導語
最近一個月粪躬，團隊正式啟用Worktile作為新的團隊協(xié)作工具。工欲善其事殿托，必先利其器霹菊，所以我在使用這個工具之前，將官網文檔和用戶都看了一遍支竹，感覺自己已經對這款工具十分熟悉了旋廷。
直到某天將一資深程序員大媽拉到項目中鸠按，才發(fā)現(xiàn)官方文檔對協(xié)作工具的使用僅僅停留在工具使用層面，沒有深入的心法層面柳洋，所以大媽他一上來看到我混亂的編排待诅，就忍不住重構了，給出了一份使用規(guī)約熊镣，并附了一個正確的使用模板卑雁。
看過文章才知道大媽原來從2013年就受邀使用 Trello，并結合自己的項目開發(fā)和知識管理的經驗寫了一篇使用指南绪囱，現(xiàn)在看來测蹲，這篇文章還尚未過時，甚至還有很大的參考作用鬼吵。
后從同事處得知扣甲，大媽原來之前也使用過 Tower，那時候 Tower 才上線不久齿椅，問題不少琉挖，程序員發(fā)現(xiàn) bug 并反饋 bug 幾乎是直覺反應，何況這位大媽還是資深的涣脚，所以習慣性地吐槽并提交反饋意見示辈。
一開始 Tower 的客服小哥的態(tài)度還十分熱情，接一個 bug 就回一個謝謝遣蚀，沒想到提交的意見越來越多矾麻，堆積成山，慢慢地芭梯，客服小哥就沒有回音了……
好险耀，以上將大媽的背景故事介紹完后，我就要說我為啥要寫這篇文章了玖喘，如你所見甩牺，大媽的語言風格比較獨特，一般人讀起來會比較費力累奈，同時為了讓更多人掌握正確使用協(xié)作工具的方法贬派，覺得非常有必要將這篇文章稍微整理并翻譯增補了下，力圖將后來者能盡快將協(xié)作工具用上手费尽。
大綱
協(xié)作工具看似簡單赠群，但內中涉及的管理概念確實極多羊始，包括：
- 一旱幼、概念介紹：Scrum 敏捷開發(fā)任務板說明
- 二、組合任務：服從GTD原則
- 三突委、達成共識：認同使用原則
- 四是趴、設定任務：符合SMART 原則
- 五翁垂、提高效率：分享協(xié)作工具使用技巧
一痪寻、概念介紹：Scrum 敏捷開發(fā)任務板說明
Trello 和 Worktile 的設計原型來自掛在墻上的任務板，出自《硝煙中的Scrum和XP》這本書勾笆，操作方法如下圖：
NOT CHECKED OUT （未完成）
表示沒有完成的事情，所有雜七雜八的事情都可以用任務卡的方式往貼在這一欄桥滨。
CHECKED OUT（完成）
自己覺得事情完成了窝爪，就將該任務卡移到往 CHECKED OUT 。
DONE（終結歸檔）
「DONE」需要由團隊來定義齐媒，只有團隊成員檢查蒲每，確認可以交付喻括，并幫助將任務卡移動過去望蜡，這件事情才算是完成。
所以拷恨，務必要抱著符合大家認可的態(tài)度去做事情脖律，否則事情永遠不能被「DONE」
SPRINT GOAL（目標）
這張圖的橫軸表示時間點，最終點為截至日期（deadline）挑随；縱軸為任務總量状您。任務開始后的每一天，團隊成員都需要匯總數(shù)據(jù)兜挨，標記進展狀態(tài)膏孟，跟蹤任務進度，以此來提醒團隊不要偏離目標航線拌汇，一旦發(fā)現(xiàn)噪舀，馬上調整魁淳，回到正軌。
UNPLANDEN ITEMS （計劃外的事項）
總會遇到偏離計劃但又必須去做的突發(fā)事件与倡，這樣就要將這些計劃外的事項都歸到一欄息拜，其意義在復盤總結的時候能達到以下三個目的：
- 盡可能少地安排計劃外的事情
- 盡可能在事前把計劃想到周全一點
- 要搞清楚打亂團隊計劃的因素是什么，如何避免？
NEXT（待辦）
事實是這樣的：一個項目尚未結束少欺，另一個項目馬上就要開啟了喳瓣，先不管是拍腦袋還是深思熟慮，團隊人數(shù)就那么多赞别，在項目尚未結束之前畏陕，與項目無關的、
緊急和重要程度都比較低的事情都只能堆在待辦箱子里呆著仿滔。
二惠毁、組合任務：服從GTD原則
所有任務卡的生命周期如下:
此處插個圖，大家可將五條豎欄看做五條泳道崎页。
INBOX=》TODO=》DOING =》CHECKING=》DONE
INBOX
團隊成員可以在INBOX中自由創(chuàng)建仁讨，收集需求
TODO
成員在TODO中主動認領，完成任務分配.
