越低捍岳，可操作的數(shù)據范圍就越小富寿，層級越高睬隶，可操作的數(shù)據范圍就越大；設置④設置修改權作喘，只打勾了維修日期理疙、解決狀態(tài)、上門費……等6個字段泞坦，因此只能修改這6個字段窖贤，其它字段不能修改。

由此可以看出贰锁，華創(chuàng)網表具有更詳細的權限控制赃梧，不僅能控制用戶的增刪改等操作權限，而且能限定可操作的字段范圍豌熄、記錄范圍授嘀。一句話，Excel Online锣险、WPS+是文件級的授權蹄皱，華創(chuàng)網表是字段級、數(shù)據級的授權芯肤。

7.7設置提醒模板

提醒通知是華創(chuàng)網表的另一特色功能巷折，能結合業(yè)務數(shù)據發(fā)送手機短信、微信崖咨、Email通知等锻拘。使用方法：先設置好提醒模板，系統(tǒng)就會根據模板隨時偵測數(shù)據變化击蹲，自動生成提醒信息署拟、自動發(fā)送，無需人工干預歌豺。

本文示例中推穷，我們設置了3個提醒模板：新報修通知信、主管派工通知信类咧、維修完工通知信缨恒，如下圖所示：

（圖44：華創(chuàng)網表-提醒模板列表）

說明：新報修通知信的用途是：每當客服錄入了一條新報修時通知主管，提醒他及時指派維修技師轮听；主管派工通知信的用途是：每當主管指派了維修技師時通知技師骗露，提醒他及時前往維修；維修完工通知信的用途是：每當技師完成維修時通知客服血巍，提醒她及時回訪萧锉。3種提醒聯(lián)動起來，使得每一個環(huán)節(jié)完成時自動通知下一環(huán)節(jié)當事人述寡，一環(huán)扣一環(huán)柿隙，從而推動工作前進叶洞。

至于每個提醒模板的具體內容，能詳細設置提醒時機禀崖、提醒條件衩辟、收信人、提醒內容波附、提醒頻度等艺晴，我們以主管派工通知信為例進行說明，如下圖所示：

（圖45：華創(chuàng)網表-提醒模板設置）

說明：位置①用于選擇提醒時機掸屡，位置②用于選擇數(shù)據條件封寞，位置③用于選擇提醒方式，位置④用于選擇收信人仅财，位置⑤用于定義信件內容狈究，其中的字段（中括弧括起來的部門，如[報修人]盏求、[報修日期]等）會在發(fā)送時替換成真實數(shù)據抖锥。對該模板設置進行詮釋，其含義就是：每當技師欄由空白改成某技師時（相當于指派維修技師）碎罚，給該技師發(fā)送手機短信及微信磅废。

7.8 如何在手機、iPad上使用

華創(chuàng)網表不僅支持電腦魂莫，也支持手機上使用，用法與電腦上一樣爹耗，打開瀏覽器耙考、輸入登錄網址即可，如下圖所示：

（圖46：華創(chuàng)網表-手機上使用）

說明：由于手機屏幕較小潭兽，為了方便操作倦始，請盡量采取橫屏、全屏方式山卦。該方式能隱藏通知欄鞋邑、地址欄、狀態(tài)欄等账蓉，能讓手機屏幕全部用于網表枚碗，而且文字也變大，從而提升視野和可操作性铸本。

7.9 方案優(yōu)缺點分析

華創(chuàng)網表與Excel Online類似肮雨，也能實現(xiàn)跨地域、跨設備的共享，除此之外狞洋，主要優(yōu)點有：

（1）具有更完善的用戶權限控制

能按照每個人的職責范圍薄榛，限定他可做的操作蹋宦，以及可操作的數(shù)據范圍种樱，且細化到記錄叨恨、細化到字段午磁。因此莺戒，可對用戶隱藏某些敏感信息掰烟，不讓他看的字段爽蝴，查看權不打勾即可；可按用戶的管理層級授權媚赖，層級越低霜瘪，可操作的數(shù)據范圍就越小，層級越高惧磺，可操作的數(shù)據范圍就越大颖对。

（2）可本地部署

Excel Online與WPS+只能部署在云端，但用戶資料往往含保密信息磨隘，放在云端很多公司有顧慮缤底。而華創(chuàng)網表可以部署在本地，所有程序和數(shù)據都在客戶自己的電腦上番捂，用戶對資料安全更放心个唧。

（3）具有對外提醒通知功能

能結合業(yè)務數(shù)據發(fā)送手機短信、微信设预、Email等通知信徙歼，這是其它方案都沒有的。

主要缺點是：

雖然它支持Excel數(shù)據的導入導出鳖枕，但必須手工建表魄梯、建字段，這個有些繁瑣宾符。

8酿秸、各方案之比較

前面講述了各方案的用法及功能，最后做一下總結魏烫、對比辣苏。但值得注意的是，該對比僅限電子表格多人共享與協(xié)作哄褒，未涉及其它方面稀蟋。方案本身無所謂好壞，適合自己就是好的呐赡。