在《我的前半生里》，有一幕是深夜的辦公室里晃痴，陳俊生面對工作壓力疲憊不堪時，凌玲走到他的辦公桌前财忽，遞給他一份標(biāo)注整齊的文件夾。
雖然后面的劇情沒有拍出來泣侮，但我們可以腦補(bǔ)即彪，陳俊生打開文件夾，看到里面所有的文件清晰明了活尊，按照邏輯順序排列好隶校，重要的需要注意的地方已經(jīng)提前替他標(biāo)注好，字體不大不小讓人看得舒服蛹锰。陳俊生翻閱著文件深胳，突然之間之前苦苦糾結(jié)的一個點(diǎn)被理順了，仿佛黑暗中眼前突然延伸出一條點(diǎn)著微亮路燈的小路铜犬，燈光微弱但是清晰且堅定舞终。陳俊生感覺肩上的壓力瞬間小了轻庆，也更覺得眼前的女人溫柔體貼，肩膀瘦弱卻可靠敛劝。
看到了沒余爆，做好工作文件，不僅可以得到老板另眼相看夸盟，升職加薪蛾方，還可以迎娶高帥富，走向人生巔峰上陕！當(dāng)然桩砰，在此譴責(zé)破壞他人家庭的行為一億次。
幾年前我剛開始工作的時候曾經(jīng)跟一位頗為嚴(yán)厲的經(jīng)理一起做項目释簿。當(dāng)時他安排我做一個相當(dāng)簡單而且枯燥的客戶數(shù)據(jù)分析亚隅。我花了半個小時飛速完成，得意洋洋地把分析結(jié)果給他辕万，然后他把我叫到辦公室枢步，花了兩個小時給我講明白一個道理 --?
任何給人使用的工作文件都應(yīng)以人為出發(fā)點(diǎn)。一個合格的excel文件渐尿，應(yīng)當(dāng)能夠做到讓一個從未接觸過該文件的同事/客戶在最短時間內(nèi)對文件進(jìn)行迅速理解和操作醉途。
在過去幾年的工作中我做了無數(shù)個excel，也看了很多別人做的excel砖茸。每當(dāng)打開一份思路清晰隘擎，排版悅目的excel，都如同高山流水遇知音頓感暢快淋漓凉夯。而把一份混亂不堪的excel整理干凈货葬，就好像一個強(qiáng)迫癥患者面對糾結(jié)一團(tuán)的數(shù)據(jù)線，只有一根根整理排列好才能長吁一口氣劲够。
excel是我們?nèi)粘９ぷ髦薪?jīng)常使用的一個非常優(yōu)秀龐大的工具震桶。俗話說，得excel者得天下征绎。如何做出一份良好用戶體驗(yàn)的excel蹲姐，我有一些小心得，愿與大家分享討論人柿。
1. 給文件一個合理的命名
最常采用的方法是“文件內(nèi)容 + 日期 + 姓名縮寫”柴墩。作為法務(wù)咨詢員，我經(jīng)常收到客戶發(fā)來的原始數(shù)據(jù)凫岖，在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析江咳。為了方便自己日后快速分辨哪些是客戶的源文件，哪些是包含了我的分析的哥放，我通常會把包含了自己分析的文件命名為“公司名 + 文件內(nèi)容 + 日期 + 姓名縮寫”歼指。
比如爹土，客戶提供了所有供應(yīng)商的信息，文件名為“供應(yīng)商信息.xlsx”东臀，而在ABC公司工作的小明在今天着饥，2017年8月10日對供應(yīng)商信息進(jìn)行了分析，則分析過后的文件應(yīng)命名為 “ABC - 供應(yīng)商信息分析 - 2017.8.10. - XM.xlsx”惰赋。
2. 在工作表（tab）較多的情況下宰掉，在excel的最前端加一個總結(jié)工作表 （summary tab）
曾經(jīng)做過一個項目，需要對客戶的十多個會計科目進(jìn)行抽樣測試赁濒。我把所有的會計科目全部作為不同的工作表放在了同一個excel文檔里面轨奄，然后加入了一個總結(jié)工作表，對所有會計科目的測試結(jié)果進(jìn)行一個小結(jié)拒炎，相當(dāng)于做了一個目錄/索引挪拟。這樣一來，任何一個人打開這個excel击你，都會先看到總結(jié)工作表玉组，能夠快速了解到以下信息：
