? ? ? ?工作中，難免要處理各種文件寓娩，同一個(gè)項(xiàng)目有來(lái)自各個(gè)部門的文件和方案叛氨，即便同一個(gè)方案也會(huì)因?yàn)樾薷挠泻芏喟姹尽Ｇ岸螘r(shí)間棘伴，負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目寞埠，需要本組的同事小W再次修改『缚洌可是小W交上來(lái)的文件仁连，我一看傻眼了，咦阱穗，這怎么還是上上次的基礎(chǔ)上修改的文件呢饭冬，明明應(yīng)該在上次改完的基礎(chǔ)上修改啊。于是揪阶，我就跑到小W的座位上昌抠，跟他溝通這件事情。
【小W的桌面】
? ? ? ? 去了小W那里鲁僚，小W尷尬地說(shuō)了聲：“稍等~”炊苫，然后我就看到一整個(gè)電腦桌面裁厅，密密麻麻的各種word,excel,ppt，所有的都無(wú)秩序地放在一起侨艾。一分鐘的“火眼金睛”掃描姐直，桌面貌似沒(méi)有。于是小W打開(kāi)了D盤蒋畜，某個(gè)文件夾声畏，又是一堆各種文件，有的文件還是三四年前的姻成。搜尋無(wú)果插龄，于是又打開(kāi)了F盤，終于看到了一個(gè)文件夾科展，名稱命名為那個(gè)項(xiàng)目均牢。我以為終于可以找到那個(gè)文檔，解決問(wèn)題了才睹。結(jié)果發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有徘跪，那個(gè)文件還是很早很早之前的版本。
? ? ? ? 好吧琅攘，如此混亂的文件歸檔方式垮庐，不僅影響效率，關(guān)鍵時(shí)候還找不到文件坞琴。
【我自己的桌面】
? ? ? 無(wú)奈哨查，這個(gè)事情，只能自己解決了剧辐。我打開(kāi)自己的電腦寒亥，清爽簡(jiǎn)潔的桌面，只有十個(gè)常用軟件和文檔的快捷方式荧关，其他啥都沒(méi)有溉奕。我迅速地打開(kāi)“F盤-01工作-2017-福建XXX（2017.03.20-）-XX組-文件”，然后在其中找到某個(gè)日期他發(fā)給我的文件忍啤，所有別人發(fā)的文件我都保留了加勤，并且在文件名上標(biāo)上日期。這樣就能快速精準(zhǔn)找到了檀轨。
? ? ?一般別人找我胸竞，需要什么資料或者文件，我都能很快地找到参萄，然后發(fā)給人家卫枝。有時(shí)候出差在外，需要什么文件需要?jiǎng)e人幫我從我的電腦發(fā)過(guò)來(lái)讹挎，也能很清晰地告訴別人校赤，別人也能很快地找到吆玖。
? ? ? ?對(duì)于文件文檔的整理，是工作中的基本日常马篮，但是也可以很明顯地看到每個(gè)人的工作效率和思維沾乘。文件整潔有序，不僅自己工作舒心浑测，處理事情效率也會(huì)提高翅阵。而且更重要的是，關(guān)鍵時(shí)候迁央，會(huì)讓你成為“不可替代的人”掷匠。
【Z姐的桌面】
? ? ? ? Z姐是我非常佩服的一個(gè)前輩，做事認(rèn)真細(xì)致岖圈，考慮事情非常周到讹语。最近，剛升職蜂科。也是因?yàn)轫?xiàng)目的原因顽决，讓我有幸和她搭檔。
? ? ? ?每次去找她导匣，她總是很忙才菠，打電話處理各種事情。她的桌面也挺滿的逐抑，但是非常有秩序鸠儿。左邊是平常用的軟件快捷方式屹蚊，中間桌面放的都是今天的臨時(shí)文件（處理完厕氨，就立馬歸入到相應(yīng)的文件夾里面或者刪除），右邊有幾個(gè)文件夾快捷方式汹粤。桌面有個(gè)軟件提醒日程命斧，幾點(diǎn)幾點(diǎn)，要跟誰(shuí)溝通什么內(nèi)容文件嘱兼。涉及到的東西她都會(huì)快速找到国葬。她的電腦已經(jīng)成了一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，所有相關(guān)的文件都非常有秩序地整理了芹壕。不僅是她們部門的，是所有的項(xiàng)目的文件踢涌，她都整理了通孽。她說(shuō)：“基本所有項(xiàng)目，各個(gè)部門需要文件睁壁，都會(huì)找我背苦，我都能快速給他們找到互捌，一般在30秒內(nèi)⌒屑粒”當(dāng)時(shí)聽(tīng)到我都震驚了秕噪，還有這種操作？
