這樣用Word，工作1小時等于5小時示惊！

作者：阿何

我們?yōu)槭裁从憛扺ord好港？

因為工作幾乎每天都要用到它，用的多了自然就膩了米罚。

更因為Word好麻煩钧汹，我們可能花1，2個小時就把內(nèi)容寫完了录择，調(diào)整格式往往要花多一倍的時間拔莱。

文檔要是能用記事本寫就好了~

下面教給你的方法，不是想讓你成為Word高手隘竭，而是探討我們?nèi)绾文茉谧疃痰臅r間內(nèi)用Word把內(nèi)容搞定塘秦，還能得到我們想要的漂亮排版。通過這套方法體系动看，我們可以專注于生產(chǎn)內(nèi)容而不是調(diào)整格式尊剔，并且最大化程度提高我們的操作效率。

網(wǎng)絡(luò)上99%的文章其實都沒法幫到你菱皆，但這篇Word教程一定是個例外须误。

01

我們通過下面的4個核心工作方法來提高你的Word操作效率：

1、寫東西前先列大綱

2仇轻、定制你的操作菜單和快捷鍵

3京痢、使用好樣式功能

4、多使用“自動化”和“批量化”工具

下面簡單說一下每一部分的核心思想篷店。在本文的后面部分祭椰，還會針對每個部分給出詳細的操作教程。

寫東西前先列大綱

大部分情況下疲陕，我們之所以在寫Word文檔的時候進度緩慢吭产，都是因為沒有打好“腹稿”，結(jié)果往往都是一邊想一邊寫鸭轮，一邊寫一邊修改臣淤。常常寫到后面，發(fā)現(xiàn)前面部分有問題窃爷，又急急忙忙回去調(diào)整邑蒋。

來回的內(nèi)容調(diào)整姓蜂、格式修改讓你疲憊不堪。而且因為沒有大綱和腹稿医吊，你也很難知道自己的工作進展到底到了哪個階段——這往往讓工作看不到盡頭钱慢，從而使得人心情沮喪，進一步拖慢你的效率卿堂。

在下面部分束莫，我們會看到只要在正式開寫之前花一些時間整理你的思路，列出文章的大綱草描，你的工作速度馬上會有明顯的提升览绿。

定制你的操作菜單和快捷鍵

高手使用Word的一大特征是：他們似乎永遠都不用鼠標來操作，雙手在鍵盤上噼里啪啦一頓操作穗慕，結(jié)果內(nèi)容也好了饿敲，樣式也調(diào)整好了。鼠標雖然方便直觀逛绵，但操作起來確實速度比較慢怀各，在第2部分，我們可以學習如何定制最符合自己使用習慣的操作菜單和快捷鍵术浪，從而使得操作效率倍升瓢对。

使用好樣式功能

對大部分人來說，Word自帶的樣式模板功能都是可以大大提高工作效率的“神器”胰苏。這其實是Word里面非沉げ埽基礎(chǔ)的一項功能，但我發(fā)現(xiàn)有超過90%的人其實都沒怎么使用它碟联。

多使用“自動化”和“批量化”工具

Word內(nèi)置了很多自動化和批量化操作的工具明吩，這些工具學起來其實并不困難闸餐，但一旦你學會了呵晚，會發(fā)現(xiàn)簡直不能更爽了结胀。

02

寫東西前先列好大綱

我們用Word寫東西，基本上都是打開軟件就開寫普监，很少說會提前整理好文章的大綱和腹稿贵试，這其實是一個不好的習慣。

什么叫提前整理好大綱呢凯正？比如我在真正動筆寫這篇文章之前毙玻，其實已經(jīng)用思維導圖列好了整篇文章的結(jié)構(gòu)：

就算你不看完整篇文章，只要一看到這張圖廊散，也可以對我的大概描述內(nèi)容和框架有個基本的認識桑滩。那么這樣做對作者來說有什么好處呢？

A允睹、人的大腦其實是單線條的运准，如果要同時做兩件事情幌氮，效率就會馬上大幅度降低。一邊想一邊寫胁澳，其實就是同時在做兩件事情该互，速度肯定上不去。我們提前列大綱韭畸、打腹稿宇智，其實就是在寫之前把基本內(nèi)容先想好，提前把“思考”這件事情差不多做完胰丁。這樣想的時候只負責想随橘，寫的時候只負責寫，完成速度反而更快隘马。

B太防、列好大綱能夠讓你明確的知道自己的工作量有多少妻顶，具體進展到哪里了酸员。這種確定的目標感讓你更容易專注地寫下去，而不是時不時停下來讳嘱，翻看一下到底寫了多少內(nèi)容幔嗦，并且苦惱于“似乎永遠也寫不完”。

