在你的公司里大家每周花在開會(huì)、打電話和回復(fù)郵件的時(shí)間大概有多少修械？很多公司里趾牧，這些事項(xiàng)占去了大約80%左右的時(shí)間。

——《哈佛商業(yè)評(píng)論》

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每個(gè)人都不是一座孤島

凱洛格學(xué)院的策略學(xué)教授本杰明?瓊斯研究表明個(gè)人的知識(shí)基礎(chǔ)正在變得越來(lái)越細(xì)分專業(yè)化肯污∏痰ィ「世界上的知識(shí)越來(lái)越多吨枉，而你的腦子里能裝的就只有這么多。因此在任何領(lǐng)域哄芜，個(gè)人掌握的知識(shí)量份額正在減少貌亭。」這是工作中需要協(xié)作的重要原因忠烛。

管理溝通是為了一個(gè)設(shè)定的目標(biāo)属提，把信息、思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞并且達(dá)成共同協(xié)議的過程美尸。

——MBA智庫(kù)百科 管理溝通的定義

工作中每個(gè)人都不是一座孤島冤议，不論是管理者還是普通員工，基于協(xié)作的溝通變得越來(lái)越重要师坎。麥肯錫公司的一項(xiàng)研究表明：管理人員平均每天要花89%的時(shí)間在溝通上恕酸。如此重要又耗時(shí)耗力的溝通工作如何才能有效呢？

01

明確溝通目標(biāo)

明確的溝通目標(biāo)是有效溝通的重要前提胯陋。目標(biāo)是為了擬達(dá)成的「共同協(xié)議」蕊温，檢驗(yàn)溝通是否有效就是檢驗(yàn)是否達(dá)成了共同協(xié)議并落實(shí)。缺乏目標(biāo)的溝通是漫無(wú)目的的閑聊遏乔，不僅消耗企業(yè)成本還會(huì)帶來(lái)企業(yè)文化消耗义矛。

02

以事件驅(qū)動(dòng)的溝通

工作中的溝通應(yīng)該圍繞“事”開展，基于業(yè)務(wù)中事件的溝通更聚焦盟萨。相比傳統(tǒng)的電子郵件方式凉翻，雖然IM類軟件在溝通即時(shí)性上更高效，也具有穩(wěn)定捻激、安全的特性制轰，但其與業(yè)務(wù)脫節(jié)的獨(dú)立聊天屬性是其無(wú)法跨越的鴻溝，不論是個(gè)人IM還是企業(yè)IM類軟件在這點(diǎn)上都無(wú)法提供更有說服力的理由胞谭。

Gartner一項(xiàng)近期研究表明：

到2022年底垃杖，70％的團(tuán)隊(duì)將依靠工作流協(xié)作作為團(tuán)隊(duì)成員之間溝通，協(xié)調(diào)和共享信息的主要手段丈屹，取代電子郵件调俘。

——Gartner

03

和對(duì)的人溝通

在工作中溝通對(duì)象的角色是復(fù)雜的，除了有個(gè)體和群體溝通對(duì)象外旺垒，同一部門還是跨部門彩库、同職級(jí)還是不同職級(jí)、不同程度的項(xiàng)目干系和視角都會(huì)對(duì)溝通效果產(chǎn)生影響袖牙。排除干擾因素侧巨，選擇對(duì)的人溝通格外重要舅锄。找到事件責(zé)任人和執(zhí)行人鞭达，減少溝通層級(jí)司忱，杜絕同一問題因管理層級(jí)而反復(fù)溝通是一個(gè)常見方法。

04

達(dá)成共識(shí)

達(dá)成共識(shí)是溝通的目的之一畴蹭。以下是有助于達(dá)成共識(shí)的幾個(gè)小技巧：

提前準(zhǔn)備

在溝通前和溝通對(duì)象說明溝通原因坦仍、溝通目標(biāo)、提供相關(guān)資料叨襟。事先做好準(zhǔn)備可使溝通更有效繁扎。

傾聽

不止是對(duì)溝通對(duì)象的尊重。從溝通目標(biāo)出發(fā)糊闽，帶著問題傾聽梳玫、邊聽邊思考、適時(shí)提問右犹，傾聽是有助于實(shí)現(xiàn)溝通目標(biāo)的重要方法提澎。

