用 OmniFocus 3 完成了上千個任務(wù)后亭敢，我總結(jié)出了這些經(jīng)驗
2018年11月28日
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OmniFocus?3?距離發(fā)布到現(xiàn)在已經(jīng)有半年多時間了赌朋，在這半年多時間里面培慌，我用?OmniFocus?3?完成了上千個任務(wù)豁陆。在這個過程中，經(jīng)過不斷嘗試和優(yōu)化吵护，最終找到了一套非常適合自己的工作流程盒音。
這篇文章篇幅較長，全文總共約八千字何址，建議分成兩次閱讀里逆。前半部分內(nèi)容主要介紹一些時間管理方面的理論进胯，后半部分內(nèi)容我會結(jié)合?OmniFocus?3?分享自己的一套工作流程用爪。
首先在開始之前，我想說的是「工具其實是次要的胁镐，想法才是關(guān)鍵」偎血。有了基本的思路，無論是?OmniFocus盯漂、Todoist?還是?Things颇玷，都可以有自己的一套方式來實踐。另外每個人都有一套適合自己的工作流就缆，所以讀者不必要完全按照我所寫的來操作帖渠，正確的方式是從中獲取一些靈感，實踐并融合到自己的工作流當中竭宰。
什么是一個好的任務(wù)管理系統(tǒng)
首先空郊，任務(wù)管理系統(tǒng)的目的是為了更好得完成任務(wù)，一切脫離這個基本條件的系統(tǒng)都是不可用的切揭。如果你覺得一個最簡單的 Todo List 就能很好地完成任務(wù)狞甚，那么這就是最適合你的任務(wù)管理系統(tǒng)。
在我看來廓旬，一個優(yōu)秀的任務(wù)管理系統(tǒng)至少需要滿足以下條件：
收集能力
在特定的情況下要知道可以做哪些事情
為什么需要至少滿足這兩個條件呢哼审，或者說這兩個條件對于任務(wù)管理系統(tǒng)來說，重要在哪里？
「收集能力」指的是這個任務(wù)系統(tǒng)要能夠容納（幾乎）所有的內(nèi)容涩盾，一個任務(wù)十气、一條想法、一封未讀的郵件春霍、一個筆記桦踊、一個鏈接、沒有報銷的發(fā)票等等终畅。
如果有讀過《Getting?Things?Done》或者了解過?GTD?理論的同學(xué)可能就知道籍胯，「收集」是整個流程中最開始的一環(huán)。如果要做的任務(wù)散亂在各處离福，難免會有遺忘的時候杖狼，任務(wù)沒有被收集到，也就沒有后面的處理流程了妖爷。
具體實踐起來并不是真的需要把所有的東西都塞進任務(wù)系統(tǒng)里面蝶涩，例如我使用 Evernote 作為剪裁和筆記的工具，很顯然把每條筆記都復(fù)制一份到 OmniFocus 中很不現(xiàn)實絮识，但是我會在 OmniFocus 中添加一個「定期清理 Evernote Inbox」的任務(wù)绿聘，這樣就相當于把 Evernote 作為 OmniFocus 的子 Inbox，來統(tǒng)一進行管理次舌。對于一些支持 URL Schema 的應(yīng)用熄攘，完全可以在 OmniFocus 中建立一個鏈接直接指定，這樣在 OmniFocus 中也可以直接打開其他應(yīng)用中的內(nèi)容了彼念。
收集能力決定了要處理的內(nèi)容挪圾，第二個條件則決定了一個任務(wù)系統(tǒng)是否是穩(wěn)定可用的。具體的情境來說逐沙，你要知道早上的時候該干哪些事哲思，工作的時候該干哪些事，無聊的時候又該干哪些事等吩案。這樣棚赔，在某一情境下，可以直接進入狀態(tài)徘郭，而不是要花時間思考現(xiàn)在到底要做什么靠益。
一個任務(wù)系統(tǒng)如果做好了這兩件事情，那么就不會讓你身處「感覺有很多事情要做崎岂，卻不知道要做什么」的尷尬境地了捆毫。
任務(wù)管理系統(tǒng)的三要素
到現(xiàn)在為止，我還沒有講到具體工具的使用冲甘。因為工具是次要的绩卤，了解了本質(zhì)的思想途样，使用什么工具都沒有問題”舯铮縱觀各種任務(wù)管理的工具：OmniFocus何暇、Todoist、Things凛驮、org-mode裆站，它們支持的功能也各不相同，Project黔夭、無限層級宏胯、Defer、Due本姥、Repeat肩袍、Context、Label婚惫、Tag氛赐、Filter、Perspective 等等先舷，有沒有被這些名詞給嚇到艰管？難道我們每切換一種系統(tǒng)都需要再重新學(xué)習一遍？
