上一篇文章里准浴，我們已經(jīng)邁出了在 Notion 中搭建個人事務(wù)管理系統(tǒng)的第一步，完成了任務(wù)數(shù)據(jù)庫頁面的創(chuàng)建闻书，知道了怎樣定義 table 字段，并且實現(xiàn)了幾個用公式計算的字段脑慧。同時也提出了疑問，在使用這個頁面做任務(wù)管理時砰盐，任務(wù)的粒度應(yīng)該怎么確定闷袒？對于一些可以拆分成多個子任務(wù)的復(fù)雜任務(wù)來說，應(yīng)該怎么管理才合理岩梳？

在本篇文章中囊骤，我們帶著問題晃择，來了解一下什么是 P.A.R.A 方法，它究竟能為我們搭建事務(wù)管理系統(tǒng)提供什么樣的理論依據(jù)也物。

P.A.R.A 方法 - 一種管理數(shù)字化信息的通用系統(tǒng)

一種管理數(shù)字化信息的通用系統(tǒng)宫屠，這是 P.A.R.A 方法 的提出者，著名生產(chǎn)力專家 Tiago Forte 的定義滑蚯。以下內(nèi)容翻譯自官方網(wǎng)站：

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想象一下一個完美的管理系統(tǒng)浪蹂。它支持并增強(qiáng)了您所做的工作，準(zhǔn)確地告訴您應(yīng)該將一條信息放在哪里告材，以及在您需要的時候在哪里找到它坤次。
這個系統(tǒng)必須是：

• 通用，包含任何來源的任何可以想到的信息
• 靈活斥赋，能夠在現(xiàn)在和將來參與任何項目或活動
• 簡單缰猴，不需要任何超過最低限度的耗時的維護(hù)、編目疤剑、標(biāo)記或重新組織
• 可操作滑绒，與任務(wù)管理方法和項目管理方法無縫集成
• 跨平臺，能夠與任何已有或尚未開發(fā)的應(yīng)用程序一起使用
• 以結(jié)果為導(dǎo)向隘膘，用一種可以支持交付有價值工作的方式組織信息
• 模塊化蹬挤，允許根據(jù)當(dāng)前任務(wù)的需要隱藏或顯示不同級別的詳細(xì)信息
• 機(jī)會主義，從好的意義上講棘幸，利用已經(jīng)完成的工作焰扳，而不是開銷專門的時間

我相信我已經(jīng)開發(fā)了一種管理數(shù)字信息的系統(tǒng)，它滿足了所有這些要求误续。在向各種各樣的人介紹了幾年之后吨悍，我相信它是有效的。在這篇文章中蹋嵌，我將嘗試向你展示如何做到這一點育瓜。

P.A.R.A 代表 Projects?-?Area?-?Resources?-?Archives，這四個頂級類別涵蓋了您在工作和生活中可能遇到的所有類型的信息栽烂。

讓我們從定義開始躏仇。這些都是非常精確的表述：

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Project 是“與一個目標(biāo)相關(guān)的一系列任務(wù)，有最后期限”腺办。
比如：完成應(yīng)用程序模型焰手；開發(fā)項目計劃；執(zhí)行商務(wù)發(fā)展活動怀喉；撰寫博客文章书妻；敲定產(chǎn)品規(guī)格；參加會議

Area 是“一組活動范圍躬拢，有一個需要長期保持的標(biāo)準(zhǔn)”躲履。
比如：健康见间；財務(wù)；職業(yè)發(fā)展工猜；旅游米诉；愛好；朋友篷帅；公寓史侣；汽車；生產(chǎn)力犹褒；直接報告抵窒；產(chǎn)品開發(fā)；寫作

Resource 是“持續(xù)感興趣的話題或主題”叠骑。
比如：習(xí)慣養(yǎng)成李皇；項目管理；超人類主義宙枷；咖啡掉房；音樂；園藝慰丛；網(wǎng)絡(luò)營銷卓囚；搜索引擎優(yōu)化；室內(nèi)設(shè)計诅病；建筑哪亿；筆記

Archive 包括“來自其他三個類別的非活動項目”。
比如：已完成或不活動的項目贤笆；您不再致力于維護(hù)的領(lǐng)域蝇棉；您不再感興趣的資源

讓我們來看一個可視化的比喻：

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我們每天都在完成任務(wù)，這些任務(wù)自然而然地分組成項目芥永，這些項目屬于我們的責(zé)任領(lǐng)域篡殷。

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例如，您可能發(fā)現(xiàn)自己正在撰寫一篇博客文章的初稿埋涧，該文章與項目“產(chǎn)品 x 發(fā)布”相關(guān)聯(lián)板辽，后者屬于一個名為“產(chǎn)品開發(fā)”的責(zé)任領(lǐng)域。這可能只是你在工作中負(fù)責(zé)的幾個活動領(lǐng)域之一棘催，還有“商業(yè)策略”劲弦、“招聘/人事安排”和“財務(wù)報告”。在你的個人生活中巧鸭，你還有更多的領(lǐng)域瓶您，比如“育兒”、“愛好”和“公寓”纲仍。

