生產(chǎn)率悖論
如果沒有進(jìn)行過系統(tǒng)訓(xùn)練宝泵,你使用的任務(wù)管理方法好啰,可能反而會破壞你完成任務(wù)的效率
高效的待辦事項清單應(yīng)能協(xié)助我們完成什么?
始終把時間和精力投入到最重要的事情上
為什么要列待辦事項清單儿奶?
突出最重要的內(nèi)容(找到優(yōu)先級最靠前的任務(wù))
不確保完成所有列在其中的工作框往,確保完成真正需要做的事情
為什么待辦事項清單必須要有截止日期?
幫助我們根據(jù)完成任務(wù)所需時間來確立其優(yōu)先級
刺激我們趕快做決定并行動(戰(zhàn)勝拖延)
決策疲勞
人的認(rèn)知資源是有限的闯捎,在每天早晨睡醒后恢復(fù)椰弊,在每次做決定時(無論簡單或復(fù)雜的決定)消耗
當(dāng)一天結(jié)束時(晚上),因為認(rèn)知資源很少甚至已耗盡瓤鼻,即使是最簡單的選擇也變得很難:決策疲勞
在這種狀態(tài)下無法做出正確決策
每個決定都在侵蝕認(rèn)知資源秉版,增加決策疲勞,并最終導(dǎo)致“決策逃避”:面對太多選擇時茬祷,避免從中挑選清焕,而是把時間花在無聊的事情上,以便逃避這件事:決定真正應(yīng)該做的事
認(rèn)知資源耗盡時祭犯,我們不太能控制自己的沖動秸妥,傾向于選擇能提供即時滿足的活動,而非更有價值的需要更多認(rèn)知努力的活動
為什么要為任務(wù)添加背景信息盹憎?
背景信息:完成所需時間筛峭、優(yōu)先級铐刘、它在完成某件事(最終目標(biāo))過程中起到的作用
背景信息幫助我們了解哪些任務(wù)需要立即關(guān)注陪每,讓我們知道它是否值得做,有多值得做镰吵,最終幫助我們決定做不做它檩禾,何時做它
為什么要具體地定義任務(wù)?
具體定義:包含明確的起點和終點疤祭,能容易地衡量任務(wù)是否完成盼产,完成得如何
具體和細(xì)化能鼓勵人行動,容易讓人獲得反饋勺馆,減少拖延的可能性
怎么做戏售?檢查寬泛的大任務(wù)是否可繼續(xù)分解成較小的任務(wù)
分解后,我們可以更好地把握最重要的內(nèi)容草穆,將大部分精力投入其中
為什么任務(wù)要與具體目標(biāo)關(guān)聯(lián)起來灌灾?
人所做的一切都有目的
設(shè)定目標(biāo)是為了促使自己采取行動。當(dāng)人能預(yù)測完成特定任務(wù)的積極結(jié)果時悲柱,不太傾向于拖延:對結(jié)果越確定锋喜,越可能果斷采取行動
應(yīng)指明(寫下來,具體化)清單中每個任務(wù)的原因:為什么要完成它,期望通過完成它得到怎樣的結(jié)果
消極情緒會降低工作效率嘿般!
消極情緒:不快樂段标、壓力、恐懼……
消極情緒使我們注意力分散炉奴,易分心逼庞,創(chuàng)意缺失,難以做決定
要意識到:處于消極情緒的時刻是暫時的瞻赶,我們終將重拾積極情緒
慢性壓力和恐懼會改變大腦狀態(tài)往堡,妨礙人的決策能力
當(dāng)處于消極狀態(tài)時,應(yīng)查明產(chǎn)生消極情緒的原因共耍,找到引發(fā)消極情緒的事虑灰,采取措施改變狀況
哪些內(nèi)容不應(yīng)出現(xiàn)在待辦事項清單上?
愿望:寬泛痹兜,無可操作性穆咐,需分解成具體步驟
含義不明確:缺乏細(xì)節(jié)和背景,難以引起人的注意
瑣碎:難以引起人的注意
承諾(下定決心做某事):需分解成具體步驟
用動詞刺激行動
把動詞放在待辦任務(wù)前:用動詞表達(dá)待辦任務(wù)字旭,為其注入情感和動力
通過動詞告訴我們該做什么对湃,定義要做的具體事項
關(guān)鍵是要借助動詞讓待辦任務(wù)變得更具體:指明如何具體行動
如何處理需與他人協(xié)作的任務(wù)?
