推薦一款全面好用的在線文件協(xié)作工具——億方云光戈,你值得一用哪痰!

本文來自:億方云“效率達(dá)人”Luces

在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代,處處充斥著各類信息久妆。作為運(yùn)營(yíng)自媒體的一員晌杰,在海量信息中收集信息,轉(zhuǎn)化為素材筷弦,并對(duì)文件進(jìn)行有效的管理肋演,才是對(duì)我們的一個(gè)挑戰(zhàn)。

▍背景

我們團(tuán)隊(duì)有 8 個(gè)人烂琴,是一幫大學(xué)時(shí)的好友惋啃,現(xiàn)在都有各自的工作。幾個(gè)月前监右,我們想做一個(gè)副業(yè)边灭,寫公眾號(hào),登上自媒體的時(shí)代班車健盒。

關(guān)于這份「工作」绒瘦,我們一開始的分工如下:

收集

每天,我們的設(shè)備都會(huì)推送大量訂閱的信息扣癣,我們各自會(huì)從新聞惰帽、軟文、科普父虑,或者想法中挑選出一些有價(jià)值的信息该酗,并放在下一步的「分享」任務(wù)中。此外士嚎,還有很多平時(shí)的靈感和想法呜魄,都會(huì)主動(dòng)收集起來,作為「信息的初步篩選」莱衩。

分享

在我們各自都或多或少地收集了「可以寫」的信息之后爵嗅,會(huì)將這些信息發(fā)布,我們使用釘釘群笨蚁、微信群來作交流睹晒,大家一起討論趟庄、分析各種選題,使之進(jìn)一步地得到落實(shí)伪很。

寫作

當(dāng)確立了選題之后戚啥,我們通常 1-2 人一起完成一篇文章,而其中更多的時(shí)間只是各自寫各自的選題锉试,寫好了再發(fā)到群里猫十,大家討論。因?yàn)橛?8 個(gè)人键痛,負(fù)責(zé)寫稿的有 4-5 人炫彩,平均分配給每個(gè)選題的時(shí)間周期長(zhǎng)匾七,各小組對(duì)應(yīng)的交稿時(shí)間也相對(duì)寬松絮短。

協(xié)作流程的改進(jìn)

可是,反觀這樣的工作模式昨忆,我們都發(fā)現(xiàn)這樣的工作效率并不高丁频。作為一個(gè)寫公眾號(hào)的團(tuán)隊(duì),我們發(fā)現(xiàn)實(shí)際的協(xié)作僅在于信息的分享邑贴,以及討論可行性席里。而且我們經(jīng)常遇到一個(gè)項(xiàng)目多人參與的情況,每個(gè)人負(fù)責(zé)一部分工作拢驾,資料都在各自電腦本地奖磁,項(xiàng)目信息可以通過開會(huì)同步,但當(dāng)前項(xiàng)目資料實(shí)時(shí)變化無法同步繁疤。

為了規(guī)避這樣的情況咖为,造成時(shí)間的浪費(fèi),最重要的部分——寫作稠腊,往往都獨(dú)立完成躁染。這樣的文章卻少了團(tuán)隊(duì)的思考和配合,帶來的結(jié)果是文章中總是存在一些缺陷架忌,例如客觀性吞彤、文法邏輯、排版等……如果離預(yù)期稿件還有一段距離的叹放,我們還會(huì)反復(fù)在群里收發(fā)這一篇稿件饰恕,反復(fù)修改,耗費(fèi)了很多時(shí)間和精力井仰。

對(duì)于存在的這些問題懂盐,我也曾和我的團(tuán)隊(duì)一同討論:

Q:對(duì)于收集信息的階段,還存在什么問題糕档?

A: 我發(fā)現(xiàn)提交的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)重復(fù)相似的素材莉恼,這樣實(shí)際上浪費(fèi)了一半的時(shí)間拌喉。

A2: 對(duì)于歷史分享過的消息,要不停地上翻查找聊天記錄俐银,很累尿背。

Q:對(duì)于素材的管理,我認(rèn)為有些混亂捶惜,你們覺得呢田藐?