及時(shí)反饋

溝通過程中及時(shí)反饋可以第一時(shí)間答疑解惑，降低信息在溝通過程中的衰減念链∨渭桑「這部分內(nèi)容我沒有聽清」、「我不太認(rèn)同這個(gè)觀點(diǎn)」掂墓、「我們是要按照這個(gè)要求做么谦纱？」及時(shí)反饋?zhàn)寽贤ú慌芷?/p>

讓數(shù)據(jù)說話

事實(shí)不是個(gè)人好惡，數(shù)據(jù)可以「實(shí)事求是」君编。有世界級(jí)高管理水平的亞馬遜建立了用指標(biāo)定義的企業(yè)文化跨嘉，一切可量化的數(shù)據(jù)是支撐業(yè)務(wù)和做出決策的關(guān)鍵。

貝佐斯基本不會(huì)理睬一項(xiàng)沒有數(shù)據(jù)支撐的建議啦粹，如果有充分的數(shù)據(jù)給到他通常很快會(huì)得到回復(fù)和認(rèn)可偿荷。

05

溝通記錄

為便于回溯，工作中的溝通是需要有記錄的唠椭。記錄的形式多樣：錄音（如400電話的錄音）跳纳、模板文檔（如質(zhì)量管理中規(guī)范表格）、郵件贪嫂、會(huì)議紀(jì)要等等寺庄。溝通記錄中需要包含的內(nèi)容有：基本信息（如溝通時(shí)間、地點(diǎn)力崇、溝通對(duì)象斗塘、溝通目標(biāo)）、溝通后的共識(shí)、待落實(shí)的事項(xiàng)狠毯，缺乏記錄的溝通往往需要再次溝通才能達(dá)到效果梆奈。

06

To do list 清單

達(dá)成共識(shí)并落實(shí)才能實(shí)現(xiàn)有效溝通。如何將溝通中形成的共識(shí)落地贞岭？從項(xiàng)目管理角度需要考慮到范圍八毯、成本、時(shí)間瞄桨、質(zhì)量话速、風(fēng)險(xiǎn)等因素，一份有清晰的任務(wù)描述芯侥、明確的責(zé)任人和完成時(shí)間的To do list 清單是讓有效溝通不半途而廢的關(guān)鍵泊交。

07

CHECK

工作事項(xiàng)的落實(shí)并非一蹴而就。溝通后每項(xiàng)工作是否按時(shí)完成柱查，復(fù)雜工作是否按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成廓俭、是否存在落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)需要全程跟進(jìn)和動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

很多公司甚至成立督辦部門專門跟進(jìn)重要工作溝通后的落實(shí)唉工，總裁辦白指、人力部、秘書處等也都或多或少肩負(fù)起了此項(xiàng)職責(zé)酵紫。

然而由「人追著事」的溝通方式是與工作流相悖的告嘲。有效溝通是基于工作流的主動(dòng)匯報(bào)。「事牽著人」的溝通方式讓溝通聚焦奖地、時(shí)效性高橄唬，同時(shí)也大大降低了溝通成本。

08

工欲善其事必先利其器

? ? ?電子郵件? ? ?

1969年計(jì)算機(jī)科學(xué)家Leonard K.教授發(fā)給了他同事第一封電子郵件参歹，至今電子郵件在日常工作辦公中依然有著重要的地位和作用仰楚。相比其他溝通方式電子郵件更加正式，便于添加溝通資料犬庇，溝通對(duì)象也有充足時(shí)間思考反饋僧界。同時(shí)電子郵件還可以作為商業(yè)證據(jù)具有法律效力。不過電子郵件即時(shí)性差臭挽，不適合工作中需要即時(shí)溝通的內(nèi)容捂襟。

? ? ? ?IM工具? ? ???

