996是互聯(lián)網(wǎng)的日常，特別是在創(chuàng)業(yè)公司遍尺，一個人恨不得掰開兩個人用的時候截酷，學會利用效率工具管理自己有限的時間很重要。
一.工作背景與適用范圍
筆者在一家新媒體類的互聯(lián)網(wǎng)公司的技術部門從事產(chǎn)品經(jīng)理乾戏。公司規(guī)模在幾百人左右迂苛，坐標：廣州、北京鼓择。兩地的辦公人員的協(xié)作基本要靠線上解決三幻，而作為一家互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)公司，開發(fā)一套完備的OA系統(tǒng)根本就是浪費錢的事情呐能，以目前市面上的產(chǎn)品來說念搬，能滿足絕大多數(shù)需求。
二.如何選擇工具？習慣最重要
關于使用工具的選擇朗徊，對于團隊而言首妖，管理者只需要決定用哪款產(chǎn)品，在輔以行政命令爷恳，那么大多數(shù)而言都能順利的將效率工具迅速推行下去悯搔。因為工具本身并無好壞，只是在于使用的人而已舌仍。
我以前做外包的時候僧须，發(fā)現(xiàn)一些國企里50多歲的老統(tǒng)計仍然保持著用計算機手算賬目的習慣加派，而稍微年輕一點的統(tǒng)計人員励幼，則用EXCEL公式一拉直接出結果耗跛。兩者效率對比那是天地之差。那些老統(tǒng)計難道不會使用電腦嗎节芥？當然不是在刺，上班時候QQ發(fā)得飛快一直在嘀嘀嘀，只是他在工作中思維定勢中固化了头镊，幾十年的習慣讓他不習慣用新的工具蚣驼。
當然那是極端的例子。今年年初的時候我們公司以前最先啟用的辦公平臺是阿里的釘釘相艇，大家都十分熟悉在釘釘上辦公了颖杏，后來因為公司的投資關系等等復雜的原因改用了騰訊的企業(yè)微信。要知道今年年初的時候坛芽，企業(yè)微信在使用體驗上被釘釘甩了幾條街的留储。但是因為在行政大環(huán)境的推行下，大家能慢慢習慣企業(yè)微信的交互咙轩，然后就這樣硬生生的從釘釘切換到了企業(yè)微信获讳。
簡而言之：身邊的人都在用什么，你就用什么活喊，準沒錯丐膝！
三.工具推薦
作為一名互聯(lián)網(wǎng)人，這里的工具基本覆蓋了一些最常使用的效率工具钾菊。
我為什么挑這4點推薦呢帅矗？
移動互聯(lián)網(wǎng)時代，需要移動辦公结缚，你不可能審批一個發(fā)票報銷都還要打開PC后臺進行操作损晤，那得耽誤多少工作，那么公司移動化辦公很重要红竭；作為開發(fā)，很難沒聽過或者沒用過禪道，分配任務茵宪，跟進任務完成狀態(tài)基本都靠他最冰，公司大了，管理者不可能跟進每一個員工的任務完成狀態(tài)稀火，那么團隊協(xié)作工具就很重要了暖哨。作為個體，每天有大大小小的待辦事項凰狞，有時候領導只是口頭把任務交代給你篇裁，那么用一個待辦事項記錄就能完美解決問題。最后是備忘錄和文檔云儲存赡若，資料文件存在U盤达布，會擔心U盤丟了文件泄密，若放在本地逾冬，換電腦工作又無從下手黍聂，放在云能最好解決問題。
四.禪道
什么是禪道身腻？
禪道是開源的團隊協(xié)作軟件产还，適用于開發(fā)團隊，特別是敏捷開發(fā)流嘀趟。像我們公司奉行的小步奔跑脐区，快速迭代的策略，兩周一個大版本她按。開發(fā)節(jié)奏快坡椒，必然會導致上線前BUG比較多，那么解決BUG按預定時間上線是整個開發(fā)團隊必然要面臨的問題尤溜。而開發(fā)這一塊的工作又是相對依賴工作流進行的倔叼。工作的流程簡單可以概述為：1.產(chǎn)品經(jīng)理出需求2.UI設計師出設計稿3.服務器工程師出接口4.前端工程師寫界面并對接接口5.前后端聯(lián)調(diào)6.測試工程師測試
禪道最重要的作用是承載開發(fā)團隊的工作流，從一個需求的產(chǎn)生宫莱，經(jīng)過代碼的實現(xiàn)丈攒，最后測試完畢，功能上線授霸，整一個鏈條通過禪道進行管控巡验，上下游的關系能因為這個系統(tǒng)減少不必要的溝通損失。
