回復(fù)郵件
及時回復(fù)郵件是一種商務(wù)禮儀珊蟀。那些遲遲不回復(fù)郵件的人，人們對其信任感會逐漸降低覆糟，一種把事情交給他心里就不踏實(shí)的感覺會油然而生刻剥。
即便你沒時間仔細(xì)地回復(fù)對方的郵件，簡單地寫一句 - I'm working on it. 或者 - Noted, thanks. 都是有必要的滩字。
對于你不能辦到的事造虏，就回復(fù) - I'm afraid that... 或者 - Unfortunately, we are unable to...
在你的回郵中提及對方的郵件，會給對方一種思路清晰麦箍、辦事仔細(xì)的印象漓藕。你可以這樣寫 - With reference to your e-mail of March 28...；
當(dāng)對方發(fā)郵件詢問你公司的產(chǎn)品或服務(wù)挟裂，你最好能在回復(fù)時向其表達(dá)謝意 - Thank you for your inquiry of May 10 and for your interest in our products.
跟進(jìn)工作
有時候撵术，人們在電話中言之鑿鑿的事情，一轉(zhuǎn)頭就發(fā)生變化话瞧。為了避免對方忘記電話中的約定，最好馬上給他發(fā)一封郵件寝姿，書面明確雙方達(dá)成的意向交排。
你可以這樣寫 - Further to our telephone conversation just now, I would like to summarize our agreements as follows...
詢問進(jìn)展
當(dāng)你需要向?qū)Ψ搅私夤ぷ鬟M(jìn)度時，可以這樣寫 - Further to our discussion last week, I would like to know the recent situation of the project...
還可以這樣寫 - Just following up in regards to our discussion last week...
表達(dá)友好
Email是一種與對方建立關(guān)系并且展現(xiàn)你職業(yè)形象的溝通工具饵筑。 Email寫得過于短促埃篓，會給人生硬冷漠的感覺。
在結(jié)束語上寫- If you require more information, we would be happy to... 或者 - Should you have any question, please contact me freely根资。這些句子能夠反應(yīng)出你對對方的友好態(tài)度和你的職業(yè)素養(yǎng)架专。
說明意圖
開門見山地告訴對方你發(fā)這封email的用意，可以讓他迅速地理解你的郵件內(nèi)容玄帕，并盡快做出回應(yīng)部脚。
你可以這樣寫- I am just writing to... 或者 - Just a short e-mail to request / confirm / inform you that / ask if / clarify...
表達(dá)歉意
當(dāng)意識到自己的失誤時，及時誠懇地道歉可以避免事態(tài)進(jìn)一步惡化裤纹，最大限度地減少損失并挽救你的職業(yè)形象委刘。
你可以這樣寫 - We must apologize for (not).../- We deeply regret... 或者 - I do apologize for any inconvenience caused. 或者 - I am really sorry for/about...
傳達(dá)喜訊
把好消息通知對方時，有四種常見的寫法：
1.We are delighted to confirm that...
2.We are pleased to inform you that...
3.You will be pleased to hear that...
4.I'm happy to...
第一種給人居高臨下的感覺，第二種是中性語氣锡移，第三種對方看起來親切舒服呕童，第四種行文比較隨意。
請求回復(fù)
當(dāng)你希望得到對方的答復(fù)時淆珊，用委婉禮貌的語氣寫郵件比用直接強(qiáng)勢的語氣好夺饲。
比如，- Would you please confirm...施符？和- Please contact me at your earliest convenience. 比- Please reply without delay. 和- Please let us know as soon as possible. 更讓人容易接受往声。
請求幫助
當(dāng)你請求對方做某事時要注意三點(diǎn)：
1.語氣委婉、態(tài)度懇切操刀；
2.把你的期望表達(dá)清楚烁挟；
3.給對方預(yù)留足夠的準(zhǔn)備時間。
郵件中常用的句子有：
- We would appreciate it if you could...
- I'd be grateful if you could... -Could you please...?
- Would it be possible for you to...?
索取信息
當(dāng)你寫郵件向?qū)Ψ剿魅⌒畔r骨坑，可以用這些起始句：
- I am writing to inquire about...
- I read/heard... and would like to know...
- Could you please send me... at the address below/above.
當(dāng)你要的東西比較簡單撼嗓，可以直接寫Would you send me...
如果要的信息比較復(fù)雜，就要在郵件上放一個問題清單欢唾，讓對方逐一回答且警。或者在郵件中附上一個表格讓對方填寫礁遣。主動引導(dǎo)對方以你需要的方式提供信息斑芜，總比讓他們天馬行空地回復(fù)你好。
結(jié)束語要首尾呼應(yīng)祟霍，表達(dá)謝意：
- Thank you for your assistance.
表達(dá)謝意
表達(dá)謝意時杏头，常用的句型：
- We would like to express our sincere thanks for ...
- We'd like to thank you for...
- Thank you once again for your help.
有誠意的道謝是告訴對方你對什么事情表示感謝。隨意的道謝是Thanks!一個詞沸呐。無誠意的道謝是Tkx醇王，就一個縮寫。
附件提示
一封郵件的正文只說一件事崭添，并且要盡量簡明扼要寓娩，節(jié)省對方閱讀的時間。假如一件事比較復(fù)雜呼渣，比如參與方很多棘伴、步驟很多時，就要把你要傳達(dá)的信息做成表格或者PPT放在附件中屁置。
不要忘記在正文處提醒收件人看附件焊夸。你可以這樣寫
- Please find attached/enclosed...
- I'm attaching.../I've attached...
郵件結(jié)尾
常用的結(jié)尾句
- Do not hesitate to contact us again at (86)XXXX if you require further assistance.
- If you have any further questions, please contact me by e-mail.
- Let me know if you need any more help.
- I look forward to meeting your next week.
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