思考一個問題最有效的方式址否，就是回歸事物的本質(zhì)餐蔬。
郵件只是一種呈現(xiàn)方式，那么郵件的本質(zhì)是什么呢佑附？
?你可能也想到了樊诺，郵件本質(zhì)上是一種表達工具，方便我們通過溝通目標音同。
溝通的目的词爬，通常有兩個維度。第一個維度是內(nèi)容权均，也就是把信息傳遞給對方顿膨，第二個維度是態(tài)度锅锨，也就是增強你們之間的友好關(guān)系。
有的人說話只有信息量沒有感情恋沃，聽起來特別生硬必搞，這就是只有內(nèi)容維度缺失態(tài)度維度；
有的人說話慷慨激昂但言之無物芽唇，聽起來特別空洞莱褒，這就是只有態(tài)度維度缺失內(nèi)容維度知牌。
你會發(fā)現(xiàn)，那些讓你覺得優(yōu)質(zhì)的溝通和糟糕的交談，基本上都和這兩個維度相關(guān)苛让。
因此赦拘，如何寫出一封好郵件贫奠，也是從這兩個維度展開的笤闯。
在工作場景中的溝通，內(nèi)容和態(tài)度兩個維度都需要兼顧咆课，從主次來看末誓，不同性質(zhì)的企業(yè)不太一樣，對大部分追求效率的公司而言书蚪，內(nèi)容是重于態(tài)度的喇澡。
因此，我們先說更重要的一塊——內(nèi)容殊校。
從內(nèi)容上來說晴玖，我們通過郵件發(fā)出的信息，需要滿足兩個標準：清晰为流、完整呕屎。
因此，寫完郵件敬察，你需要問自己的第一個問題是：我的表達清晰嗎秀睛？
舉個例子，當你在郵件結(jié)尾寫道：“請相關(guān)部門的同事盡快跟我確認郵件中方案的可行性莲祸□灏玻”你覺得這是一段清晰的表達嗎？
可能你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)虫给，99%的郵件都是這么寫的藤抡，但這個表達真的非常模糊。
[愛心]更清晰的表達方式是：“請和本項目相關(guān)的負責人市場部門同事@xx抹估、技術(shù)部門同事@xx、財務(wù)部門同事@xx在本周五下班前（最晚不晚于當日24:00）弄兜，與我確認該方案在市場推廣药蜻、技術(shù)實現(xiàn)瓷式、預(yù)算申請三方面的可行性∮镌螅”
關(guān)于如何做到表達清晰贸典，我也為你準備了三個小錦囊：
（1）用客觀事實代替主觀態(tài)度
?比如，如果你想表達：“我覺得這個方案不太可行踱卵±韧眨”
可以換成：我對過往數(shù)據(jù)進行了分析，發(fā)現(xiàn)了以下規(guī)律……從這個規(guī)律來推論的話惋砂，目前方案存在三大風險妒挎，分別是……
（2）用名詞代替形容詞
?比如，你想表達：“這份PPT需要更有設(shè)計感西饵≡脱冢”
可以換成：PPT不僅內(nèi)容重要，視覺呈現(xiàn)也會影響到用戶體驗眷柔。因此這份PPT需要從三個方面進行調(diào)整：配色上……配圖上……文字排版上……期虾，比較接近的范例是xx公司某次產(chǎn)品發(fā)布會的PPT。
（3）用框架結(jié)構(gòu)代替長篇大論
?我們越來越習慣手機閱讀驯嘱，文字超過三行不空行镶苞，大腦就會覺得累。
因此鞠评，運用框架和排版茂蚓，把大段的內(nèi)容進行分割就尤其重要。
盡量使用模塊谢澈、分段煌贴、序號、短句的方式锥忿，避免一整屏烏泱泱的文字砸在對方臉上牛郑。
好的，寫郵件做到表達清晰敬鬓，你已經(jīng)完勝50%的同事淹朋。接下來你要檢查的第二個問題是：我的內(nèi)容完整嗎？
這個完整性分為兩個層次钉答，
第一個層次是形式的完整础芍，檢查標題、收件人数尿、抄送人仑性、正文、正文內(nèi)提到的附件是否都完整右蹦，避免出現(xiàn)裸奔的情況诊杆。
第二個層次是工作閉環(huán)的完整歼捐。在這里分享一個使用的正文書寫ABC法則。
ABC原則
-Action行動：你希望發(fā)出郵件后看到的行動是什么晨汹？具體就是誰在什么時間完成什么任務(wù)
-Background背景：為了讓這個行動發(fā)生豹储，看郵件的人需要了解的信息是什么？
-Close閉環(huán)：你如何可以了解到行動反饋淘这，確保行動完成剥扣。
在敏媛19年初剛剛加入圈外的時候，公司只有40多個人铝穷，大家都是通過微信進行協(xié)作钠怯。
6月，公司就發(fā)展到近100人氧骤，于是正式開始全員使用郵件呻疹。
當時，敏媛收到的第一封通知郵件筹陵，就完美符合ABC原則刽锤。
- Action：明天（6月17日）下班前，請完成企業(yè)郵箱設(shè)置朦佩，包括簽名并思、關(guān)聯(lián)釘釘、測試發(fā)送及接收郵件语稠。
