01.
提起“開會”摄悯，我相信很多人對它的印象是很不好的，不論您是作為開會人來說愧捕，還是作為聽會人來講奢驯。因為開會時的好多情景都是這樣的：
領(lǐng)導(dǎo)一個人在臺上講個不停，職工一群人在臺下玩得不亦樂乎次绘；40分鐘過去瘪阁，會場上像往常一樣響起了熱烈的掌聲，臺下的手掌一張一合邮偎，臺下的笑臉一迎一逢管跺；但是該解決的問題還是沒有解決，該反映的問題也仍然沒有反映钢猛。
雖然有很多人想要解決這個問題伙菜，但于員工來說，他們無能為力命迈，于領(lǐng)導(dǎo)來說贩绕，開會相比于大量繁雜冗亂的工作，或許是還是一時的逃避之舉壶愤，因此高效開會的解決就被耽擱了下來淑倾。于是，大家漸漸適應(yīng)并默認(rèn)了這樣一種低質(zhì)低效的會議模式征椒，會議變得越來越長娇哆，領(lǐng)導(dǎo)和職工也變得越來越焦慮。
但是不可否認(rèn)的一點是勃救，開會作為任務(wù)下發(fā)與任務(wù)執(zhí)行的重要工作接點碍讨，隨著市場競爭的愈發(fā)激烈，隨著小群體戰(zhàn)略的大勢所趨蒙秒，它在提高企業(yè)工作效率中愈加起到了更重要的作用勃黍。因此，解決高效開會的問題迫在眉睫晕讲。
02.
首先覆获，先來總結(jié)一下目前開會出現(xiàn)低效的幾大類原因。只有明確問題產(chǎn)生的根源瓢省，才可以更精準(zhǔn)更高效的解決問題弄息。
一、會議角度
1勤婚、會議目標(biāo)不明確摹量。
拋開很多員工在開會之后一頭霧水不說，很多會議的召開者可能對于會議的目標(biāo)也并不是十分的清晰。通常只是列一主題對會議框架進(jìn)行梳理缨称，而至于會議主題下的分主題废亭，該主題對應(yīng)哪一部門，該部門的核心業(yè)績及現(xiàn)存問題如何具钥，以及下放到責(zé)任到誰豆村，會議召開者或許并沒有十分清晰。這樣一來骂删，就會導(dǎo)致口頭表述不清掌动，邏輯混亂，造成員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通障礙宁玫，因而導(dǎo)致會議召開并不高效粗恢。
2、會議流程設(shè)計不嚴(yán)謹(jǐn)欧瘪。
除了會議目標(biāo)不明確之外眷射，會議角度另外一個較為重要的因素就是，會議流程設(shè)計不嚴(yán)謹(jǐn)佛掖。這里所指的會議流程設(shè)計妖碉，并不是上文所提到的會議主題之下，會議框架的設(shè)計芥被，而是指欧宜，針對這一框架，時間維度的輔助設(shè)計拴魄。
會議召開者對會議的整體時間一般都有一個較好的把控冗茸，例如我計劃本次會議的召開時間為2個小時，但往往缺乏對各下分流程的時間把控匹中，如會議的討論部分時間估算為多少夏漱，這樣就造成兩個問題。第一顶捷，員工的緊迫感不夠挂绰，因此對其思維的激發(fā)能力較弱，因而使參會過程較為尷尬焊切，容易出現(xiàn)冷場等情況扮授，導(dǎo)致會議時間較長芳室，效率不高专肪。第二，領(lǐng)導(dǎo)把控能力無法凸顯堪侯。對會議時間掌控不好的會議召開者往往會給人帶來拖沓嚎尤、猶豫等性格理解，造成員工的懈怠與放松伍宦，使會議場面缺乏節(jié)奏感芽死，由此導(dǎo)致會議低效乏梁。
二、參會者角度
1关贵、參會人思想未被激活遇骑。
參會人作為會議協(xié)作的主要參與者，他們的思維活躍程度往往決定了會議的效率及質(zhì)量揖曾。參會人思想未被激活的原因有很多落萎，除了上述提到的，會議召開者對會議時間把控能力弱炭剪，導(dǎo)致會議時間長給員工帶來的懈怠感之外练链，還存在下列原因：
