文｜葉伊嘉

7月1日召開(kāi)了本學(xué)期最后一次全體教職工大會(huì)撮抓。

自從被調(diào)往校辦公室以來(lái)搪泳，我多次參與準(zhǔn)備大大小小的會(huì)議蚌父，得到過(guò)批評(píng)也收獲過(guò)表?yè)P(yáng)撮慨。

從最初的手忙腳亂到現(xiàn)在的還算得心應(yīng)手，既有經(jīng)驗(yàn)又有教訓(xùn)：

會(huì)議必備：

U盤(pán)一個(gè)袄膏，黑色簽字筆紅色簽字筆各一支践图，簽到表，翻頁(yè)筆沉馆、臺(tái)簽码党、文件夾、座次表（四個(gè)視情況而定）會(huì)議參與人要分工明確比如記錄員斥黑、攝像揖盘、后期等。

U盤(pán)拷貝會(huì)議需要的各種材料锌奴，建立專(zhuān)門(mén)的文件夾兽狭，做到查找時(shí)一目了然。

簽到表用于確認(rèn)參會(huì)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，黑色簽字筆用于教職工簽到箕慧，紅色簽字筆用于在會(huì)議紙質(zhì)材料做標(biāo)記服球，比如重點(diǎn)，臨時(shí)的變化等颠焦，為會(huì)后的總結(jié)做準(zhǔn)備斩熊。

參會(huì)人員要各司其職，比如記錄員做好會(huì)議記錄伐庭，攝像要抓住時(shí)機(jī)粉渠，抓重點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)，留存影像資料圾另。

會(huì)議內(nèi)容：

1霸株、確定會(huì)議議題，與會(huì)議負(fù)責(zé)人溝通會(huì)議主要內(nèi)容集乔、流程等相關(guān)事宜去件，從整體把握會(huì)議，做到心中有數(shù)饺著。

2箫攀、會(huì)議PPT要考慮視覺(jué)效果，PPT的內(nèi)容提要要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確幼衰，字體適中靴跛，圖文相宜，切忌大段長(zhǎng)篇文字渡嚣，要求認(rèn)真仔細(xì)梢睛，注意千萬(wàn)不能有錯(cuò)別字，哪怕是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也要準(zhǔn)確识椰。

3绝葡、會(huì)前至少提前二十分鐘到場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)布置腹鹉，確認(rèn)會(huì)議室通風(fēng)或者是否需要啟用空調(diào)藏畅，話(huà)筒試音，電量低時(shí)要及時(shí)更換電池功咒，防止會(huì)議期間話(huà)筒失音愉阎，影響會(huì)議效果和進(jìn)程。

4力奋、試播PPT榜旦，因?yàn)椴煌陌姹究赡茱@示出來(lái)的頁(yè)面效果有所差別，甚至出現(xiàn)亂序景殷；涉及到視頻播放溅呢，要檢查視頻格式是否兼容澡屡，如果條件允許，可以找1—2人共同檢查咐旧。(提醒因?yàn)榘姹镜牟煌仍蚴火模詈靡獪?zhǔn)備Plan A Plan B，或者選取任何版本都可以播放的素材)

比如某次會(huì)議休偶，因?yàn)闀r(shí)間問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)檢查梁厉，恰巧遇到了個(gè)人無(wú)法解決的問(wèn)題，結(jié)果會(huì)議比預(yù)訂時(shí)間晚十分鐘才開(kāi)始踏兜，這是工作的失職，也是可以避免的錯(cuò)誤八秃。

5碱妆、會(huì)議材料的準(zhǔn)備收集∶

①會(huì)議前會(huì)議內(nèi)容、流程要熟記于心昔驱，會(huì)議過(guò)程中要時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)變化疹尾，及時(shí)做出調(diào)整，會(huì)議所需的紙質(zhì)電子材料等要準(zhǔn)備齊全骤肛，保證PPT的播放和發(fā)言人的講話(huà)自然融為一體纳本。

②會(huì)場(chǎng)攝像要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，照片不在多而在精腋颠，如果是手機(jī)拍攝的話(huà)最好使用橫向拍照繁成，方便后期制作圖文宣傳稿使用。

③除了會(huì)議記錄員淑玫，個(gè)人也要適當(dāng)做會(huì)議記錄巾腕，主要記錄重點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)絮蒿。

會(huì)后總結(jié)

我們常說(shuō)善始者實(shí)繁尊搬，克終者蓋寡，做事要善始善終土涝。一次完整的會(huì)議不因會(huì)議召開(kāi)的結(jié)束而結(jié)束佛寿，還有一個(gè)重要的必須要完成的環(huán)節(jié)是會(huì)后的總結(jié)和宣傳。

會(huì)后的總結(jié)包括會(huì)議本身的總結(jié)以及會(huì)議參與人自己的總結(jié)但壮，會(huì)議本身的總結(jié)無(wú)非就是開(kāi)展情況等進(jìn)行文字宣傳材料的撰寫(xiě)冀泻，及時(shí)進(jìn)行對(duì)內(nèi)宣和外宣，一定注意實(shí)效性茵肃。

會(huì)議參與人的總結(jié)腔长，要及時(shí)總結(jié)本次會(huì)議自己表現(xiàn)的優(yōu)點(diǎn)與不足，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并改正验残，避免出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤捞附，推動(dòng)以后會(huì)議的順利進(jìn)行。

注意一定要將會(huì)議全部?jī)?nèi)容打包存檔。

全體會(huì)我主要負(fù)責(zé)的是會(huì)議前期準(zhǔn)備和后期宣傳鸟召，在這里我只說(shuō)了我的責(zé)任分工內(nèi)學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)胆绊，其實(shí)一次成功的會(huì)議，只做這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的欧募，學(xué)無(wú)止境压状，希望在不斷磨練的過(guò)程中能力得到持續(xù)提高！