C沥潭、提前確定好大綱邀泉，能夠避免我們在寫Word文檔的時候因為缺乏整體思維，導致多次來回重復的修改和調(diào)整钝鸽，從而節(jié)省時間汇恤。

那么我們應(yīng)該怎樣去做好列大綱的工作呢？就像我之前說的拔恰，強烈推薦思維導圖工具：MAC平臺下用Mindnode因谎，Windows平臺下用Xmind。

即便你沒有思維導圖工作颜懊，也可以用記事本或者其他工具财岔，先思考一下你要寫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是怎么樣的，能夠分為哪些部分河爹，每個大的版塊又包含哪些小的版塊匠璧。把這些事情大體上想清楚，并且用文字或者思維導圖的形式記錄下來咸这。

一開始你可能會有些不太習慣這種“把一件事情分割成兩件事情做”的處理方式夷恍，但實際上分割后你的工作效率反而提升了，很快你就會愛上列大綱的媳维！

03

定制你的操作菜單和快捷鍵

很多人都不知道裁厅，其實Word的操作菜單和快捷鍵在某種程度上都是可以自我定制的冰沙。根據(jù)自己平常的操作習慣和工作需求，把最常見的功能放到最容易操作的位置执虹，或者定義成快捷鍵拓挥，我們使用Word的效率可以馬上得到明顯的提升。

A袋励、定制操作菜單

我使用的Word是2013版本侥啤，默認情況下它的操作菜單是下面這個樣子的：

我們會看到，Word上面的操作功能區(qū)主要可以分成兩大部分：一部分是快速訪問工具欄茬故，另一部分是主操作功能區(qū)（Ribbon）盖灸。

我們先來說快速訪問工具欄。

快速訪問工具欄位于Word軟件的最上方磺芭，而且是默認展開的赁炎，沒有折疊菜單，所以訪問起來是最方便的钾腺，我們可以把自己使用Word時候最頻繁使用的功能加到這里（特別是一些頻繁使用徙垫，但訪問位置特別深的功能）。

舉個例子放棒，假如我們平時用Word經(jīng)常要用到“繪制文本框”這個功能姻报，它在默認設(shè)置下是在這個位置：

也就是說，我們?nèi)绻{(diào)用這個功能的話间螟，要經(jīng)過：點擊“插入”-點擊“文本框”下拉箭頭-點擊“繪制文本框”3個步驟吴旋，假如一個Word文檔涉及幾十個上百個繪制文本框，每次都要這樣操作顯然是非常繁瑣的厢破。

下面荣瑟，我們來嘗試把“繪制文本框”這個功能加到快速訪問工具欄：

這樣的話，我們的Word快速訪問工具欄上就多了一個我們最常用到的“繪制文本框”功能摩泪，把之前需要3個步驟才能調(diào)用的功能簡化為1個步驟即可使用笆焰。

與此類推，其他最常使用的功能加勤，我們都可以用這個方法把它們固定到自己的快速訪問工具欄上面仙辟。

下面再來看看Ribbon功能區(qū)，我們隨便在功能區(qū)一個地方點擊鼠標右鍵鳄梅，發(fā)現(xiàn)有個選項叫“自定義功能區(qū)”叠国，我們點擊它。

彈出來的窗口是下面這個樣子的：

這個窗口包含兩個部分戴尸，左邊包含了Word里面幾乎所有的功能和命令粟焊，而右邊則是所有的Ribbon功能區(qū)塊選項卡和功能分組。

我們看到，Word已經(jīng)默認內(nèi)置了很多選項卡和功能分組项棠，而且這些功能分組都是不可編輯的悲雳，這便是我們的Word默認的功能菜單了。

一般情況下香追，我不會去動這些默認的功能區(qū)設(shè)置合瓢，而是根據(jù)自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分區(qū)里面透典。

舉個例子晴楔，我最經(jīng)常需要用到Word里面的繪制文本框、繪制表格以及分欄這3個功能峭咒，那么我們就可以在自定義功能區(qū)新建一個選項卡税弃，名字可以叫做“常用”，然后把這3個功能加到這個選項卡里面凑队，操作的動圖如下：

通過這種方式则果，我們可以在Ribbon功能區(qū)增加一個屬于自己的功能模塊，然后把自己最常用的功能加到這個模塊漩氨，這樣以后Word使用起來是不是就順手多了西壮？因為你幾乎可以完全按照自己的需1求打造屬于自己的功能區(qū)塊。

如果做的更進一步才菠，我們還可以把Word默認的功能區(qū)塊全部去掉茸时，然后完全按照我們自己的使用習慣來打造上方的功能菜單區(qū)贡定，大家也可以自己打開軟件嘗試一下赋访。

