根據(jù)某些報(bào)告或論文編寫體例的要求，讓文檔的一級(jí)標(biāo)題使用“黑體洋闽，小三”玄柠，二級(jí)標(biāo)題使用“宋體，加粗诫舅，四號(hào)”之類羽利。通過外觀調(diào)整（排版）而模擬出“結(jié)構(gòu)化”的效果，這刊懈，是浪費(fèi)生命和腦力之舉这弧，是文字處理中最大的惡娃闲。
昨天收到了一個(gè)同事的譯稿，是一本普通的以文字為主的小書匾浪。打開文件皇帮，發(fā)現(xiàn)他費(fèi)心地“排版”了，并且竭盡全力保留或“還原”了原書PDF文件所呈現(xiàn)的格式蛋辈。
他做了無用功属拾，浪費(fèi)了自己寶貴的時(shí)間。
普通Word用戶冷溶，最常見的錯(cuò)誤渐白，就是把Word當(dāng)作了“排版軟件”，而沒有將其看作“文字處理軟件”逞频。沒錯(cuò)纯衍，Word有一定的排版功能，而且還能排得不錯(cuò)苗胀，但是襟诸，這跟它的文字處理功能比起來，是不值一提的基协。
2000年前励堡，WPS沒落，想奮起直追的時(shí)候堡掏，在發(fā)布第一款Windows平臺(tái)的WPS時(shí)应结，發(fā)了一篇文章，指出Word的“不足”泉唁，說它排版功能不好鹅龄，文字容易“跑版”。其實(shí)那是認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤亭畜，跟80%的普通用戶犯了同樣的認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤扮休。任何一款好的文字處理軟件，其首要任務(wù)拴鸵，是確保在占用有限計(jì)算資源的情況下玷坠，能夠使文字自如流動(dòng)，數(shù)百頁的文件劲藐，在中間剪切掉或插入一大段八堡，后續(xù)的文字能自動(dòng)“流動(dòng)”——或者擴(kuò)展，或者收縮聘芜。為了達(dá)到這一點(diǎn)兄渺，“版面”的穩(wěn)定性，就是一個(gè)必須犧牲的東西汰现。
普通人用Word挂谍，一般不過打幾千個(gè)字叔壤。幾千個(gè)字對于普通人腦來說，總是可以控制的口叙，所以不會(huì)想到要讓文檔有層次炼绘，變得結(jié)構(gòu)化。但是妄田，涉及到長篇的報(bào)告饭望、論文、書稿的撰寫形庭，如果不懂得結(jié)構(gòu)化文檔，只是一味地增加文字厌漂，文檔就會(huì)變得不可控萨醒，Word也變得“不好用”起來。
其實(shí)苇倡，不是Word不好用富纸，而是你不會(huì)用。
一個(gè)普遍的說法旨椒，說“80%的Word用戶只知道其20%的功能”晓褪，這其實(shí)是客氣的，或者說高估了用戶的應(yīng)用能力综慎。我一般只需一堂課涣仿，就能讓我的研究生，或是參加工作坊的老師示惊，認(rèn)識(shí)到自己只知道Word的10%的功能好港。
這兩年有人開始推崇MarkDown的理念。只需一個(gè)純文本編輯器米罚，你就能編輯出有一二三級(jí)標(biāo)題钧汹，有層次有結(jié)構(gòu)的文檔，非常的酷录择。在MarkDown語法中拔莱，用＃開始一個(gè)一級(jí)標(biāo)題，用＃＃開始一個(gè)二級(jí)標(biāo)題隘竭，如此類推塘秦。至于最終文稿的樣式，全看你選擇何種解釋器动看，由它來給你生成最終的PDF文檔嗤形，或者是轉(zhuǎn)換為Word文檔等可編輯格式。
但是弧圆，這一切赋兵，歸根結(jié)底笔咽，還得是你知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的，知道如何給文檔區(qū)分層次霹期，并認(rèn)識(shí)到結(jié)構(gòu)這個(gè)東西很重要叶组。
