過去呀忧，每一個學(xué)生離開學(xué)校前，需要領(lǐng)一張轉(zhuǎn)單溃睹，拿著轉(zhuǎn)單到每一個部門蓋章而账，全走過一遍后，便可以領(lǐng)證離開了因篇。這個步驟的目的是為了確保學(xué)生在領(lǐng)證離開學(xué)校前泞辐，學(xué)校和學(xué)生兩不相欠笔横。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多學(xué)校希望借助信息系統(tǒng)完成離校的工作咐吼，因而“數(shù)字離校系統(tǒng)”應(yīng)運(yùn)而生吹缔。我所在的學(xué)校也曾經(jīng)采購離校系統(tǒng)，但實(shí)際運(yùn)行情況卻不盡人意锯茄，界面丑陋不說厢塘，某知名企業(yè)開發(fā)的系統(tǒng)在離校當(dāng)天崩潰更是導(dǎo)致了離校工作的混亂。
在數(shù)年痛苦的經(jīng)歷之后肌幽，我們開始重新思考離校系統(tǒng)應(yīng)該怎么做晚碾，并自主研發(fā)了新的數(shù)字離校系統(tǒng)。系統(tǒng)運(yùn)行幾年來喂急，順利地支撐了學(xué)校的工作格嘁。在此，僅將系統(tǒng)開發(fā)過程中的想法進(jìn)行梳理廊移，為系統(tǒng)重構(gòu)做一下準(zhǔn)備糕簿。
離校首先是簡化流程
在轉(zhuǎn)單橫飛的年代，轉(zhuǎn)單上的很多部門之所以要去狡孔，是因?yàn)楫?dāng)時信息系統(tǒng)還不普及懂诗，學(xué)校還僅僅把學(xué)生當(dāng)成管理的對象而缺乏服務(wù)意識。當(dāng)信息系統(tǒng)普及后苗膝，再拿起轉(zhuǎn)單看殃恒，首先應(yīng)該想到的是轉(zhuǎn)單上很多部門實(shí)際上根本沒有必要在離校環(huán)節(jié)中存在。這些環(huán)節(jié)可以分為兩種：思路轉(zhuǎn)變后可以取消荚醒、可以后臺批量辦理芋类。
思路轉(zhuǎn)變后可以取消的環(huán)節(jié)隆嗅，是這個環(huán)節(jié)在信息化的時代已經(jīng)失去了過去的管理上的意義界阁，比較典型的有：
- 學(xué)生證蓋注銷章：社會上對學(xué)生證的有效性是用注冊章標(biāo)識的，沒有注冊章就是無效胖喳，蓋不蓋注銷章并無用泡躯。
- 收回學(xué)校醫(yī)療本：醫(yī)療信息化快速發(fā)展，學(xué)生是不是在籍在校醫(yī)院的系統(tǒng)中難道不能查詢么丽焊，學(xué)生在看病的時候不能用一卡通證明么较剃，有什么必要收回醫(yī)療本呢？
可以后臺批量辦理的環(huán)節(jié)技健，是過去需要面向個人做的業(yè)務(wù)写穴，完全可以通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一辦理，比較典型的有：
- 網(wǎng)絡(luò)賬號注銷：一個一個注銷多麻煩雌贱，把該退的費(fèi)用統(tǒng)一退到銀行啊送，然后一個命令就瞬間注銷完了偿短。
- 一卡通注銷：同樣的道理，把錢退了就行了馋没。
同時昔逗，保留下來的環(huán)節(jié)也不要設(shè)置復(fù)雜的先后順序，除了發(fā)畢業(yè)證學(xué)位證的環(huán)節(jié)作為最后環(huán)節(jié)以外篷朵，其它的環(huán)節(jié)完全可以并行辦理勾怒。
離校環(huán)節(jié)的簡化，并非系統(tǒng)之功声旺，而是一批極具服務(wù)意識兼?zhèn)涔芾碇腔鄣墓芾砣藛T長期努力的結(jié)果笔链。而數(shù)字離校系統(tǒng)的建設(shè)，恰恰為他們實(shí)踐自己的管理理念提供了一個契機(jī)艾少。
離校系統(tǒng)解決什么問題卡乾？