B、自定義快捷鍵

和自定義菜單一樣缓待，我們同樣可以在Word里面自定義快捷鍵蚓耽，把平時最常用到的功能定義為自己最習慣的快捷鍵。

我們先來看看Word里面是如何自定義快捷鍵的旋炒，舉個例子我們經(jīng)常要用到“插入圖片”這個功能步悠，想把這個功能定義快捷鍵為“CTRL+1”整個操作流程如下：

同樣是進入到自定義功能區(qū)的菜單，然后點擊鍵盤快捷方式右邊的“自定義按鈕”瘫镇，選擇自己想要定義的命令鼎兽，然后鼠標在“請按快捷鍵”那里點一下，然后在鍵盤上按下你想要定義的快捷鍵铣除，最后點擊指定按鈕即可谚咬。

通過這種方式，我們可以定義一組符合自己使用習慣的快捷鍵了尚粘。需要注意的是择卦，Word本身已經(jīng)內(nèi)置了數(shù)量龐大的快捷鍵，采用這種方式，我們很有可能覆蓋掉默認的快捷鍵秉继，從而讓你在別的教程中看來的某些快捷操作方式“失靈”祈噪。

想要恢復默認的快捷鍵也非常簡單：還是進入到快捷鍵定義的菜單，然后選擇“重置快捷鍵”即可尚辑。

04

使用好樣式功能

Word的樣式功能使用起來非常簡單辑鲤，但卻可以讓我們在寫文章的時候?qū)⒆⒁饬ν耆劢乖趦?nèi)容上，最大化節(jié)省“格式調(diào)整”的時間杠茬。

為了讓大家對“樣式”功能有最感性的認識遂填，我們來看下面的動畫：

使用“樣式”功能和先輸入文字再調(diào)整格式的操作方式，最大的理念區(qū)別在于：“樣式”的理念是將Word的內(nèi)容和格式相分離澈蝙，讓我們可以做到專注于輸入內(nèi)容吓坚，格式由樣式來自動控制，而不是每次都要選中文字后再一項一項的調(diào)整格式灯荧。

使用樣式功能有下面幾個好處：

A礁击、樣式功能可以大大減少我們調(diào)整文本格式需要花費的時間。

舉個例子逗载，我們要將文本進行如下格式調(diào)整“將字體加粗哆窿，將字體顏色設(shè)置為紅色，然后將字體設(shè)置成斜體”厉斟。如果采用傳統(tǒng)的方法挚躯，我們要選中文本，然后加粗字體擦秽，再然后設(shè)置字體顏色以及設(shè)置為斜體码荔，總共要4步操作。

而如果采用樣式功能的話感挥，假若我們事先定義好了這個樣式缩搅，選中文本之后只需要點擊一下該樣式標簽即可，只需要2個步驟触幼。

事實上硼瓣，如果我們養(yǎng)成良好操作習慣，在輸入文字之前就選擇正確的樣式標簽的話置谦，事實上輸出來的內(nèi)容就已經(jīng)是我們要的樣式堂鲤，根本不需要再進行“選擇文字然后調(diào)整格式”這個操作。

B媒峡、適合批量修改格式

假設(shè)我們已經(jīng)寫完了一份Word文檔瘟栖，里面有10個一級標題，50個二級標題∷坎洌現(xiàn)在領(lǐng)導突發(fā)奇想慢宗，希望你將二級標題的字體統(tǒng)一加大一個字號坪蚁。

如果你沒有使用樣式功能的話，這個突發(fā)要求很可能會讓你崩潰镜沽，因為這意味著你需要進行50次這樣的操作：選擇標題敏晤，調(diào)整字號。就算再快缅茉，沒有個10分鐘估計都搞不定嘴脾。

但假如你一開始就使用了樣式來為內(nèi)容設(shè)置格式，現(xiàn)在就非常簡單了蔬墩。你只需要修改一下定義二級標題的那個樣式的具體格式译打，那么所有二級標題的格式都會跟著改變。

具體的效果如下圖所示：

從圖中我們可以看出：只要修改樣式確定的格式拇颅，那么樣式關(guān)聯(lián)的所有內(nèi)容格式都會跟隨改變奏司。

C、方便自動生成目錄等操作

在樣式功能里面樟插，我們還可以設(shè)置內(nèi)容在全文大綱中的級別韵洋。根據(jù)這些級別，Word文檔能夠自動識別文檔的大綱結(jié)構(gòu)黄锤，從而自動生成目錄搪缨。

為增強感性認識，我們還是來看一下下面的實際操作示范：

要使用樣式功能鸵熟，就需要事先定義好符合我們需要的樣式副编。定義樣式其實非常簡單，只需要在樣式區(qū)新增一個樣式流强，然后將樣式里面的格式設(shè)置成我們需要的形式即可痹届。

舉個例子，我們現(xiàn)在要創(chuàng)建一個正文樣式煮盼，它確定的格式是這樣的：字體為宋體短纵，大小為五號字带污，行間距為1.5倍僵控，顏色是紅色。那么具體的操作過程如下鱼冀；