? ? ? ? ? a. 這個excel包含了對哪些科目的測試
? ? ? ? ? b. 每個科目的測試結(jié)果是什么
? ? ? ? ? c. 總體測試結(jié)果是什么
對于使用者來說，這樣的一個總結(jié)工作表能夠幫助迅速理清思路丁侄，了解關(guān)鍵信息惯雳。而在需要查看具體信息的時候，總結(jié)工作吧也能夠幫助定位到具體信息鸿摇。
3. 合理凍結(jié)窗格
在數(shù)據(jù)較多的情況下石景，凍結(jié)表頭尤其重要，能夠在下拉的時候使表頭固定不動拙吉。這樣一來潮孽，不管下拉到哪里，都能夠快速對應(yīng)表頭筷黔。
4. 對數(shù)據(jù)根據(jù)使用目的進(jìn)行篩選（filter）和排序（sort）
有一次老板想要做一個關(guān)于某行業(yè)的討論會往史，讓我?guī)退宜形覀児驹谀承袠I(yè)中的客戶名單，并找出他們的總部位置佛舱，以及是否是審計客戶（因?yàn)槲覀兪菚嫀熓聞?wù)所怠堪，所以被禁止提供某些咨詢服務(wù)給審計客戶）。當(dāng)我把這份五百多個客戶的名單放到老板的桌上名眉，老板問我，其中有多少客戶是總部在紐約的凰棉？我答不上來损拢。老板又問，其中有多少是非審計客戶撒犀？我依然答不上來福压。
其實(shí)這兩個問題掏秩，只要我事先把數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和排序，就能輕易答上來荆姆。但是在準(zhǔn)備名單的時候蒙幻，我的腦子里是單線思維：接收任務(wù) - 完成任務(wù)，而并沒有思考我準(zhǔn)備的這份名單的使用者的需求胆筒。
而事實(shí)上邮破，我早知道老板需要這份名單的目的：老板想要做一個關(guān)于某行業(yè)的討論會 - 老板打算邀請該行業(yè)的客戶參加 - 優(yōu)先考慮邀請本地（紐約）客戶以及非審計客戶（更有達(dá)成項目的可能）。
當(dāng)我把這份名單進(jìn)行排序之后再呈現(xiàn)給老板的時候仆救，這份名單上的順序變?yōu)椋?/p>
? ? ?a. 紐約的非審計客戶 （老板最關(guān)心）
? ? ?b. 紐約的審計客戶
? ? ?c. 非紐約的非審計客戶
? ? ?d. 非紐約的審計客戶 （老板最不關(guān)心）
永遠(yuǎn)把使用者最關(guān)心的內(nèi)容放在最前面抒和，是一條黃金法則。
5. 用pivot table對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計歸納
在上面的行業(yè)客戶名單的故事中彤蔽，如果能使用pivot table對數(shù)據(jù)加以歸納總結(jié)摧莽，則能更有效地滿足使用者的需求。
Pivot table的功能是非常強(qiáng)大的顿痪，至今我還常常對著別人做出來的pivot table頂禮膜拜镊辕。在這里也不班門弄斧了。大家可以一起討論分享蚁袭。
6. 分組顯示（Group）不用的行或者列
當(dāng)一份excel里面數(shù)據(jù)太多太雜征懈，難免有一些是我們在進(jìn)行分析時用不上的。剛?cè)肼殨r就有前輩告訴我撕阎，不用的數(shù)據(jù)千萬不要刪除受裹，因?yàn)槟阌肋h(yuǎn)不知道哪天可能會用上。
為維持版面的整潔虏束，有些人會使用excel的隱藏（hide）功能棉饶，而我更傾向于使用分組顯示功能。這是因?yàn)檎蛟龋谑褂梅纸M顯示功能把某些行/列收起來之后照藻，能夠在界面上看到那個地方有被收起來的數(shù)據(jù)，只要點(diǎn)一下就可以輕松打開汗侵。而隱藏功能雖然當(dāng)時全部藏起來看著清爽了幸缕，但是可能造成一個月后你在文件里到處痛苦地挖地雷找驚喜 -- 畢竟你很有可能忘記你隱藏了哪些數(shù)據(jù)和他們的具體地點(diǎn)。