拋開這些名詞蒋川，我們來分析一下一個任務(wù)系統(tǒng)到底是由什么組成的牲芋。在我看來，一個任務(wù)系統(tǒng)最本質(zhì)的東西只有三個：任務(wù)尔破、附加元素和過濾器街图。
任務(wù)：一個最小可執(zhí)行的單元即為一個任務(wù)。這個是最好理解的懒构，所以不做過多解釋。
附加元素：作用在任務(wù)上的不同維度的限制耘擂。這句話讀起來有點拗口胆剧，舉個簡單例子，「去 XXX 取快遞（截止今天 10:00）」醉冤，其中秩霍，「截止今天 10:00」就是在時間維度上對這個任務(wù)的一個限制。同樣的蚁阳，「項目」铃绒、「標簽」等等這些都是作用在某個任務(wù)上的附加元素。
過濾器：組合不同附加元素的過濾規(guī)則螺捐。只有附加元素并沒有什么實際的作用颠悬，但是有了過濾器之后矮燎，就可以編寫不同的過濾規(guī)則來過濾指定規(guī)則的任務(wù)。例如赔癌，我想知道「最近 10 天內(nèi)重要的事情」诞外，那么過濾規(guī)則可能就是「Due date < 10 and flagged」。
了解了上面三個基本的概念灾票，那么再重新審視各種任務(wù)管理工具峡谊，就可以從一個比較宏觀的角度來看待了，這也可以避免切換工具造成的重新學(xué)習成本刊苍。
這三個概念和 Hum 在《用更現(xiàn)代的方式做任務(wù)管理》提出的「LTF（列表既们、標簽、過濾）」理論十分類似正什，并且 Hum 用了更大的篇幅來敘事這個概念贤壁，有興趣的可以訂閱這個欄目閱讀。
OmniFocus 3 實踐
把上面任務(wù)系統(tǒng)的基本三要素運用到 OmniFocus 上埠忘，任務(wù)就是一個個的單獨 Todo item脾拆，附加元素就是 Todo item 所屬的項目、Due Date莹妒、Defer Date名船、Tags、Flag旨怠、Repeat rule 等渠驼，過濾器就是透視（Perspective）。
接下來的內(nèi)容我會通過 OmniFocus 3 為載體鉴腻，來具體介紹如何實現(xiàn)一個可靠的任務(wù)管理系統(tǒng)迷扇，并介紹一些實際實踐過的 Workflow 流程。
項目的設(shè)定
項目的設(shè)定建議使用統(tǒng)一的一套項目設(shè)定爽哎，例如蜓席，我的 OmniFocus 的項目和 Evernote 筆記的項目幾乎是一一對應(yīng)的，這樣做的好處可以保證你的項目分類始終處于一個有序的狀態(tài)课锌。
如果想保證項目比較有序厨内，分成三個層級即可：大的領(lǐng)域（Folder）- 子領(lǐng)域（Folder）- 項目（Project）。
例如渺贤，我的項目分級如下：
OmniFocus 項目分類（點擊查看大圖）
我主要分成了 5 個比較大的項目：工作雏胃、學(xué)習、生活志鞍、興趣瞭亮、系統(tǒng)，基本上可以涵蓋涉及到的所有領(lǐng)域了固棚。在每個大的項目中再細分出小的項目统翩，這個可以根據(jù)自己的需要來進行細分仙蚜。OmniFocus 支持無限層級的項目劃分，但是個人只建議分三層唆缴，最后一層直接是任務(wù)就可以了鳍征，這樣可以保證項目層級不會過于復(fù)雜。
可以看到很多項目下面都有用[]括起來的項目面徽，這個是 Single List 項目艳丛，這樣一些不屬于某個項目里面的內(nèi)容就可以放到這個列表里了。
項目的分類并不一定要按照我的來趟紊，只要保證一定的規(guī)整化即可氮双。
一些項目設(shè)定的 Tips：
如果不是 Single List，項目需要一個既定的完成條件霎匈，在某一時刻或某一條件下戴差，這個項目是要能夠被標記為 Completed 或者 Dropped，這樣可以避免一個項目長時間地呆在任務(wù)系統(tǒng)中铛嘱；
項目中的任務(wù)最好是最小可執(zhí)行的暖释，如果是比較大的任務(wù)，可以利用 OmniFocus 的無限任務(wù)層級繼續(xù)細分墨吓。
標簽的設(shè)定
