文/古爾浪洼

提升效率的行動，應(yīng)該從自己感覺效果最良好的工作部分開始康吵。大部分人劈榨，20%~30%左右的工作時間，完成了他絕大部分的重要工作量晦嵌；而另外的30%~40%的時間同辣，則基本上是做些效率不彰、效果不佳的事情惭载；剩下的時間旱函，純粹被浪費掉，做些不產(chǎn)生任何價值的事情描滔，有時候棒妨，甚至是在做些產(chǎn)生負價值的事。關(guān)鍵問題在于：如何識別何者能提升含长，何者在消耗時間和資源券腔。

建立自己的“效率地圖”伏穆，可以用來識別、修正浪費和偷走時間的事項和緣由纷纫，可幫助我們在每日紛繁復(fù)雜的工作中枕扫，快速辨識出自己的效率核心時間和效率核心“事件”，從而幫助我們評估和調(diào)整做事的優(yōu)先次序和方法涛酗，制定出高效率的行動計劃铡原。

建立“效率地圖”的5個步驟

成功效率地圖的起點，在于決定用70%的準確度來分析自己的做事效率商叹；如果如一些書籍上所說的方法，一味地做四象限分析只泼，沒玩沒了地辨識“重要”剖笙、“不重要”、“緊急”请唱、“不緊急”弥咪，只會增加自己工作量。建立和分析自己的效率地圖十绑，可遵循以下5個步驟：

步驟1：建立效率清單

這需要三樣?xùn)|西聚至，一個是自己的主要工作模塊內(nèi)容（寫成一行，像是“周業(yè)務(wù)檢討例會”本橙、“審核報表”扳躬、“錄入昨天業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”、“文件分發(fā)與存檔”等）甚亭，另一個則是自己對其效果的評估贷币，第三個，則是寫上所花時間亏狰。這樣做役纹，就是為每項重要的工作建立評估表。

如此一來暇唾，可建立起自己每項必需要做的工作“損益表”促脉，對其達到的效果程度，可以一目了然地分析出來策州。根據(jù)這份分析表瘸味，我們可以依照單個工作項目來檢視自己的工作效率，也可合并同類型抽活，依據(jù)工作的類型模塊分析出自己的工作效率硫戈。重要的是，如此以來下硕，你不再是“有很多工作要做”丁逝，而是可以輕松預(yù)測出各種工作組合和交叉進行對你時間利用的影響汁胆，并看到在工作量極為明晰的計劃中，改變和調(diào)整工作內(nèi)容對自己工作效率造成的影響霜幼。

建立效率資料庫嫩码，只適宜于在自己的工作內(nèi)容相對固定、有規(guī)律可循的情況下進行一段時間罪既，比如1铸题、2個月，沒必要長年累月都去做琢感。畢竟我們的目的是分析丢间，不是事無巨細地去記賬，做報表驹针。

步驟2：畫出自己的效率地圖

選擇自己花了較多時間的項目烘挫，或者自己預(yù)期應(yīng)該達成更多成果的項目，把資料庫中與之初看無關(guān)柬甥，其實有關(guān)（例如：補充饮六、跟進、追蹤苛蒲、驗證卤橄、配合）等等相關(guān)工作內(nèi)容合并在一起，對其進行綜合分析和評估臂外，重新再進行排序窟扑，并從每天的工作項目中中選出6~12個具有代表性的項目出來，進行深入分析寄月。

為什么這里要選6~12個呢辜膝？太少，可能會變成孤例漾肮，不具有代表性厂抖，太多，則會耗費太多精力克懊。6~12個忱辅，差不多也就是半個小時到一個半小時的頻率做好一件重要的事，基本能覆蓋我們的所有工作內(nèi)容和項目了谭溉。

接著墙懂，再仔細針對每一個項目進行詳細分析，有條理地辨識效率推動因素：目的扮念、時機损搬、具備的條件、限制因素、資源配備巧勤、權(quán)重分配嵌灰、自己的喜好程度、投入程度颅悉、兄弟部門的配合度沽瞭、上司的重視度、公司的需求度等等剩瓶。然后驹溃，將自己分析出來的各種因素與實際情況一一對照，便可以從中找出提升效率的杠桿因素來延曙。很多項目效率的提升豌鹤，其實是不需要全面去用力，只要抓中一兩個杠桿因素枝缔，就可以快速高效推動傍药。

例如，降低成本這種事魂仍，財務(wù)做再詳細的數(shù)據(jù)也沒用，而是要有推動其降低的意志拣挪，因此擦酌，在數(shù)據(jù)分析詳細，改善項目目標明確的情況下菠劝，請最高管理者出席赊舶，只要他點頭窄驹，注視著各個應(yīng)該執(zhí)行的部門的頭門在目標數(shù)字下面簽字就行了罕袋，這遠比一個部門經(jīng)理耗費數(shù)月喊破嗓子起到的推動作用大很多。