學(xué)生是否獲得了畢業(yè)資格，是否應(yīng)該用離校系統(tǒng)計(jì)算呢缚够？學(xué)生是否欠費(fèi)幔妨，是否應(yīng)該由離校系統(tǒng)計(jì)算得出呢？表面上看谍椅，這些事情都跟離校工作有一定的關(guān)系误堡，但仔細(xì)分析一下就會發(fā)現(xiàn)，這些東西跟離校系統(tǒng)一點(diǎn)關(guān)系都沒有雏吭，因?yàn)檫@些東西原本應(yīng)該由教務(wù)锁施、財(cái)務(wù)系統(tǒng)給出結(jié)果。
跟很多信息系統(tǒng)一樣杖们，離校系統(tǒng)本質(zhì)上解決的是信息的及時共享問題悉抵。通過將學(xué)生辦理情況的數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)部門、學(xué)院和學(xué)生之間共享摘完，使得學(xué)生可以少跑路姥饰，業(yè)務(wù)部門可以少接待，而學(xué)院可以及時了解學(xué)生的手續(xù)辦理情況孝治。
離校應(yīng)該是常態(tài)化的
很多人都把離校當(dāng)成一個在特定時間的特定工作列粪，這是因?yàn)槭聦?shí)上學(xué)校在畢業(yè)季才會把離校當(dāng)成一個事情來做。但其實(shí)隨著高校人才培養(yǎng)工作的不斷發(fā)展谈飒，并非所有的學(xué)生都在七月畢業(yè)岂座。譬如碩士很多是在三月份畢業(yè)，而博士的畢業(yè)就更是隨著論文和答辯的進(jìn)行每年可能有好幾次杭措。
在這樣的情況下费什，把離校系統(tǒng)做成一種可以支持常態(tài)化工作的系統(tǒng)是很有必要的。要讓系統(tǒng)的工作常態(tài)化手素，最重要的就是避免人工干預(yù)和配置鸳址。
也就是說赘那，一個學(xué)生一旦成功進(jìn)入學(xué)校，就應(yīng)當(dāng)將其數(shù)據(jù)自動同步到離校系統(tǒng)中氯质。從系統(tǒng)的角度看募舟，學(xué)生這時就可以辦理離校了。當(dāng)然哪個學(xué)生也不會傻到剛剛?cè)雽W(xué)就跑去離校闻察，工作人員也不會傻到真的給辦了拱礁。
離校必須得有名單嗎？
有很多公司的離校產(chǎn)品在使用時需要配置離校名單辕漂、初始化呢灶，而且離校名單不能隨便修改，一個學(xué)生不能多次進(jìn)入離校名單钉嘹，這些都是對學(xué)校的實(shí)際工作不了解導(dǎo)致的鸯乃。
過去在使用這樣的系統(tǒng)時，我們向研究生管理部門要準(zhǔn)確的離校名單跋涣，人家的答復(fù)是：“我怎么知道這些博士能不能畢業(yè)缨睡？他們能不能畢業(yè)要根據(jù)答辯結(jié)果確定，答辯結(jié)果還沒出來呢陈辱！”
系統(tǒng)需要離校名單奖年，往往是希望通過離校系統(tǒng)來標(biāo)識出學(xué)生是不是可以離校，名單內(nèi)的必須走沛贪，名單外的不能走陋守。但從高校實(shí)際管理的現(xiàn)狀來看，在管理沒有達(dá)到一定的水平前利赋，希望通過系統(tǒng)來判斷學(xué)生能不能走并不現(xiàn)實(shí)水评。真正最了及時解學(xué)生情況的，恰恰是辦理離校業(yè)務(wù)的學(xué)院輔導(dǎo)員媚送、副書記中燥，與其在系統(tǒng)里折騰一份難以準(zhǔn)確的名單，不如把決定權(quán)留給最熟悉工作的人季希。
但離校名單真的沒有用嗎褪那？當(dāng)然不是幽纷，提供一份離校名單可以對工作人員起到提醒的作用式塌，批量辦理也需要通過名單完成，同時也可以作為生成統(tǒng)計(jì)報表的依據(jù)友浸，只要不將其作為可否辦理的依據(jù)就行了峰尝。
