有時候會被問到一句話：“你每天都在干什么？”因為現(xiàn)在算是我的假期闰靴，如果現(xiàn)在要我回答彪笼，我可能會說：“我每天都在看書啊，偶爾打打游戲……”接著可能被問到：“哦蚂且，那你看了什么書配猫？大概講了什么內(nèi)容？有什么收獲杏死？”然后泵肄，我貌似也一時半會講不出個具體的所以然了捆交。

在日常生活中，其實我們對時間的感知是主觀而感性的腐巢，并且因為天生具有自我防衛(wèi)與自我形象維護的心理傾向品追，我們對于正面時間利用的評估往往高于實際，對于負面時間利用的評估又往往低于實際冯丙。簡而言之就是肉瓦，我們感覺自己每天把大部分的時間都花在正事上，可事實卻是我們每天都有大把大把的時間被用于消遣和浪費胃惜。

最近一段時間正是這樣泞莉，由于主要的事情已經(jīng)忙完了，現(xiàn)在我每天都有大量時間可以自由支配船殉，會有想過利用這段時間做點有用的事鲫趁，比如看些書什么的±妫可一段日子過后挨厚，我發(fā)現(xiàn)自己看書的進度和成果都低于預期，于是不禁懷疑自己每天到底在做什么事糠惫？分別用了多少時間疫剃？有多少時間用于創(chuàng)造價值？又有多少時間沒有得到妥善利用寞钥？

基于這一連串問題慌申，我最近嘗試使用Excel記錄我一天24小時所有活動的耗時情況，并通過分析圖表和數(shù)據(jù)合理評估我當前的時間利用狀況理郑，找出其中需要改善的問題蹄溉。

接下來對具體方法和步驟進行闡述，主要涉及3個環(huán)節(jié)：統(tǒng)計一天耗時情況您炉、繪制每日統(tǒng)計圖柒爵、統(tǒng)計長期耗時情況。

1?統(tǒng)計一天耗時情況

為了記錄一天中每件事的耗時情況赚爵，我構(gòu)建了一張包含6個項目（列）的表格棉胀。

1.1起止時間

事項的開始和結(jié)束時間，每一個事項首尾相接冀膝，因此一個事項的結(jié)束時間也是下一個事項的開始時間唁奢。由于要記錄一整天的用時情況，所以第一個事項的開始時間為0:00窝剖，最后一個事項當天的結(jié)束時間也是0:00（24:00）麻掸。采用24小時制進行記錄，直接按照“時：分”的格式輸入每一個時點赐纱，Excel會將其自動顯示為相應的時間格式脊奋。

1.2事項

每一個時段從事的具體活動熬北，不同時段可能會有相同的活動，這里暫時不用考慮去重诚隙，按照具體時段記錄相應事項即可讶隐。

1.3耗時(h)

計算每一個事項所消耗的時間，在Excel中將起止時間字段下的后一個時間減去前一個時間即可得到對應事項的耗時久又。由于相減的兩個數(shù)都是時間格式巫延，因此相減得到的耗時也是以時間格式展現(xiàn)，即“時：分”地消。

1.4耗時(m)

前面一個耗時是時間格式烈评，實際上是以小時為基礎進行統(tǒng)計，但我個人比較喜歡用分鐘作為計量單位犯建，因此在這里還會有個單位轉(zhuǎn)換的處理，具體方法是用耗時(h)字段下的時間先后乘上24和60（乘上24是將“時：分”格式轉(zhuǎn)化為小時單位瓜客，乘上60是將小時單位轉(zhuǎn)化為分鐘單位）适瓦。最后一定要記得把耗時(m)這一列的單元格格式改成“常規(guī)”，否則無法正常顯示多少分鐘谱仪。

1.5事項合并

不同時段可能會從事相同的活動，在進行耗時統(tǒng)計的過程需要將相同的事項及耗時匯總∪鸫眨可直接將全部事項復制粘貼到“事項合并”列澡罚，并使用數(shù)據(jù)選項卡下的“刪除重復項”功能進行去重處理，注意要選擇“以當前選定區(qū)域排序”敬尺，這樣就不會對其他列造成影響枚尼。

