如何使用Excel建立最規(guī)范的員工花名冊(cè)凑阶，如何更有效率的維護(hù)更新員工花名冊(cè)，成為HR效率達(dá)人衷快，這一篇不看不行宙橱！
? ? 《員工花名冊(cè)》是每個(gè)企業(yè)中人力資源檔案最的一項(xiàng)，管理者可以通過(guò)它了解和掌握企業(yè)的現(xiàn)有人力資源情況，以便能達(dá)到知人善任的管理目標(biāo)师郑，當(dāng)然這是是勞動(dòng)合同法的基本要求：
? ? 勞動(dòng)合同法第七條 勞動(dòng)關(guān)系的建立? ? 用人單位自用工之日起即與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系环葵。用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊(cè)備查。
大多數(shù)的HR從業(yè)者在進(jìn)入工作單位中宝冕，接觸的第一個(gè)人力資源電子檔案就是《員工花名冊(cè)》了张遭，記得第一天上崗時(shí)我的主管/辦公室主任（那時(shí)候都叫主任）就給我一個(gè)電子表格花名冊(cè)，讓我負(fù)責(zé)員工檔案的錄入及更新工作地梨，就是根據(jù)紙質(zhì)的《員工檔案表》來(lái)提取出關(guān)鍵字段來(lái)然后錄入到Excel中菊卷，那時(shí)的我Excel操作還不是很熟練，看到主管發(fā)我的表格中那么的“神奇”：
輸入身份證號(hào)就性別就能自動(dòng)判斷男/女宝剖，提前提醒員工生日洁闰；
自動(dòng)生成出生日期；
自動(dòng)計(jì)算年齡万细；
自動(dòng)計(jì)算工齡扑眉；
輸入入職時(shí)間后就能自動(dòng)計(jì)算員工的入司時(shí)間（工齡）等等，
? ? 這種“神奇”成為我日后深入學(xué)習(xí)Excel的動(dòng)力赖钞，直到現(xiàn)在還對(duì)Excel情有獨(dú)鐘腰素。好吧，言歸正傳雪营。
一.我們來(lái)探討下《員工花名冊(cè)》表格需要哪些字段（列）及部分字段類(lèi)型（單元格格式）是什么：
（1）序號(hào)：便于統(tǒng)計(jì)人員
（2）姓名：要注意同名同姓的員工
（3）部門(mén)：?jiǎn)T工所屬部門(mén)
（4）崗位：現(xiàn)有工作崗位
（5）手機(jī)號(hào)碼：便于聯(lián)系也便于我們做通訊錄弓千，文本型
（6）出生日期：便于進(jìn)行生日福利（激勵(lì)），日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（7）最高學(xué)歷：
（8）性別：
（9）年齡：
（10）身份證號(hào)：很重要卓缰，文本型
（11）參加工作時(shí)間：便于了解從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和年休假計(jì)算，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（12）? 進(jìn)公司時(shí)間：便于統(tǒng)計(jì)工齡及員工穩(wěn)定性考評(píng)砰诵，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（13）? 合同簽訂時(shí)間：勞動(dòng)合同法規(guī)定要件征唬，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（14）? 合同終止時(shí)間：勞動(dòng)合同法規(guī)定要件，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（15）? 合同期限：勞動(dòng)合同法規(guī)定要件茁彭，注意試用期規(guī)定
（16）? 現(xiàn)住址：現(xiàn)有能聯(lián)系的住所地址
（17）? 身份證住址：
（18）? 婚姻狀況：便于考量員工家庭情況及工作期望
（19）? 緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式：很重要总寒，突發(fā)事件及時(shí)聯(lián)系
（20）? 司齡：便于員工穩(wěn)定性考量及工齡激勵(lì)
（21）? 備注：
（22）......
