會務(wù)接待經(jīng)驗分享

在上篇《會務(wù)籌辦經(jīng)驗分享》中“志匯CLUB”和您分享了舉辦大型會務(wù)活動的一些經(jīng)驗卖毁，那么在會務(wù)接待過程中還需要注意哪些重要事項呢瞎抛？今天牺六，“志匯CLUB”和您聊聊會務(wù)接待的一些經(jīng)驗叙淌。

一、關(guān)于接待

1犁享、迎接客人

一是確定迎送規(guī)格虐秦。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t建邓，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對等時贱田，可靈活變通威根，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒娣锞蕖Ｆ渌腿藛T不宜過多。

二是掌握到達和離開的時間洛搀。準(zhǔn)確掌握來賓到達和離開的時間敢茁，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化姥卢，應(yīng)及時通知有關(guān)人員卷要。迎接人員應(yīng)提前到達迎接地點，不能太早独榴，更不能太遲僧叉，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達送行地點棺榔。

三是適時獻上鮮花瓶堕。迎接普通來賓，一般不需要獻花症歇。迎接十分重要的來賓郎笆，可以獻花谭梗。花要用鮮花宛蚓，并保持花束整潔激捏、鮮艷。忌用菊花凄吏、杜鵑花远舅、石竹花、黃色花朵痕钢。獻花的時間图柏，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻上∪瘟可以只獻給主賓蚤吹，也可向所有來賓分別獻花。

四是不同的客人按不同的方式迎接随抠。對大批客人的迎接裁着，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清暮刃；對首次前來跨算，又不認(rèn)識的客人，應(yīng)主動打聽椭懊，并自我介紹诸蚕；而對比較熟悉的客人，則不必介紹氧猬，僅向前握手背犯，互致問候即可。

五是留下一定時間盅抚。客人抵達住處后漠魏，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間妄均，然后再安排活動柱锹。

2、稱呼丰包、介紹和握手

關(guān)于稱呼禁熏。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人邑彪、女士瞧毙、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐宙彪；而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐矩动，年紀(jì)稍大的可稱女士。對地位高的官方人士释漆，還可直接稱其職務(wù)悲没、閣下。

迎接一批客人時灵汪，通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者檀训，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓柑潦。這里要注意東西方的差異享言。西方是先卑后尊，我國是先尊后卑渗鬼，西方與我國正好相反览露。

握手時的伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高譬胎、身份高者先伸手差牛，非公務(wù)場合，年長者堰乔、女姓先伸手偏化。

注意：握手忌用左手、忌戴手套镐侯、忌戴墨鏡侦讨、忌手臟，等等苟翻。

3韵卤、陪車和引導(dǎo)?

客人抵達后，如果需要陪車崇猫，如何就座沈条，請參考《一張圖讀懂座次禮儀》。

乘坐中大型面包車時诅炉，前座高于后座蜡歹，右座高于左座；距離前門越近涕烧，座次越高月而。為客人關(guān)車門時，要先看清客人是否已經(jīng)坐好澈魄，切忌過急關(guān)門景鼠，損傷客人。

當(dāng)賓主雙方并排行進時，引領(lǐng)者走在外側(cè)铛漓，讓來賓走在內(nèi)側(cè)溯香。單行行進時，引導(dǎo)者應(yīng)走在前浓恶，來賓走在其后玫坛，起到帶路的作用。出入房門時包晰，引領(lǐng)者主動開門湿镀、關(guān)門。出入無人控制的電梯時伐憾，引領(lǐng)者先入后出勉痴，操縱電梯。

4树肃、會見和會談

會見座位的安排蒸矛。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員胸嘴、記錄員安排在主人和主賓的后面雏掠，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座劣像。座位不夠可在后排加座乡话。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務(wù)、地位耳奕、本次會見的內(nèi)容等綜合排定绑青。

會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形吮铭、橢圓形或圓形桌子时迫，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)谓晌，主人坐背門一側(cè)掠拳，客人坐面門一側(cè)。主談人居中纸肉。我國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)溺欧。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面柏肪，當(dāng)會談人員較少時姐刁，記錄員也可安排在會談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個人的職務(wù)烦味、地位聂使、本次會見的內(nèi)容等綜合排定壁拉。

坐席、合影順序柏靶，請參考《一張圖讀懂座次禮儀》弃理。

長條桌

沙發(fā)室

1.與外賓會談

2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo).