（1）會議時間規(guī)劃不合理。明明在思想活躍程度較高的狀態(tài)下奴拦，可以用5分鐘解決的事情媒鼓，卻偏偏規(guī)劃為15分鐘，利用“Y”理論人格假設(shè)來解釋错妖，人們會利用剩余的10分鐘進(jìn)行社交绿鸣、娛樂等，無意之間就阻礙的會議的高效性暂氯。
（2）會議召開者沒有進(jìn)行適當(dāng)放權(quán)枚驻。
在很多大會現(xiàn)場，我們會經(jīng)常目睹這樣的情況株旷，整場會議下來再登，領(lǐng)導(dǎo)的講話率高達(dá)90%，而員工的發(fā)言率僅僅不到10%晾剖。還有這樣的情況：員工任意提議都會被討論锉矢，但最終被否掉，這種情境下齿尽，雖然員工與會議召開者的發(fā)言率較為平衡沽损，但實際上二者并不處于平等的狀態(tài)，久而久之就導(dǎo)致循头，員工沒有激情去說绵估，領(lǐng)導(dǎo)沒有耐心去聽，不能達(dá)到集思廣益的目的卡骂，因而降低會議的效率国裳。
2、參會人員的思路過于開闊全跨，經(jīng)常性偏離主題缝左。
這種情況在生活中也屢屢出現(xiàn)。明明提前通知的是方案討論會，幾個小時下來渺杉，卻變成了茶話會蛇数？？總之是越，之前明確的目的及任務(wù)都隨著時間的推移而竟然憑空消失了耳舅。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的最主要原因有兩點。第一倚评，就是我們之前提到的挽放，對會議目標(biāo)的明確及流程設(shè)計力度不夠，因此導(dǎo)致會議場面略有失控蔓纠。第二辑畦，會議中缺乏流程的監(jiān)督者，這件事如果不由員工代表來做腿倚，就只能由公司的領(lǐng)導(dǎo)甚至?xí)h召開者親自去做纯出。
03.
面臨以上問題，最關(guān)鍵的一點就是敷燎，有什么方法可以使公司做到高效開會呢暂筝？
方法只有一個，就是優(yōu)化開會的流程硬贯。重要的事情說三遍焕襟，優(yōu)化開會流程！優(yōu)化開會流程饭豹！優(yōu)化開會流程鸵赖！
第一步：任務(wù)診斷
任務(wù)診斷是高效開會的第一步。在這一步中拄衰，你需要明確開會的目的以及需要完成的任務(wù)它褪，而且越清晰越好。而作為所謂的任務(wù)診斷翘悉，你還需要進(jìn)行的關(guān)鍵一步就是茫打，分析這個任務(wù)的好與壞，難與易妖混。這可以幫助你順利的判斷老赤，在會議中提出來的好多種方案之中，哪一個的可行性更高制市，由此掌握會議的主動權(quán)抬旺。
第二步：會議分解
在明確任務(wù)以及會議需求后，接下來就要對整個會議的流程進(jìn)行逐步分解息堂。同樣的嚷狞，也需要在這一步當(dāng)中進(jìn)行非常細(xì)致的構(gòu)建和思考，越清晰越好荣堰。將會議的大框架及大框架之下的小分點進(jìn)行逐步梳理后床未，千萬不要忘記，給每一個分點進(jìn)行適當(dāng)?shù)臅r間賦值振坚！保證會議可以在最短最高效的時間中以此完成薇搁。
這一部分你可以自己設(shè)計進(jìn)行，也可以參考下面我介紹的一套完整流程進(jìn)行設(shè)計渡八，我們將會議的展開一共分為7個步驟啃洋，并把每一個步驟總結(jié)為四字詞語便于記憶。
（1）孤立大腦（約10分鐘）
