舉辦一場大型活動描焰，通常會涉及到成百上千的人員與事務，其中紛繁復雜栅螟、環(huán)環(huán)相扣荆秦，難怪在《紅樓夢》中，王熙鳳憑借辦好了寧國府的白事力图，樹立了能當家辦事的形象步绸。要辦好大型活動，得在心里織一張網(wǎng)吃媒，將所有的人與事瓤介，按照邏輯主線串聯(lián)起來。
邏輯的縱向線是時間軸赘那，根據(jù)時間刑桑，將整個活動分為事前籌備、事中服務和事后總結三部分募舟。邏輯的橫向線是事務類別祠斧，最基本的就是分成對物與對人兩大類。下面就從這兩條邏輯線路展開拱礁，去具體分析如何織好一張大型活動的網(wǎng)琢锋。
用時間軸規(guī)劃好一場活動
順著時間軸線往前構思一場活動，有利于理順活動的各個環(huán)節(jié)觅彰，并做好進度安排吩蔑。事前籌備環(huán)節(jié)如同建筑的地基，是最需要周密安排填抬，也是最花時間的一環(huán)烛芬，需要想清楚每一個要做的步驟，以及該步驟涉及的所有2級飒责、3級等更細致的工作赘娄。
事前籌備階段
1.? ? ? 制定活動方案
這是整個活動的大框架，一切后續(xù)活動及進度安排宏蛉，都是基于活動的方案遣臼。在這一步，需要定下活動的時間拾并、地點揍堰、參會人員鹏浅、擬邀請嘉賓、人數(shù)屏歹、主要議程隐砸、預算等內(nèi)容。方案的制定蝙眶，通常需要多次開會討論季希，一點點明確，如涉及多個部門的幽纷，還需要召集跨部門會議式塌，并明確每個部門的職責。
2.? ? ? 活動的申報
根據(jù)活動性質(zhì)的不同友浸，有些大型活動涉及到審批問題峰尝，因此需明確舉辦該活動之前，需要向哪些部門提請申報尾菇，并在規(guī)定時間內(nèi)通過制定渠道申請報批境析，并拿到所有涉及部門的有效批復劳淆。
3.? ? ? 活動的通知
這個步驟不是單純的發(fā)一條消息默赂，告知有某個活動缆八。通知屬于信息的外向傳導奈辰，信息傳導需明確傳導途徑奖恰、接受對象與反饋效果瑟啃。因此在這一步驟需先根據(jù)活動主題蛹屿，起草能吸引受眾的通知错负。然后勇边，制定擬邀請參會人員名單折联，如有特邀嘉賓崭庸，應為其制作專屬邀請函及對接方案谊囚。接著要根據(jù)邀請人員的不同類型，決定是采用網(wǎng)絡函筋、紙媒奠伪、電話绊率、傳真滤否、信函或是微信進行邀請藐俺。需要注意的是欲芹，除了面向大眾的網(wǎng)絡和紙媒菱父，其余具有定向性的途徑滞伟，都需要和受邀對象確認反饋信息，在有效期內(nèi)得到明確正面反饋的野崇，才是真正參與活動的對象。最后亩钟，根據(jù)接受者的回復鳖轰，落實參與活動人員扶镀，仔細核對名單蕴侣，以備后續(xù)使用。
4.? ? ? 確定活動場地與布置
大型活動通常需要專用的舉辦場地昆雀，應根據(jù)活動類型提前挑選合適的場地，并到實地去做場地及服務確認和費用的協(xié)商蝠筑。確定場地后狞膘，則要根據(jù)活動需求什乙，設計合適的現(xiàn)場布景挽封，安裝好配套設備辅愿。特別要注意，如果活動有發(fā)言環(huán)節(jié)亦鳞，要合理布置主席臺位置、大小、出入路徑等徒探，還需要留意話筒、燈光喂窟、電源测暗、電腦等設備；如有涉及到名卡擺放磨澡，擺放的位次順序碗啄，最好和相關人員確認。
5.? ? ? 準備活動材料
