本期主題
《個(gè)人時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)談》
正文
在之前的第八期中，我曾經(jīng)和大家分享過(guò)我自己在「項(xiàng)目管理」上的一些方法論轧拄。今天這個(gè)內(nèi)容揽祥，是在之前內(nèi)容的基礎(chǔ)上，圍繞「?jìng)€(gè)人時(shí)間管理」這個(gè)話題檩电，提供我的一些具體操作經(jīng)驗(yàn)拄丰。
今天推薦的工具，是一款Mac上的日歷軟件——Fantastical 2是嗜∮福基本上，我的個(gè)人時(shí)間管理「系統(tǒng)」鹅搪，就是通過(guò) Workflowy+Fantastical實(shí)現(xiàn)的站绪。如下圖——
其實(shí)市面上的日歷軟件非常多，核心功能幾乎都一樣丽柿。之所以推薦這一款恢准，是因?yàn)樗軌蚝芎玫嘏浜衔业膫€(gè)人時(shí)間管理方法，并且有一個(gè)很有意思的小功能甫题。我會(huì)在之后的內(nèi)容中展開(kāi)講馁筐。
在此之前，先講一些別的坠非。
有關(guān)「時(shí)間管理」的一些誤區(qū)
我在讀大學(xué)的時(shí)候開(kāi)始創(chuàng)業(yè)敏沉，每天都會(huì)做很多事。也是在那個(gè)時(shí)候炎码，我開(kāi)始意識(shí)到時(shí)間管理的必要性——因?yàn)槭虑楹芏嗝顺伲杏X(jué)時(shí)間不夠用了——然后我就開(kāi)始滿世界找各種各樣的工具、方法潦闲，希望幫助自己更好地解決問(wèn)題攒菠。在這個(gè)過(guò)程中，我接觸了類似番茄工作法歉闰、GTD等各種概念（我相信大家也有這個(gè)過(guò)程）辖众，也發(fā)現(xiàn)了類似Doit.im卓起，OmniFocus等配合這些概念使用的工具。
然而這么多年下來(lái)凹炸，當(dāng)我開(kāi)始能夠比較自如地管理自己的事項(xiàng)與時(shí)間之后戏阅，我發(fā)現(xiàn)自己過(guò)去的摸索芹壕，實(shí)在是趟了太多的坑褂删。所以在開(kāi)始講具體內(nèi)容之前，先和大家分享我自己趟過(guò)的坑号俐。
1. 沉迷于工具與方法本身
那段時(shí)間在時(shí)間管理上蚕键，我最大的問(wèn)題就在于迷戀工具和方法。前文所說(shuō)的GTD等概念衰粹，現(xiàn)在看來(lái)锣光，有借鑒意義（事實(shí)上，下文的內(nèi)容就源于GTD的核心邏輯）铝耻，但如果刻意照搬GTD的方法誊爹，反而會(huì)讓我的工作效率變得很低。
那段時(shí)間瓢捉，我迷戀于用GTD的理念频丘，把自己每天的任務(wù)都拆分成各種小項(xiàng)，然后按照「場(chǎng)景」進(jìn)行各種各樣的「分配」泡态，每天會(huì)花相當(dāng)長(zhǎng)的精力放在「安排事情」上搂漠。那個(gè)時(shí)候使用的工具也是OmniFocus，那種「不停把事情安排到特定位置」的感覺(jué)某弦，真的很好桐汤。
然而，這一切都沒(méi)有幫助我更好地解決問(wèn)題靶壮。事實(shí)上怔毛，隨著我對(duì)這類工具、理念了解越深腾降，我越發(fā)意識(shí)到一個(gè)事實(shí)——
大部分人需要處理的事項(xiàng)之少拣度，是不需要OmniFocus這樣復(fù)雜的工具來(lái)管理的。
沉迷于工具和方法螃壤，反而是最大的浪費(fèi)時(shí)間抗果。
2. 制定太詳細(xì)的時(shí)間表
我經(jīng)歷過(guò)的另一個(gè)大誤區(qū)，就是「制定太具體太詳細(xì)的計(jì)劃表」映穗。
