寫作的步驟：寫作前——寫作中——寫作后
一、寫作前的萬能思路：
1、明確寫作目的——為什么而寫闯袒？
在寫作之前，一定要先確定好寫作目的仿粹。
研究表明：如果我們寫作時確定一個單一明確的目標(biāo)搁吓，會比兼顧多個目標(biāo)更有效率。所以除去一些不得不實(shí)現(xiàn)兩個甚至兩個以上目標(biāo)的特殊情況外吭历，我們還是應(yīng)該在每一篇文書中確定一個單一目標(biāo)堕仔，特別是在信件、備忘錄晌区、電子郵件等類似的文書寫作中目標(biāo)單一化摩骨，可以取得更好的效果通贞。
2、深入了解讀者——為誰而寫恼五？
寫作的本質(zhì)昌罩，其實(shí)就是溝通，就是好好說話灾馒。除了日記以外茎用，東西寫出來都是要給人看的，既然是溝通和交流睬罗，你就必須了解讀者轨功、尊重讀者，在寫作時你就要多從讀者的角度進(jìn)行思考容达，多問問自己古涧，如果你是讀者會有什么反應(yīng)，這樣才能更好地完成寫作目標(biāo)花盐。
3羡滑、展開頭腦風(fēng)暴——寫些什么？
寫作容易出現(xiàn)兩個極端——要么是干干巴巴像擠牙膏算芯，要么是洋洋灑灑剎不住閘柒昏。要想做到瘦而不枯肥而不膩，你需要用頭腦風(fēng)暴來鎖定自己想表達(dá)的內(nèi)容熙揍。如果你手頭的信息太多昙楚，可以通過頭腦風(fēng)暴來進(jìn)行篩選整合；如果你的信息太少诈嘿，不知道怎么下筆，進(jìn)行頭腦風(fēng)暴會幫你打開思路削葱。
二奖亚、寫作中的過程——怎么寫？
1析砸、制定寫作提綱
既然已經(jīng)在寫作之前明確了一個目標(biāo)昔字，為了進(jìn)一步理清文書書寫的脈絡(luò)，最好首先列出一個提綱首繁。當(dāng)然作郭，提綱并非是需要嚴(yán)格遵守的東西，因?yàn)樵趯懽鬟^程中您可能還要根據(jù)實(shí)際情況弦疮，做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整夹攒、變動。
但究竟選擇哪一種方式胁塞，還要取決于文章本身的類型咏尝。如果你寫的是說明書或者使用指南压语，那么循序漸進(jìn)式的提綱就很好用；如果你要描述某件事编检，那么就可以按照時間順序來組織胎食；如果你想說服某個人，那么你可以將理由按照重要程度排列出來允懂，把最重要的因素放在開頭厕怜，把最讓人無法拒絕的原因放在結(jié)尾，前后呼應(yīng)蕾总。
關(guān)于語言粥航，有以下幾個建議：
（1）盡量使用簡單的語言；
（2）避免使用可能引起誤解的模糊詞句谤专；
（3）句子要簡短躁锡。
2、文章的結(jié)構(gòu)：金字塔結(jié)構(gòu)置侍、MECE架構(gòu)映之、高杉法、SCQOR故事法
1蜡坊、金字塔結(jié)構(gòu)
要想寫出一篇精彩的商務(wù)文章杠输，就要從最基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)入手。這就好比秕衙，蓋房子之前蠢甲，工匠們要先從設(shè)計師手中拿到圖紙，按照設(shè)計方案去尋找合適的材料据忘，再按部就班地打地基鹦牛、搭架子、添磚加瓦勇吊。
在《麥肯錫教我的寫作武器》中曼追，金字塔結(jié)構(gòu)就是最基礎(chǔ)的一種結(jié)構(gòu)：
金字塔結(jié)構(gòu)，就是依照層級來配置主題或信息的圖表汉规。
在形式上礼殊，有并列型金字塔和直列型金字塔兩種。在內(nèi)容上针史，金字塔結(jié)構(gòu)分為信息金字塔和主題金字塔晶伦。例如，在信息金字塔中啄枕，最上層的信息是主要信息婚陪，中間一層是關(guān)鍵信息，最下層則是次要信息频祝。