? ? ? ? ?因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)厚宰，我們有時(shí)候需要好幾年前的項(xiàng)目的視頻或者文件腌巾，一般這個(gè)時(shí)候就要在群里吼，看組內(nèi)的前輩們可有铲觉，能不能找到全看緣分壤躲。而Z姐，她一個(gè)人备燃，就把整個(gè)中心所有項(xiàng)目的文件都整理得整整齊齊碉克，文件夾按照項(xiàng)目名稱首字母排名編碼。所以她經(jīng)常會(huì)接到各個(gè)組的幫助并齐，讓她找某個(gè)項(xiàng)目的文件漏麦，而她能迅速地回應(yīng)對(duì)方。所以大家對(duì)她的印象就是况褪，非常干練撕贞，非常靠譜测垛。而她也非常謙虛捏膨，她說(shuō)：“好多人都以為我記性非常好，實(shí)際上我只是把文檔歸類的好食侮，他們說(shuō)的号涯，我能第一時(shí)間找到而已【馄撸”
? ? ? ? ?養(yǎng)成好的文件管理能力链快，不僅是個(gè)人良好工作的開(kāi)端，而且對(duì)以后職業(yè)成長(zhǎng)具有良好的幫助眉尸。那么如何管理一堆文件呢域蜗？
? ? ? ? ?文件夾分類。可根據(jù)項(xiàng)目或者類型噪猾，將各種文件歸入相關(guān)的文件夾下面霉祸。比如，我會(huì)按照各個(gè)項(xiàng)目將文件分類袱蜡，每次收到文件丝蹭，都會(huì)放到對(duì)應(yīng)的文件夾中。這是最基本的戒劫。當(dāng)然半夷，同一個(gè)項(xiàng)目中婆廊，文件還是有很多，這時(shí)候可以繼續(xù)細(xì)分巫橄，根據(jù)文件類型或者合作溝通的不同組別繼續(xù)劃分淘邻。
? ? ? ? 合理的命名文件名稱。除了分類湘换，給文件夾或者文檔也很重要宾舅，這會(huì)方便日后查找。我常用的命名的準(zhǔn)則是“項(xiàng)目首字母-項(xiàng)目名稱（項(xiàng)目起始日期-項(xiàng)目結(jié)束日期）-項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名字”彩倚。下一級(jí)文件夾筹我，我會(huì)按照時(shí)間階段，分成兩類帆离，一類是“投標(biāo)階段”蔬蕊，一類是“制作階段”。這樣不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)的文件都能迅速歸檔哥谷。
? ? ? ?隨時(shí)整理文檔岸夯。一定要養(yǎng)成隨時(shí)整理文件的好習(xí)慣，不然文件一多了们妥，都無(wú)從下手猜扮。每收到一個(gè)文件，就要腦海中立刻反映出來(lái)监婶，將它放到什么位置旅赢。特別是好多時(shí)候用QQ或者微信傳輸?shù)奈募话惴旁谀J(rèn)的位置惑惶，很多人收到就忽視了煮盼。下次找文件，找半天集惋，找不到那個(gè)入口孕似。所以一定要收到之后，打開(kāi)文件夾刮刑，將文件剪切出來(lái)。
? ? ? ? 給文檔加日期养渴。有的文件可能會(huì)遇到反復(fù)修改的情況雷绢，這種時(shí)候，一定要給各個(gè)文件名稱后面加上當(dāng)時(shí)的日期理卑。這樣翘紊，在后面查找對(duì)應(yīng)時(shí)期就很方便了。這樣藐唠，你也能清楚地知道帆疟，有的方案自己居然前后改了二十多版鹉究。
? ? ? ? 一些常用的文件夾，可以設(shè)置桌面快捷方式踪宠。像Z姐自赔，她所有整理后的文件夾，就在桌面右邊放了個(gè)快捷方式柳琢，當(dāng)需要的時(shí)候绍妨，只需打開(kāi)快捷方式，就能迅速查找了柬脸。
? ? ? ? ?以上他去，是我工作中的一些小經(jīng)驗(yàn)，也許你有更好的方式倒堕，也歡迎您的分享灾测。