人總是對(duì)自己的能力把握不足窖张，所以「制定太詳細(xì)」的計(jì)劃表，往往最終會(huì)發(fā)現(xiàn)蚁滋，「所有的事情都會(huì)延遲」宿接，加上計(jì)劃隨時(shí)可能變化赘淮，把時(shí)間定得太死，往往最后會(huì)發(fā)現(xiàn)——毫無(wú)意義睦霎。
一旦某處沒(méi)有順利完成梢卸，牽一發(fā)而動(dòng)全身，整個(gè)時(shí)間計(jì)劃便會(huì)如多米諾股牌一樣倒下副女，最后影響整個(gè)計(jì)劃表蛤高。
這樣的情況發(fā)生的次數(shù)多了，就發(fā)現(xiàn)自己事實(shí)上又陷入了「時(shí)間管理陷阱」——全忙著安排自己的時(shí)間碑幅，最后什么事也沒(méi)做成戴陡。
事實(shí)上，現(xiàn)在想起來(lái)沟涨，上面兩個(gè)問(wèn)題之所以發(fā)生恤批，核心能力就在于「我們對(duì)自己的能力以及時(shí)間的把控力不足」——所以這其實(shí)本末倒置了——我們希望通過(guò)「工具」改善自己的時(shí)間管理能力，但太多的工具裹赴、方法本身的應(yīng)用喜庞，就需要我們有極強(qiáng)的「時(shí)間管理」能力。
所以后來(lái)棋返，我承認(rèn)自己能力不足延都，從最簡(jiǎn)單的方法開(kāi)始做起。也就是接下來(lái)我要說(shuō)的自己現(xiàn)在在實(shí)踐的方法睛竣。
我的時(shí)間管理方法論
這個(gè)方法很簡(jiǎn)單——就是建立一個(gè)快速的「事項(xiàng)處理機(jī)制」晰房。這個(gè)機(jī)制大概是這么運(yùn)作的。
1.給自己準(zhǔn)備一個(gè)Inbox（收集箱）
一旦有任何的事項(xiàng)需要安排酵颁，都先放入這個(gè)「收集箱」嫉你。我的收集箱就是Workflowy，所有的事情都會(huì)「先記在里面」躏惋。
這個(gè)邏輯其實(shí)和我的知識(shí)管理邏輯類似——Pocket就相當(dāng)于是我的「文章收集箱」幽污，我把想要讀的文章放在里面先。
2.按照事情的屬性簿姨，放在不同的工具里
所有的事件距误，基本就兩個(gè)屬性——
- 需要在「特定時(shí)間時(shí)」完成
- 需要在「特定時(shí)間前」完成
其實(shí)還有一類——需要「盡快」完成的事項(xiàng)。這一類事項(xiàng)扁位，通常是那些「重要但不緊急」且長(zhǎng)期的事情准潭，但最終會(huì)歸于上面兩個(gè)。
需要在「特定時(shí)間時(shí)」完成的事情域仇，就會(huì)被我放在日歷（Fantastical）刑然。
需要在「特定時(shí)間前」完成的事情，就會(huì)被我放在任務(wù)清單（Workflowy）暇务。
就像下面這張圖——
這套方法論的核心就在與——處理要快泼掠。
通常我在工作時(shí)怔软，總會(huì)有新的事情突然插入，打斷我的現(xiàn)有安排择镇。但除非是蔣律直接找我挡逼，通常我都會(huì)先說(shuō)「我知道了，晚些給你答復(fù)」腻豌，然后把這些事項(xiàng)放入收集箱（記在Workflowy里-我的Workflowy里就有個(gè)條目叫「Inbox」）家坎。
但一旦有空，我就會(huì)把Inbox打開(kāi)吝梅，給這些事項(xiàng)進(jìn)行分工——到底是特定時(shí)間虱疏，還是截止時(shí)間。
這也是為什么會(huì)推薦「Fantastical」這個(gè)工具苏携，理由有兩個(gè)——
- 支持快捷鍵
我曾說(shuō)過(guò)订框，快捷鍵是「提高效率」的最重要技巧之一，而Fantastical支持后臺(tái)存在兜叨，不論我正在干什么，我只要按自己設(shè)定好的快捷鍵衩侥，它就會(huì)第一時(shí)間彈出（就像上面最開(kāi)始那張圖）国旷。而不用——
