最近觀察到很多同學(xué)著急忙慌地做事哪怔，但在很多最基本的工作上犯錯宣蔚，持續(xù)犯錯。準(zhǔn)備花點時間把工作過程里已經(jīng)形成肌肉記憶的東西整理出來认境。我個人風(fēng)格偏向解決實際問題胚委，所以會更多講一些拿來即用的小技巧。無論你是什么崗位元暴，工作方法與決策模型底層都是互通的篷扩。希望能支持到有意愿自我提升的同學(xué)們兄猩。
準(zhǔn)備寫成一個系列茉盏，估計會很長鉴未，盡量不斷更。
我們先來談?wù)劦谝粋€話題“如何成為一個合格的項目負(fù)責(zé)人”鸠姨。小到一個業(yè)務(wù)節(jié)點铜秆，一個項目組，大到一條產(chǎn)品線讶迁，一個事業(yè)部连茧，你都會獲得獨立負(fù)責(zé)工作的機(jī)會。機(jī)遇到來時巍糯，希望你已經(jīng)做好了準(zhǔn)備：）
這個話題相對比較龐大啸驯，細(xì)節(jié)也比較多，我會分成幾篇文章來講解：
報信 | 如何做好信息同步工作
搖人 | 如何做好資源協(xié)調(diào)工作
拉車 | 如何做好項目推進(jìn)工作
鏟事 | 如何做好危機(jī)處理工作
報信 | 如何做好信息同步工作
無論你的職級多高祟峦，能力多強(qiáng)罚斗，在企業(yè)中第一優(yōu)先級的角色都是“員工”。你天生需要與身邊的伙伴協(xié)作共事宅楞。讓他們充分知曉情報是你的義務(wù)针姿。
為什么要做信息同步？
降低項目風(fēng)險
當(dāng)代職場已經(jīng)很難出現(xiàn)完全獨立的工作事項了厌衙，讓信息公開一定有利于降低項目風(fēng)險距淫。團(tuán)隊中不同的角色視角是完全不同的，研發(fā)關(guān)注成本與實現(xiàn)婶希，視覺側(cè)重于好看與美觀榕暇，市場著眼于怎么宣發(fā)，銷售想著能不能賣錢喻杈，老板只關(guān)心劃不劃算拐揭。在立項之初，各側(cè)參與者對同一件事的理解大概率是不一致的奕塑。沒做好信息同步堂污，要么項目組織不起來，要么運行到中段執(zhí)行冒泡龄砰，要么在收尾階段頻繁暴雷盟猖。公開信息，讓不同角色用不同的視角來觀察項目换棚，潛在風(fēng)險提前提出式镐，在事發(fā)之前就做充分準(zhǔn)備，極大降低風(fēng)險固蚤。
切記娘汞，信息公開代表著合作與尊重。坦誠是互相建立信任的敲門磚夕玩，別浪費建立革命友誼的機(jī)會你弦。
為合作團(tuán)隊提供調(diào)整空間
一個工作事項的完成往往需要多個角色共同參與惊豺，舉個栗子：
12月15日我們要發(fā)布一個產(chǎn)品，市場計劃在當(dāng)天召開發(fā)布會禽作，銷售為了業(yè)績決定開啟促銷活動尸昧。假使項目出現(xiàn)延期，產(chǎn)品質(zhì)量低旷偿，功能不完善的情況烹俗，便需要配合部門的同事做好計劃調(diào)整。發(fā)布會的口吻可以從“產(chǎn)品發(fā)布”調(diào)整為“產(chǎn)品公測”萍程，銷售將“促銷”的活動玩法變更為“邀請試用得大獎”幢妄。
問題每天都會有，總有辦法來解決茫负。后面單獨起文章展開講解磁浇。
切記，當(dāng)出現(xiàn)不可逆的情況下越早讓信息公開朽褪，挽救的可能性便越大置吓。
為你的“老大“負(fù)責(zé)
每個職場人都有上下級的關(guān)系，扁平化管理的團(tuán)隊也會有類似導(dǎo)師（sponsor）的角色存在缔赠。經(jīng)常聽到有同學(xué)抱怨自己的工作成果沒被看到衍锚，錯失升職加薪的機(jī)會覺得委屈。這僅僅是從我們自己的角度的分析結(jié)果嗤堰，那么從領(lǐng)導(dǎo)的角度呢戴质？有沒有我們可以提升的空間？