大多數(shù)人寫文字，都是線性的历造，從開頭的一個(gè)字甩十、一個(gè)詞，一直寫到最后一個(gè)字或詞吭产。文學(xué)創(chuàng)作可以這樣做侣监，雖然也并非最好的辦法。但是臣淤，技術(shù)寫作橄霉，包括研究報(bào)告、研究論文邑蒋、專業(yè)書籍的寫作姓蜂，線性的方法一定是最差的方法。最優(yōu)的方法医吊，是初中寫作文的時(shí)候钱慢，老師就教育我們的，要列提綱卿堂，然后根據(jù)提綱寫束莫。但是模擬環(huán)境下，提綱是提綱草描，正式文章是正式文章麦箍，兩者是物理上分離的兩樣?xùn)|西。但是陶珠，在數(shù)字化世界中挟裂，使用Word或者WPS（對，當(dāng)代的WPS進(jìn)步了揍诽，終于老老實(shí)實(shí)要做文字處理軟件了）诀蓉，或者M(jìn)arkDown的理念寫東西，提綱擬定好之后暑脆，提綱就是長文檔的標(biāo)題大綱渠啤，可以直接在里面填寫添加正文的文字。由于有了提綱（各級(jí)標(biāo)題）添吗，填寫文字的時(shí)候可以根據(jù)自己的一時(shí)興致沥曹、研究的成熟度、材料的多寡，選擇先填寫哪一部分妓美，后填寫哪一部分僵腺，無需進(jìn)行線性的寫作。如此一來壶栋，長文檔的創(chuàng)作就化整為零辰如，變成了可以分而治之的工作，一切變得可控起來贵试。
這一切琉兜，還得是你知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的，知道如何給文檔區(qū)分層次毙玻，并認(rèn)識(shí)到結(jié)構(gòu)這個(gè)東西很重要豌蟋。
了解了如何通過標(biāo)題的級(jí)別來掌控文檔，你的Word寫作桑滩，就提升了一個(gè)境界梧疲。當(dāng)然，很多人之所以一直沒有能夠上升到這個(gè)境界施符，這跟Word本地化過程中一個(gè)術(shù)語翻譯得不夠科學(xué)有關(guān)系：Heading。英文版中擂找，Word的樣式表里面戳吝，標(biāo)題級(jí)別是Heading1， 2贯涎， 3……听哭；中文版對應(yīng)的是“標(biāo)題1，2塘雳，3……”陆盘，看上去完全對應(yīng)。但是實(shí)際上败明，翻譯的語序錯(cuò)了隘马，應(yīng)該是“一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題妻顶、三級(jí)標(biāo)題……”酸员。（想一下，Grade 1讳嘱， 不是“年級(jí)1”幔嗦，而是“一年級(jí)”，Class 2沥潭，不是“班級(jí)2”邀泉，而是“二班”。）
由于中文的“標(biāo)題1，2汇恤，3”命名不科學(xué)庞钢，導(dǎo)致一部分Word有點(diǎn)嘗試欲望的用戶以為，文章中的第一個(gè)標(biāo)題屁置，應(yīng)該用“標(biāo)題1”焊夸，第二個(gè)標(biāo)題，應(yīng)該用“標(biāo)題2”……蓝角。實(shí)際一用發(fā)現(xiàn)很混亂阱穗，于是乎不了了之。
明白了Word的“標(biāo)題”樣式中文譯名的“底細(xì)”之后使鹅，大家再使用揪阶，應(yīng)該就沒有障礙了。映射到寫書時(shí)的需求患朱，書中的每個(gè)“章”鲁僚，就用“標(biāo)題1”（一級(jí)標(biāo)題”；每個(gè)節(jié)裁厅，就用“標(biāo)題2”（二級(jí)標(biāo)題）冰沙，依此類推。
一旦你的書稿有了標(biāo)題樣式拓挥，生成個(gè)目錄啥的，就是順理成章袋励，水到渠成的事了侥啤。當(dāng)然，如何讓你的目錄和封面頁跟正文分別采用不同的頁碼和頁眉頁腳內(nèi)容茬故，那是一件繁瑣盖灸，同時(shí)也極有趣的事情』前牛可以先百度一下技術(shù)貼赁炎，不過我估計(jì)大家看了技術(shù)貼，也僅限于會(huì)操作（極有可能隨即忘掉）钾腺。而里面的內(nèi)情如果了解了甘邀，知道了這些操作背后的邏輯，你對文字處理的理解垮庐，又會(huì)上升另一個(gè)層次松邪。（留諸來日吧。）