當然报破，實際創(chuàng)建樣式要考慮的東西還有更多：比如樣式所屬的大綱級別，樣式后續(xù)的段落樣式等等千绪，因篇幅限制這里不再詳細展開充易，大家可自行尋找相關(guān)的教程學習。

所以我們正常撰寫一個Word文檔的過程應(yīng)該是這樣的：根據(jù)實際需要荸型，將文檔的格式分解為幾個固定的樣式盹靴，然后再在Word里面保存這些樣式。真正開始輸入內(nèi)容的時候，先選擇樣式稿静，再輸入內(nèi)容梭冠。這樣你寫出來的文檔，直接就是格式也確定的文檔了改备，根本不需要額外的時間去調(diào)整格式控漠。

如果我們需要大規(guī)模撰寫相同格式的Word文檔，我們還可以將文檔制作成模板悬钳，直接使用模板將會更加快捷盐捷，這部分的教程我們以后也會推出，大家敬請關(guān)注默勾。

05

使用“批量化”和“自動化”工具

所謂的“批量化”或者“自動化”碉渡，是指Word里面有一些功能，能夠幫助我們一次性對多個內(nèi)容進行相同形式的處理母剥，或者讓Word自動幫我們進行一些簡單的處理爆价。

比如上面介紹的樣式功能，就是很好的一個批量化設(shè)置格式的工具媳搪。

說到批量化和自動化铭段，最好的工具非“宏”莫屬。但宏功能使用起來比較復雜秦爆，需要我們有比較多的知識儲備序愚，在這里先不打算展開詳細說，大家可以關(guān)注職場充電寶的后續(xù)教程等限。

在這里主要介紹Word里面最常用的一個批量化處理功能以及自動化工具爸吮，它們分別是“查找替換”功能和“題注”功能。

查找替換功能

查找替換是我們經(jīng)常使用的一個Word功能望门，但它其實比我們想象的還要強大形娇。這個功能，我們最常見的用法是對文檔內(nèi)容進行查找替換筹误，比如把文檔里面的“張三”批量替換為“李四”桐早。

如果結(jié)合通配符，查找替換可以實現(xiàn)更強大的功能厨剪，比如說可以批量把文檔里面的軟回車符去除掉哄酝，空行空格去除掉等等。

除此之外祷膳，其實Word文檔里面的查找替換還可以對特定的格式陶衅、樣式等進行處理。我們打開Word文檔直晨，按“CTRL+H”調(diào)出查找替換窗口搀军，并且點擊下面的“更多”按鈕膨俐，會發(fā)現(xiàn)這個功能其實別有洞天：

比如我們可以對搜索選項進行非常詳細的設(shè)置：

更牛的還在下面，也就是“格式”這個按鈕里面罩句。利用格式替換功能吟策，我們還能對文檔實現(xiàn)很強大的批量格式調(diào)整。

舉個例子的止，假如某份Word文檔檩坚，我們需要批量把原來設(shè)置為“宋體、五號字诅福、黑色”的文本格式調(diào)整為“微軟雅黑匾委、四號字、紅色”氓润。因為原文檔作者沒有使用樣式功能赂乐，我們就沒法用樣式來進行批量修改了，這時候Word的格式替換功能同樣可以很方便的進行批量修改咖气，下面是詳細的操作過程：

我們看到挨措，通過對查找和替換的字體分別進行設(shè)置，我們就可以批量對文檔中的特定內(nèi)容的格式進行設(shè)置了崩溪。除此之外浅役，Word的查找替換功能還能對段亂、樣式乃至語言伶唯、圖文框等進行批量處理觉既，大家可自行摸索。

題注功能

題注功能乳幸，是Word里面自動給圖片瞪讼、表格等特定格式內(nèi)容加上標簽說明的一個功能。有時候粹断，我們需要在Word文檔插入大量的圖片和表格符欠，有些人不知道Word具有這樣的功能，往往采取手動的方式一個一個給圖片和表格加標題瓶埋，操作起來非常麻煩希柿。

下面是一個如何利用Word的題注功能給表格自動加標簽的操作示范：

可以看到，只要為Word表格新建題注悬赏，并且設(shè)置好基本的標簽格式狡汉，那么我們在Word里面插入表格后，這些表格都會自動加上標題了闽颇。

利用同樣的方法，我們還可以讓Word里面插入的圖片自動加上標題寄锐。

除了查找替換功能和題注功能外兵多，Word里面其實還有一些其他批量化和自動化的工具尖啡，比如前面提到過的宏，又比如域功能等剩膘，在這里不一一展開衅斩。

以上便是阿何為您分享的Word提高工作效率的使用技巧了，如果你覺得有所收獲怠褐，別忘了在簡書關(guān)注一下我哦畏梆。

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