最近2天一直想寫篇關(guān)于項(xiàng)目管理的文章，但是一直寫不下去规伐，感覺這話題有點(diǎn)大，自己其實(shí)也沒有專門學(xué)過匣缘，有的都是經(jīng)驗(yàn)之談猖闪，零碎不成體系鲜棠。
不過既然都想了這么久，不寫出來總有點(diǎn)不甘心培慌，所以今天還是硬著頭皮把這幾天對它的思考分享給你豁陆，希望對你有所啟發(fā)，對我自己來說也算個(gè)總結(jié)吵护。
先說說我自己對項(xiàng)目管理的理解盒音，作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，從我的角度出發(fā)馅而，項(xiàng)目管理做的事就是確保我的計(jì)劃祥诽、我的想法能按時(shí)按質(zhì)不超成本地實(shí)現(xiàn)，可以說是通過對過程的控制來保證最后的達(dá)成瓮恭。接下來原押，我會根據(jù)這個(gè)理解，從3個(gè)角度來說說如何做好項(xiàng)目管理：
?從任務(wù)的角度
項(xiàng)目是由多個(gè)大大小小的任務(wù)組成在一起的偎血，這意味著把這些任務(wù)都做完诸衔，項(xiàng)目也就完成了。從這個(gè)思路出發(fā)颇玷，我們可以把關(guān)注點(diǎn)放到任務(wù)本身上去笨农，思考哪些因素會影響到它，下面說說我的思考：
1）任務(wù)的分類
在這里帖渠，我只把任務(wù)分成了串行任務(wù)和并行任務(wù)2類谒亦，簡單不復(fù)雜。我先來對它們進(jìn)行定義空郊，串行任務(wù)指的是不可同步進(jìn)行的任務(wù)份招，并行任務(wù)則指的是可以同步進(jìn)行的任務(wù)，真的很簡單狞甚。注意一下锁摔，這只是我自己對它們的定義，如果你有不同意見哼审，請以我的為準(zhǔn)谐腰。
對任務(wù)做這樣的定義，是因?yàn)樵陧?xiàng)目推進(jìn)的過程中涩盾，我們需要知道哪些任務(wù)是可以同步做的十气，哪些任務(wù)是不可同步的，需要等待其他任務(wù)做完才能開始春霍。知道這些有什么好處呢砸西？我的回答是4個(gè)字：提高效率。
舉個(gè)例子。最近有個(gè)小項(xiàng)目芹枷，需要做個(gè)宣傳海報(bào)竟闪，分解起來任務(wù)很簡單，就是文案杖狼、設(shè)計(jì)和印刷。那這里面的任務(wù)哪個(gè)是并行的妖爷，哪個(gè)是串行的呢蝶涩？
印刷明顯是串行的，明顯要等文案和設(shè)計(jì)都做好才行絮识。那文案和設(shè)計(jì)呢绿聘？有些人可能會認(rèn)為文案和設(shè)計(jì)是并行的任務(wù)，其實(shí)正好相反次舌。設(shè)計(jì)往往需要等待文案做好熄攘，才知道該如何做設(shè)計(jì)、如何配色彼念。
所以在我看來挪圾，在這個(gè)例子中，3個(gè)都是串行任務(wù)逐沙。硬要文案和設(shè)計(jì)同步做的話哲思，效果肯定不理想。但對于串行任務(wù)吩案，我們真的只能眼睜睜等著一個(gè)做完才能開始另外一個(gè)嗎棚赔？我的答案是否定的。
雖然它們是串行任務(wù)徘郭，但彼此是相關(guān)聯(lián)的靠益。就算做不到并行，也可以做到小并行残揉。什么意思呢胧后？設(shè)計(jì)理論上需要等到文案完成才能開始，但是我們細(xì)想就會發(fā)現(xiàn)抱环，其實(shí)只需要知道文案大概表達(dá)的是什么绩卤、有哪些關(guān)鍵因素、字?jǐn)?shù)有多少等江醇，就可以開始做設(shè)計(jì)了濒憋。
那意味著，文案那邊如果先把這些想好告訴設(shè)計(jì)陶夜，那它們是可以并行的凛驮，這也是我所說的小并行。串行的任務(wù)之間条辟，往往后者知道前者一些關(guān)鍵的信息就可以開始了黔夭，并不需要等待前者全部完成宏胯，這點(diǎn)很關(guān)鍵。
