前言：從今天起务冕，會(huì)給大家安利從事業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析師必備的技能袱耽，而Excel的操作又是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析工作必備的基本技能死遭，所以未來(lái)幾篇文章會(huì)從Excel常用操作鞠眉、常用函數(shù)公式和可視化等方面來(lái)進(jìn)行澄峰。
PS：文中所用Excel為2016版嫉沽，有需要的小伙伴可私信或者關(guān)注微信公眾號(hào)：數(shù)據(jù)分析文摘（微信號(hào)：sjfxwz）回復(fù)關(guān)鍵字“excel”獲取下載鏈接。
工欲善其事必先利其器俏竞，相信大家在處理數(shù)據(jù)的時(shí)候绸硕，Excel在大多時(shí)候都是首選工具，而各類數(shù)據(jù)分析工作崗位的招聘中魂毁，Excel的相關(guān)使用（函數(shù)公式透視表可視化等）都是必會(huì)項(xiàng)玻佩，今天就來(lái)總結(jié)一下Excel操作中常用的快捷鍵、格式和快速操作等席楚。
1.1.1 快捷鍵
Excel的快捷鍵很多咬崔，這里主要介紹幾個(gè)常用的。
Ctrl+C烦秩，復(fù)制垮斯。
Ctrl+V，粘貼只祠。
Alt+Enter兜蠕，換行。
Ctrl+A抛寝，選擇整張表熊杨。
Ctrl+Z，撤回當(dāng)前操作盗舰。
Ctrl+空格鍵猴凹，選定整列。
Shift+空格鍵岭皂，選定整行郊霎。
Ctrl+Enter，以當(dāng)前單元格為始爷绘，往下填充數(shù)據(jù)和函數(shù)书劝。
Ctrl+方向鍵进倍，對(duì)單元格光標(biāo)快速移動(dòng)，移動(dòng)到數(shù)據(jù)邊緣（空格位置）购对。
Ctrl+Shift+方向鍵猾昆，對(duì)單元格快讀框選，選擇到數(shù)據(jù)邊緣（空格位置）骡苞。
Ctrl+S垂蜗，快速保存，建議大家在日常操作數(shù)據(jù)時(shí)多按ctrl+s鍵解幽，以便意外發(fā)生贴见，大半天的工作都白做了。
1.1.2 格式轉(zhuǎn)換
通扯阒辏可將Excel格式分為數(shù)值片部、文本、時(shí)間霜定。
數(shù)值常見(jiàn)整數(shù)型 Int和小數(shù)/浮點(diǎn)型 Float档悠。兩者的界限很模糊。
文本分為中文和英文望浩，存儲(chǔ)字節(jié)辖所，字符長(zhǎng)度不同。
時(shí)間格式在Excel中可以和數(shù)值直接互換磨德，也能用加減法進(jìn)行天數(shù)換算缘回。
時(shí)間格式有不同表達(dá)。例如2018年12月28日剖张，2018/12/28，2018-12-12等揩环。當(dāng)數(shù)據(jù)源多就會(huì)變得混亂搔弄。我們可以用自定義格式規(guī)范時(shí)間。這里了解一下時(shí)間格式的概念丰滑，列舉是一些較通用的范例顾犹。
YYYY代表通配的四位數(shù)年格式
MM代表通配的兩位數(shù)月格式
DD代表通配的兩位數(shù)日格式
HH代表通配的的兩位數(shù)小時(shí)（24小時(shí)）格式
hh代表通配的兩位數(shù)小（12小時(shí)制）格式
mm代表通配的兩位數(shù)分格式
ss代表通配的兩位數(shù)秒格式
例如2018/12/28可以寫成：yyyy/MM/dd
2018-12-28 23:59:59可以寫成：yyyy-MM-ddHH:mm:ss
1.1.3 填充
1褒墨、自動(dòng)填充單元格以節(jié)省時(shí)間
以下是在 Excel 中使用填充柄的方法：
1）單擊寫有數(shù)字100的單元格炫刷。