確定成員提出的所有想法屎鳍。在頭腦風(fēng)暴階段宏娄，會議召開者將按照倒計時的方法，讓參會人員將自己頭腦中的想法輸出并整理出來逮壁，請注意孵坚，在這10分鐘之內(nèi)，大家的想法產(chǎn)生盡量獨立窥淆，不要受到其他人的干擾卖宠，以此保證想法的獨特性和產(chǎn)出的公平性，以此來看忧饭，每個人都有說出自己想法的機(jī)會扛伍，且機(jī)會均等，可很好調(diào)動員工的積極性和思想爆發(fā)性词裤。
（2）米花拾掇（約10分鐘）
在頭腦風(fēng)暴這10分鐘過后刺洒，進(jìn)入到米花拾掇階段，將所以以產(chǎn)生的想法按邏輯整理并歸類吼砂。此步驟由會議召開者完成作媚，或員工代表完成，總之不要帶有個人的想法偏見帅刊，以此保證分類的公平纸泡，便于之后討論的再次展開。這10分鐘赖瞒，也正好為參會員工提供一個稍事休息的機(jī)會女揭，保證思維的持續(xù)活躍。
（3）風(fēng)暴思考（約10分鐘）
經(jīng)過米花拾掇環(huán)節(jié)對所有想法的歸類與整理栏饮，我們已經(jīng)將頭腦風(fēng)暴當(dāng)中凌亂不堪的想法歸納的整整齊齊吧兔，一目了然。接下來需要做的是袍嬉，員工將針對每一個類別的所有想法境蔼，再次進(jìn)行深入探討灶平。而與孤立大腦環(huán)節(jié)不同的是，這一過程需要充分與他人進(jìn)行討論與意見交換箍土，享受大腦與大腦之間思維的碰撞逢享。各抒己見，權(quán)衡利弊吴藻，最后達(dá)到一個目的瞒爬，那就是再次確認(rèn)分類的正確性以及想法的有效性。保證各大類之中的想法具有可預(yù)見性及可實施性沟堡。
（4）水桶漫步（約15分鐘）
這一環(huán)節(jié)需要員工和會議召開者共同配合完成侧但。目的是為了對各類別下的優(yōu)質(zhì)意見進(jìn)行進(jìn)一步排查和篩選。這一步驟與會議的任務(wù)診斷緊密相連航罗，會議召開者需要借助各方面因素禀横，全方位衡量每一種方案的可行性，再通過與員工的近距離溝通粥血，進(jìn)一步加深對每一種方案的理解與判斷燕侠。最終得出有效結(jié)論。
（5）麥稈投票（約10分鐘）
在這一環(huán)節(jié)中立莉，員工需要對各類下的方案及想法進(jìn)行投票表決绢彤，以此保證會議的公開透明性，并有利于會議高效的召開蜓耻，避免因意見不同意而產(chǎn)生的分歧導(dǎo)致時間的浪費茫舶。
（6）鐵鍬選擇（約10分鐘）
這一過程的最主要目的就是，根據(jù)上一環(huán)節(jié)的投票結(jié)果刹淌，員工與會議召開者可對上一輪的投票進(jìn)行意見反饋饶氏，并通過進(jìn)一步協(xié)商與磨合，敲定初步的討論結(jié)果有勾。
（7）環(huán)形確定（約10分鐘）
在初步確定會議方案的基礎(chǔ)上疹启，對全體員工再一次進(jìn)行地毯式問詢，再次向其尋求意見及建議蔼卡，以保證方案通過的完整性及結(jié)果的有效性喊崖。
第三步：會議總結(jié)
對到會人員進(jìn)行致謝，并對會議上達(dá)成的方案進(jìn)行進(jìn)一步闡釋及確定雇逞，以保證溝通的順暢性荤懂，確保信息準(zhǔn)確無誤的傳達(dá)至所有人。
至此塘砸，一個以目標(biāo)為導(dǎo)向的會議流程全部完成节仿。
現(xiàn)在，在保證會議任務(wù)圓滿完成的基礎(chǔ)上掉蔬，如果你還想進(jìn)行進(jìn)一步氣氛的活躍以及團(tuán)隊凝聚力的構(gòu)建廊宪，那么矾瘾，盡情消磨時光去娛樂，去玩耍吧~