作為“老大”踢匣，可能會同時跟進(jìn)N個項目告匠，無法事無巨細(xì)了解每個項目的細(xì)節(jié)。在這里你有義務(wù)積極主動讓Ta知曉你的工作近況离唬。
作為“老大”后专，能力或是資歷是強(qiáng)過你的，他會從資源和經(jīng)驗的角度給你一些支持输莺。
比如：
這件事曾經(jīng)做過已經(jīng)有成熟的落地方案戚哎，你只需要在確定的方向上繼續(xù)優(yōu)化放量；或者這件事別的部門已經(jīng)在做了直接協(xié)調(diào)資源與他們合作推進(jìn)即可嫂用。
為了支持團(tuán)隊成長型凳，我們都會給新人獨立負(fù)責(zé)項目以成長的機(jī)會。免不了會因為經(jīng)驗不足犯錯誤嘱函。這種時候你的”老大“會是被問責(zé)的第一對象甘畅。如果你沒做好信息同步，他被他的”老大“用一個不知情的方案和結(jié)果問責(zé)，這是管理失控疏唾。
切記蓄氧，不要搞這種烏龍讓”老大“連為你解釋的機(jī)會都沒有。
用里程碑事件保留證據(jù)
團(tuán)隊之間協(xié)作共事荸实，難免會遇見沖突或者扯皮的事情。不管是合作伙伴疏忽”沒記住“缴淋，還是能力欠佳准给，我們作為項目負(fù)責(zé)人都應(yīng)該主動避免這類問題發(fā)生。信息同步就能很好解決此問題重抖，不要扯皮看會議紀(jì)要露氮，看郵件就好了。里程碑事件也有利于項目組的士氣提升钟沛，在大型項目時里程碑事件尤其重要畔规。
切記，不要做無謂的爭論恨统。除了讓威信受損叁扫，你什么都得不到。
信息同步工作做不好畜埋，我們認(rèn)為這個項目負(fù)責(zé)人是失職的莫绣。
要同步哪些信息？
一般來講我會主動同步以下幾類信息：
項目進(jìn)度
項目風(fēng)險
項目階段性結(jié)論
項目進(jìn)度
完成度與時間進(jìn)度
完成度=已完成工作量/總工作量
時間進(jìn)度=已用工作天數(shù)/計劃交付工作天數(shù)
我們一般會在項目啟動時對既定工作進(jìn)行工時估點悠鞍，做到工作事項可衡量对室。
比如：
項目完成度為35%，對比時間進(jìn)度為45%咖祭，存在10個點的進(jìn)度落后掩宜。我們需要通過其他方式追回一些進(jìn)度。
里程碑事件
在項目管理里方法較為常見么翰，常見的里程碑事件有立項牺汤、方案評審、階段性結(jié)果浩嫌、提測慧瘤、發(fā)布等。封閉開發(fā)類項目固该，立項锅减、提測、發(fā)布等可以不做為里程碑事件做信息同步伐坏。其余情況下都不建議縮減里程碑事件怔匣。你要知道沒有人愿意在沒有存在感的團(tuán)隊中做事的。要積極向合作伙伴們釋放確定感。
項目風(fēng)險
項目過程不可能一帆風(fēng)順每瞒，每天都要處理各種問題金闽。常見的風(fēng)險有：項目延期、需求變更剿骨、人員變動等代芜。遇見風(fēng)險不可怕，可怕的是風(fēng)險不可控浓利。所以當(dāng)你進(jìn)行風(fēng)險向的信息同步時挤庇，請對風(fēng)險進(jìn)行分級「重要/不重要，緊急/不緊急」不要是個風(fēng)險就匯報贷掖，也不要害怕風(fēng)險被暴露嫡秕。如果能對風(fēng)險提供你力所能及的解決方案，團(tuán)隊會愿意積極配合你工作的苹威。
比如：
「項目延期」**項目具有延期風(fēng)險