在我看來本姥，任務(wù)都可以并行是最好的肩袍，我認(rèn)為這樣效率是最高的，前提是有足夠的人手做并行婚惫，當(dāng)然如果人手實(shí)在不夠氛赐，其實(shí)都是串行。對此先舷，我的原則就是能并行就并行艰管，不能并行就小并行。
還有蒋川，我們?nèi)菀装汛腥蝿?wù)當(dāng)成是并行任務(wù)牲芋，把并行任務(wù)當(dāng)成串行任務(wù)來對待。所以要學(xué)會分清楚它們之間的區(qū)別捺球，別把串行任務(wù)當(dāng)作并行任務(wù)，也別把并行任務(wù)當(dāng)作串行任務(wù)氮兵，例子就不舉了。
2）任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)
什么叫任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)絮姆？在意料之外發(fā)生的，而且影響到任務(wù)是否能完成的事情秩霍，我就把它叫做風(fēng)險(xiǎn)篙悯。對于風(fēng)險(xiǎn)铃绒，我們需要考慮下面兩點(diǎn)：
第一點(diǎn)，如何預(yù)防意外的發(fā)生颠悬。有句話說得很有道理矮燎，“求其上者得其中，求其中者得其下赔癌，求其下者無所得”。我覺得這句話放在預(yù)防意外發(fā)生上峡谊，也很適用。
意外發(fā)生之后既们，可能會導(dǎo)致兩個(gè)結(jié)果啥纸，一是任務(wù)無法完成号杏，二是任務(wù)不夠時(shí)間完成盾致。根據(jù)那句話和這兩個(gè)結(jié)果名船，我們可以把任務(wù)調(diào)高旨怠，把時(shí)間調(diào)緊來預(yù)防意外的發(fā)生，這也可以叫做安全邊際迷扇。
舉個(gè)例子爽哎。我今天的任務(wù)是6點(diǎn)下班前，派500張傳單厨内。如果我想這項(xiàng)任務(wù)不發(fā)生意外的話渺贤，我就可以把任務(wù)調(diào)高雏胃，派600張志鞍，同時(shí)把時(shí)間也調(diào)緊，在5點(diǎn)前排完统翩。
通過適當(dāng)?shù)匕讶蝿?wù)調(diào)高此洲，把時(shí)間調(diào)緊呜师，我們可以有效地預(yù)防意外的發(fā)生。如果我們把任務(wù)和時(shí)間都安排得剛剛好，容不得一點(diǎn)意外發(fā)生的話氮双，這項(xiàng)目本身就變得十分脆弱霎匈。
當(dāng)然你也不要抬杠說铛嘱，把30天的項(xiàng)目壓縮到10天去完成，這也是不科學(xué)的球匕。這里只是說明應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的原則帖烘，在你做項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候就要考慮進(jìn)去，盡量讓項(xiàng)目變得更加堅(jiān)韌照卦，能承受風(fēng)險(xiǎn)乡摹。
第二點(diǎn)，意外發(fā)生之后如何處理瞬痘。上面說的預(yù)防板熊，我把它稱作靜態(tài)預(yù)防邻邮，在項(xiàng)目開始之前就要想好。那在意外發(fā)生之后丹泉，就需要用到動態(tài)預(yù)防鸭蛙，防止風(fēng)險(xiǎn)漫延到其他任務(wù)上，導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)不可控晒哄。
動態(tài)預(yù)防與靜態(tài)預(yù)防的處理方式是一樣的，只是需要我們在項(xiàng)目中柒傻、任務(wù)中設(shè)置關(guān)鍵的考核點(diǎn)來監(jiān)督進(jìn)度是否符合預(yù)期较木，不符合的話伐债，就把下一階段的任務(wù)調(diào)高，時(shí)間調(diào)緊來對沖風(fēng)險(xiǎn)峰锁，道理并不復(fù)雜虹蒋。