那么離校名單應(yīng)該如何表示呢？一種最為簡單的表示方法是在每條學(xué)生的數(shù)據(jù)上增加離校開始時間和離校終止時間兩個屬性收恢，當(dāng)前日期在兩者之間武学，則學(xué)生在離校名單上祭往，當(dāng)前日期不在，則學(xué)生不在離校名單上火窒。
辦理狀態(tài)如何表示硼补？
如果離校是一個常態(tài)化的系統(tǒng)，那么在離校系統(tǒng)中的一個部門的狀態(tài)項(xiàng)就不僅僅是是否辦理完成的問題熏矿，而是有可能在多種狀態(tài)之間多次轉(zhuǎn)換已骇。可能的狀態(tài)包括：
- 待核準(zhǔn)：當(dāng)學(xué)生進(jìn)入學(xué)校時系統(tǒng)自動為其初始化的狀態(tài)票编。
- 需辦理：表示學(xué)生真的需要辦理這個手續(xù)褪储。
- 無需辦理：表示學(xué)生不需要辦理這個手續(xù)。
- 已辦理：表示學(xué)生已經(jīng)將手續(xù)辦理完了慧域。
- 可辦理：表示學(xué)生可辦可不辦鲤竹，由本人決定。
如果一個項(xiàng)目處于待核準(zhǔn)和需辦理狀態(tài)昔榴，學(xué)生是需要去辦理相關(guān)手續(xù)的辛藻，顯示為紅色；而如果處于無需辦理互订、已辦理揩尸、可辦理狀態(tài)，則顯示為綠色屁奏。
做好系統(tǒng)整合岩榆，才能事半功倍
在系統(tǒng)沒有整合前，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生少跑路坟瓢，業(yè)務(wù)部門少接待的任務(wù)勇边，就必須要進(jìn)行需辦理狀態(tài)預(yù)置和批量辦理，這背后是工作人員對名單的手工處理折联。不僅耗神粒褒，而且容易出錯。
一旦做好系統(tǒng)整合诚镰，每一個狀態(tài)的變化隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)變化而自動變化奕坟，哪怕有十到十五分鐘左右的延遲，也都是可以接收的清笨。畢竟學(xué)生辦理離校時經(jīng)常走在路上月杉，只要數(shù)據(jù)跑的比學(xué)生稍微快那么一點(diǎn)，就可以了抠艾。
在我們的實(shí)際工作中苛萎，已經(jīng)完成了三個環(huán)節(jié)中兩個環(huán)節(jié)的整合：
- 圖書館：圖書館工作人員完成必要的工作后，將讀者信息注銷，此時離校系統(tǒng)自動將用戶置為已辦理狀態(tài)腌歉。
- 財(cái)務(wù)處：通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)的學(xué)生欠費(fèi)信息視圖蛙酪，將欠費(fèi)學(xué)生標(biāo)記為需辦理，其余標(biāo)記為已辦理翘盖。
在移動端為學(xué)生提供個人狀態(tài)查詢
離校時桂塞，學(xué)生大多處于緊張而興奮的狀態(tài)，個人行李已經(jīng)打包馍驯，這時如果學(xué)生只能通過 PC 查看個人狀態(tài)藐俺，就非常不方便了。
通過將離校系統(tǒng)與微信企業(yè)號整合泥彤，可以方便的為學(xué)生提供狀態(tài)查詢和狀態(tài)變化通知欲芹，讓學(xué)生走在路上也能及時了解的自己的情況。
這樣做吟吝，也減少了學(xué)生因不了解情況對管理人員的不必要咨詢菱父。
兩個對未整合環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)
離校是一個與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度整合的系統(tǒng)，但現(xiàn)實(shí)的情況是整合未必一開始就能成功剑逃。而對于沒有整合的環(huán)節(jié)浙宜，在設(shè)計(jì)時需考慮手工辦理可能帶來的問題。
