0. 前言
0.1. 本文的目錄
初步了解風(fēng)靡全球的時間記錄軟件Toggl, 以及利用Toggl搭建個人的"時間記錄系統(tǒng)"
1. 記錄時間的重要性
如何區(qū)分人與人的不同之處, 在我看來我們對于資源的利用方式決定了"我們是個什么樣的人". 我們將時間花費在哪些地方, 就決定了我們是個什么樣的人.一個近一個月都沒有鍛煉過身體的人, 很難讓大家信服他是個熱愛運動的人.
時間對每個人來說都是相對公平的, 大家都擁有24h可以支配, 可能有些人比較幸運, 這24h均可以自由支配, 但總體來說每個人一定都有可以自由安排的時間. 另外我們現(xiàn)在對于時間的花費方式又將影響我們未來可以利用的時間資源的多少, 以及我們未來花費時間的方式.
對于人生都持負(fù)責(zé)任的諸位, 可能都會在人生的某個階段開始覺得時間不夠用, 發(fā)現(xiàn)自己并沒有太多時間花費在自己想要做的事情上, 所以我們需要盡早提高自己對于時間的利用率, 有意識地調(diào)節(jié)自己的時間花費, 將時間優(yōu)先花費在那些重要的事情上.
2. 使用toggl進(jìn)行日常辦公的一天
開始工作之前, 確定今日可以利用的時間段, 根據(jù)總可利用時間, 確定預(yù)期要完成的事項以及每個事項預(yù)計花費的時間.
然后就按照計劃努力消滅今天的任務(wù), 只不過在開始每個事項時候, 先打開toggl, 新建一個時間花費事項, 開始計時. 當(dāng)完成該事項時候, 就暫停該事項的計時.當(dāng)然, 如果有計劃之外的事項需要處理, 不用焦慮, 將原有計時事項給暫停, 新開一個計時事項即可.
經(jīng)過一天的忙碌, 需要對今天的時間花費進(jìn)行個復(fù)盤, 看下自己當(dāng)日的時間花費, 看下是否有可以提高的點
3. toggl基本概念介紹
toggl的功能可以用一句話來概括: 完成指定的project, 并通過不同的維度展示時間的花費情況, 其中可以通過description和tag加強(qiáng)對于project的細(xì)節(jié)描述
因此學(xué)習(xí)使用toggl, 需要了解Toggle的兩類概念
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時間花費的描述
project: 一個時間花費項目
Entity: 每次時間記錄
tag: 基于時間記錄的分類
description: 對于時間記錄的具體描述
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時間花費的展示形式
calendar, 日歷形式
list, 列表形式
report, 報表形式
4. 如何搭建時間記錄系統(tǒng)
4.1. toggle初始化
最開始設(shè)置project時候, 大家無需太糾結(jié)具體設(shè)置的形式, 究竟是要多少個project, 具體的命名以及顏色要怎么選擇. 此處我建議一種較為簡單的設(shè)置方法, 先開始使用軟件, 然后再進(jìn)行優(yōu)化
- 設(shè)置最初的幾個工作方向, 分類可以將工作內(nèi)容覆蓋全即可
自己最開始只設(shè)置了三類: 一類是日常的計劃與復(fù)盤; 一類是日常主要工作, 身為程序員的我就是"項目"了. 還有一類就是"非項目"的工作, 例如問題的咨詢, 線上問題的處理.
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基于這個工作方向, 設(shè)置具體的project, 以及對應(yīng)的顏色
以"項目"這個方向為例, 可以這樣設(shè)置"項目: XXX項目", 然后所有"項目"這個方向設(shè)置一個顏色
- 后續(xù)不斷的添加project
后續(xù)新增項目, 就按照這個思路, 確定是哪個方向, 然后新增一個project并設(shè)置對應(yīng)的顏色
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優(yōu)化當(dāng)前project的設(shè)置.
當(dāng)有一天你覺得現(xiàn)在的project數(shù)量已經(jīng)到了一定量級, 或者命名/顏色等已經(jīng)混亂到讓自己煩躁的話. 此時不妨將現(xiàn)有的project整體回顧下, 自下而上的整理分析project的更適合的分類以及顏色設(shè)置
4.2. 開始時間之前設(shè)置預(yù)期的計劃
可以參考之前的時間計劃文章
4.3. 執(zhí)行時候, 保證時間的記錄
剛開始大家難免會忘記記錄某些時間花費, toggl有個小小的提示功能, 當(dāng)超過指定時間未記錄時間花費的話, 就會不斷地彈窗提醒. 例如超過3分鐘未記錄任何事項的話, toggl就會提醒啦~
4.4 結(jié)束時間之后進(jìn)行復(fù)盤
一個完備的系統(tǒng), 需要具備自我修復(fù)與提高的閉環(huán), 也就是必須具備復(fù)盤的環(huán)節(jié), 否則這個系統(tǒng)會因為缺少反饋而不會有絲毫進(jìn)步. 因此我們每天下班之前需要看下今日的時間花費情況, 主要關(guān)注兩點.
toggl軟件使用情況: 不同時間花費的描述是否合理, 是否可以根據(jù)"時間花費描述"清晰地知道對應(yīng)的是當(dāng)日的哪個任務(wù), 是否有漏記錄的時間花費.
本日的時間時間利用情況: 預(yù)期的任務(wù)時間花費是否符合預(yù)期, 是否可以通過調(diào)整今日的時間花費來使得本日的任務(wù)完成度有所提高
針對復(fù)盤的問題, 設(shè)置相關(guān)的進(jìn)一步改正行為, 在次日的時間記錄時候進(jìn)行優(yōu)化迭代
5. 總結(jié)
本文主要講了三部分內(nèi)容:
記錄時間的重要性, 你投入的時間決定了你是什么樣的人, 并且"優(yōu)化時間花費"這個行為具有復(fù)利效果, 趕早不趕晚
toggl軟件的基本介紹, 使用toggl記錄工作時間的一天, 以及toggl軟件的基本使用
利用toggl搭建時間記錄系統(tǒng), 設(shè)置基本的時間花費方向后添加具體的project, 并通過"制定計劃","執(zhí)行計劃并記錄時間","復(fù)盤時間利用情況"形成時間記錄系統(tǒng)的閉環(huán)
6. 碎碎念
該文章特別感謝仲景, 因為是他推薦了Toggl給我, 使得自己有機(jī)會搭建"時間"記錄與管理系統(tǒng), 當(dāng)然當(dāng)前系統(tǒng)還是比較糙的, 后續(xù)和"金錢"管理系統(tǒng)一起結(jié)合來看, 進(jìn)行優(yōu)化一版, 可能效果會好一些
另外搭建一個任何系統(tǒng), 都可以運用PDCA優(yōu)化該系統(tǒng). 即 Plan(記錄), Do(做), Check(對做的結(jié)果進(jìn)行檢查), Action(根據(jù)檢查的結(jié)果形成改進(jìn)的action)
另外, 柳比歇夫是誰呢? 亞歷山大·亞歷山德羅維奇·柳比歇夫, 前蘇聯(lián)的昆蟲學(xué)家咒程、哲學(xué)家、數(shù)學(xué)家, 記錄自己一生的時間花費并不斷進(jìn)行優(yōu)化, 一生完成七十來部學(xué)術(shù)著作. 感興趣的小伙伴可以繼續(xù)看下這本書<奇特的一生>. 哈哈, 寫到這里, 這篇文章終于點題了--"人人都可以輕松成為柳比歇夫"
