聯(lián)合辦公空間正在全世界范圍內經歷爆炸性的增長。
根據Emergent
Research的估計哲银，到2020年扛吞，全世界范圍內的孵化器、聯(lián)合辦公空間將達到近30000家荆责，全世界將有近400萬人在聯(lián)合辦公空間里工作。在中國亚脆，聯(lián)合辦公同樣經歷了巨大的成長做院。《2016中國創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)報告》顯示，自1987年中國的第一家科技企業(yè)孵化器出現键耕，截至2016年年底寺滚，2016年底眾創(chuàng)空間的數量超過4000家。
在空間數量爆發(fā)的同時屈雄，空間的運營和服務水平勢必成為空間差異化的重要因素村视。無論是對新型辦公空間的目標人群需求的細分和運營體制的標準化完善，還是管理系統(tǒng)的信息化酒奶，辦公環(huán)境的智能升級蚁孔，都成為這個行業(yè)的從業(yè)者迫切的需要。類似于云孵平臺這樣的聯(lián)合辦公管理系統(tǒng)產品也應運而生惋嚎。
共享空間的智能大腦
云孵平臺致力于用科技幫助辦公空間從業(yè)者提升管理效率杠氢，提高空間智能化，讓運營更高效另伍。
云孵平臺是通過和空間運營者合作鼻百，專注于利用互聯(lián)網和物聯(lián)網技術，開發(fā)簡單摆尝，實用温艇，有效的360度管理系統(tǒng)。從大趨勢來看堕汞，一方面隨著大數據勺爱，人工智能，虛擬現實臼朗，物聯(lián)網各種技術手段的成熟邻寿，另一方面隨著國內地產行業(yè)從增量經濟轉型存量地產服務的趨勢，科技與地產將越來越緊密結合视哑，擁有先進的管理系統(tǒng)和智能化辦公系統(tǒng)將為空間從業(yè)者帶來服務水平上的質的飛躍绣否。我們希望把一年來對于地產+科技模式的思考和實踐與讀者分享。
1.空間系統(tǒng)產品的定位
雖然聯(lián)合辦公空間經歷了三年的快速發(fā)展挡毅，但是目前在整個辦公地產的市場份額仍然只有1％左右蒜撮。在目前大多數空間首先需要解決空置率，實現盈利和提高對入駐企業(yè)的服務水平的現狀下跪呈，高度垂直細分的聯(lián)合辦公領域出現的信息化系統(tǒng)該如何定位自己段磨？
我們認為，辦公系統(tǒng)的信息化和智能化是大勢所趨耗绿，但應該不僅僅是解決運營效率的工具苹支。任何工具都具有一定的學習成本，如果僅僅是作為替代傳統(tǒng)的管理和協(xié)同工具例如Excel和其它通用型辦公OA軟件误阻，管理系統(tǒng)所能帶來的價值是十分有限的债蜜。相反晴埂，它應該融入標準化管理的最佳實踐邢享，同時具有豐富的可定制性宙暇，為聯(lián)合辦公空間實現靈活的商業(yè)模式，提升服務體驗希太，在激烈的市場競爭中樹立自己的獨特性狼速。從空間運營者琅锻，入駐企業(yè)管理者，入駐用戶等空間生態(tài)中的各個人群的實際需求出發(fā)向胡，設計人性化恼蓬，多角度的整體系統(tǒng)是產品成功的關鍵所在。
對于空間運營者而言捷枯，解決招商困難滚秩，提高銷售轉化率，樹立空間品牌淮捆，提升運營效率的同時有更多人性化的服務郁油，引進增值服務，活躍社群人氣等等都是每個從業(yè)者面對的難題攀痊。對于入駐的用戶而言桐腌，除了在舒適的辦公環(huán)境下工作之外，方便順捷的共享會議場地苟径，文印資源案站，掌控自己的個性化設置，進行休閑棘街，工作蟆盐，社交等都不可少。傳統(tǒng)的辦公場所管理軟件往往缺乏面向客戶的考慮遭殉，而智能辦公系統(tǒng)除了難以安裝和定制的缺點之外石挂，缺乏統(tǒng)一的用戶信息和數據的基礎，造成體驗上的割裂险污。面向辦公空間的管理系統(tǒng)應該把后臺的運營與前端的辦公體驗結合在一個有機體系之內痹愚，同時具有開放的特性，可以不斷的插入新的模塊蛔糯，不斷的提升管理效率和用戶體驗拯腮。