5屎蜓、宴請

主要有三個環(huán)節(jié)：排好菜單痘昌、定好形式、排定座次炬转。

排好菜單辆苔。要體現(xiàn)民族特色、地方風(fēng)味扼劈、節(jié)令時尚驻啤、飯店拿手和客人喜愛的菜肴，少上昂貴菜肴测僵，不上禁忌菜街佑。關(guān)于飲食禁忌，如回民不吃豬肉捍靠，猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類等森逮，印尼榨婆、馬來西亞人也不吃豬肉（信奉伊斯蘭教），阿拉伯人不吃豬褒侧、馬良风、騾、驢肉闷供，有的還不吃兔肉烟央。了解了這些習(xí)俗，安排時就要特別注意歪脏，千萬不能上這些動物的肉疑俭。伊斯蘭教還禁酒，但也有例外婿失，就是伊拉克人可以喝酒钞艇。

定好就餐形式。宴請總是通過一定的宴請形式來完成的豪硅。宴請形式有宴會哩照、招待會、茶會（又稱茶話會懒浮，是聯(lián)絡(luò)老朋友飘弧、結(jié)交新朋友的具有對外聯(lián)絡(luò)和進行招待性質(zhì)的社交性集會，重點不在“茶”，而在“話”）次伶、工作餐蹋岩。宴會中的正式宴會和招待會中的冷餐（即自助餐）是目前接待來賓最常用的兩種宴請形式。

正式宴會是僅次于國宴的一種宴會学少，可安排席間樂剪个，賓主均按身份排位就座，用地產(chǎn)白酒和其他飲料版确。正式宴會的現(xiàn)場扣囊，應(yīng)布置得嚴(yán)肅莊重大方，不要用紅綠燈绒疗、霓虹燈裝飾侵歇，可以少量點綴鮮花。正式宴會通常要掛“歡迎宴會”大字橫幅吓蘑，有時還配以標(biāo)語惕虑，標(biāo)語的內(nèi)容可以根據(jù)宴會的主題來擬定。

排定座次磨镶。正式宴會桌次的排列：主桌位置溃蔫，圓廳居中為上，橫排以右為上琳猫，縱排以遠(yuǎn)（距離門的位置）為上伟叛，有講臺時臨臺為上。2脐嫂、3统刮、4······等其它桌的位置，以離主桌位置遠(yuǎn)近而定账千，近高遠(yuǎn)低侥蒙，右高左低。桌數(shù)較多時匀奏，要擺桌次牌鞭衩。

正式宴會座位的排列：通常安排每桌10人，來賓的位置以離主人座位的遠(yuǎn)近而定攒射。我國習(xí)慣按各人本身職務(wù)排列醋旦，以便于談話。坐席順序会放，請參考《一張圖讀懂座次禮儀》饲齐。

冷餐會（又叫自助餐），常用于宴請人數(shù)眾多的賓客咧最。往往設(shè)主賓席座位捂人，其余各席不固定座位御雕，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后滥搭，自動取食進餐酸纲。這種進餐形式越來越受到歡迎，賓主雙方感到輕松自由瑟匆，便于交流闽坡。

6、觀看節(jié)目

觀看文藝節(jié)目愁溜，一般以第七疾嗅、八排座位為最佳。觀看電影則是第十五排前后為好冕象。專場演出要把貴賓席留給主人和主要客人代承，其他客人可排座位，也可自由出入渐扮。

如舉辦舞會论悴，時間掌握在2小時，即盡量在晚上8：00—10：00墓律。參加舞會的男女人數(shù)要相當(dāng)膀估。注意歌舞相間。男士要主動請女性跳舞只锻，女性可以婉拒玖像；女士請男士跳舞，男士不可拒絕齐饮。舞會快結(jié)束時，結(jié)尾曲要能讓來賓感到舞會快要結(jié)束了笤昨。?

