提高工作效率的100個建議

1.隨身攜帶一本小冊子,每想到要做的事都馬上寫下,無需寫得詳細(xì),能喚起自己記憶便可.

2.每天下班前,把所有明天需做的事依緩急程度排列寫下,并且定下每項(xiàng)之預(yù)算時(shí)間需要,作為明天的工作計(jì)劃.

3.每周的最后一天,檢查一下下周需做的事.

4.旅行或度假的十天前,把要準(zhǔn)備的事寫出一份清單,逐件處理.

5.督促自己跟從每天的工作計(jì)劃做事,盡量不要脫離計(jì)劃.

6.不要隨便接受一個不可能的限期.

7.在每一批要做的事里,仍應(yīng)有先后次序之分,按重要和緊迫程度定下次序,逐一完成.

8.找出第一步往往是解決的開始.

9.每隔兩周,檢討一次哪些進(jìn)度太緩慢,甚至停頓下來的事.

10.對所做的事都預(yù)先定下完成時(shí)限.

11.一件事到了預(yù)定時(shí)限仍未完成,檢討一下是否曾有未能預(yù)知情況出現(xiàn),或者是否自己剛才放緩了思考,又或者是因?yàn)樽龇ㄥe了.

12.與人見面或者開會,先表明大家對時(shí)限的看法才開始,如此,過程的節(jié)奏會更緊密.

13.避免做出”多少時(shí)間都可以”之類的大方表現(xiàn).

14.一些瑣事,不應(yīng)用太多時(shí)間作出決定,可以先定下可容許時(shí)間(利用一分鐘做討論),若到了時(shí)間還未有結(jié)果,可以跟隨他人意見或者接受第一個出現(xiàn)的合理選擇.

15.按已決定的時(shí)限完成事情能培養(yǎng)出凡事能預(yù)知何時(shí)完成的能力.如此,別人對你會有很大的西,樂意與你交往.

16.預(yù)先控制每事所花的時(shí)間,便能在一段時(shí)間內(nèi)完成比別人多.

17.如果所容許的時(shí)間不夠完成一件事,思考一下其中最重要的部分是什么,先處理那個部分如此,事情的結(jié)果能保存最大的價(jià)值.

18.凡事只做一次,尤其是收到的文件\書信及資料,訓(xùn)練自己只一遍.

19.凡是在要與不要之間的東西,都是可以不要的.

20.培養(yǎng)”凡事只做一次”的決心.這能逼使自己做事的時(shí)候更用心,更周全,因?yàn)橹乐挥幸淮螜C(jī)會,如此便鍛煉出高效率的處事能力.

21.很多事并不是一次做得不好,多做幾次便會帶來好的效果.就象做好了而要改的衣服,只會越改越差.

22.養(yǎng)成凡事只做一次的聲譽(yù),與你交手的人會更認(rèn)真,更尊敬你,亦會因?yàn)橹劳涎訒r(shí)間無用,而更早與你達(dá)成最好的協(xié)議.

23.時(shí)間是無從補(bǔ)充的資源,故此,用在每一件事的時(shí)間都應(yīng)視為一種投資,因而應(yīng)該要求有合理的回報(bào)率.比較兩件事之間的取舍,亦可憑此決定.

24.有了凡事只做一次的習(xí)慣,會大大減少積存待辦的事或文件,使到自己的自信和能力更強(qiáng).

25.同一時(shí)間只做一件事,在做的時(shí)候把整個人的精神\能力\意念全部放在一件事上.

26.利用科技去節(jié)省時(shí)間,提高效率.

27.可以用電郵短訊,不要用電話;可以用電話的,不要見面.

28.若用手做比計(jì)算機(jī)更快,用吧!

29.把命運(yùn)放在自己的手里,不要讓別人支配你的時(shí)間而覺得無可奈何.

30.浪費(fèi)二十分鐘比浪費(fèi)二百分鐘好,處于對自己對別人都沒有貢獻(xiàn)的場合中,想方法早點(diǎn)告退.

31.不想在可以沒有自己的會議中浪費(fèi)時(shí)間,可以叫你的秘書五分鐘后打電話找你,說有急事要你速回.

32.把校友會或朋友的頻密次數(shù)減半.

33.把沒有收獲又沒有急需聯(lián)絡(luò)的人,可以用明信片維持,言減意深.

34.多年關(guān)系但又沒有貢獻(xiàn)的吃喝聚會取消或者減至每月一次.

