對于現(xiàn)代職場人而言声滥，收發(fā)郵件恐怕是最常見的一種相對正式的溝通方式了。

從最早的面試通知侦香、入職offer落塑，到日常工作中的活動通知、項(xiàng)目協(xié)作罐韩，乃至非常重要的工作總結(jié)憾赁、匯報，都少不了郵件溝通散吵。

在老布十幾年的職業(yè)生涯里龙考，我發(fā)現(xiàn)，能夠在郵件相關(guān)“禮儀”方面做到很到位的人矾睦，實(shí)在是少之又少晦款。哪怕是工作十多年的職場老員工，也有很多容易忽略的地方枚冗。

今天缓溅，老布就簡單總結(jié)下發(fā)送郵件時，需要注意的幾個關(guān)鍵點(diǎn)以及一些建議方法赁温，分享給大家坛怪。

一封郵件，通常包括以下幾個部分：收件人股囊、主題袜匿、正文、簽名毁涉、附件等沉帮。

一、收件人

顧名思義贫堰，收件人就是指這個郵件要發(fā)給誰穆壕。收件人通常又可以分為三種：直接收件人（TO）、抄送人（CC）其屏、密送人（BCC）喇勋。

直接收件人：是這封郵件的直接相關(guān)方，需要仔細(xì)閱讀往后執(zhí)行乃至需對郵件進(jìn)行回應(yīng)的人偎行。

抄送人：主要是起到知曉的作用川背，通常無需相應(yīng)該郵件贰拿。

密送人：上面的直接收件人和抄送人列表，任何一個收到這封郵件的人都可以熄云。但密送人是不會被別人看到看到的膨更。平常工作中需要密送的場景很少，這里就不贅述了缴允。

需注意的地方有兩點(diǎn)：

1荚守、收件人和抄送人要分清，不要弄混甚至弄反了练般。

2矗漾、如果每一類有多各人員，要注意下排序薄料。在公司里敞贡，通常是按照職位高低、與郵件事宜關(guān)聯(lián)度的遠(yuǎn)近進(jìn)行排序摄职。

二誊役、主題

主題就是指郵件標(biāo)題，千萬不要忽視短短幾個字的標(biāo)題琳钉。一個好的標(biāo)題有助于收件人快速抓住事情的重點(diǎn)势木，對于很多每天都要收技術(shù)上百封郵件的職場忙人而言，好的主題才不容易被忽略掉歌懒。

舉幾個直觀的例子供大家對比參考：

優(yōu)1：2019年度工作總結(jié)大會議程安排

劣1：關(guān)于工作總結(jié)的通知

優(yōu)2：第三季度財務(wù)報銷方式調(diào)整的通知

劣2：必看：財務(wù)通知＠沧馈！

撰寫主題及皂，建議大家參考SPA原則甫男，即：

Simple：足夠簡單、足夠明確验烧，這個必要性無需多言板驳，畢竟郵件主題通常都是十個字左右，必須要言簡意賅碍拆。

Profit：直奔主題若治、簡明扼要地寫明“利益”相關(guān)。

Accurate：準(zhǔn)確客觀感混。郵件不是發(fā)網(wǎng)文端幼，不要追求故弄玄虛的標(biāo)題黨。

三弧满、正文

郵件正文里通常包括稱呼/問候婆跑、正文、結(jié)語等三部分庭呜。

1滑进、稱呼/問候

通常是基于主要收件人而寫的一些開篇禮貌用語犀忱。

比如：張經(jīng)理，您好： / 各位同事扶关，大家好： /

2阴汇、正文

正文是郵件的核心，正文的好壞驮审，跟每個人的寫作功底鲫寄、文學(xué)素養(yǎng)吉执、遣詞造句的能力都有直接的關(guān)系疯淫。

這里只給大家?guī)c(diǎn)可以快速提升的捷徑方法和原則建議，都具備快速的可學(xué)習(xí)戳玫、可實(shí)施性熙掺。

①采用5W1H結(jié)構(gòu)和方法

即：what、why咕宿、who币绩、when、where府阀、how缆镣。結(jié)合實(shí)際情況的不同，這6個要素可以有所取舍试浙。但整體的思路都是一致的董瞻，這樣行文便于把事情的來龍去脈，結(jié)構(gòu)化地描述清楚田巴。

需要提醒的是钠糊，尤其要注意：what（什么事）、when（什么時候）壹哺、who（涉及到誰）這三點(diǎn)抄伍。

②有附件不代表可以不要正文

尤其是向上級的匯報郵件，經(jīng)常附有很大篇幅的單獨(dú)的文檔（ppt管宵、word截珍、excel等文件）。很多人想當(dāng)然地以為箩朴，反正要說的東西都在附件里岗喉，正文里不需要寫啥，直接讓領(lǐng)導(dǎo)“請見附件”隧饼。

