職場常識溫習(xí):信息整理的有效方法

MECE的五種分類法

那么如何分類呢?

先告訴你一個在現(xiàn)實生活中噩翠,可以通用的分類法則,叫MECE法則邦投。

這個法則來自于麥肯錫伤锚,中文意思是“相互獨立、完全窮盡”志衣。

簡單來說屯援,就是使用MECE法則分類,各個要素之間要保證不能有交叉念脯,也不能有遺漏狞洋,也就是“不重不漏”。

MECE的定義圖示

舉個例子绿店,把人分為男人和女人吉懊,就符合MECE法則庐橙。因為從人的生理結(jié)構(gòu)上來說,除了男人就是女人借嗽。但如果把人分為男人和未婚女人态鳖,就有問題了,因為沒有窮盡恶导,把已婚女人給遺漏了浆竭;把人分為男人和已婚人士,又出現(xiàn)了重復(fù)惨寿,因為男人里邊有已婚的邦泄,已婚里邊有男人。

在信息分類的時候裂垦,MECE就好比一把尺子顺囊,可以用來判斷信息要素是不是分類清楚了。

所以下次你再遇到一大堆信息的時候缸废,就可以嘗試著用MECE法則先窮盡要素包蓝,再分析清楚。

相信很多人都會遇到在工作報告企量,或表格當(dāng)中有一項叫“其他”测萎。這個“其他”很可能就是因為分類不MECE導(dǎo)致遺漏在外面的。

我建議你届巩,下次再看到“其他”的時候硅瞧,想一想,它是不是可以列入上面的某一類恕汇,或者怎樣分類就能做到不重不漏腕唧,把所有的信息都列進(jìn)去,而不需要有“其他”這項了瘾英。

對于怎樣才能做到不重不漏枣接,我給你提供5種方法,這也就是MECE的5種分類法:

1. 二分法缺谴。

這個分類方式在日常生活中比較常見但惶,其實就是把信息分成A和非A兩個部分。

比如國內(nèi)湿蛔、國外膀曾,他人、自己阳啥,已婚添谊、未婚,成年人察迟、未成年人斩狱,左右耳高,男女,收入和支出喊废,專業(yè)和業(yè)余等等祝高。

2. 過程法。

也就是按照事情發(fā)展的時間污筷、流程工闺、程序,對信息進(jìn)行逐一的分類瓣蛀。

你在日常生活當(dāng)中制定的日程表陆蟆,解決問題的6個步驟,達(dá)成目標(biāo)的3個階段惋增,其實都屬于過程分類叠殷。

過程分類法特別適合用于在對項目進(jìn)展和階段的匯報上。

3. 要素法诈皿。 聽起來好像有點深奧林束,但其實你在生活當(dāng)中也經(jīng)常使用。

比如說優(yōu)秀員工的7種品質(zhì)稽亏、公司的組織架構(gòu)圖等等壶冒,其實都是把一個整體分成不同的構(gòu)成部分。

可以是從上到下截歉,從外到內(nèi)胖腾,從整體到局部。 這種分類方法是用于說明事物的各個方面特征的瘪松。

4. 公式法咸作。

也就是說,可以按照公式設(shè)計的要素去分類宵睦,只要公式成立记罚,那這樣的分類就符合MECE原則。

比如壳嚎,銷售額=單價×數(shù)量桐智,這里就是把銷售額通過公式拆解成了單價和數(shù)量。

前些年很多外資企業(yè)面試題里诬辈,經(jīng)常有這樣的題目,讓你去計算中國有多少車輛荐吉,北京有多少個餐館等等焙糟。

其實他們并不是真的想知道中國到底有多少車,而是考察你對信息的歸納样屠、整理能力穿撮,看你能不能用一個公式的方法把信息進(jìn)行不重不漏的整理缺脉,也就是一個人結(jié)構(gòu)化思考的能力。

5. 矩陣法悦穿。

這種分類方式也很常見攻礼,舉個例子你就明白了。

比如我們在安排工作的時候栗柒,有一種分類方式礁扮,是把你的工作分成以下四種:(1)重要緊急,(2)重要不緊急瞬沦,(3)不重要但緊急太伊,(4)不重要也不緊急。

然后可以把它們填到4個象限當(dāng)中去逛钻,這4個象限就是我說的2×2矩陣僚焦。這種分類方式就叫做矩陣法。

這種分類方式的關(guān)鍵在于曙痘,你要使用2次二分法芳悲,什么意思呢?

比如:

你給員工布置任務(wù)边坤,你可以先用二分法把員工分為有意愿做任務(wù)的員工和沒有意愿做任務(wù)的員工名扛;

然后再從另外一個維度再用一次二分法,把員工分成有能力做任務(wù)的員工和沒有能力做任務(wù)的員工惩嘉。

接著罢洲,你把這兩個不同的類別交叉,就可以得到一個四個象限的類別文黎,它們分別就是有能力有意愿惹苗,有能力沒意愿,沒能力有意愿和沒能力沒意愿耸峭。

得出的這4項分類是MECE的桩蓉,它是不重不漏的。

講完了5種MECE的分類方法以后劳闹,我希望你知道的是院究,MECE的好處不僅僅是可以對全部信息進(jìn)行歸類整理,還在于本涕,你對事物的構(gòu)成要素進(jìn)行MECE思考的時候业汰,甚至可以激發(fā)你沒有想到的點子,拓展你的思路菩颖。

特定場景的分類模型――

對于大部分情況來說样漆,MECE法則是一個較為通用的分類法則,但在某些場景下我們還有更直接的模型晦闰,可以把現(xiàn)有的信息放祟,分類放到一些分類模型當(dāng)中去鳍怨。

比如,在考慮市場戰(zhàn)略的時候有一個常用的模型叫做3C跪妥,即公司(Company)鞋喇、顧客(Customer)、競爭對手(Competitor)三個英文單詞的首字母眉撵。

按照這三個要素進(jìn)行戰(zhàn)略歸類的時候侦香,就可以防止公司出現(xiàn)忽視用戶需求、市場行情执桌,自顧自去開發(fā)產(chǎn)品鄙皇,導(dǎo)致血本無歸的情形。

再比如仰挣,在做市場營銷決策的時候伴逸,有個4P結(jié)構(gòu),是由產(chǎn)品(Product)膘壶、價格(Price)错蝴、渠道(Place)和營銷(Promotion)四個詞的首字母構(gòu)成的。

制定決策的時候颓芭,將這四個要素考慮完備顷锰,就可以避免陷入“低價格一定有好營銷”的誤區(qū)。

類似的模型還有很多亡问,你平時可以留心積累一些官紫,做個有心人。

把這些思考結(jié)構(gòu)作為你的工具州藕,根據(jù)你的工作需要束世,去選擇不同的工具!

小結(jié)――

我們說了如何用結(jié)構(gòu)化思維對信息進(jìn)行整理和歸納床玻。

我給你講了5種MECE分類的方法毁涉,保證你在對信息分類的時候可以做到不重不漏。

同時锈死,我還給你介紹了兩種特定場景下的分類工具贫堰,你在平時的工作當(dāng)中還可以去積累更多其他的工具。

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