35.積存文件\書信\記錄\雜志\甚至雜物,只會引起收拾\整理\尋找\堆疊的工作,虛耗時(shí)間,問題的起因是購買或存起時(shí)沒有好好地想清楚是否需要.

36.最重要的文件存放在保險(xiǎn)箱,次重要的東西都應(yīng)有他們特定的柜和箱,以便需要時(shí)容易找尋.

37.不要回避必來的工作,主動去找尋它面對它,是最省力的方法.

38.常常問自己:”這是否此刻我可以做的最重要的事?”

39.拖延會產(chǎn)生壓力和焦慮,不要等”最恰當(dāng)?shù)囊豢獭比プ瞿臣?

40.每天預(yù)留1-2小時(shí)空白時(shí)間去處理突然出現(xiàn)的事情.若無突然出現(xiàn)的事情,把預(yù)留時(shí)間用在學(xué)習(xí)或者進(jìn)修上.

41.分析每天花多少時(shí)間問答電話和閱讀!前者是否太多?后者是否太少?

42.學(xué)會對不夠重要的事和人說:”不”保存自己運(yùn)用時(shí)間的主動力.

43.多委派工作給手下.

44.每一件東西都應(yīng)該有安放的地方,自己的空間(例如柜面)是使用它們的空間而不是安置它們得空間.

45.每一件巨大的事分割為幾件小事.小事較易控制和完成,因而整件事也會更快完成.

46.做一個有44格的儲文件袋,其中31格代表未來一個月的每一天,12格代表未來12個月和1格代表明年.所有需要在將來處理的事,都可以用紙寫下來,存放在這個儲文件袋里.

47.不要只用一個方式去做閱讀工作,應(yīng)該至少有速讀\細(xì)讀\精讀和欣賞四種.

48.用快速掃描的閱讀方式先去了解文件\文章的性質(zhì),再決定應(yīng)否詳細(xì)閱讀.

49.新聞無需花太多時(shí)間去知道或吸收,因?yàn)閿?shù)小時(shí)后它便不新了.

50.長篇的文章,需太多時(shí)間才能看完.應(yīng)先看看是否明白它的立場,若是同意而你又已經(jīng)清楚的,無需去看;若不同意,看看文章提出的第一個論證,若你覺得合理或者有新穎的看法的,才應(yīng)該看下去.

51.找出自己吸收文章內(nèi)容最快的方式.有些人需要寧靜的環(huán)境,有些人需要音樂,更有些人需要讀出聲.

52.每天最少20分鐘運(yùn)動,保持身體健康,頭腦清醒敏捷.

53.找出自己的生理韻律,什么時(shí)候最適宜思考\做決定.把重要的工作安排在那段時(shí)候.

54.當(dāng)體力\精神或情緒不好時(shí)不要做重要的思考和決定.把決定的時(shí)間推去明天早上,給自己多一點(diǎn)時(shí)間去推敲\思量.

55.每天都給自己最少半小時(shí)做自我思考工作:整理\凈化自己的思想,檢討對人\對事的看法;處理雜亂的,不應(yīng)該有的意念.

56.凡是”等待”的時(shí)間都可以利用,例如等待事物,等待乘車\等待別人等.一般人每天可以有2-3小時(shí)之多的”等待時(shí)間”.

57.在車\船看書會暈的朋友,可利用耳聽錄音的學(xué)習(xí)方式學(xué)習(xí).

58.很多不用細(xì)讀的文件\郵件及文章都可以隨身攜帶,利用”等待時(shí)間”去做速讀.

59.利用午飯或者喝咖啡的時(shí)間去促進(jìn)人際關(guān)系或者進(jìn)行輕松討論.

60.把一些需要考慮或者策劃的事寫在一張紙上,在”等待時(shí)間”里抽出一個題目思考.(例如等車\乘車)

61.在電話旁放一些你想牢記的字句,每當(dāng)撥或談電話等待對方時(shí)看看.

62.隨身攜帶著一部你要看的書或文章.

63.看電視時(shí),身邊放一些適合速讀的文件和文章,每當(dāng)廣告出現(xiàn)時(shí)便閱讀.

64.生活里有很多緊迫而不重要的事,這些事使我們失去控制局勢的能力,往往只是為別人而不是為自己而做,盡量避免他們.

65.檢討一下每天里我們做了多少不重要又不緊迫的事.

66.盡量做重要而不緊迫的事,例如學(xué)習(xí)\策劃工作\促進(jìn)健康等.它們才是使我們成功的事.