2）將光標(biāo)置于單元格的右下角，直到 它變?yōu)槭中危?/p>
3）單擊十字形并向下拖動(dòng)三個(gè)單元格郁妈。Excel 將自動(dòng)填充單元格的總計(jì)：110浑玛、120 和130。該操作稱為“向下填充”噩咪。
4）單擊寫有200的黃色單元格顾彰，然后再次填充极阅，但這一次，將填充柄向右 拖動(dòng)以填充單元格涨享。此操作稱為“向右填充”筋搏。
2、使用填充柄復(fù)制單元格
Excel可自動(dòng)基于某個(gè)序列填充一些單元格厕隧。例如奔脐，可在一個(gè)單元格中鍵入 農(nóng)產(chǎn)品，然后用填充柄其他單元格吁讨。
1）單擊寫有單詞“農(nóng)產(chǎn)品”的單元格髓迎。將光標(biāo)置于單元格的右下角，直到它變成十字形挡爵，然后向下拖動(dòng)三個(gè)單元格竖般。
2）現(xiàn)在選擇寫有單詞“水果”的單元格。再次將光標(biāo)置于右下角茶鹃，變成十字形時(shí)進(jìn)行雙擊涣雕。這是另一種向下填充方式，可用于需要填充一長(zhǎng)列的情況闭翩。
3挣郭、填充序列
Excel 可基于序列自動(dòng)填充一些單元格。例如疗韵，可在某單元格鍵入 1 月兑障，然后在其他單元格中填充 2 月、3 月等蕉汪。
1）單擊寫有單詞“1 月”的單元格流译。
2）將光標(biāo)置于單元格的右下角，直到它變成十字形者疤，然后向右拖動(dòng)兩個(gè)單元格福澡。Excel 檢測(cè)到序列，并填充“2 月”和“3 月”驹马。
3）現(xiàn)在選擇寫有“第 1 周”的單元格革砸。
4）再次將光標(biāo)置于右下角，當(dāng)變成十字形時(shí)糯累，雙擊它算利。
3.1.4 拆分
1、拆分?jǐn)?shù)據(jù)
1）在“名字”下方的單元格中泳姐，鍵入“電子郵件”列中的名字：Nancy效拭、Andy 等等。
2）當(dāng)看到淡出的建議列表時(shí)，立即按Enter允耿。
此建議列表稱為“快速填充”借笙∫导冢快速填充會(huì)在你鍵入一致模式時(shí)檢測(cè)骡楼，并提供單元格填充建議篮条。當(dāng)看到淡出的列表時(shí)，按Enter钳垮。
3）嘗試使用另一種方式來(lái)快速填充：?jiǎn)螕舭琒mith 的單元格短荐。單擊“開(kāi)始”>“填充”>“快速填充”】放牛現(xiàn)在乾闰，所有姓氏在其各自列中疗垛。
或者同時(shí)按住“Ctrl+E”鍵诡壁，也可實(shí)現(xiàn)快速填充夺克。
2其馏、基于分隔符拆分列
快速填充非常方便咖耘。但是如果想要將數(shù)據(jù)一次拆分到多個(gè)列蹈垢，則它不是此作業(yè)的最佳工具堰酿。在此情況下，嘗試使用“分列”：
1）單擊并拖動(dòng)，選擇從Nancy到Y(jié)vonne的單元格谓厘。
2）在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上，單擊“分列”盏混。請(qǐng)確保選擇了“分隔符號(hào)”混聊，然后單擊“下一步”展懈。
3）在“分隔符號(hào)”下方，確保只選中“逗號(hào)”復(fù)選框存崖，然后單擊“下一步”榄攀。
4）單擊“常規(guī)”選項(xiàng)。
5）最后金句，單擊“目標(biāo)區(qū)域”框檩赢，鍵入$D$32。然后單擊“完成”违寞。
3.1.5 轉(zhuǎn)置
通過(guò)轉(zhuǎn)置來(lái)變換數(shù)據(jù)位置贞瞒，當(dāng)需要旋轉(zhuǎn)列和行時(shí)，可在 Excel 中進(jìn)行轉(zhuǎn)置趁曼。
1）單擊并從“物品”拖動(dòng)到“20”军浆，選中兩行單元格。
2）現(xiàn)在挡闰，復(fù)制單元格乒融。按“Ctrl+C”
3）單擊黃色單元格掰盘。