禪道如何承載開發(fā)團隊工作流碘耳？
這里簡單介紹幾個禪道的概念：
產(chǎn)品：開發(fā)的項目其實就是一個產(chǎn)品显设，它最終會面向市場被用戶使用。
產(chǎn)品模塊：比如我們自己一起去SUV這個APP辛辨，車型庫是一個模塊捕捂，資訊是一個模塊瑟枫，社區(qū)又是一個模塊。
需求：用戶有需求指攒，我們才會去開發(fā)相關的東西給用戶使用慷妙。
迭代：你在應用商店升級APP會發(fā)現(xiàn)，有V1.0,V2.0允悦，這就是一個個迭代膝擂，每個版本或多或少都會更新一些新功能或者修正一些BUG。
禪道常用功能
1.產(chǎn)品計劃
通常部門的老大可以把這個版本周期的開發(fā)計劃寫在上面隙弛，那么每一個部門的人員都能清晰的知道這個周期內(nèi)大家要完成的需求功能是什么架馋，有多少工作量，開始時間截止時間如何全闷。
當這些時間節(jié)點都設置清楚叉寂，才能有保證良好的工作節(jié)奏。大家都對工作量有一定的把控室埋，該加班加點完成的就加班加點办绝，自覺是廣州互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)人的最大特點。
2.提需求
在互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)的圈子里姚淆，產(chǎn)品經(jīng)理是需求文檔的主要撰寫者孕蝉，當然了稍微大一點的公司，能提需求還有運營部門腌逢、客服部門降淮、電商部門.........只不過他們的需求通常是一句話的概括，而我們產(chǎn)品經(jīng)理的需求文檔則是一份具有詳細內(nèi)容搏讶，列明功能需求佳鳖、實現(xiàn)過程，可以被寫代碼的同學和做UI設計的同學使用的文檔媒惕。具體如何這里就不展開論述了系吩，以后有需要會單獨在寫一篇文章。
一般而言妒蔚，產(chǎn)品經(jīng)理寫出來的需求文檔是要經(jīng)過產(chǎn)品經(jīng)理穿挨、UI設計師、代碼工程師肴盏、測試工程師開會評審的科盛，只有評審才能確認這一個需求文檔的可行性如何，并且在大家的集思廣益中菜皂，總能尋找出更好的方案贞绵。
3.分解任務
一個需求并不是一個人就能完成的，所以需要把它分成一個又一個的任務恍飘，讓團隊的成員每人負責一部分榨崩，通力合作完成開發(fā)谴垫。在開發(fā)團隊里面，每個人手上都不止一項任務蜡饵，那么按照事情的輕重緩急區(qū)分優(yōu)先級很重要弹渔。分配好優(yōu)先級胳施，團隊開發(fā)節(jié)奏就能緊握溯祸。
4.提BUG
作為敏捷開發(fā)，在代碼質(zhì)量和開發(fā)速度尋求最優(yōu)的平衡點舞肆，那么勢必每個任務的完成都會伴隨大量的BUG的出現(xiàn)焦辅，盡管程序員都會認為自己的代碼是完美無缺的。一般來說椿胯，前端和后臺的同學將功能代碼提測以后筷登，測試的同學會進行功能性、邏輯性的測試哩盲，將出現(xiàn)BUG的地方截圖復現(xiàn)在上面提BUG這個模塊前方。一般而言，測試的同學能夠復現(xiàn)的BUG廉油，代碼工程師都能將BUG解決惠险。
需要注意的是因為BUG的嚴重程度不同，比如嚴重程度低的：可能影響在用戶感知不到的功能上抒线；而嚴重程度高的：可能是造成了數(shù)據(jù)的混亂或丟失班巩，特別涉及到金錢方面，更有甚者服務直接掛掉嘶炭。當產(chǎn)品使用的人很多抱慌，像淘寶或者微信，如果服務掛掉眨猎，那么產(chǎn)生的影響是億萬量級的抑进。
5.完成任務
在工作中最爽的事情就是將任務完成。任務的狀態(tài)分為：開始睡陪、完成寺渗、掛起等狀態(tài)。每個狀態(tài)的改變都將會直接或者間接的影響任務的上游或者下游的任務狀態(tài)宝穗。當任務中每個成員都及時點開始完成的話户秤，整個團隊的項目就能很好的被產(chǎn)品經(jīng)理把控。