2.客戶關系管理
客戶關系管理（CRM）已經成為行業(yè)招商必不可少的工具。優(yōu)秀的客戶管理工具不僅可以幫助空間運營者管理潛在客戶蚁飒，及時跟進客戶流程动壤，提高客戶轉化率，并且在此基礎上獲得客戶洞察淮逻，對客戶的來源狼电，跟進速會議場地智能化管理度蜒灰，各個分店的租賃情況弦蹂，甚至如何對空間進行進一步的改造升級都提供了非常豐富的數據和分析肩碟。
使用簡單的Excel表格跟進客戶影響協(xié)同效率的同時也很難獲得如此豐富的洞察，而通用型的CRM缺乏對行業(yè)的定制使得體驗感偏差凸椿，使用成本上升削祈。云孵平臺系統(tǒng)的CRM針對地產租賃行業(yè)而設計，減少使用工具的復雜度脑漫，并且因為招商系統(tǒng)和其它系統(tǒng)是一個統(tǒng)一的整體髓抑，對客戶的生命全周期進行完善的記錄和分析，通過各個環(huán)節(jié)的提升促進了空間的入駐率优幸，延長客戶的租期吨拍。
3.合同租約管理同時掌握入住率
聯(lián)合辦公的租戶偏向于小微企業(yè)，創(chuàng)業(yè)企業(yè)或是個人自由職業(yè)者网杆。相比于傳統(tǒng)寫字樓租賃羹饰，租期靈活，面積細分是聯(lián)合辦公的優(yōu)勢碳却，但是也給管理上帶來了巨大的挑戰(zhàn)队秩。針對長租，短租昼浦，日租和會員制等各種商業(yè)模式馍资，合同租約的信息化管理是運轉良好的聯(lián)合辦公空間的剛需。同時关噪，合同的審批流程又帶有企業(yè)OA軟件的特點鸟蟹。良好而靈活的合同租約體系必須包括涵蓋合同模版管理，合同租期定制使兔，開放和私有辦公室的不同租賃方式建钥，以及其它資源的配置的功能，方便運營者高效的控制入駐率火诸。
通過賬單自動生成锦针，催繳方式的靈活定制大幅度降低租金的逾期率，對空間的盈利狀況有根本的改變置蜀。同時奈搜，優(yōu)秀的合同管理系統(tǒng)還會對空間的使用情況進行精確的分析，實時地掌握空間資源的利用情況盯荤，顆粒度細致到每個會員馋吗，每個工位，從而幫助發(fā)掘資源和商業(yè)模式上的更新秋秤。
4.場地預定管理
共享空間的本質是把原來不常利用的資源例如會議室宏粤，茶水間脚翘，文印，作為可以共享的資源實現分時利用绍哎。一個對入駐用戶體驗友好来农，可以隨時查找和預訂場地的管理系統(tǒng)可以避免會議室使用沖突，或者無法預租重要場地的苦惱崇堰。優(yōu)秀的場地預訂系統(tǒng)不僅可以允許用戶預訂場地沃于，而且可以發(fā)出邀請，建立日程表海诲，豐富的管理員確認和取消會議權限功能繁莹，把資源的共享和入駐用戶的工作安排協(xié)同起來。同時特幔，后臺強大的數據分析功能幫助運營者更好的調配會議室比例咨演，在不損害用戶使用體驗的同時擴大空間使用效率。
除了公共場地的預訂之外蚯斯，單個工位或者會議室的靈活預訂也有非常重要的意義薄风。Wework的一些空間之所以入駐率可以高達100%就是因為除了固定的長租之外，還有少部分的日租工位供會員臨時租用溉跃。場地管理系統(tǒng)需要對工位的庫存進行實時性的掌控村刨，同時區(qū)分各種會員機制才能實現最高效的利用。目前大多數的聯(lián)合辦公空間還是比較粗放型的管理工位撰茎，但是隨著經營的改善和會員體制的成熟嵌牺，精細化管理所有工位，辦公室龄糊，會議室必將成為現實的需要逆粹。
5.智能門禁解決方案
門禁是空間的剛需，使用智能門禁不僅為入駐用戶提供具有科技感的體驗炫惩，也極大的方便了空間運營管理僻弹。傳統(tǒng)的一卡通系統(tǒng)通常使用繁瑣，無法和會員身份打通他嚷，安全管理極其容易疏漏蹋绽，并不適宜聯(lián)合辦公類高度流動的場所。例如和云孵平臺系統(tǒng)集成的門禁解決方案提供了手機開門筋蓖，靠近自動開門等適合90后的科技感十足的開門方式卸耘，把開門時間降低到1秒以下，同時也可以支持掃二維碼粘咖，綁定IC卡等傳統(tǒng)開門方式蚣抗，適用于不同場景和客觀條件。