1.6耗時合并

對重復事項進行合并后，需要對相應的耗時也進行合并砂吞。這里采用SUMIF函數(shù)署恍，具體函數(shù)形式為SUMIF(range, criteria,

sum_range)，即SUMIF(條件區(qū)域蜻直，條件盯质，求和數(shù)據(jù)區(qū)域)，這里的條件區(qū)域便是“事項”列下的各個具體事項概而，條件是“事項合并”列下已經(jīng)去重的事項呼巷，求和數(shù)據(jù)區(qū)域則是“耗時(m)”列下的各事項耗時（注意此處的條件區(qū)域和求和數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格需要絕對引用，這樣就能拖動復制所有耗時合并公式）赎瑰。通過該處理王悍，便能對不同時段相同事項的耗時求和匯總。

記錄完一天的耗時后乡范，可以稍作驗算配名，即對其進行求和啤咽，如果最終結(jié)果為1440分鐘（即24小時），則說明該天的記錄是沒有遺漏或偏誤的渠脉。

2?繪制每日統(tǒng)計圖

選中“事項合并”與“耗時合并”兩列宇整，在Excel中插入餅圖，得到以下圖示芋膘。借助餅圖鳞青，可以非常直觀而清晰地反映一天下來各項事務耗費的時間及其占比。比如我4月11號睡覺花了475分鐘（折合7小時55分鐘）为朋，占一天24小時的33%臂拓；打王者榮耀（一款手游）和看B站、看電影三個娛樂事項的總耗時為325分鐘（折合5小時25分鐘）习寸，占比23%胶惰；而我當天用于看書的總時長為291分鐘（折合4小時51分鐘），占比20%霞溪。所以我在4月11日耗時最多的三類活動分別是睡覺孵滞、娛樂、閱讀鸯匹，三者總耗時占比已接近8成坊饶。

另外，也制作各時段事項耗時的堆疊條形圖殴蓬，選中“事項”和“耗時(h)”兩列匿级，在Excel中插入條形圖（應該還需要切換一下行列，這個自己容易操作）染厅，得到下面的圖形痘绎。通過堆疊條形圖可以清楚看到每個事項具體是在哪一時段進行，條形長度反映了事項的耗時長短糟秘，也在一定程度上體現(xiàn)了對時間的集中化利用程度简逮；顯然，條形越長尿赚，說明有越多的時間被集中起來做同一件事，因此時間的集中化利用率也是更高的凌净。

3?統(tǒng)計長期耗時情況

除了統(tǒng)計一天中做了什么事悲龟、分別耗時多少，也有必要從一個更長的時間跨度監(jiān)測一些重要事項的耗時變動冰寻。比如须教，監(jiān)測一段時間內(nèi)每天的休閑娛樂耗時和學習耗時，對比兩組耗時，看自己這段時間內(nèi)是學習花的時間多轻腺，還是休閑娛樂花的時間多乐疆；以及兩者的耗時又怎樣的波動趨勢，如果學習耗時持續(xù)走低贬养，而休閑娛樂耗時一路走高挤土，那么就值得警惕了。

為此误算，需要另外制作一張表格仰美，如下圖，每一列都是一個事項（包括匯總事項）儿礼，每一行的數(shù)據(jù)則分別代表每一天在每個事項上所消耗的時間咖杂。

這里需要使用一個三層嵌套的函數(shù)公式，分別是IF函數(shù)蚊夫、ISERROR函數(shù)和VLOOKUP函數(shù)诉字。從里往外講：

VLOOKUP是一種查詢函數(shù)，具體形式為VLOOKUP(查詢值知纷，查詢數(shù)表奏窑，列索引號，匹配類型)屈扎，如下圖例，查詢值選中“看《長尾理論》”撩匕，查詢數(shù)表選中4月11日當天的“事項合并”與“耗時合并”兩列（絕對引用）鹰晨，因為“耗時合并”在查詢數(shù)表的第二列，因此列索引號為2止毕，匹配類型為“精確匹配”模蜡，該項不填、填0扁凛、填“FALSE”都可以忍疾。

