DEVONthink 簡(jiǎn)明教程

DEVONthink 簡(jiǎn)明教程

簡(jiǎn)介

DEVONthink 是由一家來(lái)自德國(guó)的老牌軟件開(kāi)發(fā)商發(fā)布的「知識(shí)管理」app研铆,運(yùn)行于 Mac/iOS 平臺(tái)。官方自己定位為“Information management reinvented”躬充,全方位(中文環(huán)境下略有遺憾)幫助你實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理,可以稱(chēng)之為“模塊級(jí)”應(yīng)用了。

軟件配置

DEVONthink 一般來(lái)說(shuō)屬于上手比較困難的應(yīng)用譬胎,主要是由于用它就要改變已有的文件管理觀念、操作習(xí)慣等等命锄,官方論壇(值得研究)及第三方書(shū)籍都是英文堰乔,外加 Mac 這種小眾平臺(tái)的影響,所以會(huì)造成 DEVONthink 「高冷」的假象脐恩,其實(shí)它很聰明镐侯,完全可以作為“助理”。以下盡量通過(guò)簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言驶冒,從「配置」到「使用」再到「附加說(shuō)明」苟翻,相信了解了這些,你就可以正常使用 DEVONthink 了骗污。Enjoy崇猫!

數(shù)據(jù)庫(kù)(DATABASES)

打開(kāi) DEVONthink 第一件事就是要建立數(shù)據(jù)庫(kù),F(xiàn)ile菜單→New Database…需忿,然后選擇一個(gè)存放數(shù)據(jù)庫(kù)的位置(空間要足夠大)即可诅炉。可以根據(jù)需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)屋厘,例如汞扎,分別建立 「Work」和「Personal」。

「index」or「 import」擅这?

用 DEVONthink 管理文檔澈魄,可以采用 File菜單→“Index…”和“Import”兩種方式,選擇哪種方式取決于你所要采用的「平臺(tái)」:
如果這些文檔只有你一人維護(hù)仲翎,也不需要與其他PC隨時(shí)同步痹扇,推薦選擇「Import」铛漓,導(dǎo)入后源文件就可以刪掉了;
如果你平時(shí)還要用到PC或者隨時(shí)需要移動(dòng)這些文檔鲫构,可以選擇「Index…」浓恶,這樣索引以后,源文件的位置不會(huì)改變结笨, DEVONthink 只是把它們的內(nèi)容索引到了自己的數(shù)據(jù)庫(kù)中包晰,供你檢索調(diào)用。
無(wú)論選擇哪種方式炕吸, DEVONthink 都保留了隨時(shí)導(dǎo)出源文件的方式 (File菜單→Export )伐憾。
建議先復(fù)制出一份文檔體驗(yàn)下,避免數(shù)據(jù)丟失赫模。

「Tag」and「Group」

DEVONthink 在文檔的多維度管理方面树肃,提供了 “Tag”和“Group”兩種方式,關(guān)于兩者的區(qū)別瀑罗,我覺(jué)得官方 Tutorails 講的很明白:

Folders show what is inside.
Tags are attached to something.

Group 可以近似的理解為「Folder」(文件夾)胸嘴,這樣用起來(lái)會(huì)好理解些。
總結(jié)下:像你在 Finder 中管理文件一樣斩祭,在 DEVONthink 數(shù)據(jù)庫(kù)中建立需要的 Group 進(jìn)行文檔分類(lèi)劣像。同時(shí)根據(jù)文檔的內(nèi)容,賦予(打tag標(biāo)簽)文檔各種屬性摧玫,這樣就可以盡可能多的利用 DEVONthink 的 AI 耳奕,在需要時(shí)智能地推薦給你相關(guān)的文檔。

刪除tag正確的姿勢(shì)

DEVONthink 標(biāo)簽(tag)管理的邏輯:不想用某個(gè) tag 不能直接刪掉這個(gè) tag (否則會(huì)導(dǎo)致tag下的內(nèi)容也被刪掉席赂,而且是清空回收站以后才能看出效果)吮铭,正確的操作步驟是用右鍵菜單“ungroup items”。


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使用 DEVONthink

這是本文的重點(diǎn)颅停,只有用它才會(huì)為你帶來(lái)價(jià)值谓晌。本文按照一般知識(shí)管理的五個(gè)步驟,將用到 DEVONthink 的地方簡(jiǎn)要列出癞揉,供你參考:

收集

當(dāng)需要做一個(gè)項(xiàng)目或有個(gè)新任務(wù)時(shí)纸肉,一般會(huì)有相關(guān)的資料收集過(guò)來(lái),此時(shí)喊熟,在 DEVONthink 的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中柏肪,建立一個(gè)Group,以項(xiàng)目名稱(chēng)命名芥牌,并拖放到隱藏在屏幕一側(cè)的 DEVONthink Sorter中(如下圖)烦味,會(huì)自動(dòng)在這個(gè)小抽屜型中建立該項(xiàng)目的“Inbox”。以后每當(dāng)有新的資料,就拖入其中谬俄。