4）在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上，單擊“粘貼”按鈕下的箭頭赞季。
5）單擊“選擇性粘貼”愧捕，然后在底部，單擊“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框申钩。單擊“確定”次绘。
備注：“選擇性粘貼”快捷鍵是Ctrl+Alt+V。
3.1.6 排序和篩選
1撒遣、排序和篩選
1）假設(shè)我們希望各部門按字母順序排序邮偎。單擊“部門”列，然后單擊“開(kāi)始”>“排序和篩選”>“升序”义黎。
2）將“12 月”的金額從最大到最小排序禾进。單擊“十二月”列中的任意單元格，然后單擊“開(kāi)始”>“排序和篩選”>“降序”廉涕。
3）現(xiàn)在命迈，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，使其僅顯示“烘焙品”行火的。按 Ctrl+A 選擇所有單元格壶愤，然后單擊“開(kāi)始”>“排序和篩選”>“篩選”。
4）“篩選”按鈕出現(xiàn)在首行馏鹤。在“部門”單元格上征椒，單擊“篩選”按鈕 ，然后單擊以清除“全選”復(fù)選框湃累。然后勃救，單擊選中“烘焙品”。
5）單擊“確定”治力，將僅顯示“烘焙品”行∶擅耄現(xiàn)在清除篩選，單擊“部門”的篩選按鈕宵统，然后單擊“清除篩選”...
拓展延伸：完成步驟 5 后晕讲，嘗試按字母順序?qū)闪羞M(jìn)行排序。方法如下：首先按字母順序?qū)Α安块T”進(jìn)行排序（即左側(cè)的步驟 1）马澈。然后單擊“開(kāi)始”>“排序和篩選”>“自定義排序”瓢省。將“類別”添加為次要條件。單擊“確定”后痊班，“部門”將進(jìn)行排序勤婚，并且在每個(gè)部門內(nèi)，“類別”行也將按字母順序排序涤伐。
2馒胆、按日期或按顏色排序
Excel 中有多種排序方法缨称。以下是其中兩種排序方式，但這次將使用右鍵單擊菜單：
1）如果希望按日期排序祝迂。右鍵單擊一個(gè)日期睦尽，然后單擊“排序”>“升序”。行將按“消費(fèi)日期”升序排序液兽。
2）已有三個(gè)單元格填充了黃色。你可以按該顏色對(duì)行進(jìn)行排序掌动。右鍵單擊一個(gè)黃色單元格四啰，然后單擊“排序”>“將所選單元格顏色放在最前面”。
小提示：你無(wú)法像清除篩選一樣清除排序粗恢。因此柑晒，如果不想保留排序，請(qǐng)按 Ctrl+Z 來(lái)撤消眷射。
3匙赞、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選的更多方法
許多人通過(guò)鍵入公式來(lái)查找高于平均值或大于特定金額的金額。但是當(dāng)特殊篩選可用時(shí)妖碉，則無(wú)需鍵入公式涌庭。
1）在“住宿”單元格中，單擊篩選按鈕 欧宜，然后單擊“數(shù)字篩選”>“高于平均值”坐榆。Excel 會(huì)計(jì)算“住宿”列的平均金額，然后僅顯示金額大于該平均值的行冗茸。
2）現(xiàn)在添加次要篩選席镀。在“餐飲”單元格上，單擊篩選按鈕 夏漱，然后單擊“數(shù)字篩選”>“大于...”豪诲，然后鍵入25。單擊“確定”挂绰。在已篩選出超過(guò)平均值的三行中屎篱，Excel 會(huì)顯示“餐飲”金額大于 25 的兩行。
3.1.7 表格
1葵蒂、用表格輕松處理工作
表格可以為你帶來(lái)特殊的功能和便利芳室。下面介紹如何創(chuàng)建表格：
1）單擊上面的數(shù)據(jù)，然后單擊“插入”>“表格”>“確定”刹勃。
2）現(xiàn)在堪侯，你創(chuàng)建了一個(gè)表格，即一個(gè)具有特殊功能的單元格的集合荔仁。對(duì)于初學(xué)者：表格提供了鑲邊行伍宦，更易于閱讀芽死。
