職場演示文稿制作的5個小建議

你知道設(shè)計演示是多么的無效:演示者在每張幻燈片上塞滿了似乎整整四分之一的研究成果宠进,然后繼續(xù)加速演示鸠补÷芊纾看著觀眾,眼球要么呆滯紫岩,要么斜視著幻燈片规惰。無論設(shè)計師們的創(chuàng)意多么有新意,都無法推銷出去泉蝌。

另一方面歇万,引人入勝的提案應(yīng)該像是一個主題演講。它不僅能吸引聽眾勋陪,而且能激發(fā)和激勵每一位聽眾贪磺,包括重要客戶和內(nèi)部利益相關(guān)者。

從對聽眾的共鳴能力到對高效設(shè)計的理解诅愚,你是一名充滿潛力的出色的演講者的寒锚。你只需要知道如何有效地運用這些內(nèi)在技能。史蒂夫·喬布斯(Steve Jobs)的一些設(shè)計技巧(謝天謝地,他自己也有一些設(shè)計方面的建議)刹前。讀一讀泳赋,然后把你的下一個從井底(或變焦室)里敲出來。


做一個講故事的人(少依賴充滿數(shù)據(jù)的幻燈片)

尼克不斷地提出問題喇喉,一個演講者應(yīng)該使用多少張幻燈片祖今,每張幻燈片上要放多少內(nèi)容。他說:“我傾向于在每張幻燈片展示的內(nèi)容越少越好拣技,這樣衅鹿,你就可以控制敘事,并引入引人入勝的敘事元素过咬。

假設(shè)你正在向一位副總裁演講大渤,你試圖說明為什么一個特定的內(nèi)部流程很難實現(xiàn),但是副總裁沒有每天都參與到這個流程中掸绞,所以他們不會自動地理解這些挑戰(zhàn)泵三。與其依賴于假設(shè),不如從遇到問題的設(shè)計師或工程師的角度來講述故事衔掸。例如烫幕,不要簡單地說”這個改變將解決X問題”,而是要解釋用戶所承受的壓力敞映,或者他們遇到了什么障礙较曼。

尼克說,數(shù)據(jù)振愿、條形圖和數(shù)字有助于說明這一點捷犹,但它們往往會使幻燈片停滯不前,分散你對整體信息的注意力冕末。有一個強有力的統(tǒng)計數(shù)據(jù)有助于闡明你想表達的觀點萍歉。但是當你用圖表來衡量你的演講時,你是在要求你的聽眾在嘈雜的聲音中篩選出最重要的信息档桃。讓他們盡可能簡單枪孩,只告訴他們他們需要知道的。


把每次演講想象成一個公開演講

失去觀眾的一個快速方法就是背對他們藻肄,從幻燈片蔑舞、原型或手繪圖中復(fù)述上面的內(nèi)容。尼克看過的一些最吸引人的演示文稿包括普通的黑色屏幕嘹屯,每張幻燈片上都有一些文字或圖像攻询。演講者一點一滴地講了一遍他的故事。哈恩說抚垄,要做到這一點蜕窿,就要把你的演講更多地看作是一種公開演講谋逻,你在其中發(fā)表主題演講呆馁。你在幻燈片上展示的一切都是你所說內(nèi)容的附屬品桐经。



跟你的聽眾共情

共情是設(shè)計的指導(dǎo)原則,它也適用于展示浙滤。比如說阴挣,一家公司聘請你為顧問,來解決產(chǎn)品的缺陷纺腊。了解你的觀眾畔咧。例如,如果最終確定想法的人是最初設(shè)計產(chǎn)品的人揖膜,該怎么辦誓沸?如果你上來就是一頓強烈批評,很可能不會贏贊同壹粟。相反拜隧,尼克建議使用一個更具外交意味的腳本,比如這樣:“你告訴我你希望‘X’發(fā)生趁仙。我已經(jīng)通過用戶的視角觀察到了事情是如何發(fā)生的洪添,由于這個原因,他們很難達到“X”∪阜眩現(xiàn)在我們來解決這些問題干奢,這樣我們就可以一起實現(xiàn)‘X’≌蛋溃”當你采取這種方法時忿峻,傳遞的是協(xié)作和鼓舞人心,而且你更有可能獲得支持辕羽,而不是像“你把事情搞砸了炭菌,現(xiàn)在我來解決它”


熟能生巧

尼克指出,一個經(jīng)常票不應(yīng)求的舞臺喜劇演員逛漫,不會在舞臺上用她以前從未測試過的材料表演黑低。同樣,作為一個演示者酌毡,你希望聽眾看到什么和隱藏什么克握,然后調(diào)整演示文稿。如果你正在做一個需要在兩周內(nèi)呈現(xiàn)的產(chǎn)品枷踏,那么現(xiàn)在就開始和你覺得舒服的同事或經(jīng)理一起排練幾天菩暗。此時,你可能只是在展示你發(fā)現(xiàn)的問題旭蠕。然后停团,幾天后旷坦,再次練習(xí)演示,這次添加了可能的解決方案佑稠。不斷擴大你的圈子秒梅。這些演示彩排中你應(yīng)該虛心接受批評。尼克解釋說舌胶,當演講時間到了捆蜀,你會感到更加自信,并有一個更完美的演示幔嫂。


不要從構(gòu)建演示文稿開始

當你開始構(gòu)建一個演示文稿時辆它,不要急于用手繪、谷歌幻燈片或任何可使用的演示程序開始履恩。這個技巧是尼克在職業(yè)生涯中掌握的最好的演示技巧之一锰茉。事實上,這是他希望自己能早點學(xué)會的切心。當你直接使用演示工具時飒筑,你給大腦分配了兩個截然不同的任務(wù):1、編入一端文案昙衅;2扬霜、使幻燈片更美觀。相反而涉,Nick建議打開一個文檔著瓶,采取自由格式的方法:在演示文稿中鍵入想說的內(nèi)容。此時沒有編輯啼县。讓它流動材原,清空你大腦中的信息。一旦你把所有的內(nèi)容的部分都準備好了季眷,你就可以開始組織你的信息了:把它分成幾部分余蟹,然后刪減。從那里子刮,想出標題子彈威酒,可以變成幻燈片標題。這樣挺峡,你就有了一個引人入勝的敘述葵孤,與幻燈片同步。

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