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 ![image](http://upload-images.jianshu.io/upload_images/692-3c4fb3ac8e70d6f6.jpg?imageMogr2/auto-orient/strip%7CimageView2/2/w/1240)

整理/處理

收集到 Group 中的文檔五花八門(mén)柏靶,有網(wǎng)址、有 office 文檔溃论、PDF屎蜓、txt、圖片等等多種格式钥勋,沒(méi)關(guān)系炬转, DEVONthink 支持大部分文檔格式的預(yù)覽。

  • 對(duì)于大量圖片類(lèi)文檔算灸,建議用專(zhuān)門(mén)的圖片素材管理軟件扼劈,會(huì)更加高效;
  • 對(duì)于壓縮包乎婿,建議解壓到 folder 中再拖入 Sorter测僵。
    那么街佑,如何整理這一堆文檔呢谢翎?
    官方答案是:放著我來(lái)~,我有 “Auto Group” 和 “See Also&Classify”沐旨。
    但森逮,對(duì)于我們中文使用者來(lái)說(shuō),那個(gè)非常不智能磁携,必須用其他方法給它提高智商褒侧。「拖動(dòng)」+「打tag」谊迄,對(duì)闷供,就是這么兩步。
    根據(jù)文檔的性質(zhì)统诺,把它拖動(dòng)到項(xiàng)目Group下的子group歪脏,或者直接給它打上tag(如果看不到tag欄,請(qǐng)?jiān)谌晥D“as Three Panes”中粮呢,點(diǎn)擊一個(gè)文檔婿失,然后找的中部那個(gè)小按鈕)。
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一個(gè)文檔啄寡,可以添加任意個(gè)tag豪硅,建議多打幾個(gè),英文最好挺物,這樣可以盡可能用到 DEVONthink 的AI懒浮,智能推薦給你。

檢索/更新

項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中识藤,會(huì)需要時(shí)不時(shí)地查閱砚著,更新眯牧。
只需在 DEVONthink 右上角的搜索欄中輸入~關(guān)鍵字(對(duì)于中文來(lái)說(shuō),要前關(guān)鍵詞前加入~赖草,并且多個(gè)關(guān)鍵詞之間要有空格)学少,回車(chē)即可搜索到所有相關(guān)的文檔,并且已按照自動(dòng)計(jì)算的相關(guān)度分值排好序了秧骑。

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而且是全文檢索的結(jié)果(在內(nèi)容中高亮顯示)

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當(dāng)某個(gè)文檔需要修改時(shí)版确,隨時(shí)在閱讀界面中修改即可完成文檔的更新。
當(dāng)然乎折,對(duì)于需要打印輸出的文檔绒疗,還是直接用第三方工具打開(kāi)編輯為好。方法是:雙擊該文檔骂澄,在彈出的窗口中選擇關(guān)聯(lián)的應(yīng)用程序打開(kāi)修改并保存即可吓蘑。


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歸檔

項(xiàng)目順利結(jié)束,相關(guān)文檔也需要?dú)w檔了坟冲。此時(shí)只需簡(jiǎn)單兩步:
1. 將 Sorter 中的項(xiàng)目 Group 移除磨镶;
2. (可選操作)將 DEVONthink 中的 Group 歸檔到新的 database 存檔。方法是在 Group 點(diǎn)右鍵健提,選擇 Move 菜單琳猫。

備份

由于 DEVONthink 數(shù)據(jù)庫(kù)格式的特殊性,不建議用 Time Machine 對(duì)它進(jìn)行備份私痹。推薦定期手動(dòng)拷貝備份的方式脐嫂,要注意的是, DEVONthink 設(shè)置中的 backup 并不是全部數(shù)據(jù)的備份紊遵,僅僅是 index 账千,意義不大。

導(dǎo)出

當(dāng)需要將文檔導(dǎo)出給別人暗膜,或者PC/移動(dòng)硬盤(pán)時(shí)匀奏,只需選中該 Group,執(zhí)行菜單 File → Export


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會(huì)按照原文檔的格式和 Group 的結(jié)構(gòu)桦山,導(dǎo)出到你想要存放的位置攒射。

同步

當(dāng)需要遠(yuǎn)程或本地與其他安裝有 DEVONthink 的 Mac 同步數(shù)據(jù)時(shí),比如辦公室和家里的Mac恒水,可以選擇多種方式会放,最常用的是直連 (Direct Connection) 和 (WebDav Server),同時(shí)還可以選擇要同步的數(shù)據(jù)以及更新頻率钉凌。


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更多

以上僅僅是最常用的基本操作咧最, DEVONthink 能實(shí)現(xiàn)更多很強(qiáng)大的功能,可以通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)文首提到的官方論壇獲得,尤其是其多樣的 Scripts矢沿。

進(jìn)行數(shù)據(jù)方面的操作一定要慎重滥搭,尤其是執(zhí)行 script 時(shí) ,是不能撤銷(xiāo)的捣鲸。

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