項目成員***3月1日至14日休產(chǎn)假昆咽，生產(chǎn)力短缺 | 建議抽調(diào)基礎(chǔ)項目部xxx進(jìn)行彈性人力支持
模板訪問時存在跨域問題，加載速度緩慢 | 負(fù)責(zé)人xxx正在進(jìn)行技術(shù)攻堅牙甫，預(yù)計耗時3天
以上兩個風(fēng)險都是事實掷酗，都是為了你的目標(biāo)服務(wù)的。
一場已發(fā)生的事故說明一定存在數(shù)個風(fēng)險窟哺，而每個風(fēng)險又指代了尚未被發(fā)現(xiàn)的數(shù)十個隱患汇在。不是所有的風(fēng)險都要被解決，但風(fēng)險需要被管理脏答。
項目階段性結(jié)論
項目進(jìn)程中我們會進(jìn)行各種正式或非正式的溝通糕殉，討論。這些談話往往以達(dá)成共識和計劃review為目標(biāo)的殖告。這種情況下阿蝶，做好信息同步是必要的。我更建議用會議紀(jì)要這種方式同步以下幾方面信息：
參與人（注明主持人黄绩，與會人）
時間羡洁，談話發(fā)生的時間
主題，討論了哪些問題
結(jié)論爽丹，基于問題的結(jié)論
后續(xù)計劃筑煮，動作|時間|負(fù)責(zé)人
每個企業(yè)和團(tuán)隊情況各有不同，當(dāng)你為同步什么信息撓頭時粤蝎，我建議大家使用這個原則來決策
「這個信息對于項目進(jìn)程是是否起正向作用真仲？」
「如果是，講初澎！如果是的比重較大秸应，也講！」
當(dāng)然每個人對于正向的理解有差異，多向你的上級或?qū)熣埥倘硖洌犅爠e人的意見桑谍。同步時未處理好信息密度，說不到重點或者事無巨細(xì)的婆婆嘴都是不理想的選擇祸挪。這部分能力缺失的項目負(fù)責(zé)人是不合格的锣披。
怎么進(jìn)行信息同步？
企業(yè)中贿条，我們常用：郵件雹仿、即時通訊工具、WIKI闪唆、Teambition等盅粪，也會通過每日站立會議钓葫，周例會等方式同步悄蕾。不同的方式定位也存在較大差別。
郵件 | 非常正式的信息傳遞工具础浮。你要同步的信息具備「嚴(yán)肅正式帆调，后續(xù)可查詢」兩個特性，請使用郵件
即時通訊工具 | 相對寬松的溝通工具豆同，臨時的番刊，討論性質(zhì)的內(nèi)容大多在這里發(fā)生
站會 | 口頭告知昨天做了什么，今天準(zhǔn)備做什么影锈，需要參會人知道的及需要團(tuán)隊支持的
會議是個特殊的話題芹务，我會在后面單獨展開來介紹。下文只介紹線上的信息同步方式鸭廷。
郵件
怎么寫一篇好的匯報郵件枣抱，我會分成標(biāo)題，收件人辆床，正文內(nèi)容佳晶，附件幾個部分來介紹。
標(biāo)題
標(biāo)題的原則很簡單讼载，一句話說清楚重點
比如：
「會議紀(jì)要」3月28日模板市場周例會會議紀(jì)要
「方案確認(rèn)」移動端適配模板市場需求方案轿秧，請***確認(rèn)
建議使用“「類別」+ 具體事宜”的結(jié)構(gòu)來書寫郵件標(biāo)題。目的是方便協(xié)作伙伴們快速判斷這封郵件的類型是否需要看下去咨堤，是否需要立刻馬上處理菇篡。對了，關(guān)鍵信息記得前置以便于在頻幕較小的移動設(shè)備上僅通過標(biāo)題便能判斷一喘。
收件人
郵件的收件人類型分為發(fā)送逸贾，抄送，有的還包含密送功能。不同的類型代表的業(yè)務(wù)含義也有區(qū)別铝侵。
發(fā)送列表中填寫的大都是需要知曉信息的同事灼伤。