無論是哪一種金字塔結(jié)構(gòu)近忙，都分為三層竭业。但是，金字塔結(jié)構(gòu)不是簡單地把信息或者主題分為三層及舍，而是要讓寫作者在頭腦中保持一種意識：“一件事情要想到三層”未辆。
金字塔結(jié)構(gòu)最大的好處，就是讓我們能一眼看出寫作內(nèi)容的邏輯是否合理锯玛，條理是否清晰咐柜。如果結(jié)構(gòu)有問題，整篇文章就會給人一種亂糟糟的感覺攘残，甚至擾亂我們自己的思路拙友。
法寶二：MECE架構(gòu)
文章的結(jié)構(gòu)找好了，就要確定素材歼郭。寫作時遗契，我們往往有一大堆素材，但是在思考和整理的過程中容易漏掉一些東西病曾，或者重復(fù)某些信息牍蜂。那么問題來了，怎樣才能面面俱到呢泰涂？
在這里鲫竞，高杉尚孝提到了MECE架構(gòu)。它是英文“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”的縮寫逼蒙，也被稱為MECE分析法从绘。這個方法是麥肯錫的咨詢師芭芭拉·名托提出的，就是“不重復(fù)是牢、不遺漏”僵井。
例如，我們確定主要主題是電影驳棱，用MECE分析的話驹沿，就可以分為國產(chǎn)電影、日韓電影和歐美電影三大關(guān)鍵主題蹈胡，也可以劃分為喜劇片、劇情片朋蔫、愛情片和紀(jì)錄片罚渐。
在用MECE架構(gòu)分析的時候，要有一個確定的標(biāo)準(zhǔn)驯妄。比如荷并，我們可以按照國家來劃分電影，也可以按照類型來劃分電影青扔，但是不能二者混合源织，這樣就會遺漏某些電影了翩伪。
如果你發(fā)現(xiàn)，有一些信息沒辦法按照這個標(biāo)準(zhǔn)來劃分谈息，可以把它們放到“其他”這個主題下面缘屹，這樣也不會遺漏信息了。
法寶三：高杉法
聽了這個名字侠仇，你肯定能猜到轻姿，高杉法是高杉尚孝自創(chuàng)的寫作技巧。
高杉法的主要目的是確定問題類型逻炊，提出對應(yīng)的解決辦法互亮。高杉尚孝認(rèn)為，盡管商務(wù)寫作的格式千變?nèi)f化余素，但都是為了解決問題豹休。所以，我們在寫作前桨吊，要先確定好問題是什么威根，再去找方法。
高杉尚孝把問題定義為“現(xiàn)狀與期待之間的落差”屏积，主要分為三類：
1. 恢復(fù)原狀型問題：分析原因医窿，提出修復(fù)措施。
2. 預(yù)防隱患型問題：分析誘因炊林，提出預(yù)防策略姥卢。
3. 追求理想型問題：確定現(xiàn)狀和理想狀態(tài)，提出實(shí)施方案渣聚。
這三種方案涵蓋了大部分的問題類型和解決方法独榴。但是，分類和方法不是一成不變的奕枝。面對不同的人棺榔，就要提出不同的解決方法。有時候隘道，如果我們和對方思考的不是同一類型的問題症歇，就難以說服對方。
作為一名資深咨詢顧問谭梗，高杉尚孝建議我們在寫商務(wù)文章時忘晤，要站在對方的角度去思考問題。
如果客戶認(rèn)為激捏，他的主要問題是獲取更多的收益设塔，而你為他分析如何防止競爭對手占領(lǐng)市場份額，這時候远舅，客戶就會感覺你沒有分析到關(guān)鍵之處闰蛔，從而放棄你的提案痕钢。
法寶四：SCQOR故事法
了解上面三種法寶后，我們就要把所有內(nèi)容串起來序六，寫一篇完整的商務(wù)文章任连。SCQOR故事法就是“串”故事的好方法。
SCQOR故事法难咕，并不是讓我們寫故事课梳，而是運(yùn)用寫故事的技巧，讓整篇文章邏輯合理余佃，條理清晰暮刃，內(nèi)容合適。