OmniFocus 3 的標簽系統(tǒng)可以在自帶功能的基礎(chǔ)上添加更多的附加元素球匕，從而在設(shè)定過濾器的時候更加準確地過濾出符合的任務(wù)√妫基于此目的亮曹，可以根據(jù)需求設(shè)定出適合自己的標簽系統(tǒng)。
OmniFocus 3 缺失的一個很常見的功能就是 Schedule秘症，一個任務(wù)在時間維度上應(yīng)該有有截止日期（Due）和安排日期（Schedule）兩個元素照卦，Due 表示在某一天之前必須被完成，Schedule 表示被安排到某一天做乡摹，所以可以設(shè)定如下標簽來完成 Schedule 的功能：
Schedule
ThisMonth：被安排到這個月
ThisWeek：被安排到這周
Today：被安排到今天
Recently：最近需要做的事
這樣在做計劃的時候役耕，打上對應(yīng)的標簽，就可以使用過濾器過濾出對應(yīng)的任務(wù)了趟卸，比如我想看「這個月和工作相關(guān)的任務(wù)」蹄葱，那么就可以指定 Project 為「Work」項目，標簽為「ThisMonth」锄列，這樣對應(yīng)的任務(wù)就可以使用這個過濾器過濾出來，具體的過濾器設(shè)定下面會講到惯悠。
另外一個可以借鑒的設(shè)定就是精力值標簽：
Energy
LowEnergy
MediumEnergy
HighFocus
例如邻邮，我們工作了一整天之后，還剩一段時間才下班克婶，精力已經(jīng)下降到一個很低的值筒严，這個時候已經(jīng)不適合完成一些需要非常專注的工作了丹泉，但是一些工作上的雜事，例如打印東西鸭蛙，提交報表等簡單的工作可以利用這個時間來完成摹恨，這個時候我們就可以設(shè)定一個過濾器，過濾出 Project 為「Work」娶视，標簽為「LowEnergy」的任務(wù)晒哄。
我們可以看到，標簽系統(tǒng)可以極大地擴展附加元素的內(nèi)容肪获，給過濾器添加更多的過濾維度寝凌。標簽系統(tǒng)的設(shè)定應(yīng)該根據(jù)自己的需求來，如果設(shè)定的標簽卻沒有在過濾器中用到的話孝赫，那么也僅僅是個任務(wù)添加了一個沒有用上的附加元素而已较木，意義不大。
過濾器的設(shè)定
過濾器的目的就是組合各種條件青柄，過濾出所需要的任務(wù)來伐债，之前所有的任務(wù)上的附加元素都是為了過濾器而設(shè)定的。
過濾器在 OmniFocus 3 中就是透視（Perspective）致开。在 OmniFocus 3 中峰锁，透視功能被很大的增強了，支持類似于 iTunes 智能播放列表一樣的設(shè)定喇喉。
iTunes 智能過濾器
但是仔細使用下來會發(fā)現(xiàn)祖今，OmniFocus 3 的過濾器設(shè)定依然是有局限的，并不能想 iTunes 那樣自由地對元素進行操作拣技。
OmniFocus 過濾器可設(shè)定元素
盡管如此千诬，相比較 OmniFocus 2 殘疾一樣的過濾器設(shè)定，已經(jīng)好太多了膏斤。用過 Todoist 的同學(xué)可能會知道徐绑，Todoist 的過濾器設(shè)定支持自定義的一套語法，OmniFocus 3 與之相比莫辨，還是要差了許多傲茄，主要是提供的可過濾元素太少，過濾條件也不夠自由沮榜，但是結(jié)合標簽系統(tǒng)也基本上能滿足日常的使用盘榨。
同標簽系統(tǒng)一樣，過濾器的設(shè)定依然需要結(jié)合自己的情況來蟆融。我主要設(shè)定了以下幾個過濾器草巡，這些過濾器都是在實踐中經(jīng)常使用到的。
OmniFocus 過濾器
Routine 過濾器
這個過濾器主要被用于制定計劃型酥，例如山憨，我每天早上去公司都會有 Morning Review查乒，來規(guī)劃今天一天的工作任務(wù)。這個時候郁竟，我只需要打開這個過濾器玛迄，依次把上面的事情做完，今天的計劃安排就被制定好了棚亩。
過濾器的詳細設(shè)定如下：
Routine 過濾器設(shè)置
其中蓖议，「Routine」Folder 中就是設(shè)定的具體內(nèi)容：
Routine 過濾器視圖
這一個過濾器的設(shè)定是和我的 Workflow 緊密相連的，如果你沒有做 Morning Review 之類的習慣蔑舞，可以不需要設(shè)定這個過濾器拒担。