? ? 這里的“單元格”格式就是數(shù)據(jù)在單元格中顯示的格式，叫做數(shù)據(jù)類(lèi)型更好區(qū)分理肺，有一定數(shù)據(jù)庫(kù)如MySQL基礎(chǔ)的同學(xué)應(yīng)該都很好理解摄闸，在Excel中單元格格式有下列幾種，如下圖：
? ? ? 我們看到office中常用的格式以上幾種妹萨，自定義給了我們更多定義單元格格式的空間年枕，我們?cè)谶@里需要對(duì)上述（6）（11）（12）（13）這些日期型（yyy/mm/dd）單元格格式進(jìn)行操作演示：
其中的我們使用了自定義格式中的（yyyy/mm/dd）這個(gè)代表的是讓他顯示日期型格式并且年四位，月份兩位乎完，天兩位的日期就是（1987/08/19）熏兄。其他幾個(gè)日期型字段使用同樣的方法進(jìn)行設(shè)置。
二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入
? ? 這要求我們的力資源基礎(chǔ)工作要做好摩桶，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)源于我們紙質(zhì)或電子的人力資源檔案桥状，如員工的招聘錄用階段的《求職登記表》、《員工履歷登記表》硝清、《員工異動(dòng)審批表》辅斟、員工的身份證復(fù)印件、證書(shū)復(fù)印件芦拿、技能士飒、職稱(chēng)證書(shū)等資質(zhì)類(lèi)文件，我們一定要注意核實(shí)這些文件的真實(shí)性防嗡，在這些檔案文件中提取我們要填寫(xiě)錄用的數(shù)據(jù)变汪。因?yàn)榈谝徊轿覀円呀?jīng)將字段名稱(chēng)（列）確定，每一字段（列）的數(shù)據(jù)類(lèi)型（單元格格式）也確定蚁趁，那么直接錄入就可以了裙盾。
三、編寫(xiě)自動(dòng)計(jì)算字段（列）的函數(shù)公式
（一）出生日期自動(dòng)生成
核心函數(shù)及解析：MID() ;Date();
MID取文本字符串中從指定位置開(kāi)始的特定數(shù)目的字符
? ? 語(yǔ)法：MID(text, start_num, num_chars)
? ? text 要取的目標(biāo)字符串
? ? start_num 從第幾個(gè)字符開(kāi)始取
? ? num_chars 取幾個(gè)
DATE 函數(shù)返回表示特定日期的連續(xù)序列號(hào)他嫡。日期函數(shù)
? ? 語(yǔ)法：DATE(year,month,day)
? ? 簡(jiǎn)單說(shuō)就是將三個(gè)單獨(dú)的值并合并為一個(gè)日期
? ? 公式解析：
=DATE(MID(J3,7,4),MID(J3,11,2),MID(J3,13,2))
我們知道身份證號(hào)碼中的7—14位數(shù)字代表著出生日期番官，這個(gè)函數(shù)的功能首先是將身份證號(hào)中代表出生日期的文本字符提取出來(lái)，然后在將字符轉(zhuǎn)換成我們要的日期型格式钢属。
? ? 這里給大家分享一個(gè)小技巧來(lái)調(diào)試自己公式函數(shù)徘熔，打開(kāi)數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡/公式求值，可以分布調(diào)試直觀又好用：
（二）性別自動(dòng)生成
? ? 核心函數(shù)及解析：VALUE();MOD();IF();
? ? VALUE 取將代表數(shù)字的文本格式轉(zhuǎn)變成數(shù)值格式淆党，返回值是一個(gè)數(shù)值酷师。
? ? MOD 返回兩數(shù)相除的余數(shù) ，也叫“取模運(yùn)算”“取余運(yùn)算”染乌。
? ? MOD(number, divisor)
? ? number：被除數(shù)
? ? divisor：除數(shù)
? ? IF函數(shù)允許通過(guò)測(cè)試某個(gè)條件并返回 True 或 False 的結(jié)果山孔，從而對(duì)某個(gè)值和預(yù)期值進(jìn)行邏輯比較。
? ? =IF（內(nèi)容為 True荷憋，則執(zhí)行此操作台颠，否則就執(zhí)行其他操作）
因此 IF 語(yǔ)句有兩個(gè)結(jié)果。第一個(gè)比較結(jié)果為 True勒庄，第二個(gè)比較結(jié)果為 False
公式解析：
=IF(MOD(VALUE(MID(J3,17,1)),2)=1,"男","女")
身份證的第17位代表性別串前，奇數(shù)為"男",偶數(shù)為"女"，我們將取得的數(shù)與2相除得到的余數(shù)实蔽，來(lái)判斷性別荡碾，當(dāng)然這里還可以不使用取余運(yùn)算來(lái)判定數(shù)字的奇、偶性局装，在Excel中專(zhuān)門(mén)有一個(gè)函數(shù)來(lái)判斷數(shù)字的就是ISODD()那么上述函數(shù)也可以這樣寫(xiě)：
=IF(ISODD(MID(J15,17,1)),"男","女")
也可以這么寫(xiě)
=IF(ISEVEN(MID(J14,17,1)),"女","男")
這三種公式的結(jié)果都是一樣的玩荠，大家可以自己試試漆腌。