一般大型的活動稳摄，都會準備相應的活動指南稚字、活動簡介、活動配套物品等。一些專業(yè)性較強的活動胆描，還會準備專業(yè)的會議材料瘫想、行業(yè)資料等。這些文件昌讲，在籌備階段国夜，都應搜集、整理短绸、設計制作成相應的冊子或是匯編车吹，更進一步的，可以設計活動專屬的文件袋醋闭，附上紀念小禮品礼搁，搭配成套，以備在活動現(xiàn)場進行發(fā)放目尖。
6.? ? ? 制作會務材料
這里的會務材料分為2類，一類是會場用的扎运，一類是供進出會場用的瑟曲。首先是會場內(nèi)用到的會務材料，包括紙筆文具豪治、桌卡議程洞拨、簽到表格、現(xiàn)場座位圖等负拟，應事先準備好后烦衣，按順序放置在對應的位置。其次是進出會場需要用到的材料掩浙，如參會證件花吟、邀請函件、車輛通行證等證件厨姚。
7.? ? ? 安排食宿交通接待
有較多外來人員參與的活動衅澈，尤其要安排好每個人的吃住行問題，一個小的疏忽谬墙，影響的是一個人的完整活動體驗今布。在這個步驟需要做2件事，一是提供信息選擇拭抬，二是明確對方需求部默。住宿方面需先提供活動現(xiàn)場附近可選的酒店信息，告知價位與交通等信息供選擇造虎，部分特邀的人員或是有特殊情況的人員傅蹂，還可以協(xié)助其預定；餐飲方面要確定是安排集體用餐還是分批用餐累奈，桌餐還是自助餐贬派，了解對方的飲食忌口等急但；出行方面，要告知各類交通方式抵達活動場地的途徑搞乏、時間和費用波桩，了解對方采用何種出行方式，必要時做好統(tǒng)一的車輛安排與調(diào)度请敦。在明確每個活動參與者的需求后镐躲，應做好相應的登記和分類工作，以便對應接待好每個人侍筛。
8.? ? ? 安排媒體宣傳
提前聯(lián)系好宣傳部門及相關的媒體人員萤皂，在活動前提供相關活動背景材料及通稿，在現(xiàn)場安排好媒體人員專座匣椰。有人物采訪環(huán)節(jié)的裆熙，需做好人員協(xié)調(diào)銜接。
事中服務階段
事中禽笑，是一項活動在準備多時后的綻放階段入录，它最大的特點就是井然有序中暗藏種種不確定因素。
井然有序是指佳镜，活動設置的各個環(huán)節(jié)僚稿，即日程安排，引導著所有人在同一時間蟀伸、地點做著相同的事蚀同。事中的各環(huán)節(jié)通常包括以下幾項：
1.? ? ? 活動人員的報到與接待。在人員抵達活動地點后啊掏，應迅速接待蠢络、引導，做好簽到登記迟蜜，并發(fā)放相關的活動材料谢肾，在活動開始后要匯總統(tǒng)計到場人數(shù)，記錄情況小泉，做好未到場人員的聯(lián)絡芦疏。特邀嘉賓應有專人接待引導到指定的位置。
2.? ? ? 活動各環(huán)節(jié)的銜接微姊。在同一場地進行的活動酸茴，需要做好各項議程的銜接、嘉賓上下場的銜接兢交、茶歇及午晚餐的銜接薪捍；在不同場地進行的活動，還需要做好不同場地間中轉、引導與接待的銜接酪穿。
種種不確定是指凳干，即便大方向是按照事先設定的程序在走，難免會出現(xiàn)各類意向不到的狀況被济，有些狀況甚至會改變原定流程救赐，此時就需要有特定的人員負責專項事務的應急處理。這個在邏輯的第二軸線再詳談只磷。
事后總結階段
一場活動進行到日程的最后一個環(huán)節(jié)经磅，并不意味著活動的完結。事后的階段同樣重要钮追。事后除了協(xié)助一些滯留人員的行程安排之外预厌，更重要的是做好自身的總結工作。
1.? ? ? 做好活動各方面材料的整理元媚、歸類轧叽、匯總，以便留檔刊棕。
2.? ? ? 分析梳理本次活動中的成功經(jīng)驗和不足之處犹芹，為后續(xù)活動提供借鑒。