7. 統(tǒng)一字體晰韵，顏色和大小发乔。
字體只是一個小小的細(xì)節(jié)，卻能充分體現(xiàn)專業(yè)性雪猪。在英文中栏尚，times new roman是一種常用的專業(yè)字體。而在中文中則是宋體和微軟雅黑顯得較為專業(yè)只恨。大家可以對比一下以下幾種字體給你的感受：
工作中译仗，我通常會把所有字體都調(diào)成黑色抬虽，只有在少數(shù)特殊的情況下會使用其他顏色。比如纵菌，當(dāng)把一份經(jīng)過分析后發(fā)現(xiàn)有問題的數(shù)據(jù)發(fā)給老板的時候阐污，我會把有問題的地方標(biāo)成紅色，方便老板快速找到問題所在咱圆。
而字體的大小笛辟，則以使用者打開excel之后能夠比較舒服地瀏覽文件內(nèi)容為準(zhǔn)。我最常使用的是8到11號字闷堡。有時候隘膘，在已經(jīng)得知使用者視力不太好或者年紀(jì)較大的情況下，不妨字體稍微調(diào)大一些杠览。
8. 添加合理的頁眉（header）和頁腳（footer）
身處法務(wù)咨詢行業(yè)弯菊，我從入職的第一天開始就被提醒，在任何對外的文件中都要添加免責(zé)條款，這是一個法務(wù)咨詢員對自己的保護(hù)。我們手中有武器虏肾，但廝殺的時候別忘了穿上防彈衣，畢竟出來混都是要還的才漆。到目前為止，我還沒有遇到過糾紛佛点，但我相信醇滥，如果有一天遇上事了，這個小小的習(xí)慣可能會救你一命超营。
工作的性質(zhì)注定了我們有很多項目是與律所合作鸳玩。在這種項目中，我所有的文件都會加上以下頁眉：
“Privileged and Confidential?
For Attorney Use Only”
這樣子演闭，就把我們的工作內(nèi)容放到了“律師客戶保密特權(quán)”這個金箍棒畫的圈里不跟。在美國，律師和客戶之間的溝通交流以及相應(yīng)的文件都是受保護(hù)的米碰，任何人在任何情況下都不得披露窝革。即使披露了，也不能作為呈堂證供吕座。舉個粗暴的例子虐译，假使有一個殺人犯，在郵件中告訴他的律師他殺了人吴趴。倘若這份郵件被警察截獲菱蔬，鐵證如山，在法庭上這份郵件仍然不能成為殺人犯殺人的證據(jù)。
即使是只是給自己用的工作筆記拴泌，我也會加上諸如“Draft”， “Internal Use Only” 之類的頁眉惊橱。身為法務(wù)咨詢員蚪腐，雖然不是過著刀尖上舔血的生活，但也隨時可能面臨著法律糾紛税朴。害人之心雖不可有回季，但防人之心卻不可無。
9. ?檢查拼寫
這又是一個逼死強(qiáng)迫癥的小細(xì)節(jié)正林。生活中大大咧咧的我曾經(jīng)對此不以為然泡一，常常忘記檢查拼寫。直到在別人做的excel里面看到拼寫錯誤觅廓，那種感覺猶如吃著香噴噴的大白米飯突然磕到了沙子鼻忠，又像是看到一個風(fēng)情萬種活色生香的大美人臉上有顆長毛的痣。
文件中的拼寫錯誤杈绸，會讓人直接產(chǎn)生“不專業(yè)”的印象帖蔓，進(jìn)而產(chǎn)生對文件準(zhǔn)備者的專業(yè)能力的質(zhì)疑。Excel又不像Word瞳脓，能夠自動檢查拼寫塑娇。那么，別偷懶劫侧，按保存之前點(diǎn)擊 Review - Spelling埋酬。
10. 做一份隨時準(zhǔn)備被打印出來的excel
即使是在電腦辦公已經(jīng)非常普及的今天，很多人還是習(xí)慣把文件打印出來看烧栋，原因不外乎是數(shù)據(jù)文字太多写妥，紙質(zhì)的看起來更加舒服，方便隨時做標(biāo)注筆記等等劲弦。那么耳标，做一份隨時準(zhǔn)備被打印出來的excel吧。想象一下當(dāng)使用者準(zhǔn)備把excel打印出來的時候邑跪，發(fā)現(xiàn)不用做任何格式調(diào)整次坡，只需直接按下打印。那種暢快驚喜的心情画畅，不亞于大夏天喝了一口冰可樂砸琅。