ISERROR是一種判斷函數(shù)，用于檢查一個值是否錯誤谨朝，返回邏輯值TRUE或FALSE卤妒。之所以要是用該函數(shù)，是因為在上一步使用VLOOKUP函數(shù)查詢的過程中字币，如果在查詢數(shù)表類找不到相應的查詢值则披，會返回錯誤信息，而錯誤信息在Excel中是無法用于計算的洗出；但實際上如果找不到該事項士复，說明當天并未從事該事項，因此也沒有耗時翩活，應該將其記為0阱洪。所以便贵，需要在這里判斷VLOOKUP函數(shù)是否返回錯誤值，進而繼續(xù)后面的判斷冗荸。

IF是一種常用的條件函數(shù)承璃，用法無需多說，這里使用IF函數(shù)的作用就在于俏竞，上一步如果由ISERROR函數(shù)判斷為錯誤值绸硕，則返回0，如果沒有錯誤魂毁，則返回VLOOKUP函數(shù)應該返回的值玻佩。

表格中有幾列數(shù)據(jù)是用紅色標記的，代表匯總項席楚、例如咬崔，看《長尾理論》、看《未來簡史》烦秩、看《演講與口才》垮斯，本質(zhì)上都是看書，因此將每行的這三項相加只祠，構(gòu)成“看書”這一耗時匯總項兜蠕。

最后，選中需要進行繪圖比對的各列數(shù)據(jù)抛寝，在Excel中插入折線圖熊杨，并添加趨勢線及其表達式。由于我比較關注最近這些日子的睡眠盗舰、閱讀和游戲的時間晶府，因此我選擇“看書”“睡覺(總)”和“打王者榮耀”三列數(shù)據(jù)進行繪圖統(tǒng)計，結(jié)果如下：

可以看到钻趋，每天睡覺的時長相對穩(wěn)定川陆，呈小幅下降趨勢；每天打王者榮耀的時間大體圍繞一個穩(wěn)定值波動蛮位，有非常輕微的下降趨勢较沪；每天看書的則處于波動上升狀態(tài)，并且最近兩天的看書時長已經(jīng)超過了打王者榮耀的時間失仁。從上述分析中可以得出一個比較積極的結(jié)論购对，我這段時期對時間的利用方式在進行優(yōu)化，每天做正事（看書）的時間在增多陶因，偷懶（睡覺）和娛樂（打王者榮耀）的時間在減少骡苞，盡管還存在比較大的波動，但趨勢是向好的，需要再接再厲解幽。

4?小結(jié)

還是最初的那個問題：“你每天都在干什么贴见？”我覺得時間管理的最終目的就是為了讓自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，并且在此基礎上能夠?qū)W會合理規(guī)劃時間躲株。因此解答“每天都在干什么”這個問題片部，實際上非常重要。切莫用自以為是的主觀感知來評價時間的利用情況霜定，人的意識總是欺騙自己档悠，缺少客觀事實和實際成果，誰都不能為你花大部分時間做正事的聲明提供佐證望浩。這也是我為什么會想出上面的方法來統(tǒng)計日常耗時辖所，算是一種客觀評價與審視。

不過還有一點需要說明磨德，我個人認為本文所闡述的方法有其適用和不適用的場景缘回。對于節(jié)假日，尤其是長假典挑，該方法可以為我們了解自己日常的利用時間狀況酥宴、規(guī)劃假日作息計劃提供一定幫助。但是您觉，在平時忙碌的學習和工作中拙寡，可能并不那么需要將每一個事項的耗時統(tǒng)計得這么清楚，一方面是因為沒有那么多閑工夫琳水，另一方面是因為學習和工作本身就比較飽和倒庵，已經(jīng)能夠保障有較多的時間是花在正事上。當然這個得看自己需求炫刷，清楚地掌握自己每天時間的利用情況，這總是件好事郁妈。