（三）年齡自動(dòng)生成
? ? 核心函數(shù)及解析：TODAY();YEAR();MONTH();IF()
? ? TODAY:該函數(shù)沒(méi)有參數(shù)，返回當(dāng)前系統(tǒng)（當(dāng)前使用的電腦）日期的序列號(hào)阶冈， 序列號(hào)是 Excel 用于日期和時(shí)間計(jì)算的日期-時(shí)間代碼闷尿。
? ? 圖中的1986/12/9日期格式與在常規(guī)格式中序列號(hào)為31755，可見(jiàn)在Excel中女坑，日期和時(shí)間函數(shù)的運(yùn)算是通過(guò)序列號(hào)運(yùn)算的填具；
YEAR：返回對(duì)應(yīng)于某個(gè)日期的年份。
MONTH:返回對(duì)應(yīng)某個(gè)日期中的月份匆骗。
公式解析：
=(YEAR(TODAY())-YEAR(F3))+IF((MONTH(TODAY())-MONTH(F3))<0,-1,0)
這部分主要是日期函數(shù)的應(yīng)用劳景，上述公式中的計(jì)算精度到月份，若是根據(jù)天數(shù)來(lái)精確計(jì)算年齡碉就，需要將公式重寫(xiě)盟广，大家可以試試。
使用公式求值工具看看計(jì)算的步驟吧
（四）司齡的自動(dòng)計(jì)算
? ? 核心函數(shù)及解析：DATEDIF();TODAY();
? ? DATEDIF計(jì)算兩個(gè)日期之間相隔的天數(shù)瓮钥、月數(shù)或年數(shù)筋量。
? ? DATEDIF(start_date,end_date,unit)
? ? start_date:要計(jì)算的起始日期；
? end_date:要計(jì)算的結(jié)束日期碉熄；
? ? unit:結(jié)果返回的類(lèi)型
"Y"一段時(shí)期內(nèi)的整年數(shù)桨武。
"M"一段時(shí)期內(nèi)的整月數(shù)。
"D"一段時(shí)期內(nèi)的天數(shù)锈津。
"MD"start_date 與 end_date 之間天數(shù)之差呀酸。 忽略日期中的月份和年份。
“YM”start_date 與 end_date 之間月份之差琼梆。 忽略日期中的天和年份
"YD"start_date 與 end_date 的日期部分之差性誉。 忽略日期中的年份。
? ? 便于記憶和理解茎杂，我們可以把這個(gè)函數(shù)看成datedifferent的簡(jiǎn)寫(xiě)错览，就是來(lái)計(jì)算兩個(gè)日期的差，我們需要什么樣的結(jié)果就要填入對(duì)應(yīng)unit的值蛉顽。
公式解析：
=DATEDIF(L3,TODAY(),"m")
（五）合同期限的自動(dòng)計(jì)算
? ? 核心函數(shù)及解析：DATEDIF();MOD();INT();IF();
? ? INT：將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)蝗砾，簡(jiǎn)稱(chēng)向下取整先较。
? ? 其他函數(shù)都是我們介紹過(guò)的了携冤，這里就不加贅述了；我們先看看公式闲勺，為便于理解我將公式分段展示：
=IF(DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m")>=12,? //第一次判斷
? IF(MOD(DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m"),12)=0,? //'第二次判斷'
? ? INT(DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m")/12)&"年",
? ? INT(DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m")/12)&"年"&MOD(DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m"),12)&"個(gè)月"),
? ? ? DATEDIF(起始日期,結(jié)束日期,"m")&"個(gè)月")
看起來(lái)很長(zhǎng)的樣子曾棕，這個(gè)主要是IF函數(shù)的用法，在程序語(yǔ)言中IF....else菜循，D0...while這個(gè)都屬于流程控制翘地，這么長(zhǎng)的公式來(lái)了那我就簡(jiǎn)單畫(huà)個(gè)流程圖：
? ? 介紹到這里我們基本上把花名冊(cè)中主要的函數(shù)要點(diǎn)都分享完畢了，其他字段就只是編輯填充就好了！
? ? 員工花名冊(cè)建好后我們還能根據(jù)員工花名冊(cè)做更多人力資源分析工作衙耕，如人力資源結(jié)構(gòu)分析等等昧穿。好吧今天就分享到這里！
? ? 需補(bǔ)充之處請(qǐng)大家暢所欲言橙喘，希望把這里做成大家的交流場(chǎng)所时鸵，杜絕一廂情愿、毫無(wú)感情的厅瞎、枯燥乏味的推送饰潜，盡量能給大家?guī)?lái)有料的干貨，所以請(qǐng)大家一定務(wù)必的提出寶貴建議和簸，這個(gè)公眾號(hào)未來(lái)如何彭雾，看大家的！
制作不易锁保，覺(jué)得有用的望大家轉(zhuǎn)發(fā)分享薯酝！