Today 過濾器
這個過濾器被使用的次數(shù)最多，類似于 Forecast 的功能攻询，但是相比較 Forecast从撼，自定義的程度更大。
過濾器的詳細設(shè)定如下：
Today 過濾器設(shè)置
這個過濾器將會把符合以下條件的任務(wù)過濾出來：
即將截止或者標注為 Today 標簽的任務(wù)
狀態(tài)為 Available 的任務(wù)
非 Routine Folder 下的任務(wù)
顯示方式以 Project 為維度顯示：
Today 過濾器視圖
對比 Forecast Perspective钧栖，它只是把對應(yīng)的任務(wù)都展示了出來低零，在任務(wù)的層級上沒有自定義的那么清晰。
Forecast 過濾器視圖
如果想要 Forecast 顯示特定標簽的任務(wù)拯杠，可以參考如下設(shè)定：
Forecast 過濾器設(shè)置
Work 過濾器
這個過濾器和 Today 類似掏婶，只不過指定了所屬項目為「Work」文件夾下面的任務(wù)责循，這個主要是在工作中只想專注于和工作相關(guān)的任務(wù)资柔。
過濾器的詳細設(shè)定如下：
Work 過濾器設(shè)置
除了指定了特殊的項目目錄青扔，其他的設(shè)置和 Today 的設(shè)定沒有區(qū)別妒蛇。
To-Sth 過濾器
日常的使用中，我會把沒有看的文章耿眉、需要寫的東西省咨、要讀的書份殿、要搜索的內(nèi)容都存在 OmniFocus 中黎炉，所以需要一個過濾器能夠快速過濾出這些內(nèi)容枝秤。
首先使用這個過濾器需要先設(shè)置一套標簽系統(tǒng)：
To-Sth 標簽設(shè)置
過濾器的詳細設(shè)定如下：
To-Sth 過濾器設(shè)置
實際的使用場景：比如我想閱讀一些和 Python（一門編程語言）相關(guān)的內(nèi)容，那么我只需要打開這個 Perspective慷嗜，挑選標簽為「To-Read」淀弹，然后從搜索框中搜索 Python 關(guān)鍵字就可以了。
To-Sth 過濾器視圖
Future 過濾器
這個過濾器主要被用于制定計劃庆械，在 Weekly Review 和 Daily Review 中會被頻繁地使用到薇溃。需要基于以下的標簽設(shè)定：
Schedule 標簽設(shè)置
過濾器的詳細設(shè)定如下：
Future 過濾器設(shè)置
EasyDo 過濾器
這個過濾器會把一些簡單的或者不需要太多精力的任務(wù)過濾出來
過濾器的詳細設(shè)定如下：
EasyDo 過濾器設(shè)置
完成時間小于 15 分鐘或者被標注為「LowEnergy」標簽的任務(wù)會被過濾出來。
Workflow
今年使用 OmniFocus 已經(jīng)完成了 1500+ 的任務(wù)缭乘，經(jīng)過這么長時間的使用痊焊，已經(jīng)有了自己的一套任務(wù)處理流程了，隨著 OmniFocus 3 的更新忿峻，這套任務(wù)處理的流程也經(jīng)過了一些優(yōu)化薄啥。在這整個 Workflow 中，主要分為三個部分：計劃逛尚、執(zhí)行垄惧、總結(jié)。
計劃
很多人都不重視計劃這個環(huán)節(jié)绰寞，想到什么做什么到逊，這樣不僅會做事沒有條理，也會分不清任務(wù)的優(yōu)先級滤钱。
一般來說觉壶，如果不知道怎么做計劃的話，有一個長期計劃和一個短期計劃就可以了件缸。長期計劃主要是一個大體的方向铜靶，可以是年度計劃或者月度計劃；短期計劃則需要明確具體要做哪些事情他炊，可以是周計劃或者日計劃争剿。
實踐過程中使用最多的就是周計劃和日計劃。在 OmniFocus 中痊末，我設(shè)定了兩個項目蚕苇，分別是 Weekly Review 和 Morning Review。
在做 Weekly Review 的時候凿叠，我會先在 Evernote 中大概寫一下這周需要做哪些事情涩笤，然后在 OmniFocus 中打開 Future 過濾器，選擇 ThisMonth 標簽盒件，把需要完成的項目和任務(wù)打上 ThisWeek 標簽蹬碧。