- 自領：進入任務卡中自行領取
- 指派：如已明確分工实昨，可以指派某個成員為任務卡的執(zhí)行人
DOING
DOING表示成員是在在執(zhí)行任務卡的過程中洞豁。
原則：
- 每個人至多只能同時執(zhí)行兩件任務
- 在DOING 泳道中的任務卡不應該超過成員總數(shù)的2倍
CHECKING
通過成員間的相互CHECKING，確保任務完成預設目標荒给。
- CHECKING等同于科研中的「同行評審」
- 成員間可以主動評審丈挟，也可以約定固定主持人來復查
- 評審的人一定要留下評注，以便評審明確職責
DONE
DONE中暫存當前階段完成的事務
- 每次活動真正完成后志电，都應該進行歸檔
- 當然曙咽，發(fā)覺有重復出現(xiàn)的任務，可復制任務卡重開一輪
三挑辆、達成共識：認同使用原則
工具以人為本例朱，協(xié)同工具是為了解決小團隊內部協(xié)同問題的，一定要所有成員達成共識鱼蝉，認同流程洒嗤，才能 主動按規(guī)約推動每個任務卡的前進，否則溝通成果高過執(zhí)行成本魁亦，就沒人用了渔隶，所以一定要全員都認可以下原則：
- 將一個活動各種事務，放在專用項目泳道中洁奈，宏觀掌握整體進展间唉，每個項目只關注一件事情，其中的任務板設置必須與項目密切相關
- 每個項目的成員不要超過7人利术，每條泳道中的任務卡不應該溢出泳道呈野，太多任務卡和人擠在同一個泳道中將無法協(xié)同
- 每個成員同一時刻在 DOING 泳道的任務卡不應該超過兩個
- 只要任務卡被認領或指派，就一定要有個結果印叁，形成任務的閉環(huán)被冒，任務卡需被成員核查過才可算完成商佛，任務卡不能自行操作結束
嚴格執(zhí)行
有了團隊共同規(guī)約后，一定要嚴格執(zhí)行姆打，否則只有其中一兩位成員在每天使用協(xié)作工具，其它成員從來不打開來更新肠虽，是沒有用的幔戏。
協(xié)作工具說到底也只是工具，不是管理制度税课，要盡可能的通過任何可能的渠道強調協(xié)作工具是公司內部正式事務的唯一執(zhí)行評價標準闲延，才可能讓大家在工作中喜歡上協(xié)作工具。
隨時改進
眾多的協(xié)作工具的原理基于敏捷開發(fā)管理經驗韩玩，是對現(xiàn)實即時貼形成的看板系統(tǒng)的在線模擬垒玲，是敏捷開發(fā)管理過程的最小集合，只提供了最基本的看板功能找颓，所以合愈，其使用可以完全根據(jù)現(xiàn)實看板的使用來操作。
每個項目都有各自不同的問題击狮，大家一定要根據(jù)使用中的問題佛析，及時調整使用規(guī)約，讓大家感覺到協(xié)作工具是收為己用的工具彪蓬，越用越爽寸莫，這樣才能真正發(fā)揮協(xié)作工具的真正作用。
四档冬、設定任務：符合 5W1H 與 SMART 原則
任務卡的內容膘茎，該符合管理學中的 5W1H 與 SMART 原則：
量化（Specific）
任務應該足夠明確，這就要求執(zhí)行者將懸在空中的大任務拉下來酷誓，逐項分解披坏，做個檢查清單，每個檢查清單都確保能完成盐数，具體而言刮萌，一個任務卡至多在一周以內完成的，每個檢查清單至多在一天完成娘扩。
可衡量（Measurable）