做打印格式調(diào)整的時候，我會仔細(xì)檢查一下是不是所有的內(nèi)容都能被打印出來轴踱。有時候一個單元格內(nèi)容太長症脂，這個時候記得調(diào)整一下格子的長寬，讓所有內(nèi)容都能顯示出來。
另外诱篷，不妨給你的excel加上頁碼壶唤。我一般是用的是“page x of x”這種格式，可以在打印出來拿到任何一頁的時候棕所，都知道自己處于什么樣的位置闸盔。
幾年前，iphone橫空出世的時候琳省，智能機(jī)的概念瞬間把手機(jī)市場劃分為 “iphone”和“其他手機(jī)”迎吵。我還記得拿到自己的第一臺iphone的時候，發(fā)現(xiàn)想點(diǎn)進(jìn)一個應(yīng)用的時候针贬，不用再在鍵盤上“上上下下左左右右”击费，而是直接點(diǎn)擊屏幕，簡直是顛覆了我對手機(jī)的認(rèn)識桦他。
在擁有第一臺iphone之前蔫巩，我一直是當(dāng)年的手機(jī)巨頭諾基亞的忠實(shí)用戶，信賴諾基亞的大品牌瞬铸，質(zhì)量好批幌，耐用，結(jié)實(shí)嗓节。但在拿到人生第一臺iphone之后的五分鐘荧缘，我知道，我與諾基亞拦宣，再也回不去了截粗。當(dāng)年曾經(jīng)占領(lǐng)手機(jī)市場大半江山的諾基亞，市場份額已經(jīng)極度萎縮鸵隧，幾次瀕臨破產(chǎn)倒閉绸罗，而當(dāng)年名不經(jīng)傳的蘋果，則發(fā)展成了引領(lǐng)科技產(chǎn)業(yè)的巨頭豆瘫，真是讓人唏噓珊蟀。
蘋果抓住的，是“用戶體驗(yàn)”這四個字外驱。手機(jī)誰不會做育灸，怎樣把自己的產(chǎn)品從本質(zhì)上區(qū)分開來，在于從人出發(fā)昵宇，以人為本磅崭。
今天我們的生活已經(jīng)被智能機(jī)所顛覆。幾年前瓦哎，在宿舍點(diǎn)外賣的時候給餐廳打電話砸喻，今天我們打開“餓了嗎”柔逼，“美團(tuán)外賣”。幾年前我們出門帶著現(xiàn)金割岛，今天我們出門帶著手機(jī)和充電寶 - 手機(jī)里有支付寶和微信愉适，充電包里有電就是最大的安全感。幾年前我們想學(xué)著給男朋友做一道菜纏著媽媽奶奶教癣漆，今天我們打開“下廚房”儡毕。
在產(chǎn)品更新?lián)Q代越來越快，消費(fèi)不斷升級的今天扑媚，只有做好了用戶體驗(yàn)，從消費(fèi)者的角度出發(fā)開發(fā)產(chǎn)品雷恃，才能抓住消費(fèi)者的心疆股，在市場上搏得一席之地。
同樣的道理倒槐，其實(shí)放在我們每個人身上旬痹，也是行得通的。仔細(xì)想想讨越，你所擁有的能力两残，技巧，真的是無可取替的嗎把跨？簡直是細(xì)思極恐人弓。
作為一個資質(zhì)平平的普通人，我會做數(shù)據(jù)分析着逐，會寫報告崔赌，會籌劃活動，會做好看的PPT耸别。但這些技能健芭，我相信，在求職市場上很多人都有秀姐。
競爭如此激烈慈迈，成敗在于細(xì)節(jié)。
我有一個老板省有，是一個三十出頭的菲律賓女性痒留。在這個高層基本上被白人男性占領(lǐng)的行業(yè)，她作為一個亞洲女性能夠有一席之地是一件非常了不起的事情锥咸。她對待下屬嚴(yán)苛狭瞎，說話從來不留情面，每每從她辦公室出來我心中都是無數(shù)個白眼搏予。但她最常掛在嘴邊的一句話我卻是認(rèn)認(rèn)真真記住了：
“Did you put yourself in other people's shoes?"
從用戶的角度想問題熊锭，從做一份有良好用戶體驗(yàn)的excel開始。