在做 Morning Review 的時候，我會打開 Future 過濾器履恩，選擇 ThisWeek 和 Recently 標簽锰茉，然后挑選今天需要完成的事情打上 Today 標簽，這樣切心，在 Today 和 Work 過濾器中就可以看到今天要做的事情了飒筑。
執(zhí)行
執(zhí)行應(yīng)該是整個 Workflow 中最重要的一個環(huán)節(jié)，如果只是計劃了绽昏，但是最后任務(wù)卻沒有被完成协屡，那做計劃也只是白費力氣。
執(zhí)行的關(guān)鍵就是要在對的時間內(nèi)做對的事全谤，這也是為什么要設(shè)置那么多過濾器的原因肤晓，在工作的時候就只展示工作相關(guān)要做的事，在沒有精力的時候就只展示簡單易做的事情。
如果你做事情的時候很容易分心补憾，可以參考一下番茄工作法漫萄，一般我會設(shè)置為專注 50 分鐘，然后休息 10 分鐘盈匾。默認的 25 分鐘時間過短腾务，可能剛進入狀態(tài)就要被打斷。
另外可以嘗試使用「結(jié)構(gòu)化拖延法」（Structured Procrastination）削饵。結(jié)構(gòu)化拖延法就是忽略優(yōu)先級高的事岩瘦，而是從小的事，優(yōu)先級比較低的事情開始做窿撬，這樣慢慢地進入工作的狀態(tài)启昧，然后再去完成優(yōu)先級高的事情。
總結(jié)
總結(jié)是為了更好地計劃劈伴∶苣總結(jié)給計劃提供了更多的參考條件，可以當做計劃的一把標尺宰啦。
很多時候我們做計劃都會看高自己完成任務(wù)的能力苏遥，結(jié)果就是一周過去了發(fā)現(xiàn)實際上并沒有能夠完成計劃的內(nèi)容，如果沒有總結(jié)的話赡模，下次做計劃的時候還是按照這種量來計劃田炭，必定也是完成不了的，久而久之漓柑，就失去了做計劃的動力教硫。如果每周都做總結(jié)的話就能夠知道這周完成了哪些內(nèi)容，哪些內(nèi)容沒有完成辆布，原因是什么瞬矩，這樣就能在下周的計劃里面做改進。這種「反饋-調(diào)節(jié)」的機制可以促進整個任務(wù)處理流程的良性循環(huán)锋玲。
一方面景用，如果你在 Evernote 中有寫周計劃的話，那么在每周的 Review 時候就可以打開對應(yīng)的項目惭蹂，在 Project 視圖里面選擇 All伞插，這樣就可以把所有的任務(wù)（包括已完成的）都展示出來，方便對照查看完成了哪些盾碗，又有哪些是沒有完成的媚污。
Project 視圖設(shè)置
另一方面，OmniFocus 3 提供了自帶的 Review 透視廷雅，建立每個項目的時候可以選擇多少天 Review 一次耗美。實踐上京髓，一般工作上需要每天跟進的項目，會把 Review 的時間設(shè)置為每天一次商架，一般的項目設(shè)置為一周 Review 一次即可堰怨。為了防止忘記 Review，可以把這個 Review 的任務(wù)添加到 Morning Review 或者 Weekly Review 中甸私。
后記
OmniFocus 2 剛發(fā)布時就開始使用了诚些，期間還使用過 org-mode 和 Todoist，OmniFocus 3 發(fā)布了之后就立馬重新遷移過來皇型。雖然 OmniFocus 3 還存在著一些不足，但是已經(jīng)能夠很好地滿足目前的工作流了砸烦。主要的使用場景大部分是在 macOS 上弃鸦，iOS 基本上只是用來查看。
這篇文章中所寫的內(nèi)容都是經(jīng)過了很長時間實踐之后得出的經(jīng)驗幢痘，一個好的任務(wù)系統(tǒng)是需要不斷優(yōu)化迭代的唬格，如果你覺得自己的系統(tǒng)不怎么好用，不妨想一下哪些地方需要優(yōu)化颜说，然后慢慢改進它购岗。掌握了任務(wù)管理的本質(zhì)之后，不管是切換到什么工具都能夠游刃有余门粪。
OmniFocus 3
iOS
注：如果你想系統(tǒng)學(xué)習 OmniFocus 的使用喊积，Sainho 的基于 OmniFocus 3 的教程《用 OmniFocus 3 搭建任務(wù)管理系統(tǒng)》即將開始連載，在這個教程中你將會學(xué)到：
系統(tǒng)的任務(wù)管理理論
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