已辦理狀態(tài)的有效期
對于一個沒有做系統(tǒng)整合的環(huán)節(jié)蛹磺，“已辦理”這個狀態(tài)是有一定風(fēng)險的粟瞬。譬如一個博士生進(jìn)入了離校名單，財(cái)務(wù)處核查其并不拖欠費(fèi)用萤捆，就通過批量辦理功能將其置為已辦理裙品。碰巧該博士生并未通過答辯延期一年，期間住宿舍卻并未繳費(fèi)俗或。當(dāng)該博士生再次辦理離校時市怎，如果宿管中心與財(cái)務(wù)處已核查完其是否拖欠費(fèi)用，就不會有問題辛慰。但畢竟人工操作難以保證時效性区匠，就很有可能出現(xiàn)一個空檔期。這時實(shí)際上學(xué)生欠費(fèi)帅腌，可因?yàn)闋顟B(tài)未能及時改變驰弄，看上去卻是已辦理。
為了避免這種情況速客，對于“已辦理”這一狀態(tài)應(yīng)該設(shè)置一個有效期戚篙，譬如辦理之后三個月，當(dāng)有效期過去了挽封，則已辦理狀態(tài)就無效了已球。
設(shè)置狀態(tài)和批量辦理
對于沒有整合的環(huán)節(jié)，導(dǎo)入需辦理名單和批量辦理就是非常有用的功能了辅愿。前者將名單內(nèi)的學(xué)生設(shè)置為需要辦理智亮，同時可以將名單外但卻在離校名單內(nèi)的學(xué)生設(shè)置為已辦理。后者則直接將大批學(xué)生置為已辦理点待。
離校系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)時各個部門的工作
在離校期間阔蛉，與離校系統(tǒng)相關(guān)的各個部門的工作如下:
- 教務(wù)處、研究生培養(yǎng)處：在離校開始前提供一份大致準(zhǔn)確的名單癞埠。
- 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心：將名單導(dǎo)入離校系統(tǒng)状原，設(shè)置學(xué)生的離校大致時間。之后若宿管中心能夠提供住宿名單苗踪，則導(dǎo)入系統(tǒng)將相關(guān)學(xué)生置為需辦理颠区。
- 后勤宿管中心：根據(jù)離校名單整理學(xué)生住宿情況，提供給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心和財(cái)務(wù)處通铲。
- 財(cái)務(wù)處：根據(jù)宿管中心名單計(jì)算住宿費(fèi)毕莱，沒什么難度。學(xué)生補(bǔ)交費(fèi)用就收一下颅夺，然后更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生欠費(fèi)情況朋截。
- 圖書館：自學(xué)生答辯后便開始收取電子版論文和紙質(zhì)論文，收紙質(zhì)論文時如無欠書則注銷學(xué)生讀者信息吧黄。
- 各學(xué)院：使用離校系統(tǒng)查詢學(xué)生手續(xù)辦理情況部服，并在一切搞定后將學(xué)生徹底置為離校狀態(tài)。
結(jié)語
數(shù)字離校系統(tǒng)相比于數(shù)字迎新系統(tǒng)而言更復(fù)雜一些拗慨，但把管理想清楚廓八、把系統(tǒng)之間的關(guān)系想清楚，其實(shí)也并不難赵抢。
信息化的目的是把事情變簡單瘫想，而且也只有事情簡單了，才能讓系統(tǒng)好用昌讲。在信息化的建設(shè)中国夜，做加法很容易、做減法很難短绸，可很多時候恰恰是減法才有意義车吹。
Unix 是世界上最成功的操作系統(tǒng)之一，其哲學(xué)是：
K.I.S.S. = Keep It Simple, Stupid
其中深意醋闭，需慢慢體會……
