一、背景：

我是一家上市總公司內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的負(fù)責(zé)產(chǎn)品，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常需求整理吟秩、原型整理以及日常功能支持和跟進(jìn)糖权。在產(chǎn)品這條路上，有3年的時間奔脐，同時儒旬，這3年，也均是在現(xiàn)任崗位上帖族。今天分享的問題栈源，更偏重實(shí)際，沒有更多理論竖般，因?yàn)樯蹩眩冶救艘策€沒有理解和整理到理論的高度，只是發(fā)現(xiàn)了在實(shí)際工作中如何更好的解決而已。

二艰亮、問題產(chǎn)生背景：

在日常支持闭翩，特別是季度末和年末時，就發(fā)現(xiàn)一個問題：各部門和領(lǐng)導(dǎo)迄埃，都要提供各種數(shù)據(jù)疗韵，分公司總經(jīng)理要業(yè)績、簽約合同等信息侄非，財(cái)務(wù)要今年的支出情況蕉汪，商務(wù)要今年的開票情況，等等逞怨。這時候者疤，就發(fā)現(xiàn)一個問題，每次都是要手動在數(shù)據(jù)庫中關(guān)聯(lián)多張表叠赦，并且使用的規(guī)則還很復(fù)雜驹马，最悲催的是，提供的數(shù)據(jù)還無法保證一定是對的除秀。這個事情就暴露出辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成和運(yùn)用問題糯累。

三、應(yīng)對：

1册踩、實(shí)際情況的困難：

1.1辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法集成的問題寇蚊，是其最大的一個難題。首先這個系統(tǒng)的包含功能來自公司各部門：人力棍好、財(cái)務(wù)仗岸、商務(wù)、市場借笙、銷售和其他業(yè)務(wù)部門扒怖。因?yàn)楣δ艿男枨蠓降牟煌虼嗽斐筛鞴δ茉谛枨筇岢鰰r业稼，是不考慮其他部門的信息時盗痒，同時，功能是以需求提出者的角度來整理和實(shí)現(xiàn)的低散。這就意味著俯邓，功能在一開始由使用者提出時，實(shí)際本來就是獨(dú)立存在的熔号。這就造成了功能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是分布存在的稽鞭。其次，以商務(wù)引镊、財(cái)務(wù)朦蕴、銷售等部門提出的功能需求篮条，因其包含合同、庫存吩抓、資產(chǎn)等階段性變化的功能涉茧，因此，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)必然是階段性疹娶，只有環(huán)比等對比伴栓， 才可體現(xiàn)。以上情況雨饺，造成辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是分布和階段存在的钳垮。

1.2但是，這些分布和階段的數(shù)據(jù)沛膳，卻均來自一個公司的內(nèi)部各合作的部門，也就意味著汛聚，系統(tǒng)中的這些數(shù)據(jù)锹安，在一定程度和方面上，是具有聯(lián)系的倚舀。比如叹哭，銷售提出要由商務(wù)、法務(wù)痕貌、財(cái)務(wù)等部門在簽訂前提前審批的合同文件风罩，意味著在各部門確認(rèn)并正式簽訂后，商務(wù)會進(jìn)行歸檔舵稠，同時超升，后期銷售、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等按照合同條款等進(jìn)行付款哺徊、采購室琢、實(shí)施時，商務(wù)需要及時提供合同內(nèi)容落追，并核對是否有必要進(jìn)行付款盈滴、采購，以及在增加成本等操作時轿钠，需要有原合同巢钓。這就是說，由財(cái)務(wù)提出的付款流程疗垛、商務(wù)提出的合同歸檔功能症汹、銷售提出的合同預(yù)審功能，在實(shí)際工作中贷腕，數(shù)據(jù)是進(jìn)行傳遞和貫穿的烈菌。