注意，在應(yīng)對任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)中耍目，我只是選取了其中一個(gè)角度做分析徐绑。這個(gè)角度我認(rèn)為更具有普遍性莫辨、適用性沮榜，對于其他的應(yīng)對方式，我暫時(shí)還總結(jié)不出套路草巡。
3）任務(wù)的難點(diǎn)
在項(xiàng)目里總會有一些難點(diǎn)型酥，這些難點(diǎn)完成不了，會直接影響到整個(gè)項(xiàng)目郁竟。對此由境，我的應(yīng)對方法是：一是把困難的任務(wù)放到前面做，這樣就算出現(xiàn)問題的話勒虾，還能時(shí)間做調(diào)整攻询；二是準(zhǔn)備好plan B。這道理并不復(fù)雜低零，在這里我就不展開了拯杠。
從時(shí)間的角度
項(xiàng)目無法按期完成有可能是因?yàn)樯厦嫠f的原因?qū)е铝搜悠谔杜悖灿锌赡苁且驗(yàn)殄e(cuò)誤估算了時(shí)間。你想想老厌，明明需要100天才能完成的項(xiàng)目黎炉，你硬要50天來完成慷嗜，有可能嗎？但這并不一定是你的錯(cuò)薇溃，可能只是你錯(cuò)誤地估算了時(shí)間而已缭乘。所以接下來，我會從這個(gè)角度出發(fā)策幼，來說說該如何為項(xiàng)目估算時(shí)間：
1）任務(wù)的顆粒度
我們直接去估算一個(gè)項(xiàng)目需要的時(shí)間逛尚，是非常困難的绰寞。因?yàn)閷τ陧?xiàng)目你可能只是模糊地知道需要做些什么铣口，而具體要做什么卻根本還沒去細(xì)想觉壶。如果你隨便定個(gè)時(shí)間铜靶，這很有可能導(dǎo)致項(xiàng)目無法按時(shí)完成。
對此已艰，我們需要把項(xiàng)目中的任務(wù)層層分解蚕苇，分解到能夠估算到時(shí)間的顆粒度為止涩笤。舉個(gè)例子，你突然問我下去買菜需要多少時(shí)間舱禽，我是無法回答的恩沽，只能大概說個(gè)時(shí)間出來。但是如果我做分解的話片吊，就能知道下樓需要5分鐘、從樓下到市場需要10分鐘全谤、在市場買菜的時(shí)間需要20分鐘认然，所以來回的時(shí)間一共需要50分鐘。
從例子中可以知道盈匾，任務(wù)需要分解到能估算到時(shí)間的顆粒度才行毕骡，所以當(dāng)你不能一眼看出需要多少時(shí)間的話，那就是任務(wù)的顆粒度不夠小窿撬，還需要繼續(xù)分解劈伴。
當(dāng)我們把項(xiàng)目里所有的任務(wù)都分解到可估算時(shí)間后，那一共需要的時(shí)間也就大致出來了严里，但這還不夠追城，請繼續(xù)看下面的分析策泣。
2）任務(wù)的壓縮性
要準(zhǔn)確估算時(shí)間帽借，除了顆粒度之外檬贰，你還需要考慮任務(wù)的壓縮性锋玲。把所有任務(wù)的壓縮性加起來，就變成了項(xiàng)目時(shí)間的彈性伞插，也就是估算的時(shí)間范圍盾碗。
舉個(gè)例子廷雅。我大學(xué)讀書的時(shí)候是8點(diǎn)上課的，但奇怪的是商架，無論7點(diǎn)起床芥玉，還是7點(diǎn)半起床灿巧，我都能剛好8點(diǎn)踩點(diǎn)到課室诬烹。這是為什么呢绞吁？明顯是因?yàn)橥砥鸫仓蠡８瘢揖退⒀揽臁⒋┮驴焯⒆呗房炫肜В赃€是能繼續(xù)踩點(diǎn)乾吻。
所以當(dāng)我們在估算時(shí)間的時(shí)候，把可壓縮任務(wù)的壓縮時(shí)間計(jì)算出來枯饿，就可以得到最快的和正常的完成時(shí)間奢方。這個(gè)壓縮出來的最快時(shí)間可以讓我們面對突如其來的變化時(shí)更加從容爸舒，而且心里更加有底扭勉。比如，臨時(shí)增加任務(wù)嫉入，但是總的時(shí)間不能變璧尸，這時(shí)候你就需要知道最快的完成時(shí)間爷光。