一般而言逮矛，產(chǎn)品經(jīng)理把控項目團隊進度會用的禪道兩個工具：燃盡圖和任務看板鸡号。
燃盡圖是在項目完成之前，對需要完成的工作的一種可視化表示须鼎。燃盡圖有一個Y軸（工作）和X軸（時間）鲸伴。理想情況下府蔗，該圖表是一個向下的曲線，隨著剩余工作的完成汞窗，“燒盡”至零姓赤。
任務看板左邊是需求，一般我們以需求的優(yōu)先級進行排序仲吏。任務看板的右邊是分解的各種任務不铆，按任務工作狀態(tài)分別分隔成：未開始、進行中裹唆、已完成誓斥、已取消、已關閉许帐。通過這個看板劳坑，產(chǎn)品經(jīng)理可以很好把控整個需求的前進節(jié)奏，一旦哪個環(huán)節(jié)與預期時間相差太遠成畦，就可以及時找到對應的團隊成員進行跟進距芬，看下是哪個環(huán)節(jié)出了問題，將問題予以解決循帐。
五.企業(yè)微信
釘釘和企業(yè)微信本質(zhì)都是為了移動化辦公而服務框仔，筆者所在的公司完整的體驗過這兩個產(chǎn)品，最終用的是企業(yè)微信惧浴，當然這和產(chǎn)品用戶體驗本身并無太大的關系存和。2017年初的時候，企業(yè)微信只有一個框架衷旅，到了2017年中的時候捐腿，基本企業(yè)微信體驗已經(jīng)有很明顯的改進了，甚至很多地方是以前用釘釘沒有的柿顶，具體的功能對比就不在本篇進行闡述茄袖，兩者在功能上大同小異。下面說一些常用的功能嘁锯。
手機端-打卡
在手機端打卡的最大好處就是不用去到指紋機按指紋宪祥，特別廣州的寫字樓，大堂電梯經(jīng)常要排隊家乘，有了這個功能蝗羊，被堵在樓下的時候不用這么心慌，只要在公司的地理左邊范圍附近都能打卡仁锯。企業(yè)微信還有個特別貼心的功能就是打卡提醒耀找，通常下班的時候經(jīng)常會忘記打卡，有的同學為了打卡還要設置一個鬧鐘專門提醒自己业崖，有了這個系統(tǒng)提醒野芒，很大程度能避免忘記打卡蓄愁。
PC端、移動端-公告
通常最重要的公告都是通過公告系統(tǒng)進行下發(fā)的狞悲，傳統(tǒng)企業(yè)在發(fā)公告喜歡在微信里面@所有人撮抓，但是因為公司人員眾多，通常會一下子就將消息刷走摇锋，而有了公告系統(tǒng)丹拯，重要通知都會予以保留，無需再擔心通知被同學們遺漏乱投。
手機端-審批
當團隊人數(shù)激增咽笼，流程管理就會變得很重要顷编。傳統(tǒng)公司在企業(yè)流程管理中戚炫，審核的環(huán)節(jié)從最下一級到最上一級往往需要持續(xù)幾天，特別是當其中一環(huán)節(jié)審判的人不在公司的時候媳纬，往往會拖很久双肤，但是在互聯(lián)網(wǎng)這種訊息萬變的行業(yè)，審批這種小事一定不能影響項目的正常進行钮惠，不然可能會錯失一些很重要的突發(fā)性熱點茅糜。
以報銷為例，只需要寫清楚報銷的類型素挽、時間蔑赘、金額，必要的話再加上一些費用項的詳細名目预明，最后將發(fā)票拍照缩赛，所有信息一目了然，那么審批人自然能快速的通過撰糠。并且審判的信息是有提醒通知的酥馍，這樣就相當于每一環(huán)節(jié)都不會卡殼。
六.todoist
Todoist是一款GTD軟件阅酪，所謂的GTD旨袒，就是時間管理。那么門檻最低的時間管理术辐，就是將接下來要做的事情以清單的形式記錄下來砚尽，并一一去消滅它們。
Todoist 支持超過 15 個不同平臺的APP應用和瀏覽器插件, 無論你使用 iOS辉词、Android 手機或平板電腦必孤，還是 Windows、Mac 系統(tǒng)都提供有客戶端下載较屿，在 Chrome隧魄、FireFox 等瀏覽器上也提供了插件卓练，并且也提供了網(wǎng)頁版訪問。甚至购啄，它還支持 Apple Watch 以及 Android Wear 設備襟企。因此無論身在何處，手持何種設備狮含，您的任務清單總是能觸手可及顽悼。