3）你也可以輕松創(chuàng)建新行。在“肉類”下方的空單元格中次洼，鍵入一些文本关贵，然后按 Enter。表格將出現(xiàn)一個(gè)新行卖毁。
4）還可以輕松新建列：在表格的右下角揖曾，單擊調(diào)整大小的句柄 并將其向右拖動(dòng) 2 列。
5）請(qǐng)注意這兩列的創(chuàng)建和格式設(shè)置方式亥啦，并且文本“一月”和“二月”已填充炭剪。
2、表格中的計(jì)算列
表格為我們提供方便的一個(gè)示例：計(jì)算列翔脱。輸入公式奴拦，表格將會(huì)自動(dòng)填充。工作方式如下：
1）選擇“匯總”下方的單元格届吁。
2）按“Alt+=”
3）按“Enter”
4）SUM 公式會(huì)向下填充错妖，無(wú)需手動(dòng)操作。
3疚沐、表格中的匯總行
表格中的另一個(gè)方便之處是匯總行暂氯。不同于鍵入 SUM 公式，Excel 可輕松進(jìn)行總計(jì)亮蛔。對(duì)于 AVERAGE 公式和許多其他公式同理株旷。工作方式如下：
1）選擇上面表格中的任意單元格。
2）在 Excel 窗口頂部將出現(xiàn)“表格工具”選項(xiàng)卡尔邓。
3）在該選項(xiàng)卡上晾剖，單擊“匯總行”。
4）總計(jì)￥24,000將被添加到表格底部梯嗽。
5）但是如果想要了解平均值呢齿尽？單擊包含￥24,000的單元格。
6）單擊向下箭頭 灯节，然后單擊“平均值”循头。將顯示平均金額為￥3,000。
3.1.8 下拉列表
1炎疆、插入下拉列表
下拉列表使數(shù)據(jù)輸入更容易卡骂。方法如下：
1）我們希望對(duì)于上面的每種食品，僅三個(gè)部門名稱是有效項(xiàng)形入。這些部門為農(nóng)產(chǎn)品全跨、肉類和烘焙品。
2）單擊并拖動(dòng)亿遂，將“部門”下方的黃色單元格全部選中浓若。
3）在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上渺杉，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。在“允許”下挪钓，單擊“序列”是越。
4）在“來(lái)源”框中，鍵入“農(nóng)產(chǎn)品, 肉類, 烘焙品”碌上。請(qǐng)確保在它們之間輸入英文逗號(hào)倚评。完成后，單擊“確定”馏予。
5）現(xiàn)在單擊“蘋果”旁邊的黃色單元格天梧，你會(huì)看到一個(gè)下拉菜單。
2吗蚌、下拉列表的最佳做法：使用表格腿倚。
我們剛剛介紹了如何為部門列表插入下拉菜單纯出。但如果此列表發(fā)生了更改會(huì)怎么樣蚯妇？例如，如果新增了一個(gè)叫做“奶制品”的部門暂筝？必須更新數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框箩言。但是，更有效的方法是先創(chuàng)建一個(gè)表格：
1）在 F 列中焕襟，單擊表示某個(gè)部門的單元格陨收。例如，單擊“肉類”鸵赖。
2）按“Ctrl+T”創(chuàng)建表务漩，然后按“確定”。
3）現(xiàn)在它褪，再次設(shè)置數(shù)據(jù)有效性饵骨。在 D 列中，選擇“部門”下方的所有空白單元格茫打。
4）在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上居触，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。在“允許”下老赤，單擊“序列”轮洋。
5）在“來(lái)源”框中單擊，然后單擊向上箭頭按鈕
6）單擊并拖動(dòng)抬旺，僅選擇 F 列中的“農(nóng)產(chǎn)品”弊予、“肉類”和“烘焙品”單元格。然后單擊向下箭頭按鈕
7）在“來(lái)源”框中應(yīng)會(huì)看到：=$F$32:$F$34开财。（如果沒(méi)有看到块促，可輸入以上信息荣堰。）單擊“確定”。