A:的確,對(duì)于遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作吱七,目前在微信群里討論選題時(shí)汽久,時(shí)而會(huì)發(fā)生信息錯(cuò)位、理解錯(cuò)誤踊餐,都是由于缺少可視化操作的低效信息傳遞問題景醇。此外,我們沒有辦法直觀地在素材中進(jìn)行標(biāo)注和交流吝岭。

Q:為何無法實(shí)現(xiàn)多人都參與到一個(gè)選題的創(chuàng)作三痰?

A:如果更多的人參與到一個(gè)項(xiàng)目,理論上會(huì)得出更好的結(jié)果窜管;但沒有辦法實(shí)時(shí)同步散劫,在文件流轉(zhuǎn)過程中信息無法得到有效的傳遞。

需要解決的問題

歸納以上我們團(tuán)隊(duì)的 Q&A幕帆,產(chǎn)生的問題主要在于:

查找文件速度低下

頻繁地收發(fā)文件

編輯時(shí)缺少交流

項(xiàng)目?jī)?nèi)外對(duì)接低效

這些問題获搏,一直讓我們的工作效率不高,文章產(chǎn)出的質(zhì)量也沒有預(yù)期中的好失乾,而且都覺得工作流程有些復(fù)雜常熙,長(zhǎng)期幾個(gè)項(xiàng)目下來,令人頭疼仗扬。

為了我們的協(xié)作項(xiàng)目變得簡(jiǎn)單和高效症概,我們團(tuán)隊(duì)也開始尋找解決問題的途徑……

首先,回到最根本的地方早芭,一切問題都是關(guān)于文件的彼城,不論是文稿、表格退个、腦圖還是圖片募壕,我們團(tuán)隊(duì)都是圍繞這些東西工作的,在之前的項(xiàng)目協(xié)作中语盈,它們似乎從互聯(lián)網(wǎng)上收集后就成為了在微信聊天記錄中的信息流舱馅,漸行漸遠(yuǎn)……沒有一個(gè)固定的位置來存放。如果這些最根本的文件問題無法得到有效解決刀荒,那么工作效率更是無從談起代嗤。

▍那么棘钞,這些文件該如何儲(chǔ)存呢?

放棄了通過傳統(tǒng)聊天工具進(jìn)行協(xié)作的方式后干毅,云端協(xié)作辦公平臺(tái)成為更好的方式——那也就是企業(yè)網(wǎng)盤宜猜。在對(duì)企業(yè)網(wǎng)盤進(jìn)行了解之后,我們找到了億方云硝逢、堅(jiān)果云姨拥、金山企業(yè)網(wǎng)盤、搜狐企業(yè)網(wǎng)盤等等網(wǎng)盤服務(wù)提供商渠鸽。

首先是價(jià)格

眾所周知叫乌,企業(yè)網(wǎng)盤服務(wù)肯定都要收費(fèi),對(duì)于一個(gè)我們這樣的小規(guī)模自媒體團(tuán)隊(duì)徽缚,許多企業(yè)網(wǎng)盤動(dòng)輒 500-600 的年費(fèi)憨奸,有的甚至一兩千,在還沒有可觀收入的前提下猎拨,我們更看重的是免費(fèi)的服務(wù)膀藐。

億方云體驗(yàn)版屠阻,沒有年費(fèi)红省,人數(shù)上限 5 人,而且擁有 20G 的儲(chǔ)存空間国觉,對(duì)小團(tuán)隊(duì)來說吧恃,綽綽有余。對(duì)比之下麻诀,搜狐企業(yè)網(wǎng)盤付費(fèi)版才提供 10G痕寓,堅(jiān)果云也要付費(fèi),雖然其提供的儲(chǔ)存空間要多一些蝇闭,有 50G呻率,但是在億方云高性價(jià)比的優(yōu)勢(shì)下,我們還是選擇了億方云呻引。

文件管理優(yōu)勢(shì)

在最終決定之前礼仗,我們也對(duì)億方云進(jìn)行了一番考察和對(duì)比。到底靠譜嗎逻悠?能否為我們團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生的問題提供解決方案呢元践?