殊不知沈堡，一方面：很多領(lǐng)導(dǎo)時間很緊，把核心的內(nèi)容燕雁、觀點(diǎn)和要確認(rèn)的東西诞丽，提煉后直接寫在正文里鲸拥，是很多領(lǐng)導(dǎo)希望看到的；另一方面：寫在很多人都是在手機(jī)上查看郵件僧免，大篇幅的office文檔刑赶，在手機(jī)上瀏覽的體驗(yàn)并不是很好。

③正文不要太長

上面提到懂衩，關(guān)鍵的東西要寫在正文里撞叨。有些人就做的有點(diǎn)“過”了，把上千字乃至幾千字的大篇幅文檔直接全部粘貼到正文中……這是盡量要避免的浊洞。

④特殊個人的郵件盡量先“預(yù)覽”

對于比較重要的郵件牵敷，如果正文中有圖文混排、表格等特殊的元素法希，建議在真正發(fā)出之前枷餐，先發(fā)給自己一份，確認(rèn)效果無問題后再發(fā)出苫亦。

3毛肋、結(jié)語

結(jié)語就相對簡單了，舉例：

感謝大家的支持屋剑，有問題請隨時反饋給我润匙！

祝大家周末愉快！

謝謝大家參加上午的會議唉匾，以上紀(jì)要供大家參考孕讳，再次感謝！

四肄鸽、簽名

通常每個公司都有自己標(biāo)準(zhǔn)化的簽名格式范例卫病，在新員工入職的時候往往都會強(qiáng)調(diào)，提醒大家設(shè)置好典徘。這兒通常不會出問題蟀苛。

但需要提醒的是，以下幾種情況下逮诲，往往會疏忽導(dǎo)致出問題：

1帜平、更換了部門：郵件簽名里往往包括了所在部門，如果工作部門進(jìn)行了調(diào)動梅鹦，記得及時更改簽名中的信息裆甩。

2、更換了郵件客戶端：郵件簽名很多是在郵件客戶端里設(shè)置的齐唆，比如有人從foxmail切換到outlook了嗤栓，可能需要重新設(shè)置簽名。

3、在手機(jī)上發(fā)送郵件：電腦上設(shè)置好的簽名茉帅，有時候是不會同步到手機(jī)上的叨叙，這兒也要注意查看，記得重新設(shè)置堪澎。

五擂错、附件

關(guān)于附件，簡單說幾點(diǎn)提示：

1樱蛤、不要忘記添加附件Ｅパ健！昨凡！

好在現(xiàn)在很多郵件客戶端和郵箱服務(wù)商爽醋，已經(jīng)優(yōu)化了此處的體驗(yàn)，如果發(fā)現(xiàn)正文中提到了附件字樣土匀，卻沒有添加附件子房，會在發(fā)送前提醒。但這個準(zhǔn)確度不是百分之百就轧，還是要自己注意。

有個小技巧分享給大家田度，如果一封郵件確定要發(fā)送附件妒御，可以先把附件添加進(jìn)去，然后再寫正文镇饺、主題乎莉，最后寫收件人，然后發(fā)送奸笤。這樣基本就不會出問題了惋啃。

2、注意附件的命名

附件通常都是單獨(dú)的文件监右，注意把文件名改成有明確含義的边灭。切忌出現(xiàn)：未命名.jpg、附件1.docx健盒、webchatimg.png绒瘦、1.pdf之類的。

3扣癣、注意附件的數(shù)量

如果需要發(fā)送的附件過多惰帽，建議打包成壓縮包。另外一個小細(xì)節(jié)父虑，建議壓縮的時候该酗，選擇通用性最強(qiáng)的zip格式，盡量少用7z士嚎、rar等格式呜魄，照顧下使用macOS的同事（尤其是領(lǐng)導(dǎo)）們烁焙。

4、盡量不要發(fā)送格式很特殊的文件

除非同工種內(nèi)基于特殊需要的溝通耕赘，可以發(fā)送很多小眾的源文件（PSD/RP/MIND等）骄蝇；不然，如果是面向多類人群的操骡，盡可能導(dǎo)出為通用的jpg九火、pdf、doc等方便查看的格式册招。

以上岔激，就是老布這十幾年工作中，關(guān)于郵件的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和小tips提醒是掰，希望對大家有所幫助虑鼎，如果有更多更好的建議，歡迎大家評論補(bǔ)充键痛，共同交流提高炫彩！

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