另外瓮下，門禁作為資源管理的權限工具翰铡，智能化也具有十分重要的意義钝域。例如會議室的門禁就可以和預訂系統(tǒng)聯(lián)動，平常處于關閉狀態(tài)锭魔，只有在預約時段才有權限打開例证。
6.智能辦公設備
除了智能門禁之外，現代化的辦公環(huán)境將利用物聯(lián)網赂毯，大數據战虏，人工智能提供更加個性化的辦公體驗。例如智能WIFI不僅給每個用戶分配不同的密碼党涕，同時可以更好的分配有限的帶寬資源，為辦公帶來良好的體驗巡社。而智能照明膛堤，智能插座可以降低能源消耗，提供更加綠色的辦公環(huán)境晌该。打印系統(tǒng)也是聯(lián)合辦公空間共享打印的必須肥荔。
云孵平臺系統(tǒng)通過集成各種智能設備，與后端的管理系統(tǒng)相結合朝群，每一個智能設備的控制燕耿，使用和數據分析都能夠幫助提高運營效率，最大化利用資源姜胖，并做出合理的分配誉帅。
7.企業(yè)服務和社群平臺
除了物理空間資源的管理，企業(yè)增值服務是空間價值的重要體現右莱。對于入駐企業(yè)而言蚜锨，工商財稅法，融資招聘技術行政等各種服務都是必須的慢蜓，空間提供服務對接是順其自然亚再。然而目前大多數的服務平臺由于小微企業(yè)的客單價低而復雜度并沒有減少很多而難以聚集優(yōu)秀服務商的精力，而大型的服務商也容易忽視小的聯(lián)合辦公空間的需求晨抡。在此形勢下氛悬，空間花費大量人力對接服務往往收效甚微≡胖空間管理系統(tǒng)作為線上服務平臺如捅，可以極大的減少對接成本，空間運營者只需要注意去關注服務流程帆谍，收集服務反饋伪朽，進一步甄選適合入駐企業(yè)的服務商。
另外汛蝙，入駐企業(yè)的社群建設也是空間管理系統(tǒng)的重要功能烈涮∑臃危空間提供了物理上的交流和接觸機會，社群系統(tǒng)提供了線上的溝通和交流坚洽。相比于目前常用的微信群溝通戈稿，線上社群更容易定向發(fā)布信息，標簽化尋找匹配的人群或企業(yè)讶舰，同時也減少了很多噪音鞍盗，更適合職業(yè)社交和資源匹配。Wework高估值的背后也是目前8萬多會員組成的線上社群提供的無限可能跳昼。對于國內的眾創(chuàng)空間般甲，建立線上社群需要依靠一套強有力的信息系統(tǒng)和運營經驗。
8.定制品牌和多渠道支持
一個強有力的品牌是實現空間價值大幅提高的重要因素鹅颊。每一個品牌的背后都是優(yōu)質的服務敷存，強大的系統(tǒng)和對客戶的無比尊重。擁有自己定制化的App則是延續(xù)品牌價值傳達的重要一環(huán)堪伍。云孵平臺系統(tǒng)滿足品牌定制化的需求锚烦，使入駐用戶使用空間自身品牌App實現辦公的各種需求，勢必留下更為深刻的印象帝雇。
除了App之外涮俄，也需要對各種不同用戶做出場景的區(qū)分。例如官網一般是給需要了解社區(qū)風格尸闸，預約參觀空間的用戶使用彻亲，微信服務號則更傾向于滿足會員的輕度使用需求，例如一般的資訊信息室叉，場地的快速預訂睹栖，活動的參與和企業(yè)服務的查詢都可以通過微信服務號來完成。而常駐空間的用戶更傾向于使用App獲得完整而良好的體驗茧痕。一個優(yōu)秀的空間管理系統(tǒng)可以同時支撐這幾種不同的使用場景野来，實現用戶群體的全方位覆蓋。
9.用戶體驗和安全性
另外值得提出的是踪旷，隨著企業(yè)軟件的消費者化曼氛，現代的空間管理系統(tǒng)應該在設計上充分注重用戶體驗，簡單令野，極致舀患，優(yōu)美的產品設計與快捷，高效的技術手段相結合气破，讓使用者不需要復雜的培訓就可以上手使用是每一個系統(tǒng)完善的目標聊浅。在軟件的背后是對使用者的深刻洞察。企業(yè)軟件不可避免面臨的問題是標準化和定制化的取舍，而真正優(yōu)秀的設計需要兼顧兩者低匙，在更高維度搭建架構旷痕，使得用戶既可以方便的使用產品，又可以根據自己實際情況定制功能顽冶。在這一點上欺抗，系統(tǒng)設計不再是簡單的Excel表格的復制，而是對運營體系各個部分及其聯(lián)系的深刻了解强重。