上傳

對(duì)比堅(jiān)果云,億方云能夠支持不限文件大小童谒,而且能夠秒傳大文件单旁,這些是堅(jiān)果云付費(fèi)版也不具有的。同時(shí)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳饥伊,上傳文件很省心象浑。操作行云流水蔫饰,不浪費(fèi)我的時(shí)間。

搜索

除了支持通過文件/文件夾的基礎(chǔ)搜索功能愉豺,還可以自定規(guī)則來高級(jí)搜索死嗦,這也是堅(jiān)果云和搜狐企業(yè)網(wǎng)盤所不具備的。

預(yù)覽

比較下來粒氧,各網(wǎng)盤都支持 Office越除、PDF、圖片等常見文件的預(yù)覽外盯,但唯獨(dú)億方云獨(dú)樹一幟摘盆,支持高級(jí)預(yù)覽,能夠預(yù)覽更多類型的文件饱苟,這對(duì)于應(yīng)用類型更復(fù)雜的工作場(chǎng)景來說更加便捷孩擂。

編輯

都支持文件/文件夾的新建、復(fù)制箱熬、移動(dòng)类垦、刪除、重命名城须、預(yù)覽蚤认、打開等操作,以及還原刪除的文件糕伐。但億方云的一個(gè)功能正好戳中了我們的痛點(diǎn)砰琢,文件評(píng)論功能,成員可以就該文件進(jìn)行討論良瞧,讓問題能夠很快地得到解決陪汽。

開始使用

在文件管理提供商的篩選中,億方云的高性價(jià)比是我們的首選褥蚯,功能很多挚冤,界面也很簡(jiǎn)潔,就像打開了自己電腦的另外一個(gè)文件夾赞庶,不需要太多的學(xué)習(xí)成本训挡,即可上手使用。以下為億方云的一些特色功能尘执,提高了協(xié)同工作的效率舍哄。

方便的評(píng)論功能

簡(jiǎn)單的幾個(gè)步驟,即可將文件發(fā)給同事誊锭,分享時(shí)還可以添加留言表悬。對(duì)方會(huì)接收到相應(yīng)文件的提醒。

方便的「消息」欄

億方云的消息基于文件的丧靡,每次討論都只與當(dāng)前的文件有關(guān)蟆沫,保障了討論質(zhì)量籽暇。

文件預(yù)覽

億方云支持多種文件的預(yù)覽,有時(shí)候懶得下載到本地饭庞,可以直接在客戶端中打開在線查看戒悠。除了常規(guī)的文檔格式支持,PSD舟山、SVG绸狐、EPS 等圖片格式也不在話下。

▍使用億方云帶來的改變

在億方云的加持下累盗,我們團(tuán)隊(duì)的工作效率得到了明顯提升寒矿,而工作流程也變得簡(jiǎn)單了許多。不需要再頻繁打開若债、切換聊天軟件符相、寫作軟件,很多操作直接在億方云的客戶端就可以完成蠢琳。

我們此前產(chǎn)生的棘手問題在億方云中得到了解決啊终。億方云有一個(gè)很贊的文件評(píng)論功能,可以對(duì)所需素材直接進(jìn)行討論傲须。同時(shí)蓝牲,查找素材也十分方便,直接通過簡(jiǎn)單的輸入躏碳,回車搞旭,即可實(shí)現(xiàn)散怖。另外菇绵,終于可以實(shí)現(xiàn)多人參與一個(gè)項(xiàng)目的寫作,文件實(shí)時(shí)更新镇眷,保持信息同步咬最。避免了文件傳輸?shù)姆爆嵾^程,大幅提升團(tuán)隊(duì)工作效率欠动。

現(xiàn)在我們的工作流程也有了不少改進(jìn)永乌,從原來的「收集 - 分享 - 寫作」也在網(wǎng)盤中變成「收集 - 寫作」。因?yàn)槭占骄W(wǎng)盤的同時(shí)就可以針對(duì)該文件進(jìn)行討論分析具伍,不需要再單獨(dú)作為一個(gè)程序去走翅雏,讓我們的工作變得簡(jiǎn)單高效。對(duì)我而言人芽,甚是歡喜望几。

另外,億方云的移動(dòng)客戶端(iOS萤厅、Android)界面簡(jiǎn)潔橄抹,功能強(qiáng)大靴迫。出門在外沒有攜帶電腦時(shí),也能實(shí)時(shí)處理消息楼誓,輕松查看文件玉锌,常用的功能都觸手可及∨备總而言之主守,當(dāng)我用上了億方云,我們團(tuán)隊(duì)的工作幾乎將所有部分都交給了它榄融,現(xiàn)在都已經(jīng)離不開億方云了丸逸。此外,關(guān)于數(shù)據(jù)安全問題剃袍,億方云在這方面也做的很出色黄刚,很讓我放心。