- Background：隨著公司業(yè)務(wù)高速發(fā)展宋彼，圈外團隊也在快速擴張，而團隊成員的溝通主要依賴當面或者即時通訊工具仙畦，造成了頻繁的打斷输涕，降低團隊工作效率。另外慨畸，很多重要的工作內(nèi)容及文件莱坎，也因為沒有使用郵件，無法通知到需要配合的同事寸士，或者造成了遺失檐什。為了解決上述問題，公司將啟用阿里企業(yè)郵箱作為圈外的工作郵箱弱卡，同時集成在釘釘中乃正，便于移動辦公。
- Close：請在完成配置后婶博，反饋結(jié)果給人事Lily瓮具。如果遇到任何問題，請于6月17日前回復或釘釘與我確認。
[耶]看到這里搭综，相信你已經(jīng)掌握了如何對郵件的內(nèi)容維度進行清晰垢箕、完整地呈現(xiàn)划栓。做到這兩點兑巾，你就能超越80%的同事。
當然忠荞，你還可以借助這個模型蒋歌，為不同的場景定制寫作模版。
比如委煤，能夠通過一封郵件很好地說服老板配合工作堂油，
下面來舉例，拆解說服類郵件的結(jié)構(gòu)：
總結(jié)和老板溝通之前的自檢清單碧绞，確保自己每一次無論面對面還是線上溝通府框，都能臨危不亂。
?圈圈說：“其實讥邻，從郵件的當中迫靖，我看到不僅是邏輯，還有自信兴使。如果一個員工充滿自信系宜，我也需要對ta有自信》⑵牵”
所以你看盹牧，寫好郵件，不僅可以高效地調(diào)動同事的協(xié)作励幼，還能夠輕松地進行對上溝通汰寓，獲得同事的認可，老板的青睞苹粟。
要想寫出一封優(yōu)秀的郵件有滑，除了我們剛剛說到的?內(nèi)容維度，?態(tài)度維度也是必不可少的六水。
我們的每一次溝通的態(tài)度俺孙，要么是在給關(guān)系加分，要么是在給關(guān)系減分掷贾。
從態(tài)度維度來看睛榄，優(yōu)秀的郵件也有兩個標準：易讀和舒適。易讀意味著你很好地照顧到了看郵件人的需求想帅，舒適意味著你關(guān)注到了看郵件人的感受场靴。
下面是第三個靈魂問題，如何讓自己寫出的郵件易讀呢？
這個問題的答案旨剥，其實也很簡單咧欣，你只需要想一想，平時你收到的郵件轨帜、通知魄咕，你看不下去的原因通常是什么呢？
是的蚌父，郵件打開沒看完就關(guān)掉哮兰，要么是因為內(nèi)容太難了，看著費力苟弛，要么是因為篇幅太長了喝滞，看著沒耐心。
內(nèi)容太難膏秫，這是挑戰(zhàn)了人類的認知負荷右遭；內(nèi)容太長，這是挑戰(zhàn)了人類的注意力極限缤削。簡言之窘哈，就是反人性。
要想避免寫出反人性的郵件僻他，也有兩個小技巧：
（1）自帶翻譯：
每個職業(yè)都有一些內(nèi)行人才能聽得懂的黑話宵距，外行人聽起來就是一臉懵逼。
如果你的收件人都是同行吨拗，那么用黑話恰恰可以提升效率满哪；如果收件人當中有一些其他部門，不了解這些專業(yè)術(shù)語的同事劝篷，可以在后面用括號標注一下這些專業(yè)術(shù)語的基本意思哨鸭。
親測一邊看郵件，一邊百度查詞條的感受和效率娇妓，都差極了像鸡。
（2）自帶重點：
這個也不難理解，一方面哈恰，我們的郵件文本內(nèi)容需要詳略得當只估，如果實在內(nèi)容都必須放進去的話，可以善用附件功能着绷；另一方面蛔钙，用一些加粗、標紅荠医、標高亮吁脱，幫閱讀者劃好重點桑涎，也是十分貼心的做法。
[嘿哈]易讀性本質(zhì)上考察的是我們的同理心和用戶思維兼贡，可以透過日常工作中每一項小事進行刻意練習攻冷。
當你做到郵件具備易讀性，真的要恭喜你遍希，你已經(jīng)超過90%的同事啦等曼！
最后，讓我們一起完成最后一步從90%到99%的跨越孵班，那就是提升郵件閱讀的語氣舒適度涉兽。
不知道你有沒有發(fā)現(xiàn)，大家通過平時通過微信篙程、釘釘溝通的時候，語氣都還比較自然别厘。一旦寫郵件虱饿，就很容易出現(xiàn)命令式的語氣。
[皺眉]但其實触趴，人本質(zhì)上是排斥被他人命令做事情的氮发。
?命令式的語氣會激發(fā)起人本身的反抗特質(zhì)，促使人們產(chǎn)生排斥去做這件事情的感覺冗懦，這種感覺甚至連很多人自己都沒有察覺爽冕。
我們?yōu)槭裁磳戉]件？不就是為了喚起收到郵件人的行動嗎披蕉！[激動]
所以颈畸，提升郵件語氣的舒適度，其實會潛移默化地提升其他人對你工作的配合度没讲。
關(guān)于提升語氣舒適度眯娱，有三個層次，大家可以看看自己在哪一層爬凑。
基礎(chǔ)層次：開頭問候徙缴、結(jié)尾感謝
進階層次：用倡議語氣代替命令語氣
高階層次：讓人看完郵件很有動力行動
[機智]當你能夠達到高階的層次，意味著你已經(jīng)掌握非職權(quán)影響力嘁信。
擁有非職權(quán)影響力意味著于样，你的影響力并不來源于自上而下的職位所賦予的權(quán)力，你通過自下而上的工作實力和人格魅力來影響他人的行為潘靖，這個過程穿剖，同樣可以通過郵件來實現(xiàn)。?
好啦秘豹，今天非常細致地和大家分享了如何寫好郵件携御。
相信你一定發(fā)現(xiàn)了，這當中的很多思維方式，同樣可以遷移到微信的溝通和面對面的溝通中啄刹。[握手]