1.3綜合以上兩點(diǎn)阵幸，就是辦公軟件的最大難題之一：分散和階段性變化的數(shù)據(jù)，如何在整個系統(tǒng)中進(jìn)行傳遞和集成芽世，并在季度末挚赊、年末和公司分析內(nèi)部發(fā)展情況，進(jìn)行展示和運(yùn)用济瓢。

2荠割、優(yōu)化建議：

2.1我只是拿所在公司的實(shí)際優(yōu)化方法來為大家解釋制定原因和解決的根本問題，以及開展工作中旺矾，存在的利弊蔑鹦，并不一定適合大家，但是在目前來看箕宙，是最為合理的解決方法嚎朽。

2.2首先，是優(yōu)化當(dāng)前系統(tǒng)中已存在的各功能的數(shù)據(jù)體現(xiàn)柬帕。既然功能是各部門提出的哟忍，那各部門內(nèi)部的數(shù)據(jù)的流通先整理出來。這是采取的第一步陷寝。這一步在我來了公司后锅很，實(shí)際已經(jīng)進(jìn)行的差不多了，已經(jīng)是收尾階段凤跑，只是在該部門有新的功能提供時爆安，會要求提供新功能的數(shù)據(jù)與原功能數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和流通問題。比如2017年人力部門新提出的招聘流程仔引，是從各分公司部門團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的招聘需求開始扔仓，到各部領(lǐng)導(dǎo)審批和人力進(jìn)行招聘，并約見咖耘，反饋結(jié)果当辐，直到該員工入職。原來我們系統(tǒng)是有人員從入職開始的環(huán)節(jié)的鲤看，但是并沒有入職前的信息缘揪。本次加入了招聘環(huán)節(jié)后，就將其入職流程做了關(guān)聯(lián)义桂。因?yàn)檎殷荩谌肆Σ块T里，一個人從招聘面試開始慷吊，在期間產(chǎn)生的面試情況袖裕，背景調(diào)查等，均是有記錄的溉瓶，并與之后的在職期間急鳄，與合同等信息谤民，均為一份整體的信息。因此疾宏，線上將完成的招聘信息张足，直接傳遞到原人力的入職里面，可讓人力直接進(jìn)行入職的相關(guān)操作坎藐。并在員工的保存信息中为牍，與招聘進(jìn)行關(guān)聯(lián)，完成線上的員工信息與招聘信息的整體化岩馍。

2.3第二步碉咆，兩兩合并兩個部門的功能數(shù)據(jù)傳遞。個體的問題解決后蛀恩，就是解決兩兩部門的合作問題疫铜。因?yàn)楦鞑块T不可能是完全獨(dú)立的工作，必定對外是有聯(lián)系的双谆。就像我司員工使用的筆記本等固定資產(chǎn)壳咕，就是在IT部門和商務(wù)部之間流轉(zhuǎn)的。當(dāng)公司已有的筆記本無法滿足員工使用需求時佃乘，就會提出要申請新的筆記本囱井，那這時 驹尼，IT部門會先根據(jù)實(shí)際需求趣避，核對當(dāng)前庫存中的空閑本是否可以在小更改后，滿足員工的使用需求新翎，或者與其他分公司進(jìn)行調(diào)用程帕。若無法滿足，就需要IT確認(rèn)需要重新買本地啰，那這時與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備后愁拭，就要商務(wù)部根據(jù)IT與提出員工確認(rèn)的型號去與供應(yīng)商協(xié)定，進(jìn)行采購亏吝。既然采購岭埠，商務(wù)就要向財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)備，財(cái)務(wù)要作賬蔚鸥。在筆記本到貨后惜论，商務(wù)首先要確認(rèn)是自己訂單中的筆記本，然后IT部門會對筆記本進(jìn)行技術(shù)上的檢查止喷，然后再做登記給領(lǐng)用人馆类。以上就是固定資產(chǎn)在實(shí)際工作中的流轉(zhuǎn)場景。在這其中弹谁，有以下數(shù)據(jù)是各部門關(guān)注的：IT關(guān)注的已有筆記本的庫存情況乾巧、商務(wù)關(guān)注的需要什么型號句喜、以及商務(wù)財(cái)務(wù)關(guān)注的作賬的價格。在根據(jù)實(shí)際場景整理出沟于，流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)后咳胃，就將對接的環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行串聯(lián)。