項目 vs. 責(zé)任領(lǐng)域
這些定義看起來相當(dāng)簡單呀袱，但我想集中討論項目和責(zé)任領(lǐng)域之間的差異。經(jīng)過多次嘗試和錯誤郑叠，看到許多人努力區(qū)分他們夜赵，讓我開始相信，即使是最小的混淆這兩個類別乡革，也是很多個人生產(chǎn)力問題的一個根深蒂固的原因寇僧。

讓我們把這兩個類別的定義分成兩部分：

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一個項目要有一個實現(xiàn)目標(biāo)————一個將要發(fā)生的獨立事件，允許這個項目被完全刪除并從列表中刪除沸版。這個目標(biāo)應(yīng)該在一個特定的時間點實現(xiàn)嘁傀。它有一個最后期限或時間框架，無論是外部的還是自我強(qiáng)加的视粮。

相比之下细办，責(zé)任領(lǐng)域有一個標(biāo)準(zhǔn)需要維持。而且沒有結(jié)束日期或最終結(jié)果蕾殴。你在這方面的表現(xiàn)可能會隨著時間的推移而起起伏伏笑撞，但是這個標(biāo)準(zhǔn)會無限期地持續(xù)下去，并且在任何時候都需要一定程度的關(guān)注钓觉。

項目總是可以歸屬于某個責(zé)任領(lǐng)域茴肥，舉幾個例子：

• 跑馬拉松是一個項目，而健康是一個領(lǐng)域
• 出版一本書是一個項目荡灾，而寫作是一個領(lǐng)域
• 節(jié)省3個月的開支是一個項目瓤狐，而財務(wù)是一個領(lǐng)域
• 去泰國度假是一個項目，而旅游是一個區(qū)域
• 計劃周年晚宴是一個項目批幌，而配偶是一個領(lǐng)域

在所有這些示例中础锐，項目都有完成日期。它們要么是完整的逼裆，要么是不完整的郁稍。另一方面，責(zé)任領(lǐng)域有必須無限期維持的實行標(biāo)準(zhǔn)胜宇。

問題的答案

等等耀怜，原文還很長，但是到這里為止桐愉，我想已經(jīng)找到答案财破，現(xiàn)在可以回到我們的問題了。

首先從上面的原文翻譯中總結(jié)一些和事務(wù)管理相關(guān)的關(guān)鍵信息：

• 項目必須有一個目標(biāo)从诲，包含一系列任務(wù)左痢，并且有最后的結(jié)束日期，可以歸屬于某個領(lǐng)域。
• 領(lǐng)域是一組活動范圍俊性，有一個需要長期保持的標(biāo)準(zhǔn)略步，沒有結(jié)束日期或最終結(jié)果。

再來回答開頭的問題：

• 問：做任務(wù)管理時定页，任務(wù)的粒度應(yīng)該怎樣確定趟薄？
  答：從 P.A.R.A 方法中可以看到，我們需要管理的不僅僅是任務(wù)典徊，如果只用任務(wù)一個籠統(tǒng)的概念杭煎，它的粒度可大可小，大任務(wù)可能由許許多多小任務(wù)共同組成卒落，需要完成每個小任務(wù)才能完成目標(biāo)羡铲，而小任務(wù)可能是一個獨立的原子動作，或許只需一分鐘就可以完成儡毕。因此也切，為了有序且結(jié)構(gòu)化的進(jìn)行事務(wù)管理，還需要引入項目和領(lǐng)域兩個概念妥曲。從范圍由小到大的順序贾费，應(yīng)該是任務(wù)=>項目=>領(lǐng)域。
• 問：對于一些可以拆分成多個子任務(wù)的復(fù)雜任務(wù)來說檐盟，應(yīng)該怎么管理才合理褂萧？
  答：有了上一問題的答案，這個問題自然有了答案的標(biāo)準(zhǔn)葵萎。對于復(fù)雜任務(wù)导犹，應(yīng)該將它定義為由多個任務(wù)組成的項目。任務(wù)應(yīng)該盡可能貼近一次操作或者多次重復(fù)操作就能完成的粒度羡忘，比如打一個電話谎痢，背 100 個單詞，洗一堆衣服卷雕，開一個例會等等节猿。

現(xiàn)在我們一定會發(fā)現(xiàn)，上篇文章里將“創(chuàng)建個人事務(wù)管理系統(tǒng)”作為一項任務(wù)定義在任務(wù)數(shù)據(jù)庫中漫雕，無法很好的進(jìn)行管理和跟蹤滨嘱，因為“創(chuàng)建系統(tǒng)”是一個復(fù)雜的過程，應(yīng)該可以拆分為很多粒度更小的任務(wù)浸间。而且太雨，它有明確的目標(biāo)，有最后的結(jié)束日期魁蒜，所以囊扳，更應(yīng)該作為一個項目來管理吩翻。

在下篇文章中，我們會將項目這一概念引入到系統(tǒng)中锥咸。