首先要找出哪些任務(wù)需依靠他人的行動
在上述任務(wù)處說明需要對方交付的結(jié)果內(nèi)容是什么遗淳,以及期望對方交付的日期
如果未及時收到結(jié)果拍柒,上述日期會提醒我們要跟進(jìn)對方的進(jìn)度:督促對方為其要交付的結(jié)果負(fù)責(zé)
決不能浪費時間等待他人采取行動
批量處理微任務(wù)
微任務(wù):完成時間小于10min
處理方案:在單個工作時間單元內(nèi)批量解決
留出30~45min,一個接一個地處理這些任務(wù)
最好將背景相關(guān)的任務(wù)進(jìn)行批處理(切換“工作情境”需消耗精力屈暗,這樣可以降低轉(zhuǎn)換成本:用更少的時間完成更多的工作拆讯,減少在過程中犯錯誤的概率)
微任務(wù)不應(yīng)列入日常待辦事項清單(避免“污染”其他重要任務(wù),使它們陷入繁雜的任務(wù)群中)
不要被“任務(wù)山”壓垮养叛!
任務(wù)越來越多時种呐,要衡量自己的能力,決定承擔(dān)新任務(wù)還是干脆直接拒絕
不要低估不堪重負(fù)的感覺帶來的消極影響弃甥,壓力會讓人的抗干擾能力變差爽室,降低工作效率
復(fù)盤
定期(如每周)回顧已完成的任務(wù),評估實現(xiàn)各目標(biāo)的進(jìn)度淆攻,考慮是否要重新規(guī)劃任務(wù)的優(yōu)先級
要留出整塊時間(45min)專心復(fù)盤
如何復(fù)盤阔墩?
- 收集所有待辦事項清單
- 將腦中閃現(xiàn)的所有任務(wù)記錄到主清單中
- 將新任務(wù)細(xì)分為單個任務(wù)
- 根據(jù)情境(項目、類型瓶珊、位置)分離新任務(wù)啸箫,為較大的任務(wù)建立專門的基于任務(wù)細(xì)節(jié)的清單
- 刪除不再必要或重要的任務(wù)
- 標(biāo)記出重要且緊急的任務(wù),將它們確立為每日清單中的待辦事項
- 記錄正在等他人反饋的任務(wù):對方的名字和希望收到反饋的日期艰毒,若在該日期來臨時未收到反饋筐高,應(yīng)主動跟進(jìn)
- 查看重要任務(wù)的截止日期,在必要時調(diào)整
- 為所有任務(wù)設(shè)立截止日期
- 根據(jù)下一個時間段(下周)的可用時間和前面列出的所有事項清單,創(chuàng)建每日清單
復(fù)盤能確保我們把有限時間集中在高價值事項上柑土,以推進(jìn)我們最重要的工作蜀肘,盡快達(dá)成目標(biāo)。
目標(biāo)
目標(biāo)決定了我們?nèi)绾味冗^一生
目標(biāo)讓我們有所擔(dān)當(dāng)
如果我們知道自己想實現(xiàn)的目標(biāo)是什么稽屏,就會意識到自己做出的每個決定都會產(chǎn)生影響:讓我們更接近或更遠(yuǎn)離目標(biāo)
如何做扮宠?
為每項任務(wù)設(shè)定一個具體目標(biāo),給我們完成任務(wù)的動力狐榔。
如果我們意識到完成某項特定任務(wù)與自己最終想要達(dá)成的計劃一致時坛增,就會變得專注。
目標(biāo)要具體薄腻,具體的目標(biāo)可跟蹤收捣,可衡量。
模糊的目標(biāo)讓我們無法評判進(jìn)度:沒有明確定義衡量是否達(dá)成目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)庵楷,當(dāng)然就沒有辦法確定離達(dá)成目標(biāo)還有多遠(yuǎn)
每隔一段時間(一個月)回顧一次目標(biāo):確定進(jìn)度罢艾,重新評估目標(biāo)是否發(fā)生改動
待辦事項清單應(yīng)由想完成的目標(biāo)驅(qū)動
方法論是為了達(dá)成目標(biāo)而存在的
那些管理時間和提升效率的工具是為了讓我們更快地行動,而非讓我們深陷其中猶豫不決
使用任何任務(wù)管理法的目的是為了幫助我們按時完成恰當(dāng)?shù)娜蝿?wù)尽纽,提高效率咐蚯,使生活更輕松
不要因?qū)W⒂诜椒ㄕ摱z忘了自己的目標(biāo)。它們應(yīng)幫助我們找到目標(biāo)弄贿、更快地接近目標(biāo)
遇到障礙時春锋,應(yīng)尋求解決之道而非自我否定
用好習(xí)慣取代壞習(xí)慣是艱巨的工作。關(guān)鍵在于差凹,摔倒之后我們選擇做什么
不管什么時候摔倒期奔,摔得多慘,只要心中明白所做的是正確的事直奋,就不要否定自己:自我內(nèi)疚毫無價值
摔倒后能庆,應(yīng)思考是什么導(dǎo)致我們摔倒了(原因)?進(jìn)而更改和糾正潛在的問題脚线,以防再次摔倒,讓每次摔倒都能發(fā)揮最大的價值弥搞。
整合待辦事項清單和日歷
待辦事項清單:希望在特定時間內(nèi)完成的內(nèi)容
日歷(將時間劃分為若干時間塊):確定待辦事項清單是否可行(是否都已經(jīng)分配到了足夠的時間塊)