IM工具可以實(shí)現(xiàn)迅速、高效的溝通欢峰。溝通過程中做出即時(shí)回應(yīng)葬荷，文字、圖片纽帖、視頻宠漩、文件等多類型傳輸也使溝通的內(nèi)容更豐富。企業(yè)級(jí)IM的安全性日益受到重視也更具保障懊直。然而IM工具缺乏溝通持久性的問題始終未得到有效解決扒吁，碎片化的溝通方式在工作中是“有效”的絆腳石。

?協(xié)作類溝通工具?

近年來(lái)協(xié)作類溝通工具如雨后春筍般涌現(xiàn)室囊，很多傳統(tǒng)OA企業(yè)雕崩、協(xié)作類工具廠商也開始在協(xié)作溝通的方向發(fā)力凝危。號(hào)稱史上增長(zhǎng)最快的SaaS產(chǎn)品，Slack 整合了 60多種工具和服務(wù)晨逝，企圖把各種碎片化的企業(yè)溝通和協(xié)作集中到一起，全球日活躍用戶數(shù)已突破 1000 萬(wàn)大關(guān)懦铺，但根據(jù) Spiceworks 最近的 IT 網(wǎng)絡(luò)調(diào)查捉貌，其尚未成為市面上最受歡迎的協(xié)作類聊天應(yīng)用程序。協(xié)作溝通類工具的市場(chǎng)仍處于暗潮涌動(dòng)期冬念，哪款產(chǎn)品更符合中國(guó)國(guó)情趁窃，適合中國(guó)企業(yè)的實(shí)際需求仍需拭目以待。

? ? ? ? ?會(huì)議?? ? ? ??

有組織的地方都有會(huì)議急前。會(huì)議種類豐富醒陆，不論是電話會(huì)議、視頻會(huì)議還是一對(duì)一的溝通裆针、一群人的溝通刨摩，會(huì)議消耗的時(shí)間成本、人工成本世吨、差旅成本已使其成為幾乎最貴的商業(yè)動(dòng)作澡刹。

隨著會(huì)議的不斷發(fā)展和完善，如何 「快速召開一場(chǎng)會(huì)」已經(jīng)不再是重點(diǎn)耘婚，取而代之的是 「如何讓會(huì)議產(chǎn)生行動(dòng)」罢浇，「輕松訂、隨時(shí)開沐祷、開短會(huì)嚷闭、寫紀(jì)要、領(lǐng)任務(wù)赖临、追結(jié)果」通過會(huì)議將決策和行動(dòng)關(guān)聯(lián)胞锰，基于工作流的溝通有助于會(huì)議產(chǎn)生行動(dòng)，使溝通產(chǎn)生價(jià)值兢榨。

全時(shí)空間讓會(huì)議產(chǎn)生行動(dòng)

一個(gè)人心里想著的100%胜蛉，在眾人面前、在開會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)時(shí)是80%色乾，對(duì)方聽到的是60%誊册。真正被別人理解消化了是40%。具體行動(dòng)時(shí)已變成20%暖璧。

——溝通漏斗

企業(yè)溝通不是單純的信息互通案怯，工作中的高效溝通是為工作目標(biāo)服務(wù)的。選擇更有效的溝通方式和方法避免出現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通效率下降的 「溝通漏斗」現(xiàn)象澎办，如此溝通才能讓溝通產(chǎn)生行動(dòng)嘲碱，創(chuàng)造價(jià)值金砍。

為了實(shí)現(xiàn)更有效的溝通，您采用過哪些切實(shí)可行的辦法呢麦锯？歡迎參與文末評(píng)論恕稠，我們一起讓工作中的溝通更有效。

參考資料：

團(tuán)隊(duì)協(xié)作泛濫扶欣？《哈佛商業(yè)評(píng)論》

合作的重要性為何與日俱增? 財(cái)富中文網(wǎng)

采用工作流協(xié)作來(lái)改變團(tuán)隊(duì)協(xié)作和績(jī)效?Gartner?

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