怎么樣才算是做完了着茸，做完了怎么才算好？這都需要一個判定指標琐旁。無法進行衡量的任務是不可能的任務涮阔，所以，能量化的就量化灰殴，不能量化的就質化敬特。
可執(zhí)行（Attainable）
不能假設所有志愿者都是經驗人士
任務卡中應該盡可能的給出具體的執(zhí)行指導掰邢，以便成員可以參考，也幫助理解任務的真正目的
有關聯(lián)（Relevant）
協(xié)作工具之所以存在伟阔，就是因為任何一個任務在組織里都不是單獨存在的辣之，所以，成員在任務卡中可以加入其它任務卡的鏈接皱炉，以說明當前任務的來龍去脈怀估，以便成員用正確的順序來完成，比如合搅，易拉寶的完成多搀，就可以設立為:
- 易拉寶設計- 易拉寶制作- 易拉寶部署- 易拉寶回收
用以上幾個獨立的SMART 任務卡進行關聯(lián)性追蹤
有邊界（Time-based）
所有活動或項目，時間灾部、資金和人力等各種資源都是有限的康铭，所以，在任務卡中指明關鍵資源限制非常必要赌髓，大部分的協(xié)作工具都有截止時間設定从藤，請毫不吝嗇地使用。
五锁蠕、提高效率：分享協(xié)作工具使用技巧
安裝移動應用
大部分的協(xié)作工具都已經提供全平臺兼容的移動應用呛哟，可在室外，隨時查閱信息匿沛、處理問題扫责、更新執(zhí)行、關注提醒等逃呼。
無需頻繁查看提醒
頻繁查看就等于「刷」鳖孤，「刷」而不做，那跟「刷」豆瓣微博有什么區(qū)別抡笼？所以苏揣，正確的使用方法就是明確任務之后就立刻去做，給自己設置4個番茄時鐘推姻，大概兩個小時之后才去更新任務卡狀態(tài)平匈，再順便查看提醒，及時跟上團隊進度藏古。
將任務卡視作維基
大部分的協(xié)作工具內置了非常完善的全文搜索增炭，盡可將任務卡視作維基，這就應該要求成員在執(zhí)行過程中：
- 使用Markdown 格式
- 盡可能地用SAMRT原則詳盡地說明
- 將所有執(zhí)行的證據(jù)拧晕、鏈接和文檔進行增補
善用 Checklist
任務卡中的 Checklist 只是個執(zhí)行的要點提醒隙姿，具體每個要點的執(zhí)行都會產生新的可用資源，應該以鏈接或是附件的形式記錄在任務卡中厂捞，比如文檔/設計圖形输玷，以便隨時復用队丝。這樣一來，每個任務卡就自然形成了活動總結中的一個章節(jié)欲鹏，會后總結就可直接復制過去机久。
同時，checklist 是可以復用的赔嚎，那么膘盖，每次組織活動到相關環(huán)節(jié)就可將一個完備的checklist 從上次任務卡中復制過來。
正視工具
工具須以人為本尽狠，如果工具起到反作用，那還不如紙筆這種原始而高效的工具叶圃。
參考資料
- 我是如何成為大媽的
- 硝煙中的Scrum和XP
- Trello使用手冊(v13.5.9)
- SMART原則 - MBA智庫百科
- 5W1H - Woodpecker Wiki for CPUG
- Trello使用手冊
- 團隊協(xié)作工具書
迭代
- 2015-09-02 00:08:13 大媽審閱提供大量意見袄膏，得用一篇文章挖坑
- 2015-09-01 21:34:32 補增部分鏈接
- 2015-08-31 12:59:43 加圖
- 2015-08-31 10:06:20 補增
- 2015-08-31 01:14:46