7祖驱、參觀游覽

一是項目選定。結(jié)合來訪目的瞒窒、客人意愿和興趣捺僻、來賓是否參觀過進行安排。

二是安排布置崇裁。項目確定之后匕坯，應(yīng)做出詳細(xì)計劃，先看什么拔稳、后看什么葛峻，在哪兒停車、在哪兒介紹巴比、在哪兒上衛(wèi)生間术奖、在哪兒上車礁遵，以及中間如何引導(dǎo)、如何銜接采记、由何人介紹情況佣耐，等等，都要向接待單位交待得清清楚楚唧龄。

對于大型的兼砖、重要的、復(fù)雜的參觀活動既棺，要特別注意以下幾點：精心選擇參觀點讽挟；反復(fù)預(yù)看路線，計算好途中使用時間援制、參觀使用時間和介紹使用時間戏挡，確保用最少的時間，看最多的參觀點晨仑；確定好聯(lián)系人褐墅、聯(lián)系電話以及介紹人；安排好沿途解說人和解說詞洪己；十分關(guān)注參觀過程妥凳，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題；適時根據(jù)臨時突然變化答捕，做好適應(yīng)性調(diào)整逝钥。

8、簽約

一般在簽字廳內(nèi)設(shè)置長方桌一張拱镐，作為簽字桌艘款。桌面覆蓋深綠色臺呢，桌后放兩把椅子沃琅，為雙方簽字人的座位哗咆，主左客右。座位前擺的是各自保存的文本益眉，上端分別放置簽字文具晌柬，如是與外方簽字，桌子中間還要擺一旗架郭脂，分別懸掛簽字國的國旗年碘。

雙方參加人員進入簽字廳。簽字人員入座時展鸡，其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后屿衅。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側(cè)，協(xié)助翻揭文本娱颊，指明簽字處傲诵。在主方保存的文本上簽畢后凯砍，由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字拴竹，然后由雙方簽字人員交換文本悟衩，相互握手。有時簽字后栓拜，備有香檳或紅酒座泳，共同舉杯慶賀。

9幕与、保持良好形象

一是精神要飽滿自然挑势，態(tài)度要和藹端莊。面啦鸣、手潮饱、衣、履要潔凈诫给。說話客氣香拉，注意身份。在公共場所應(yīng)保持安靜中狂，遵守秩序凫碌，不打攪、影響別人胃榕。遵時守約盛险。

二是多用禮貌有語。如您好勋又、請苦掘、謝謝、對不起楔壤，再見鸟蜡。

三是尊重隱私。與人交往時做到五不問挺邀，即不問年齡、不問婚否跳座、不問去向端铛、不問收入、不問住址疲眷。但日常交往中禾蚕，有的人最喜歡問的卻是這些問題。這是要引起注意的狂丝。

四是體現(xiàn)女士第一换淆。即時時處處做到女士優(yōu)先哗总、保護女士。男女同行時倍试，男士應(yīng)走靠外的一側(cè)讯屈，不能并行時，男士應(yīng)讓女士先行一步县习。在開門涮母、下車、上樓或進入無人領(lǐng)路的場所躁愿、遇到障礙和危險時叛本，男士應(yīng)走在女士前面，為女士服務(wù)彤钟。就餐時来候，進入餐廳入座的順序是，服務(wù)員引導(dǎo)逸雹，女士隨后营搅，男士“壓陣”。

五是著裝要得體峡眶。著裝要體現(xiàn)整體性剧防、個性、和諧性辫樱。男士衣著的顏色不能超過3色峭拘，否則就會顯得雜亂，不夠莊重狮暑。襪子一般應(yīng)穿與褲子鸡挠、鞋子同類顏色或較深色的顏色。通常情況下男士均穿便服搬男，便服包括外衣拣展、夾克、襯衣缔逛、T恤衫和各式西裝备埃。但出席正式、隆重褐奴、嚴(yán)肅的會議或特別意義的典禮按脚，則應(yīng)穿深色西裝或禮服。

