Q1.當(dāng)活動參加者不準(zhǔn)時交付文件而影響活動燃异，如何處理?
A:最直接是打電話通知對方，禮貌問候：「你好坏为，稱呼XX的姓名」減低陌生感後鲸匿，再表明用意爷怀。
Q2.如果有外人打電話來, 對方詢問了一些事項(xiàng)或問題時, 作為新同事或不了解事件的你，應(yīng)該如何回答?
A:你禮貌地回答對方带欢，相關(guān)的同事不在辦公室或在忙运授，諮詢對方姓名、事項(xiàng)乔煞、聯(lián)絡(luò)電話, 轉(zhuǎn)頭回覆徒坡。切記要回覆, 不然很沒禮貌! 別拖廷答覆, 不然有可能會忘記了!
Q3.當(dāng)組織活動時，參加人員未能確定出席狀況, 總是三番四次拖廷瘤缩，應(yīng)如何處理?
A:編列活動/工作人員聯(lián)絡(luò)清單，統(tǒng)一發(fā)送短訊信息/郵件/信函通知伦泥，另外再致電對方要求確認(rèn)剥啤。如果對方三番四次拖廷或未能確定出席狀況，主動給對方一個限期不脯，並請對方於限期前答覆府怯，重點(diǎn): 盡自己職責(zé)和本份。
認(rèn)識你的社團(tuán)
作為社團(tuán)的工作人員或秘書, 你必須對自己社團(tuán)或工作內(nèi)容有一定了解防楷∥基本資料能參考以下幾項(xiàng):新人加入會員的程序，所屬社團(tuán)的基本活動內(nèi)容复局，社團(tuán)歷史背景冲簿，主要架構(gòu)成員或領(lǐng)導(dǎo)，章程亿昏，聯(lián)絡(luò)資料等等; 能記憶的就記一記,內(nèi)容太多不能記憶的就用筆記抄下來, 你的上司或其他人會經(jīng)常詢問, 假如你都能一一回答, 別人自然對你的專業(yè)留下一個良好的印象峦剔。
資料歸檔和整理的重要性
有效的資料歸檔和分類能減少不必要的時間和提高工作效率。想象一下, 如果上司或其他人問你提取一份文件或相關(guān)資料時, 你不能及時找到相關(guān)資料, 而讓對方等待數(shù)分鐘, 是讓人感覺工作低效角钩。及時處理:電子郵件和收到的文件, 必須每天及時處理,時間久了, 越積越多, 日後將會花費(fèi)更多的時間去整理(出來混吝沫，欠下的總是要還的)呻澜。歸檔分類:把文檔分類, 必須按自己能明白的順序處理，建議文檔通常是按日期惨险，活動羹幸，相同內(nèi)容分類,以保證自己以最快的時間找到相關(guān)的文件。刪除/封存文件:桌面上不重要的文件, 必須馬上刪除, 如果是和工作有幫助的, 可以封存, 以減少多餘的資料累積, 未來方便找重要文件時的能減少時間, 或減慢電腦運(yùn)行速度辫愉。
會議紀(jì)錄與傳達(dá)
社團(tuán)的秘書, 大部份時間在負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)方面的工作, 因此栅受，有效的溝通和表達(dá)方式是十分重要的。例如, 今天會議決定了活動事項(xiàng), 你要把會議內(nèi)容傳達(dá)給缺席人員一屋，你必須將繁瑣會議內(nèi)容,整理成一份清晰的文字紀(jì)錄,越詳細(xì)越好窘疮。如果是傳達(dá)信息方面, 除了重要的時間，地點(diǎn), 注意事項(xiàng)等重要資料外, 其他的可免則免冀墨。