抄送列表中一般填寫與項目相關(guān)，但非直接負(fù)責(zé)的同事咪鲜。比如其他部門接口人的上級等狐赡。除此之外，建議follow之前讓信息被更多人知道的原則疟丙，添加上項目組同事都在的郵件組颖侄。
密送列表中的人會收到郵件但不會在郵件中明文顯示，所以用法比較特殊享郊，自己琢磨吧：）
還有一些通用的細(xì)則览祖，比如有的同事同時使用好幾個郵箱，為了信息到達(dá)效率請?zhí)崆按_認(rèn)好收件郵箱炊琉；也不要偷懶發(fā)郵件組就不再單發(fā)收件人展蒂，因為有的時候同事會因為郵件較多設(shè)置收件規(guī)則「只看收件人包含自己的郵件」導(dǎo)致你的郵件遺漏。
正文內(nèi)容
一封清晰的郵件正文苔咪，我會按照如下順序書寫：
先說結(jié)論 | 節(jié)省大家的時間先說結(jié)論锰悼，是否查看得出結(jié)論的過程由收件人自行判斷。
再說過程 | 證明你結(jié)論的完整推導(dǎo)過程团赏，背景箕般，實施方案，以便于收件人知曉更多細(xì)節(jié)來做判斷
后續(xù)計劃 | 結(jié)論對項目的幫助是舔清？我們的后續(xù)準(zhǔn)備怎么做丝里，需要什么支持？
寫郵件是個藝術(shù)体谒，不同的人匯報同一件事也會有截然不同的效果杯聚。以上三點基本可以幫我們把事兒有效率地說明白。有興趣的話营密，我后面會結(jié)合一些實際案例展開聊聊不同類型郵件的寫法
附件
附件一般是服務(wù)結(jié)論的物料格式類型各有不同械媒。這里就嘮叨一點，如果你的郵件中需要添加附件评汰，在你寫郵件時第一時間將附件上傳上去纷捞。我們見過太多郵件遺忘附件而后續(xù)追發(fā)蓋樓的烏龍了。請避免這種不職業(yè)的情況被去。
即時通訊工具
一般大家都會使用微信主儡，企業(yè)微信，釘釘?shù)燃磿r通訊工具進(jìn)行溝通惨缆。在工作環(huán)境中糜值，請你謹(jǐn)慎使用語音功能丰捷，大多數(shù)情況下語音的效率是弱于文字消息的。每個伏案工作者在溝通工作時收到五寂汇、六條長達(dá)60秒的語音消息都不會愉悅病往。當(dāng)然你是老板的話，你想任性請隨意（其實也不建議 :(
同步給誰
終于說到最后一個環(huán)節(jié)了骄瓣。同步信息給誰值得你花點兒時間好好設(shè)計停巷，它和你做信息同步的目標(biāo)強(qiáng)相關(guān)。
比如：
你匯報了因為xx要休年假導(dǎo)致團(tuán)隊生產(chǎn)力下降榕栏，那么你的同步對象一定要包括具備資源調(diào)動能力的人
原則：與你的項目相關(guān)的人畔勤，你希望Ta知道你表現(xiàn)的人
所以常見的同步對象如下：
你的上級，導(dǎo)師等
你的團(tuán)隊扒磁，與你一起推進(jìn)項目的人
你的業(yè)務(wù)方庆揪，和你項目有依賴關(guān)系的上下游
某些特別的人（能看到這里，你肯定很聰明又勤奮妨托，自己意會吧）
總結(jié)
信息同步是成為項目負(fù)責(zé)人的基本功缸榛，是你成長為一名可信賴組織者的必備條件。
思考題
我國部隊中都會設(shè)置政委（指導(dǎo)員）的角色始鱼，為啥仔掸？
因為連續(xù)加班脆贵，有個關(guān)系很好的同事決定要離職医清。你的項目組將缺少一個得力伙伴。如實匯報他會覺得你打小報告影響你倆關(guān)系卖氨，掩蓋信息會讓項目進(jìn)度受影響会烙。如果是你，你怎么做筒捺？
寫郵件給自己上級匯報項目成績時柏腻，要不要也發(fā)給自己上級的上級？
覺得有用請轉(zhuǎn)發(fā)系吭，打賞五嫂，點贊