67.所有需要一段時(shí)間完成的事,都先定下目標(biāo),而且在過程中不斷檢討是否越來越接近目標(biāo).

68.提醒自己是否讓”IN-BOX”支配自己的工作生活,即是憑到來的事的壓力大而細(xì)的行動,這種生活很辛苦,去找出突破的方法吧!

69.每天問自己一次:”今天里我忙碌的事情中,有多少是對這份工作的目標(biāo)有真正而直接的貢獻(xiàn)?”

70.分析自己的強(qiáng)項(xiàng)和弱點(diǎn):如何再提高強(qiáng)項(xiàng)的發(fā)揮?怎樣消除弱點(diǎn)給自己的障礙.

71.明白每人每天都有同樣的24小時(shí),你不可能有”沒有時(shí)間”或者”不夠時(shí)間”的問題,你只有如何運(yùn)用時(shí)間的問題.

72.”太忙”只不過是不做某件事的借口,那只是把時(shí)間用在你認(rèn)為更重要的事而已,想想到底什么才是真正重要的.

73.問問自己有沒有做一些事,使到每天忙的結(jié)果,只不過是明天做同樣事或更忙的原因.

74.學(xué)習(xí)高速地做得更多不會使你成功和快樂,令你完善地做好應(yīng)該做的事才會.

75.錯誤的感覺和看法,能使我們不斷地做沒有效果的事,直到累死為止,我們有犯這個錯誤嗎?

76.做了而沒有效果,應(yīng)先停下來和別人商量一下才繼續(xù)下去.

77.看不清楚一件事應(yīng)否,先問問自己:”不做會有什么效果?”

78.可以用筆記下來的,不要用腦去記.

79.遇上有些偶然發(fā)生而又難以取舍的事,問問自己:”假如自己沒有經(jīng)過或遇上,會怎樣?’

80.明白自己對凡是都有三個以上的選擇.

81.添置個人便攜電腦,這是最快最容易去增加自己腦袋能力和節(jié)省時(shí)間的方法.

82.每次說話前,先想一想,如何只用兩句話說出你的意思.練習(xí)一段時(shí)間,你會發(fā)覺自己說話的能力大大進(jìn)步,不會冗長而意思松散.

83.說話時(shí)先說出你的結(jié)論,若大家同意,便可繼續(xù)下去.若有人不明白或者不同意,你才有需要做出解釋或說明.

84.對不懂的事說”我不懂”;對不明白的事說”我不明白”,并且請求解釋.

85.永遠(yuǎn)不要還未清楚了解任務(wù)便接受或離開.

86.在討論時(shí),從對方的觀點(diǎn)建筑一條思路去和自己的看法連接是最快達(dá)到協(xié)議的方法.一般人往往只從自己的看法向方筑路,結(jié)果浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力.

87.在爭論時(shí),從雙方一致看法的地方延伸去未達(dá)一致的地方,會更快達(dá)到效果.

88.說”我不明白,但我在乎你的看法,請幫助我去了解你的意思”

89.所有與人交手的情況里,先明白對方的需要和限制.

90.與人交手時(shí),找出”三贏”的方法會是最快的解決方法.

91.把公司的電話全部裝置自動切斷系統(tǒng),凡說話超過五分鐘,電話便會自動切斷.

92.開會時(shí)第一個到會的人負(fù)責(zé)掛一個紙袋和一塊板在門口,上面寫著遲到者每分鐘扣十元,由他負(fù)責(zé)維持這個制度知道全體到齊為止.

93.凡是有會議,必須先訂明時(shí)限及其中議程及每一部分的預(yù)定時(shí)間,會議超出時(shí)限十分鐘以外者,每名參加者罰每分鐘十元,所得款捐員工福利基金.

94.把自己所有的證件號碼等資料記錄在一張紙上,連同影印副本,放在一個信封里存好備用.

95.晚上睡眠前的一個小時(shí)不想做與工作有關(guān)的事,能使睡眠的質(zhì)量更好.

96.每三個月做一次整個工作情況的檢討,找出改善的地方.

97.學(xué)習(xí)自我催眠,瑜珈或靜坐,這能幫助一個人保持更平靜的心境,更清醒的頭腦.

98.從不在情緒控制自己的時(shí)候說話或做決定.

99.有情緒時(shí)喝水及做運(yùn)動,例如:走路或散步,平靜時(shí)才回來.

100.相信總有更好的辦法.

摘自網(wǎng)絡(luò)