在之前《這才是我想要的時間管理：無負(fù)罪感的自在時間》一文中提到涣觉，做事快速的秘訣是提前建立秩序痴荐。只有提前完成任務(wù)，才能獲得更多自在時間旨枯，想做什么就做什么蹬昌，也不會有任何負(fù)罪感混驰。
高嶋美里的「超級整理術(shù)」從物品攀隔、信息皂贩、頭腦全方位建立秩序，以此能輕松應(yīng)對任何工作昆汹。今天就來分享「超級整理術(shù)」的第一部分：辦公物品的整理明刷。
一、辦公物品的整理步驟
1满粗、盤點辦公物品
- 請先清點你的辦公用品辈末，并列出清單。
- 對物品進(jìn)行分類映皆。
- 按使用頻率排序：每天使用挤聘、幾天使用、每周使用捅彻、每月使用
2组去、丟掉不常用的物品
- 一次未使用過的物品，直接丟棄步淹。
- 多件同類物品从隆，保留一件，其余丟棄缭裆。
- 留下使用頻率較高的20類物品键闺，低頻物品用的時候問別人借，不用自己保留澈驼。
物品整理的目標(biāo)是知道物品在什么位置辛燥，能夠快速拿取，能夠快速放回盅藻。我們無法把握過多的物品购桑，如果不能馬上拿到需要的東西，就會浪費時間尋找氏淑。所以要盡量減少物品勃蜘。
3、全部放入抽屜
通常公司都會配一個三層抽屜柜假残。請按以下規(guī)則收納：
- 上層：文具缭贡。筆、計算器辉懒、回形針阳惹、印章，等等眶俩。
- 中層：私人物品莹汤。茶包、手機(jī)颠印、數(shù)據(jù)線纲岭、零食抹竹，等等。
- 下層：文件止潮。書籍窃判、雜志、合同喇闸，等等袄琳。
物品簡單的放入就行，不用極致收納燃乍。我們的目標(biāo)是提高效率唆樊，隨取隨用，別弄的太復(fù)雜刻蟹。
4窗轩、讓物品一目了然
如果物品能一眼看到，可以節(jié)省大腦思考座咆。比起回想這件東西在哪里痢艺，如果能看見的話，取用更省力介陶。（逗總：高效人士真的毫秒級的省時）
所以堤舒，請使用透明的袋子和盒子來收納物品。如果不是透明的哺呜，請貼上標(biāo)簽舌缤。圖片標(biāo)簽比文字標(biāo)簽更好。
二某残、文件的整理步驟
辦公物品是工作的輔助国撵，文件則是工作的核心。如何給文件建立秩序玻墅，將直接影響工作效率介牙。下面我們講重點將，如何整理文件澳厢。
如果你做了上面的步驟环础，那么所有的文件，應(yīng)該已在抽屜柜的最下層剩拢。請將最下層分成四個區(qū)域线得，分別歸入不同文件。
- 今天要做的事情
- 有期限的事情
- 沒有期限的事情
- 5分鐘的事情
1徐伐、今天要做的事情
這個區(qū)域的文件都是今天要完成的任務(wù)贯钩，換句話說，如果這個區(qū)域沒用清空就不能下班。
2角雷、有期限的事情
有期限的事 = 有截止日期的事熬尺。把文件放入這個區(qū)域后，需要在日歷對應(yīng)的截止日期上做個記錄谓罗。手機(jī)上自帶的日歷APP就很好用。
高嶋美里竅門是季二，日歷上標(biāo)注的截止日期檩咱，要比實際提前兩天。這樣可以在完成的第二天再修改一遍胯舷，提交當(dāng)天的前30分鐘再檢查一次刻蚯。
比如截止日期是5號，在日歷上的3號標(biāo)注截止桑嘶。3號完成工作后炊汹，4號再修改一下，5號提交前30分鐘再檢查一遍逃顶。
這樣能避免匆忙趕工讨便。我們不光要快速完成工作，還要高質(zhì)量的完成工作以政。
3霸褒、沒有期限的事請
沒有期限的文件通常是些參考資料，或者完成后認(rèn)為需要保存的文件盈蛮。這些文件會越多越多废菱，必須每隔三個月做清理：丟棄不要的文件，或者數(shù)字化后丟棄原件抖誉。
4殊轴、5分鐘的事情
5分鐘的事情指幾分鐘能做好的小事。比如找領(lǐng)導(dǎo)簽字袒炉、找財務(wù)蓋章等等旁理。有些小事可能沒有紙質(zhì)文件，比如寄快遞我磁。
把所有需要做的小事列成清單韧拒，并標(biāo)注重要程度和截止日期，放在該區(qū)域文件的最上面十性。
這里請注意叛溢，以下兩類文件不要歸入：
- 30分鐘以上才能完成的事，歸入「有期限的事情」或者「沒有期限的事情」劲适。
- 當(dāng)天要完成的任務(wù)楷掉，歸入「今天要做的事情」
三、總結(jié)
「超級整理術(shù)」的物品整理就介紹到這霞势。
通過這個方法烹植，你已經(jīng)對物品建立了一套秩序斑鸦，保證隨時取用，不用翻找草雕。而通過對文件建立秩序巷屿，等于梳理了工作任務(wù)，你將不會再覺得雜亂和煩躁墩虹。
下一章會介紹第二部分：信息的整理嘱巾。感興趣的話，請關(guān)注我吧诫钓。