西裝的注意事項：

西裝袖子長度以達到手腕為宜敦冬，西裝襯衫的袖長應(yīng)比西裝袖子長出1-2厘米辅搬。凡是正式場合，穿西裝都要系領(lǐng)帶脖旱，西裝要系扣堪遂。襯衫和領(lǐng)帶要精心選擇介蛉，襯衫的領(lǐng)子要挺括，領(lǐng)帶顏色要與衣服溶褪、場合協(xié)調(diào)和諧币旧，不能太隨意。系領(lǐng)帶時竿滨，襯衫的第一個紐扣要系好佳恬。襯衫的下擺要放在褲子里。襯衫里面一般不要穿棉衣于游，天冷時毁葱，襯衫外面可穿一件羊毛衫。穿著羊毛衫時贰剥，領(lǐng)帶應(yīng)放在羊毛衫內(nèi)倾剿。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋蚌成。皮鞋要上油擦亮前痘，不能蒙滿灰塵。西裝在日常穿著時可以敞開担忧，也可以扣上第一粒紐扣芹缔。西裝的衣袋和褲袋里，不宜放太多的東西瓶盛，以勉顯得鼓鼓囊囊最欠。穿西裝不扎領(lǐng)帶時，襯衫的第一粒紐扣不要扣上惩猫。

領(lǐng)帶注意事項：

系領(lǐng)帶不宜過長或過短芝硬，領(lǐng)帶一般在第四、五個紐扣之間轧房。站立時其下端觸及腰帶為宜拌阴。如內(nèi)穿背心時，領(lǐng)帶要放在背心內(nèi)奶镶，領(lǐng)帶夾也不要露出背心迟赃。生活中有的人把領(lǐng)帶夾夾在襯衣的第二個紐扣處，顯得十分顯眼厂镇、難看捺氢。在宴會等喜慶的場合，領(lǐng)帶顏色可鮮艷一些剪撬；參加吊唁活動，一般系黑色或其它素色領(lǐng)帶悠反。在日常生活中残黑，只穿襯衣（包括短襯衣）也可系領(lǐng)帶馍佑，但襯衣下邊要放在褲子里。穿茄克衫等翻領(lǐng)衣服梨水，內(nèi)穿襯衫時拭荤，也可系領(lǐng)帶。小臉型疫诽、高身材的人不要打太窄的領(lǐng)帶舅世，胖者不要打太寬的領(lǐng)帶。

六是餐飲要規(guī)范奇徒。要坐得端正雏亚，雙腿靠攏，兩足平放摩钙。雙手和手肘部要離開桌子罢低，不要放在、扒在桌上胖笛。主人示意開始時网持，客人才能開始。進餐時要細(xì)嚼慢咽长踊，不要發(fā)出大的聲響功舀，如喝湯時“咕嚕咕嚕”身弊，吃菜時嘴里“叭叭”作響辟汰，都是不文雅的表現(xiàn)。若控制不住要打噴嚏或咳嗽時佑刷，要用手帕捂住口鼻莉擒，低頭轉(zhuǎn)向一旁，盡量避免發(fā)出聲響瘫絮。敬酒時涨冀，上身挺直，雙腿站穩(wěn)麦萤。勸酒要適可而止鹿鳖，切忌飲酒過量，以控制在本人酒量的三分之一為宜壮莹。

用筷子時翅帜，一旦夾上食物，應(yīng)立即放入口中命满，不要停留時間過長涝滴。夾菜時，筷子不要在盤子里亂攪，也不要把筷子伸到太遠(yuǎn)的菜盤里歼疮。若偶爾掉下一些菜到菜外杂抽，也不可重新放回盤內(nèi)。扒在桌子上就著碗吃是被禁止的韩脏。（西餐時缩麸，左手持叉，右手持刀赡矢。上一道菜杭朱，使用相對應(yīng)的餐具。如臨時離座吹散，刀叉在盤內(nèi)擺成“八”字形弧械，表示尚未用完。如用餐完畢送浊，則將刀叉并排橫斜放在盤內(nèi)梦谜，柄朝右。）

自助餐時袭景，要按順序自動取食唁桩，不要搶先；取食后可換適當(dāng)位置坐下慢慢進食耸棒；第一次取食不必太多荒澡，若需添食，可再次或多次去扔胙辍单山；所取食物最好吃完，不要剩余幅疼，以免造成浪費米奸。

二、關(guān)于會務(wù)

1爽篷、確認(rèn)參會

會議通知發(fā)出后悴晰，一定要確認(rèn)參會人員有沒有接到通知，參不參加會議逐工。對那些兼任多個職務(wù)的特殊人員铡溪，一定要核實到人，是不是本人參加泪喊，以便正確擺放席卡棕硫。