至于Word給你的標(biāo)題樣式好不好看哨查，中不中意逗抑，這真的很不重要。作為一個(gè)剛剛從線性寫作中上升到認(rèn)識(shí)了標(biāo)題意義，可以嘗試結(jié)構(gòu)化寫作的人來說邮府，這篇文章讀到這里荧关，大家學(xué)到的東西，已經(jīng)很多褂傀；所跨越的步伐忍啤，已經(jīng)很大。不得不說的是仙辟，文檔的外觀同波，比起結(jié)構(gòu)，實(shí)在是很不重要叠国。最可怕的未檩，是不懂結(jié)構(gòu)，而僅僅通過改變外觀粟焊，讓文檔變得“似乎”有結(jié)構(gòu)冤狡。這種事大家都做過吧？就是根據(jù)某些報(bào)告或論文編寫體例的要求项棠，讓文檔的一級(jí)標(biāo)題使用“黑體悲雳，小三”，二級(jí)標(biāo)題使用“宋體香追，加粗合瓢，四號(hào)”之類。通過外觀調(diào)整（排版）而模擬出“結(jié)構(gòu)化”的效果翅阵，這歪玲，是浪費(fèi)生命和腦力之舉迁央，是文字處理中最大的惡掷匠。
所以我再重復(fù)一邊，知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的岖圈，知道如何給文檔區(qū)分層次讹语，并認(rèn)識(shí)到結(jié)構(gòu)這個(gè)東西很重要的。至于結(jié)構(gòu)化了的文檔的外觀問題蜂科，如果你是撰稿人顽决，可以完全不管，那是排版工人的事导匣，你的任務(wù)是呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)清晰才菠、內(nèi)容完整的手稿。如果你自己希望把文檔印出來贡定，可以等我的下一篇文章（我也不知道啥時(shí)候我有時(shí)間赋访、有興致寫），陷入**追求文檔外觀美**的不歸之路（美是沒有止境的啊）蚓耽。
而掌握了結(jié)構(gòu)之后渠牲，如果需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作，多人共同創(chuàng)作一個(gè)長文檔（報(bào)告步悠、書稿）签杈，如果能輔以“主控文檔”“子文檔”的管理技巧，加上自動(dòng)編號(hào)技巧（拜托鼎兽，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就想“干掉”Word提供的這個(gè)絕佳的幫手答姥，稍微花點(diǎn)時(shí)間了解掌握它，你得到的接奈，是人生以后歲月里踢涌，這文字處理上節(jié)省出來的大把大把的時(shí)間），加上“交叉引用”……序宦，你的團(tuán)隊(duì)睁壁，在技術(shù)寫作和協(xié)作方面，就牛X了互捌。讀到這里潘明，大家是不是隱約感覺到，Word的功能秕噪，自己還真是所知甚少……別急钳降，大家還有域（這是什么鬼）、宏（這又是什么鬼）腌巾、Visual Basic for Applications（我也不大懂遂填，不過說出來是不是讓大家覺得我很高端）要了解呢。
把Word視作結(jié)構(gòu)化寫作的工具澈蝙，戒除掉對文檔外在形式的病態(tài)的渴求吓坚，忘記所謂到“排版”，掌握了“標(biāo)題1灯荧、2礁击、3”的快捷鍵，你就把Word變成了最牛X的把結(jié)構(gòu)化（MarkDown所標(biāo)榜的優(yōu)勢）和WYSIWYG（所見即所得）相結(jié)合的內(nèi)容創(chuàng)作工具逗载，這可比網(wǎng)上炒得熱熱鬧鬧的一大宗MarkDown工具強(qiáng)多了哆窿。
關(guān)鍵，是忘掉外觀厉斟，關(guān)注結(jié)構(gòu)挚躯。就像我，寫文章擦秽，連段首的空格都不空的（那是排版的事兒）码荔。
祝你成為20%的那批了解Word的80%功能的用戶食侮。“