服務(wù)質(zhì)量的提升與上述方式恰恰相反陨仅，不能高層制定好目標點頭就行了舔痪，而是在上述東西明確的情況下寓调，進行一線接觸客戶服務(wù)人員的培訓(xùn)和監(jiān)督考核。沒有對一線人員的培訓(xùn)锄码、監(jiān)督和考核夺英，再好的意愿，最后也是一紙空文滋捶，因為沒用人去執(zhí)行和實現(xiàn)嘛痛悯！

在大項目上是如此，每日的日常工作也同樣道理重窟。我以前在公司做總經(jīng)理時载萌，有非常多的表單和文件需要簽字，剛開始，每隔幾分鐘扭仁，總有人來敲門垮衷。后來，我干脆合并同類項斋枢，一天只簽兩次字帘靡，上午11點和下午2點半各一次，集中在15分鐘內(nèi)瓤帚，不急的全部讓助理送進來描姚，簽完后分發(fā)下去，過時不候戈次。急的可以隨時來轩勘，但若一個部門一天簽超過兩次急單，就得準備好理由和改進措施來找我怯邪。

后來绊寻，我發(fā)現(xiàn)設(shè)計部門也面臨與我相似的問題，他們是設(shè)計工作頻繁被其它部門打斷悬秉，不是電話澄步，就是有人殺進去直接騷擾，導(dǎo)致他們的出活效率非常低和泌。于是村缸，我就規(guī)定，每天上午11點半武氓，下午4點半梯皿，是溝通時間，所有的問題可以集中在這個時段問县恕，這個時段之外东羹，不準打電話給設(shè)計部門，若有問題需要找設(shè)計師忠烛，部門經(jīng)理帶著去属提，而且必須先找設(shè)計經(jīng)理，方可再找設(shè)計師况木。這個規(guī)定出來后垒拢，找設(shè)計師的電話和人直線下降，不僅騷擾設(shè)計師們的電話和人少了火惊，而且設(shè)計師們圖紙的質(zhì)量也大幅度提高了求类。

步驟3：與自己的工作印證

繪制出效率地圖后，不能悶著頭就干上來了屹耐，而是要將其置于公司不斷變化的條件和環(huán)境下加以印證尸疆。做任何事情椿猎，都難以一蹴而就，需要不斷進行修正和完善寿弱。步驟2中我講的東西犯眠，一定要變得可以通用，提升效率的過程一定要融入智慧症革，而不是靠一招半式筐咧。

例如上班遲到，罰款會見效噪矛，但顯然量蕊，罰款不是個從根本上解決問題的方法，只會讓他擔(dān)心被罰而改進艇挨，而且残炮，好像還對家里偶爾出現(xiàn)意外的員工顯得沒有人情味。這種方式缩滨，就不算是有智慧的改進措施势就。如果將遲到的次數(shù)和時間轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，與工資晉升脉漏、獎金發(fā)放掛鉤苞冯，既不因一次孤立事件就給他戴上懶散的帽子，又可相對沒有誤差地衡量他的穩(wěn)定性和持久性侧巨，顯然要比罰款手段好的多抱完。

步驟4：建立行動計劃

效率地圖見效后，就要橫向推廣刃泡，建立自己的行動計劃，要確保它們不只是停留在一兩個案例里碉怔，或者只是一紙空文烘贴。具體的推進過程中，要以點帶面撮胧，先從自己最有心得的部分展開桨踪，起到示范的作用，然后再帶動自己其它項目和效率的提升芹啥。

在推進一些新東西和變革的時候锻离，一定要循序漸進，從易到難墓怀，從點到面汽纠，從拿手到陌生，逐步展開傀履，這樣容易推得動虱朵，也容易取得成績，給自己奠定出信心來。就我的經(jīng)驗碴犬，很多好的東西絮宁，在公司和組織里推不動，其實不是大家認識不到它的好處服协，也不是自己的能力不夠绍昂，大多是因為太急于求成，平均用力偿荷，自然就會力有不逮窘游，容易半途而廢。

步驟5：將效率地圖制度化

一定要將自己的效率地圖制度化遭顶，形成一個相對固定的方式和模塊张峰，也就是說，無論是對組織棒旗，還是僅限于自己喘批，都要規(guī)范化，程序化铣揉。而且饶深，在推行和執(zhí)行的過程中，至少要能堅持6個月逛拱，否則難以形成優(yōu)勢敌厘，也難以積累出心得。

實際上朽合，任何一個新的東西俱两，在執(zhí)行的過程中，最大的挑戰(zhàn)不是別人曹步，而是自己宪彩。很多人易犯的錯誤是，喜新厭舊讲婚，忽然看到一個覺得比較妙的點子和方法尿孔，就放棄掉了自己本來在堅持的東西。這是最容易一事無成的做法筹麸。

任何一項知識和工具活合，要內(nèi)化并沉淀到我們的知識庫底層，與已有和成熟應(yīng)用的知識想融合物赶，并內(nèi)化成既有知識體系的一部分白指，都需要一個不斷重復(fù)、實踐酵紫、檢討侵续、改進的過程倔丈。從某種意義上講，技巧和效率是重復(fù)出來的状蜗，重復(fù)需五、重復(fù)、重復(fù)轧坎，才是效率之本宏邮。