本文作者：Spike
一枚有深度章郁，還樂(lè)于分享的 Effier.
一般而言枉氮，筆記文檔少則幾十篇，多則幾百篇甚至上千篇暖庄。因此聊替，需要針對(duì)筆記內(nèi)容建立知識(shí)管理體系。
目前培廓， 在日積月累的使用過(guò)程中惹悄，我的 Effie 中已經(jīng)存了幾十篇文稿。再繼續(xù)將這些文稿存放在文稿箱中肩钠，查看并不方便泣港。
為此，我根據(jù) Effie 的多級(jí)目錄功能价匠，對(duì)文件目錄進(jìn)行調(diào)整和處理当纱。今天分享我是如何使用 Effie 做知識(shí)管理的。
為什么要建立知識(shí)管理系統(tǒng)踩窖？
隨著各種文稿內(nèi)容的增加坡氯，大腦無(wú)法記住每一個(gè)筆記的具體位置。
如此洋腮，當(dāng)我們需要在復(fù)習(xí)場(chǎng)景下想要找到某個(gè)筆記內(nèi)容廉沮，或者在寫作場(chǎng)景下找到某個(gè)寫作素材，很有可能無(wú)法在眾多文稿中及時(shí)找到自己所需要的筆記或者素材文稿徐矩。
為此滞时，我們需要對(duì)既有的文稿內(nèi)容進(jìn)行管理，在不同的文稿之間建立聯(lián)系滤灯，以便在需要的時(shí)候及時(shí)查找所需要的文稿坪稽。
如何進(jìn)行知識(shí)管理沈自？
選擇一個(gè)合適的知識(shí)管理工具。由于強(qiáng)大的編輯體驗(yàn)继效、一鍵將大綱模式轉(zhuǎn)化為思維導(dǎo)圖等特性刺洒，我選擇了 Effie. 當(dāng)然，你也可以選擇其他自己喜歡的工具篙梢。
盡量避免知識(shí)管理誤區(qū)顷帖。常見(jiàn)的知識(shí)管理系統(tǒng)，主要存在以下問(wèn)題：
文件夾/筆記本之間層次關(guān)系混亂
查找特定的文稿/筆記比較困難
那么渤滞，好用的知識(shí)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢贬墩？
方便提取：編輯器屬于知識(shí)庫(kù)妄呕，在用戶需要的時(shí)候陶舞，需要方便提取相應(yīng)的筆記內(nèi)容。如果無(wú)法做到基本的內(nèi)容提取绪励，那么編輯器中內(nèi)容再多也意義不大肿孵。
結(jié)構(gòu)體系化：編輯器的文件夾之間應(yīng)該互有關(guān)聯(lián)，結(jié)構(gòu)清晰疏魏。
具體而言停做，以下是我的知識(shí)管理建議。
文件管理流程化大莫，部署 GTD 文件管理系統(tǒng)
對(duì)于很多人而言蛉腌，只會(huì)單純對(duì)于文件夾進(jìn)行分門別類處理。殊不知葵硕，我們的知識(shí)是不斷更新迭代的眉抬。
比如，我今天記錄的筆記內(nèi)容懈凹，可能再過(guò)一個(gè)學(xué)期蜀变，由于我已經(jīng)基本內(nèi)化了這些筆記內(nèi)容，我再查看這些內(nèi)容的概率就很小了介评。
此外库北，我正在寫一篇論文，目前已經(jīng)收集了很多素材內(nèi)容们陆。當(dāng)我寫完論文發(fā)表以后寒瓦，原有的這些素材內(nèi)容便沒(méi)有意義了。
因此坪仇，應(yīng)該將編輯器中的各種文稿內(nèi)容以一種動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)進(jìn)行審視杂腰，通過(guò)流程化的方式進(jìn)行文件管理，而這點(diǎn)經(jīng)常被人們所忽略椅文。
在《7種常見(jiàn)的任務(wù)管理方法》中喂很，我們已經(jīng)介紹了 GTD.