3.? ? ? 保持好和活動各方面協(xié)助人員和商家鞠绰、媒體人員的溝通聯(lián)系，為下次活動做好資源和人員的儲備飒焦。
以對物和對人的視角去辦好一場活動
用時間軸線將活動由始至終進行梳理后蜈膨，活動的“形”已清晰可見，但要讓活動真正“動起來”牺荠，則需要配備好物和人翁巍。
一場活動會需要哪些“物”？
一場好的活動辦下來休雌，離不開各種像模像樣的“物”灶壶。表面上我們談及的是各種活動物料，實際上我們是在協(xié)調(diào)所有和會議舉辦相關的物料供應商杈曲。一場活動會涉及到各類不同的供應商驰凛，如下：
1.? ? ? 場地提供者。有的是室內(nèi)的場所担扑，有的需要現(xiàn)場搭臺恰响；有的會配套提供現(xiàn)場服務人員，有的則組員自行組織人員候場涌献。
2.? ? ? 餐食提供者胚宦。有的出租活動場所的供應商會配套提供飲用水、茶歇、餐食枢劝，有的需要自行購置或另行安排用餐地點井联。
3.? ? ? 會場物料提供者。一方面是文傳公司您旁，負責設計會場背景烙常、邀請函、桌簽被冒、證件军掂、橫幅等，有特殊活動環(huán)節(jié)的昨悼，還需要設計相關活動蝗锥。另一方面是物料制作公司，通常文傳公司會有合作的制作公司來完成設計方案率触，如果沒有合作公司终议，則需要另行找人來制作與安裝布置會場。
4.? ? ? 車輛出行提供者葱蝗。大型活動中人員的接送需要聯(lián)系好大巴車穴张，而特邀嘉賓的接送則需安排專人專車。
5.? ? ? 活動材料制作者两曼≡砀剩活動的冊子、須知悼凑、簡介偿枕、匯編等需要打印、裝訂户辫、制作渐夸、包裝的材料，需要專業(yè)的文印工作承接渔欢。
6.? ? ? 攝影攝像提供者墓塌。活動現(xiàn)象的影像留存奥额、活動人員的集體合照苫幢、活動的宣傳報道，都需要專業(yè)的傳媒工作者給予配合垫挨。
一場活動會需要哪些“人”态坦？
活動環(huán)節(jié)理順了，物料也備齊了棒拂，萬事俱備伞梯，就差人員了玫氢。一場活動在策劃上周密詳盡，還得依靠人員將其落到實處谜诫，才算是真的盡善盡美漾峡。這里提到的人，不詳述活動的決策者和管理者喻旷，要討論的是完成活動需要用到的人生逸。根據(jù)活動的需求，一般可以將協(xié)助活動開展的人員分為以下幾大類：
1.? ? ? 物料協(xié)調(diào)人員且预。負責與給類提供物料的供應商溝通需求槽袄，確保物料到位。
2.? ? ? 信息材料整理人員锋谐。負責整理參會人員的信息遍尺、制作會議材料需要的資料。
3.? ? ? 活動接待人員涮拗。負責與參加活動的人員對接溝通乾戏，確定其行程安排和需求，做好事前對接三热、事中接待指引和事后的送行咨詢等事務鼓择。
4.? ? ? 會場人員。會場人員應根據(jù)需要就漾，各司其職呐能，做好物資搬運、接待抑堡、簽到摆出、引導入座、秩序維護夷野、設備調(diào)試、話筒遞送荣倾、現(xiàn)場咨詢與提示等等在現(xiàn)場可能會發(fā)生的各類事情悯搔，保障活動高效、順利開展舌仍。
辦一場活動妒貌，就是在一個時間段內(nèi)完整地經(jīng)歷了某件事從發(fā)生到結束。一張活動的大網(wǎng)铸豁，有千千結灌曙、有環(huán)環(huán)扣，需要參與人員的統(tǒng)籌組織节芥、靈活處理在刺，最關鍵的是逆害，保持一顆大大的責任心，把握每個環(huán)節(jié)蚣驼，做好每個細節(jié)魄幕。