另外绞呈，作為空間管理的中心系統(tǒng)，軟件和硬件安全不可忽視间景。尤其隨著軟件即服務（Software as a Service）的興起佃声，大部分的軟件功能開始建構于云平臺。傳統(tǒng)的軟件可以實施私有化部署拱燃，但實際上私有化部署也不能等同于更加安全秉溉，因為只要軟件暴露于公有云網絡之中，就同樣易于受到攻擊碗誉。
系統(tǒng)安全性應該由以下幾個方面來考量：數據存儲是否安全，敏感數據是否二次甚至三次加密父晶，傳輸路線是否通過HTTPS哮缺，不同客戶之間的數據是否良好隔離，公司內部人員權限是否有分層分顆粒設置甲喝，與系統(tǒng)提供商是否有健全的法律保密協(xié)議以及服務商內部是否有安全守則規(guī)范員工行為尝苇。事實上，尊從良好的安全規(guī)范的SaaS系統(tǒng)遠比傳統(tǒng)軟件更加安全埠胖。而且由于SaaS的部署可以做到實時糠溜，修復安全漏洞的速度遠遠高于私有化部署的軟件。目前直撤，全球范圍內SaaS已經無可爭議地成為軟件的發(fā)展方向非竿。在中國，SaaS在聯(lián)合辦公空間這個新興領域也越來越被人們所接受谋竖。
空間酷點評
“用了云孵平臺以后红柱，社區(qū)管家們從許多繁瑣的行政任務解放出來了，可以用更多心思做社區(qū)建設以及客戶服務蓖乘。提高的效率直接轉化成了客戶的粘性锤悄，無界要做最有溫度最有活力的辦公社區(qū)，云孵平臺為我們添了一把火”——韓宗恒（DHL數據六合實驗室）
“云孵平臺系統(tǒng)了解運營辦公空間的實際需求嘉抒，有效地提高了空間的運營效率零聚，并且也為空間的入駐會員提供了更加便捷和高效的辦公環(huán)境；將會使整個空間的運營更加自動化和智能化。云孵平臺系統(tǒng)可以說是辦公空間的360度云端管家隶症≌＃”——蘇丹（中國電信創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地---張江基地）
“云孵平臺系統(tǒng)從空間規(guī)劃、財務管理沿腰，再到空間事無巨細的日常運營览徒，不僅大幅度地提高了工作效率，更幫助空間運營者積累和沉淀了大量的真實數據颂龙，對未來新老空間的運營提升习蓬，甚至整體空間的戰(zhàn)略發(fā)展方向都有著不可估量的作用〈肭叮”——方圓（上海復容投資有限公司）
結語
總之躲叼，隨著聯(lián)合辦公空間的發(fā)展，精細化運營和數據留存越來越成為空間從業(yè)者需要考慮的問題企巢，同時枫慷，智能化辦公的趨勢越來越明顯，各種智能硬件和數據系統(tǒng)的融合將應用于辦公系統(tǒng)之中浪规。
云孵平臺作為一家專注于提供空間管理和智能化系統(tǒng)的科技公司或听，擁有張江集團創(chuàng)業(yè)工坊，晶創(chuàng)V時空笋婿，天翼創(chuàng)投創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地誉裆，能創(chuàng)空間，上海來投吧缸濒，數據六合實驗室等國內多家知名聯(lián)合辦公空間客戶足丢，幫助空間成為企業(yè)辦公服務平臺，同時每家空間也可以根據自身特點定制發(fā)展自己獨特的優(yōu)勢庇配。未來的空間系統(tǒng)是一個建立在SaaS基礎上的開放系統(tǒng)斩跌，通過不同空間，各種軟硬件的結合實現資源的實時調配捞慌，分時共享耀鸦，連接人與人，人與環(huán)境是構建辦公管理系統(tǒng)的終極目標卿闹。