GTD 方法提出了收集 Capture →理清 Clarify →組織 Organize →回顧 Reflect →執(zhí)行 Engage的完整流程惜颇。
對(duì)此，文稿管理系統(tǒng)可以將文件夾劃分為五個(gè)大類：收件箱少辣、待處理資料凌摄、將來(lái)處理資料、存檔資料漓帅、專題/項(xiàng)目锨亏。
其中，收件箱是所有文稿內(nèi)容的入口忙干。每天打開(kāi)器予，編輯器都在收件箱中進(jìn)行輸入。隨后豪直，再將其轉(zhuǎn)移或者分配至其他對(duì)應(yīng)的文件夾之中劣摇。
待處理資料珠移，相當(dāng)于 GTD 中的 TODO 模塊弓乙。對(duì)于一些需要今日去處理的文稿資料，將其轉(zhuǎn)移至待處理資料文件夾钧惧。這個(gè)文件夾可以包括備忘錄暇韧、清單、日程等子文件夾浓瞪。
至于將來(lái)處理資料類別懈玻，相當(dāng)于 GTD 中的 DOING 模塊，主要包括一些計(jì)劃乾颁、想法等子文件夾涂乌。
存檔資料，相當(dāng)于 GTD 中的 Archived 模塊英岭。歸檔資料部分是筆記內(nèi)容的核心湾盒，主要包括是將前面幾個(gè)階段處理完畢的文稿內(nèi)容進(jìn)行匯總和存檔。此外诅妹，對(duì)于一些專門的主題內(nèi)容罚勾，可以建立專題文件夾，相當(dāng)于 GTD 中的 Projects 模塊吭狡。
下圖為基于 Effie 的 GTD 的文建管理系統(tǒng)尖殃。
由于 Effie 是寫作軟件，我根據(jù)寫作需求划煮，依照 GTD 原則建立了兩個(gè)寫作流程模版送丰。
其中，一個(gè)包括了待處理弛秋、草稿器躏、修改中牵现、完成、發(fā)布五個(gè)寫作階段邀桑。
另外一個(gè)囊括了Todos 待辦瞎疼、Daily Log 日志、Draft-Projects 項(xiàng)目壁畸、Learnings 學(xué)習(xí)贼急、Notes 素材庫(kù)、Research 文獻(xiàn)捏萍、Archived 歸檔等環(huán)節(jié)太抓。
文件和文稿分類標(biāo)準(zhǔn)化，建立簡(jiǎn)單易用的文件管理體系
文稿命名問(wèn)題
建議將核心標(biāo)簽加入文稿名稱之中令杈。即文稿名稱=【標(biāo)簽·子標(biāo)簽】+ 文稿名字走敌。比如，【社會(huì)學(xué)·理論】社會(huì)建構(gòu)理論的發(fā)展歷史逗噩；【社會(huì)學(xué)·方法】深度訪談法掉丽。
這樣命名的好處，避免了增加新的文件層級(jí)异雁，又容易抓住文稿的主要屬性捶障。
文稿標(biāo)簽問(wèn)題
標(biāo)簽是文件夾層級(jí)分類之外的另外一種文件管理方法。在每個(gè)文稿中纲刀，要善用標(biāo)簽项炼。
在標(biāo)題中我們已經(jīng)加入了核心標(biāo)簽，在文稿內(nèi)容示绊，再根據(jù)文稿內(nèi)容添加一些細(xì)化的子標(biāo)簽锭部。
文件夾層級(jí)問(wèn)題
包括 Effie 在內(nèi)的很多工具支持多級(jí)目錄，那么作為用戶如何處理文件的層級(jí)問(wèn)題面褐？
根據(jù)我的長(zhǎng)期使用經(jīng)驗(yàn)拌禾，支持多級(jí)目錄雖然方便用戶無(wú)限對(duì)文建進(jìn)行分類，但是如果分類過(guò)多的話盆耽，用戶需要層層點(diǎn)開(kāi)文件夾蹋砚，反而增加了用戶是使用負(fù)擔(dān)。
因此摄杂，關(guān)于文件層級(jí)坝咐，最好層級(jí)不要超過(guò)三層。
文件夾排序問(wèn)題
某些軟件只支持按照首字母進(jìn)行升冪或者降冪排序析恢，不支持手動(dòng)排序墨坚。這個(gè)時(shí)候，便需要通過(guò)對(duì)文件夾目錄進(jìn)行編碼的方式實(shí)現(xiàn)理想的文件夾排序。
我使用的 Effie 是支持文件夾手動(dòng)排序的泽篮。如果不支持的話盗尸，可以使用數(shù)字編碼對(duì)文件夾名稱進(jìn)行編碼，如圖帽撑。
建立標(biāo)簽索引體系泼各，輔助文件管理
如果編輯器支持標(biāo)簽體系，可以輔助進(jìn)行文件查找亏拉。標(biāo)簽存在兩種扣蜻，一種是為某個(gè)文稿整體打標(biāo)簽，另外一種更為靈活及塘，直接在文稿的某個(gè)部分打標(biāo)簽莽使。
如果標(biāo)簽過(guò)多的話，可能會(huì)逐漸忘記了自己所做過(guò)的標(biāo)簽笙僚，或者打了一些具有相似含義的標(biāo)簽芳肌。
為了避免這個(gè)問(wèn)題，將一些常用的標(biāo)簽進(jìn)行層級(jí)分類整理出來(lái)肋层，建立標(biāo)簽索引體系亿笤。
部署 P.A.R.A. 系統(tǒng)，強(qiáng)化知識(shí)管理
P.A.R.A. 是 Tiago Forte ?提出槽驶，逐漸被廣大用戶所接受的一種信息管理方案责嚷。具體而言鸳兽，P.A.R.A. 是指項(xiàng)目（Project）掂铐、領(lǐng)域（Area）、資源（Resource）揍异、 檔案（Archive）的簡(jiǎn)稱全陨。
其中，領(lǐng)域是指一些需要長(zhǎng)期維護(hù)的事務(wù)衷掷，而這些事務(wù)則是目標(biāo)（Goals）的來(lái)源辱姨，目標(biāo)具體化后便是項(xiàng)目（Project），對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行再分解便是計(jì)劃（Plan）. 至于資源（Resource）則是支持項(xiàng)目（Project）戚嗅、領(lǐng)域（Area）的外部數(shù)據(jù)庫(kù)雨涛。
當(dāng)然，P.A.R.A. 系統(tǒng)也可以和 GTD 系統(tǒng)進(jìn)行整合懦胞。Effie 內(nèi)置了文稿箱替久，相當(dāng)于收件箱。
P.A.R.A. 均有存檔資料 Archived. 為了避免文件夾層級(jí)過(guò)多躏尉，我將待處理蚯根、將來(lái)處理、專題資料等文件夾去除胀糜，直接將其下方的子文件夾變成一級(jí)文件夾颅拦，最后呈現(xiàn)結(jié)果如圖蒂誉。