8）現(xiàn)在竭翠，單擊下拉箭頭振坚。只顯示三個(gè)部門：農(nóng)產(chǎn)品酣藻、肉類和烘焙品粤铭。但如果在“烘焙品”下方的 F 列內(nèi)添加新部門，新部門將會(huì)更新在下拉菜單中霞怀。
3.1.9 分析
1传货、快速分析數(shù)據(jù)
下面介紹了分析數(shù)據(jù)以快速確定模式和趨勢(shì)的方法：
1）單擊并拖動(dòng)以選擇右側(cè)的所有單元格屎鳍，然后單擊右下角的此按鈕：
2）在出現(xiàn)的面板上，單擊“數(shù)據(jù)條”问裕〈冢“十月”、“十一月”和“十二月”列下的單元格中將出現(xiàn)可視化其金額的特殊數(shù)據(jù)條粮宛。
3）現(xiàn)在清除數(shù)據(jù)條窥淆。再次單擊此按鈕：
4）在出現(xiàn)的面板上，單擊右側(cè)的“清除格式”按鈕巍杈。
2忧饭、快速制作圖表
可以隨時(shí)使用“插入”選項(xiàng)卡創(chuàng)建圖表。但下面是制作圖表的另一種方式筷畦，使用“快速分析”按鈕词裤。這一次，我們將使用鍵盤快捷鍵：
1）單擊右側(cè)單元格中的數(shù)據(jù)鳖宾，然后按“Ctrl+Q”
2）在出現(xiàn)的窗格上吼砂，單擊“圖表”。
3）單擊第一個(gè)“簇狀柱形圖”按鈕鼎文。
4）隨即顯示一個(gè)新的簇狀柱形圖渔肩。移動(dòng)到任何所需位置。請(qǐng)注意漂问，每個(gè)產(chǎn)品有三個(gè)柱形赖瞒，每個(gè)柱形表示各月的銷售額。
3蚤假、快速制作迷你圖
假設(shè)要在這些數(shù)據(jù)的右側(cè)增加一些趨勢(shì)線栏饮，顯示三個(gè)月內(nèi)金額的上升或下降情況。無(wú)需制作 8 個(gè)小折線圖磷仰∨坻遥可以改為制作迷你圖。
1）單擊右側(cè)單元格中的任一數(shù)據(jù)，然后按“Ctrl+Q”
2）在出現(xiàn)的面板上伺通，單擊“迷你圖”箍土，然后單擊“折線圖”按鈕。
3）迷你圖隨即出現(xiàn)在“十二月”列的右側(cè)罐监。每條折線表示該行的數(shù)據(jù)吴藻，并顯示金額是上升還是下降。
4）若要清除迷你圖弓柱，請(qǐng)單擊迷你圖并拖動(dòng)以進(jìn)行全選沟堡。“迷你圖工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡將顯示在窗口的頂部矢空。若未顯示航罗，則選擇“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，然后單擊最后的“清除”按鈕屁药。
3.1.10 圖表
1粥血、推薦使用的圖表
1）單擊右側(cè)數(shù)據(jù)中的任意位置，然后單擊“插入” >“推薦的圖表”酿箭。
2）你會(huì)看到幾個(gè)建議复亏。單擊左側(cè)第二個(gè)名為“簇狀柱形圖”的圖表。然后單擊“確定”七问。
3）柱形圖顯示每年與會(huì)者的總?cè)藬?shù)蜓耻∶２埃可將其移動(dòng)到任何所需位置械巡。
4）現(xiàn)在，可以添加趨勢(shì)線饶氏。選擇圖表讥耗，“圖表工具”選項(xiàng)卡將顯示在 Excel 窗口的頂部。
5）在“圖表工具”選項(xiàng)卡上疹启，單擊“設(shè)計(jì)”古程。然后單擊“添加圖表元素”>“趨勢(shì)線”>“線性”。現(xiàn)在喊崖，創(chuàng)建了一條趨勢(shì)線挣磨，顯示隨時(shí)間推移銷售數(shù)量的大致走向。
2荤懂、橫坐標(biāo)軸和縱坐標(biāo)軸
在學(xué)校里茁裙，你可能已經(jīng)學(xué)過(guò)了什么是 x 軸和 y 軸。Excel 也有這兩個(gè)軸节仿，但其名稱不同晤锥。
在Excel 中，其名稱為：