2.4第三步社裆，模塊化整合數(shù)據(jù)拙绊。顧名思義，就是按照整個模塊中存在的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理泳秀，而不是按照單個功能或者是相關(guān)的幾個部門标沪。因?yàn)橐话愕竭@個進(jìn)程時，其實(shí)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通已經(jīng)做的滿足當(dāng)前各部門單獨(dú)的需求了嗜傅，無法滿足的是管理層分析公司業(yè)績或者出年報(bào)時的數(shù)據(jù)金句，模塊化融合數(shù)據(jù)的使用對象，也是公司內(nèi)部的高層管理人員吕嘀。這些領(lǐng)導(dǎo)其實(shí)并不關(guān)心底下人過于細(xì)致的工作流程以及原因违寞，他們關(guān)心的是自己所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的預(yù)計(jì)結(jié)果、實(shí)際情況偶房、整體業(yè)績趁曼、滾存數(shù)據(jù)、現(xiàn)金流量等信息棕洋，所以要提供給他們的挡闰，是模塊化的數(shù)據(jù)，并不是具體數(shù)據(jù)掰盘。之所以把模塊化融合數(shù)據(jù)的原因說這么多摄悯，是因?yàn)槟K化融合數(shù)據(jù)過程中，要求從高層的角度來看待這些數(shù)據(jù)愧捕，你得明白他們是用來做什么奢驯，為什么要這么整理數(shù)據(jù)。就比如我現(xiàn)在系統(tǒng)中的新簽合同信息次绘，單是關(guān)于這一個新簽合同的維度我們就整理出了5個維度：部門新簽統(tǒng)計(jì)瘪阁、銷售大區(qū)新簽、分公司新簽邮偎、預(yù)計(jì)新簽未回歸合同管跺、季度新簽。這5個維度是從管理層查看的關(guān)于新簽訂合同的多個數(shù)據(jù)中钢猛，整理出來的5個維度伙菜，這個的選擇并沒有一定的規(guī)則，就是我當(dāng)前負(fù)責(zé)的系統(tǒng)在整理不同功能的報(bào)表時命迈，采用的原則都不一樣贩绕，但有一點(diǎn)是根本：為你的使用對象負(fù)責(zé)火的。這是選擇采用的整理方式或者是最終展現(xiàn)形式的根本原則。

2.5第四步淑倾，定期與各部門核對數(shù)據(jù)馏鹤。這個不難理解，既然有了數(shù)據(jù)娇哆，就要定期核對湃累，畢竟其他數(shù)據(jù)的展現(xiàn)再完美，數(shù)據(jù)本身就是有問題的碍讨，那一切都沒有意義治力。因?yàn)椋P(guān)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)勃黍，都會與相關(guān)負(fù)責(zé)部門進(jìn)行定期核對宵统。核對方法和時間看實(shí)際需要就行，當(dāng)前我采取的是第個季度初來核對覆获。

2.6第五步马澈，整理提供過的數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)展現(xiàn)作參考弄息。這個措施是個補(bǔ)充痊班。前面在第二步和第三步時，是已經(jīng)整理過展現(xiàn)的數(shù)據(jù)的摹量，但是時代在與時俱進(jìn)涤伐，也不可能天天去與領(lǐng)導(dǎo)核對，您最近都要什么數(shù)據(jù)啊荆永，所以废亭，整理領(lǐng)導(dǎo)讓提供的數(shù)據(jù)国章，發(fā)現(xiàn)其規(guī)律具钥，然后整合提供。

2.7以上五步液兽，是我根據(jù)我當(dāng)前負(fù)責(zé)的系統(tǒng)整理出來的一些建議和方法骂删。若有更好的建議，請指出四啰。