今天，小編為職場達(dá)人傾囊相授純干貨露久，請搬好小板凳仔細(xì)閱讀哦更米！郵箱一直在辦公工具中扮演著重要角色，集成了溝通毫痕、資料管理征峦、日程管理甚至于企業(yè)的OA系統(tǒng)等均有關(guān)聯(lián)。也許你已混跡職場十余載消请，但今天分享的工作郵箱寫作技巧定會讓你有所收獲~
一.郵箱的使用價(jià)值
請思考轉(zhuǎn)個(gè)身就可以溝通的事情是否有必要使用郵件栏笆？
答案是非常有必要。原因有以下幾點(diǎn)
1.人類的大腦記憶時(shí)長是有跡可循的臊泰，尤其是當(dāng)事物過多時(shí)很容易產(chǎn)生遺忘或發(fā)生記憶錯誤蛉加，而電子郵件則是幫助你進(jìn)行記憶存儲的有效方式，同時(shí)可通過抄送缸逃、密送等通知讓相關(guān)人員及時(shí)的了解項(xiàng)目進(jìn)展针饥。
2.當(dāng)發(fā)生沖突時(shí)可充當(dāng)有利的證據(jù)，仿制客戶或同事之間扯皮需频，郵件往來可作為保護(hù)自己的利器丁眼。
3.如果你有定期整理總結(jié)工作的習(xí)慣，郵件還可作為工作回顧及總結(jié)的重要方式贺辰。
二. 郵箱使用場景及注意事項(xiàng)
1.工作匯報(bào)
首先是匯報(bào)的及時(shí)性户盯，領(lǐng)導(dǎo)安排的重要工作每日匯報(bào)嵌施、工作完成時(shí)需匯報(bào)、每周或定期針對工作進(jìn)行總結(jié)性匯報(bào)莽鸭，學(xué)會成為一個(gè)更專業(yè)的職場人吗伤。其次匯報(bào)內(nèi)容掌握重點(diǎn)，前因后果硫眨、目的足淆、完成情況、工作計(jì)劃缺一不可礁阁。如：于**時(shí)間開始此項(xiàng)工作巧号，之前做了***，目前已完成**%姥闭，剩余哪些沒有完成丹鸿，預(yù)計(jì)完成時(shí)間。當(dāng)郵件內(nèi)容為項(xiàng)目總結(jié)時(shí)棚品，需將成果靠欢、收獲、不足铜跑、如何改正等進(jìn)行一個(gè)深刻的總結(jié)门怪。
2.項(xiàng)目商務(wù)對接
項(xiàng)目對接可歸納為兩種情況，項(xiàng)目前期未成交的商務(wù)洽談環(huán)節(jié)锅纺，已成交的后期合作環(huán)節(jié)掷空。無論是處于哪個(gè)過程專業(yè)性的體現(xiàn)都必不可少。首先需注意郵件發(fā)布格式囤锉，主題清晰坦弟，問候語、署名嚼锄、郵件簽名等設(shè)置必不可少减拭。本人目前在使用的TOM會員郵箱中有電子名片功能，有需要的朋友可以參考一下区丑，使用電子名片作為底部介紹與郵件一起發(fā)出，可加深客戶印象同時(shí)可快速找到你修陡。
其次沧侥，注意何時(shí)該用好郵件。首先所有涉及方案魄鸦、報(bào)價(jià)宴杀、協(xié)議類文件、數(shù)據(jù)等定要通過郵件發(fā)送拾因。其次旺罢，所有涉及談預(yù)算旷余、方案協(xié)議修改意見等所有細(xì)節(jié)合作細(xì)節(jié)的對接”獯铮可為你后期節(jié)省很多不必要的麻煩正卧。
3.郵件確認(rèn)證據(jù)留存
首先確保需求雙方對于郵件內(nèi)容的理解一致，可經(jīng)過協(xié)商后走郵件或郵件發(fā)出后進(jìn)行電話溝通跪解。其次炉旷，所有與工作相關(guān)的交接、工作安排叉讥、數(shù)據(jù)資料等窘行，建議都通過確認(rèn)郵件的形式發(fā)布，同時(shí)抄送給領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)同事图仓。切忌因?yàn)樨潏D一時(shí)方便而產(chǎn)生誤解造成不利影響罐盔。分享一個(gè)很好用的小工具，本人目前使用隨心郵處理郵件救崔，是一款可在微信中處理郵件的方式惶看，包括新郵件無限量提醒、附件在線預(yù)覽帚豪、語音直接翻譯郵件正文碳竟、安全分享給微信好友還可自定義分享預(yù)覽時(shí)間等，有近20多項(xiàng)好用的功能狸臣，而且非常省電省流量莹桅。目前是完全免費(fèi)對TOM郵箱用戶開放的哦~有需要的可以用一下，對效率提升幫助明顯烛亦。
4.事件通知
通知類郵件通常是公司有相關(guān)的抉擇以及放假通知安排等诈泼，通常無需回復(fù)。收件人注意執(zhí)行煤禽，發(fā)件人發(fā)送前注意檢查好接收成員無遺漏铐达，同時(shí)將發(fā)送內(nèi)容描述清楚即可。
三.正確使用郵件辦公的幾點(diǎn)小建議
1.郵件內(nèi)容結(jié)構(gòu)化：先目標(biāo)檬果、再結(jié)果瓮孙、再過程，重點(diǎn)分明选脊，善于使用加粗和顏色進(jìn)行區(qū)分杭抠。
2.郵件發(fā)送目的和結(jié)果：注重發(fā)信內(nèi)容語氣，領(lǐng)導(dǎo)和客戶要尊重謙卑恳啥、同事間也需多用謝謝 請等語氣助詞偏灿。同時(shí)要跟進(jìn)確認(rèn)是否得到回復(fù)，回復(fù)后是否有具體執(zhí)行的進(jìn)展是關(guān)鍵钝的。一切以結(jié)果為導(dǎo)向翁垂。
3.郵件發(fā)布前檢查：本人習(xí)慣至少是2-3次自檢后再行發(fā)出铆遭。第一遍檢查是否有錯別字或語句不通，附件是否正確沿猜。第二遍檢查核心內(nèi)容是否闡述明確枚荣，對方能否看懂。第三遍配圖及發(fā)布后展示效果檢查邢疙，建議先給自己發(fā)一封核實(shí)下效果棍弄。郵件通常發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶，切忌不容出錯疟游。若發(fā)出后及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯誤有彌補(bǔ)方法呼畸。目前市面上如TOM vip等郵箱品牌通常設(shè)有郵件撤回功能，誤發(fā)郵件24小時(shí)內(nèi)可撤回颁虐。一旦發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)性補(bǔ)救蛮原。
關(guān)于工作郵箱寫作技巧先分享到這，愿各位職場人都能掌握且為工作效率的提升助力另绩！
以上內(nèi)容由TOM郵箱小編整理發(fā)布