這里特別想說的一點，Todoist核心功能是免費使用的几迄，但是高級版是付費的蔚龙。同樣使用過高級版幾個月，筆者和筆者朋友都得出一個結論：就是高級版的功能絕大多數(shù)用戶都不會接觸到映胁。因此普通版就能滿足大多數(shù)人的需求了木羹。
左上是對待辦事項任務時間的一個快速篩選，比如像收件箱：就是所有時間范圍的任務（包含不設置開始截止時間的任務）解孙，左下則是通過項目坑填、標簽等維度對任務進行快速選擇。整個右邊是任務顯示區(qū)域弛姜，會根據(jù)日期進行分塊脐瑰，其中過期任務會出現(xiàn)在最頂部，未來的任務會出現(xiàn)在底部廷臼。點擊任務名稱前的小圓圈就是完成任務苍在，也是最爽的操作。
添加任務時候荠商，輸入框是任務具體內(nèi)容寂恬，一般寫一些你能理解的話就可以了，簡明扼要结啼。日程安排是開始截止時間掠剑，不填就是屬于常規(guī)任務，什么時候完成都行郊愧。下方有一排小工具：比如為任務分配項目朴译、標簽，或設置優(yōu)先級和郵件提醒属铁，一般而言都不需要用到眠寿。
karma值是todoist一個特色功能，通過每天不斷的將自己制定的任務完成焦蘑，那么系統(tǒng)會獎勵你karma盯拱。筆者之前一直沒有留意到這個軟件右上角這個東西是干嘛的，直到偶然有一天另外一個用todoist的朋友跟我說起.........所以筆者沒有去詳細研究這個karma值是怎么加出來，給大家參考一下這個數(shù)值狡逢。使用時間：1年宁舰；使用頻率：頻繁；任務拆解：粗放奢浑。另外建議大家不要去刷這個數(shù)值蛮艰，畢竟能不能有效
這里分享一下筆者的使用習慣，對于我而言雀彼，todoist是記錄相對個人的任務壤蚜。一般可以把生活上的待辦事項和工作上的待辦事項混合在一起使用。比如生活上：完成keep減肥進階版練習徊哑、信用卡還款袜刷。工作上：領導口頭交代的任務、各部門提的需求莺丑、禪道上屬于自己的任務著蟹、開發(fā)上發(fā)現(xiàn)的bug。因為禪道的使用窒盐，工作中的主線任務不會過多的去記錄草则，一般會記錄一些瑣屑的任務，畢竟不記錄下來就很容易遺忘蟹漓。
七. 有道云筆記
有道云筆記
網(wǎng)上筆記類的應用很多，最出名的就是印象筆記和有道云筆記了源内，這里就簡單提一下葡粒，不做深入探討。有道云筆記是最近使用的膜钓，因為嫌棄筆記本重嗽交，在家辦公的時候直接用有道云筆記就可以快速的編輯之前在線存儲的文檔了。同時它也可以作為一個文檔整理的工具颂斜，對文檔進行類型夫壁、內(nèi)容的劃分。
有道云筆記最左邊是選擇文件夾沃疮、文件夾可以按層級新建盒让，第二欄是選文件夾里面的文檔，選擇完畢以后右邊會顯示文章標題的編輯和具體內(nèi)容的編輯司蔬。
特別注意：有道云筆記會每隔幾秒自動保存你文件上的改動邑茄，因此需要保證你保存內(nèi)容的準確性，當然你如果不小心保存錯了也沒關系俊啼，有兩種解決方案：1肺缕、沒有離開界面的話善用后退功能，快捷鍵Ctrl+Z；2同木、如果已經(jīng)離開界面并且重新打開了有道云筆記浮梢，可以使用回退歷史版本的功能。
有道云協(xié)作
這里另外介紹一個有道云筆記同平臺的另外一個功能彤路，目前很少使用黔寇，但以前讀書的時候經(jīng)常使用，就是有道云協(xié)作斩萌，往大了說也是團隊用來協(xié)同辦公的軟件缝裤。可以團隊分配任務颊郎、文檔協(xié)同編輯憋飞、資料共享。不過我們以前用的最多的就是一群產(chǎn)品經(jīng)理用來共享產(chǎn)品資料姆吭。
總結
這里推薦的工具只是眾多工具中的一部分榛做，我用的順手不一定大家用的順手，選擇適合自己需求的才是最好的内狸。另外检眯，就算擁有眾多工具，不堅持下來使用昆淡，將它作為一個習慣那也是白搭锰瘸。筆者親測，在工作中養(yǎng)成使用效率工具的習慣昂灵，你會愛上自己的工作效率的避凝。