2、選定會場

主要按照大小適中袒啼、條件具備哈扮、距離較近纬纪、經(jīng)濟實惠來選定。

3灶泵、確定會標(biāo)育八、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語

會標(biāo)可以根據(jù)會議通知來確定∩饬冢回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語，要緊扣會議主題实檀，富有號召性惶洲、鼓動性。

4膳犹、如何排列席卡恬吕？

主席臺的排列。當(dāng)主席臺人數(shù)較多時须床，可設(shè)立1排以上的主席臺铐料，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。主席臺的坐席順序豺旬，請參考《一張圖讀懂座次禮儀》钠惩。

有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會前擺放到位族阅。發(fā)言前5分鐘篓跛，要請發(fā)言人員到達主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言坦刀，發(fā)言后回到自己的座位上愧沟。

5、保證話筒和音響良好　

選擇好的話筒鲤遥。反復(fù)查看檢修沐寺，確保穩(wěn)定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒盖奈，確保使用良好混坞。

6、發(fā)獎

將領(lǐng)獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領(lǐng)獎境析。

對禮儀小姐進行彩排拌喉。禮儀小姐從主席臺一側(cè)手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等蚊俺，走到第一排主席臺前，先自然轉(zhuǎn)向臺下逛万，展示獎品泳猬，然后批钠，轉(zhuǎn)向主席臺，將獎品交給發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)得封，自然轉(zhuǎn)身埋心，從另一側(cè)離開主席臺。

對領(lǐng)獎人員進行彩排忙上。確定每批領(lǐng)獎人數(shù)拷呆。按照主席臺上第一排所坐發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺領(lǐng)獎的人數(shù)疫粥，要注意領(lǐng)獎人數(shù)一般不要超過發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)茬斧，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時頒發(fā)1個以上獎項，減少失誤的可能梗逮。

將發(fā)獎人姓名與領(lǐng)獎人姓名一一對應(yīng)排列打印项秉，發(fā)到每一位領(lǐng)獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎慷彤。

正式上臺領(lǐng)獎前娄蔼，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎人員走上主席臺，走到對應(yīng)的發(fā)獎領(lǐng)導(dǎo)面前后底哗，所有領(lǐng)獎人先轉(zhuǎn)向臺下岁诉，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺艘虎，面帶微笑從對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎唉侄，領(lǐng)獎后，再次向后轉(zhuǎn)向臺下野建，約停頓8秒鐘属划，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像候生。最后同眯，從另一側(cè)回到座位上。

7唯鸭、簽訂責(zé)任狀

將簽狀人員安排靠前相對集中就座须蜗，便于組織簽狀。

準(zhǔn)備責(zé)任狀目溉、簽狀桌椅明肮、“簽狀席”卡、簽字筆缭付。安排抬簽狀桌的人員柿估，并要統(tǒng)一服裝。參加簽狀人員要事先通知陷猫。簽獎時樂曲配套秫舌，音量適中的妖。事前要多次彩排。

8足陨、做好后勤保障（車輛嫂粟、應(yīng)急、電力）

調(diào)配會議所需車輛墨缘，特別是接送參加會議領(lǐng)導(dǎo)的車輛星虹，要座位充足，車內(nèi)整潔镊讼，并準(zhǔn)備1臺備用車輛搁凸。要有工作人員現(xiàn)場服務(wù)。

安排人員維持會場內(nèi)外秩序狠毯，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜褥芒。開會之前要檢查會場內(nèi)外嚼松，開會時也要關(guān)注會場內(nèi)外，以便及時處置突發(fā)情況锰扶。

準(zhǔn)備電力保障車献酗，并有專業(yè)人員跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電坷牛。

對于大型活動罕偎，還需要考慮安保和急救環(huán)節(jié)。

9京闰、做好節(jié)儉工作

遵循必要颜及、簡單、方便的原則蹂楣。

一是會場大小適中俏站、設(shè)施設(shè)備夠用，不要過份追求高檔豪華痊土。會場距離較近肄扎，方便多數(shù)人來往。

二是場內(nèi)布置都有必要性赁酝，以烘托氣氛犯祠，不能太復(fù)雜、太花哨酌呆。