3）任務(wù)的疊加性
上面我們已經(jīng)根據(jù)顆粒度和壓縮性2方面估算出任務(wù)所需的時(shí)間范圍澎粟，但這還不夠，把它們時(shí)間加起來也不是項(xiàng)目的總時(shí)間遣鼓。因?yàn)閯偛殴浪愕臅r(shí)間并沒有考慮并行的情況重贺，也就是幾個(gè)任務(wù)同時(shí)做的情況气笙，所以不能簡單粗暴地加起來。
幾個(gè)任務(wù)同時(shí)開展缸棵，相當(dāng)于把任務(wù)疊加在一起谭期，我把它稱作疊加性隧出。在這種疊加的情況下，完成的總時(shí)間取決于時(shí)間最長的那個(gè)任務(wù)狰贯，而不是把它們的時(shí)間都加在一起涵紊。這些可同時(shí)做的任務(wù)就是上面說的并行任務(wù)幔摸。
在我們做估算的時(shí)候既忆，要把并行任務(wù)的時(shí)間算好，而能并行多少任務(wù)則需要看你項(xiàng)目的人手和難度來定跃脊。并行的任務(wù)不是越多越好苛吱，雖然可能會節(jié)省時(shí)間，但也要考慮到后期人手浪費(fèi)的問題和任務(wù)本身難度的問題橡疼。同時(shí)庐舟，對于串行任務(wù)的小并行處理方式挪略，這也會影響到時(shí)間的估算瘟檩，這點(diǎn)也要注意。
當(dāng)我們把顆粒度卓研、壓縮性睹簇、疊加性考慮到任務(wù)上太惠，其實(shí)就可以得出一張關(guān)于任務(wù)的時(shí)間表，也可以稱作甘特圖梁只。有了它埃脏，我們就可以更有效地監(jiān)督整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程彩掐，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際的推進(jìn)情況隨時(shí)做出調(diào)整堵幽，做到有的放矢。
可能你會不理解我為什么會花這么多的精力來說估算時(shí)間努咐，但我可以很負(fù)責(zé)任的告訴你桐猬，我見過太多的人因?yàn)闆]有估算好時(shí)間麦撵，導(dǎo)致項(xiàng)目無法按時(shí)完成。如果項(xiàng)目只有你一個(gè)人還好溃肪，如果需要團(tuán)隊(duì)合作的話免胃，你估算錯(cuò)了，后面的人都會受到影響惫撰，甚至后續(xù)的計(jì)劃也被迫調(diào)整羔沙。你說嚴(yán)不嚴(yán)重，而且養(yǎng)成估算時(shí)間的好習(xí)慣厨钻，對你生活也很有好處扼雏。
從人的角度
看了一下字?jǐn)?shù)夯膀，篇幅有點(diǎn)多诗充，所以”從人的角度“就下篇文章再寫吧，有興趣的朋友敬請期待诱建。
最后總結(jié)一下蝴蜓，我們分別從任務(wù)、時(shí)間和人3個(gè)角度來思考如何做好項(xiàng)目管理俺猿，如何讓項(xiàng)目推進(jìn)的過程變得更加順暢茎匠、更加可控。但這可能與你想的項(xiàng)目管理不一樣押袍，因?yàn)槲乙膊]有系統(tǒng)地學(xué)過項(xiàng)目管理诵冒，更沒有考過pmp證書，思路也與網(wǎng)上其他人不太一樣谊惭。
這些內(nèi)容都是我在工作過程中汽馋，自己總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)，而且只選取了我認(rèn)為重要的點(diǎn)來做分析圈盔，細(xì)想起來其實(shí)還不夠全面惭蟋。但還是希望對你有所幫助，能把這些經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到生活工作中药磺。
下面還有我寫的幾篇文章告组，有興趣的可以了解一下。
原創(chuàng)不易癌佩，求關(guān)注木缝，求傳播，公眾號也叫【假裝是個(gè)思想家】围辙，謝謝~