? 位于底部的 x 軸稱為橫坐標(biāo)軸。
? 指示上下的 y 軸稱為縱坐標(biāo)軸矾瘾。
每個(gè)坐標(biāo)軸都可以是數(shù)值軸或分類軸女轿。
? 數(shù)值軸表示數(shù)值。例如壕翩，數(shù)值軸可以表示金額蛉迹、小時(shí)數(shù)、持續(xù)時(shí)間放妈、溫度等婿禽。右側(cè)的縱坐標(biāo)軸是數(shù)值軸。
? 分類軸表示日期大猛、人名扭倾、產(chǎn)品名稱等。右側(cè)的橫坐標(biāo)顯示有年份挽绩，因此是分類軸膛壹。
3.1.11 數(shù)據(jù)透視表
1、使用數(shù)據(jù)透視表匯總數(shù)據(jù)
1）查看“日期”唉堪、“銷售人員”模聋、“產(chǎn)品”和“金額”列。你能快速確定哪個(gè)產(chǎn)品是最賺錢的嗎唠亚？或者哪個(gè)銷售人員的銷售額名列前茅链方？此時(shí)可使用下方的數(shù)據(jù)透視表。
2）創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)灶搜，單擊幾個(gè)按鈕即可匯總數(shù)據(jù)∷钍矗現(xiàn)在我們知道了哪個(gè)產(chǎn)品是最賺錢的。
3）現(xiàn)在割卖，將介紹如何透視數(shù)據(jù)前酿，以便可以找出哪位銷售人員的銷售額名列前茅。右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格鹏溯，然后單擊“顯示字段列表”罢维。
4）將顯示“數(shù)據(jù)透視表字段”窗格。在窗格底部的“行”下方丙挽，單擊“產(chǎn)品”肺孵，然后單擊“刪除字段”。
5）在窗格頂部颜阐，單擊“銷售人員”復(fù)選框∑骄剑現(xiàn)在可以知道誰(shuí)是業(yè)績(jī)領(lǐng)先的銷售人員。
2瞬浓、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
現(xiàn)在初婆，你將自己創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，以便在需要匯總數(shù)據(jù)時(shí)知道如何制作數(shù)據(jù)透視表。
1）單擊右側(cè)單元格中的數(shù)據(jù)磅叛，然后單擊“插入”菜單上的“數(shù)據(jù)透視表”屑咳。
2）在出現(xiàn)的對(duì)話框中，單擊“現(xiàn)有工作表”弊琴，然后在“位置”框中鍵入 C42兆龙。單擊“確定”。
3）右側(cè)將顯示“數(shù)據(jù)透視表字段”窗格敲董。
4）在窗格頂部紫皇，單擊“產(chǎn)品”復(fù)選框。
執(zhí)行該操作時(shí)腋寨，“產(chǎn)品”字段將添加到窗格底部的“行”區(qū)域聪铺。而且，產(chǎn)品數(shù)據(jù)會(huì)在新數(shù)據(jù)透視表中顯示為“行標(biāo)簽”萄窜。
5）在窗格頂部铃剔，單擊“金額”復(fù)選框。
執(zhí)行該操作時(shí)查刻，“金額”字段將添加到窗格底部的“值”區(qū)域键兜。同時(shí)，數(shù)據(jù)透視表中的每個(gè)產(chǎn)品的金額都已匯總穗泵。
題外話：Excel的熟練使用需要通過(guò)動(dòng)手去操作普气、練習(xí)并應(yīng)用到實(shí)際工作中，這里的文章只能做個(gè)總結(jié)歸納佃延，建議有需要的同學(xué)可以去聽(tīng)一下網(wǎng)易云課堂王佩豐老師的Excel課程现诀，該課程從Excel常用功能、函數(shù)與公式和圖表可視化等方面講解苇侵，并且該課程免費(fèi)赶盔，這里附上課程鏈接：https://study.163.com/course/courseMain.htm?courseId=670032