· 先打開(kāi)所有應(yīng)用
· 再一個(gè)個(gè)找
· 然后打開(kāi)那個(gè)日歷應(yīng)用
· 再點(diǎn)「新建事項(xiàng)」
這樣太慢了。
- 支持語(yǔ)法
和快捷鍵的邏輯類似茫死，F(xiàn)antastical支持語(yǔ)法跪但。我舉個(gè)例子。比如今天是2.19峦萎，我需要一個(gè)新建一個(gè)「2月27日下午2點(diǎn)的日程」屡久。常規(guī)的日歷軟件怎么操作？
· 先找到那一天
· 再點(diǎn)「新建事項(xiàng)」
· 然后把事項(xiàng)中的「全天」關(guān)掉（這類軟件的新建事項(xiàng)通常都是一天）
· 然后選中「開(kāi)始時(shí)間」為14:00
· 再把具體的內(nèi)容打進(jìn)去
同樣太慢了爱榔。而使用Fantastical 被环，我會(huì)使用這樣的語(yǔ)法，你看下圖就明白了——
當(dāng)我用快捷鍵打開(kāi)Fantastical時(shí)详幽，我只要輸入「2.27 2pm」筛欢，它就會(huì)自動(dòng)識(shí)別我的需求，我只需直接在此基礎(chǔ)上打入具體內(nèi)容就行了唇聘。
和快捷鍵的邏輯類似版姑，就是為了快。
算下來(lái)迟郎，同樣的安排事務(wù)剥险，我比過(guò)去的做法大概會(huì)快70%左右。
所以Fantastical的正式版大概要200多塊錢宪肖，而我試用了之后表制，第一時(shí)間就毫不猶豫地夠了健爬。
總結(jié)
所以我的時(shí)間管理方法論其實(shí)很簡(jiǎn)單——先收集，再處理——為了加強(qiáng)效率夫凸，熟練使用快捷鍵浑劳。
用同樣的邏輯，你也可以建立自己的時(shí)間管理系統(tǒng)夭拌。
但還是我一只說(shuō)的那樣魔熏，這些輔助工具，本質(zhì)上還僅僅是工具鸽扁，只能夠讓『已經(jīng)擅長(zhǎng)時(shí)間管理的人過(guò)的更輕松』蒜绽，卻不能讓本身自控力很差的人，變成時(shí)間管理的超人桶现。
時(shí)間管理躲雅，本質(zhì)上還是管理自己的行為——好在，如果能用上趁手的工具骡和，在鍛煉自己時(shí)間管理能力的初期相赁，還是非常有效果的。
最后強(qiáng)調(diào)那兩個(gè)誤區(qū)——
- 不要學(xué)習(xí)太多復(fù)雜的工具和方法——學(xué)習(xí)再多慰于，也不會(huì)解決你的問(wèn)題——何況就算學(xué)會(huì)了钮科，對(duì)于絕大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，這些工具都是大材小用婆赠。
- 不要把時(shí)間定得太死——你本身是需要通過(guò)工具「鍛煉自己的時(shí)間管理能力」才是绵脯。
希望你可以盡快實(shí)踐。
最后
接下來(lái)「用工具升級(jí)大腦」專欄會(huì)正常更新休里，我會(huì)盡快補(bǔ)上之前的內(nèi)容蛆挫。每周六、日會(huì)上新的內(nèi)容妙黍。
于此同時(shí)悴侵，我也在做一些新的嘗試——今年我希望在「商業(yè)模式及思維」這個(gè)話題上，進(jìn)行更多的探索拭嫁。
你可以掃描下方二維碼畜挨，關(guān)注我的微信公號(hào)——
另外，我也在嘗試用更好的形式來(lái)運(yùn)作我們的這個(gè)社群噩凹，你也可以掃描下方圖片巴元，加入我們的「大魚(yú)私享會(huì)小密圈」，在這里驮宴，我每天會(huì)把自己一些的思考（不那么方便放在微信朋友圈的內(nèi)容）在這里和大家分享——已經(jīng)有將近400位朋友加入了逮刨。