簡單講爆土，SCQOR故事法一共有五個步驟椭懊，即設(shè)定狀況、發(fā)現(xiàn)問題步势、設(shè)定課題氧猬、克服障礙和解決、收尾坏瘩。
S：設(shè)定狀況（Situation）
這一步要介紹主角盅抚，或者介紹文章的主體，交代清楚最初的背景和穩(wěn)定狀態(tài)倔矾。這個狀況要符合讀者的認(rèn)知水平妄均，引起對方的認(rèn)同感，以便讓他期待接下來的情節(jié)發(fā)展哪自。
C：發(fā)現(xiàn)問題（Complication）
發(fā)現(xiàn)問題的階段丰包，要說明問題是如何破壞了之前的穩(wěn)定狀態(tài)，確定問題類型壤巷。
Q：設(shè)定課題（Question）
課題要根據(jù)問題類型來設(shè)定邑彪。例如，你遇到的是預(yù)防隱患型問題胧华，就要假設(shè)不良狀態(tài)寄症，分析誘因以及提出預(yù)防策略。
O：克服障礙（Obstacle）
這一步是整篇文章的核心矩动。我們在設(shè)定課題后有巧，需要付諸行動去解決問題。有時候铅忿，解決問題不是一蹴而就，而是不斷試錯的過程灵汪。所以檀训，文章中有時需要提出多個解決方案柑潦。
R：解決、收尾（Resolution）
在結(jié)尾部分峻凫，問題和沖突都得以解決渗鬼，失去的平衡狀態(tài)也恢復(fù)如常，甚至更好荧琼。
按照SCQOR的順序譬胎，像講故事一樣去寫商務(wù)文章，同時加入金字塔結(jié)構(gòu)命锄、MECE架構(gòu)以及高杉法的寫作技巧堰乔，不僅能讓文章條理清晰，邏輯合理脐恩，還能讓它更有說服力镐侯，引起讀者的共鳴。
四大法寶不是萬能的驶冒，但是萬變不離其宗苟翻。正如高杉尚孝在《麥肯錫教我的寫作武器》中所言，我們要時刻有意識地進(jìn)行邏輯思考骗污，不斷練習(xí)寫作技巧崇猫，日積月累，我們便能在商務(wù)寫作中游刃有余需忿，開辟出一條屬于自己的道路诅炉！
三、檢查修改
任何人寫出來的初稿都不會是完美的贴谎，都需要經(jīng)過一次甚至多次的修改才能拿給別人看汞扎。關(guān)于檢查哪些內(nèi)容，作者為我們列出了清單擅这，那就是精簡澈魄、齊全、禮貌以及錯別字仲翎。經(jīng)常性的檢查和修改能幫你養(yǎng)成良好的寫作習(xí)慣痹扇，成為一名更專業(yè)的寫作者。
了解文章修改的方法
從讀者的角度來閱讀文章溯香，必要時可以讀一下鲫构。對自己嚴(yán)格一些，手要狠一些玫坛，不要吝惜整段的刪改结笨。如果修改的地方過多，您就要注意了，這說明您的計劃可能做得不是很好炕吸，下次要多加小心了伐憾。
了解編輯的注意事項
通篇檢查文章用詞的準(zhǔn)確性、邏輯合理性和標(biāo)點(diǎn)正確性赫模。
現(xiàn)在很多文書寫作者都是直接用電腦書寫文書树肃，由于大多數(shù)辦公文字軟件都有相當(dāng)不錯的“糾錯”功能，如果不符合語法瀑罗，或者詞語搭配錯誤胸嘴，它們會用一些標(biāo)記顯示出來≌都溃可是劣像，畢竟電腦軟件是由程序編成的，它和實(shí)際的語言應(yīng)用規(guī)范還是有區(qū)別的停忿。
1. 選擇信息的黃金法則是：要有足量的有效信息驾讲，讓你的讀者行動起來。
2. 了解讀者的潛在態(tài)度是寫作成功的關(guān)鍵席赂。
3. 如果你是一個懶散的吮铭、抓不住重點(diǎn)的寫手，那么你留給別人的第一印象可能就是一個懶散的颅停、抓不住重點(diǎn)的人谓晌。
4. 寫作的本質(zhì)，其實(shí)就是溝通癞揉，就是好好說話纸肉。