▍更多功能

在使用過程中民效,億方云中存在令我們耳目一新同時(shí)也帶來極大便利的一些功能憔维,讓我覺得「咦?網(wǎng)盤原來也能這么玩畏邢?」

文件歷史版本

隨著文件的不斷修改和更新业扒,億方云會(huì)自動(dòng)保存文件的歷史版本和歷史修改記錄,可隨時(shí)追溯查看舒萎,免費(fèi)版支持10個(gè)歷史版本保留程储,最多支持 100 個(gè)歷史版本保留。歷史版本可實(shí)現(xiàn)設(shè)為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作臂寝。

發(fā)起文件收集

在億方云上發(fā)起文件收集邀請(qǐng)章鲤,被邀請(qǐng)人接收到信息后,可以自行將文件上傳到指定的文件夾中咆贬,無需傳統(tǒng)的郵件或微信收發(fā)败徊,大大減少文件收集時(shí)間。

文件審閱

和以往檢查文件就是打開細(xì)讀一遍不同掏缎,當(dāng)文件需要多人確認(rèn)時(shí)皱蹦,可發(fā)起審閱,支持多個(gè)文件同時(shí)發(fā)起審閱 眷蜈。審閱可導(dǎo)出 Word 格式的記錄文件沪哺,包含審閱詳情(標(biāo)題、發(fā)起人酌儒、發(fā)起時(shí)間辜妓、審閱人)、審閱文件和審閱回復(fù)。

團(tuán)隊(duì)內(nèi) / 外分離

這樣的功能能讓項(xiàng)目?jī)?nèi)外的人交接嫌拣,同時(shí)也不影響項(xiàng)目?jī)?nèi)的工作柔袁。可按項(xiàng)目需求與外部協(xié)作者建立共享空間异逐,也支持對(duì)不同成員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置捶索,保證文件安全前提下實(shí)現(xiàn)各種協(xié)作需求。例如灰瞻,寫作組與視覺組分工協(xié)作腥例,互不干擾,而又可以分享一些共同主題的文件酝润,來實(shí)現(xiàn)步調(diào)一致燎竖。

本地 / 云端同步

另外,非常值得一提的一點(diǎn)要销,在于本地文件實(shí)時(shí)與云端文件同步构回,意味著我不再需要把文件從本地復(fù)制,再粘貼到億方云中疏咐。省去了文件傳輸?shù)倪^程纤掸,使媒介「網(wǎng)盤」的概念淡化,只有本地和云端的差別浑塞。

這一功能在開始使用網(wǎng)盤時(shí)就會(huì)提示用戶設(shè)置借跪,之后「我的企業(yè)文件中」的用戶根目錄中的所有內(nèi)容都可以與用戶的設(shè)備同步,簡(jiǎn)單方便酌壕,推薦使用掏愁。

如果錯(cuò)過了這個(gè)設(shè)置,不用擔(dān)心卵牍,只要選中了文件/文件夾果港,右鍵后選擇「同步到本地」;另外辽慕,客戶端內(nèi)的右上角總會(huì)有一個(gè)「同步」開關(guān)京腥,打開即可享受高效的文件管理方式。


▍寫在最后

關(guān)于億方云溅蛉,對(duì)我?guī)砹藰O大的便利,單是免費(fèi)版就能提供強(qiáng)大的功能他宛,滿足各種協(xié)作需求船侧。在億方云的支持下,我們團(tuán)隊(duì)公眾號(hào)此前產(chǎn)生的種種問題都得到了很好的解決厅各,出稿效率得到了很大的提升镜撩,文章質(zhì)量也得到了優(yōu)化。這讓我們可以一心投入到創(chuàng)作當(dāng)中,而不被文件管理問題所煩惱袁梗。

我們團(tuán)隊(duì)也將會(huì)繼續(xù)支持億方云宜鸯,并且在日后會(huì)考慮升級(jí)套餐方案,能帶來更多的實(shí)用功能遮怜,讓原創(chuàng)的好文贏在起跑線上淋袖。

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