關(guān)于Excel的恐怖故事剿涮，不知道你聽說過幾個(gè)莹妒。
其中有一個(gè)來自于大眾所熟知的柯達(dá)公司。這家著名的企業(yè)在2005年的時(shí)候曾遭遇股價(jià)大跌舞吭，一大原因在于他們發(fā)布了含有錯(cuò)誤的財(cái)報(bào)泡垃。其中，最讓人驚訝的錯(cuò)誤是柯達(dá)發(fā)言人表示羡鸥，在一個(gè)錯(cuò)誤的電子表格里他們追查到了一筆高達(dá)1100萬美元的遣散費(fèi)蔑穴。而這筆費(fèi)用是因?yàn)橐幻蛦T錯(cuò)誤地在表格里填了很多零造成的。
在這個(gè)錯(cuò)誤背后惧浴，當(dāng)時(shí)已經(jīng)嚴(yán)重虧損的柯達(dá)又在當(dāng)年削減了15,000個(gè)工作崗位存和。
而除了柯達(dá)，JPMorgan衷旅、房利美等知名企業(yè)都在excel上翻過車捐腿。
不可否認(rèn)Excel是個(gè)很棒的工具，但如果人們無法很好地使用它柿顶，它也會(huì)制造出驚人的恐怖故事茄袖。
如何能避免恐怖故事的產(chǎn)生？對(duì)此嘁锯，日本Excel業(yè)務(wù)改善咨詢師吉田拳表示宪祥，人們?cè)搶W(xué)會(huì)改善Excel操作。
當(dāng)人們?cè)谑褂肊xcel時(shí)把多余的步驟省去家乘，自然能夠做到不出錯(cuò)蝗羊，確保準(zhǔn)確。
在吉田拳所著的《Excel教科書》中仁锯，他列舉了很多在5分鐘內(nèi)就能學(xué)會(huì)并實(shí)踐的excel改善技巧耀找。除了上篇提到的基礎(chǔ)操作、必備函數(shù)和快捷鍵业崖，還有3處可以進(jìn)一步幫助我們避免產(chǎn)生Excel恐怖故事的地方野芒。
1，注意單元格和編輯欄的不同
這是人們通常容易忽略的地方腻要，我剛剛也在這里犯過一個(gè)錯(cuò)复罐。在日常使用Excel過程中，你或許只關(guān)注了單元格里面顯示的情況雄家，而忽略了上方的編輯欄。
但很多時(shí)候，單元格里顯示的數(shù)值帶有一些默認(rèn)的設(shè)置趟济。
譬如在我犯的錯(cuò)里面乱投，我收到的Excel表里單元格只顯示小數(shù)點(diǎn)后兩位，而實(shí)際上被選中的單元格在編輯欄里顯示了全部的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)顷编。
而除了隱藏小數(shù)點(diǎn)戚炫，單元格還可以隱藏很多東西。
吉田拳在《Excel教科書》中就指出媳纬，在計(jì)算累計(jì)時(shí)間的時(shí)候双肤，結(jié)果本應(yīng)是45小時(shí)，但表格卻顯示21:00钮惠，這是因?yàn)镋xcel默認(rèn)時(shí)間數(shù)據(jù)范圍在0:00-23:59茅糜，總計(jì)時(shí)間超過24小時(shí)，就會(huì)顯示重回到0:00素挽，但編輯欄的計(jì)算結(jié)果仍是45小時(shí)蔑赘，只是單元格不顯示。而想要單元格顯示正確時(shí)長预明，則需要按以下步驟進(jìn)行設(shè)置：在數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡里選擇——自定義——類型——然后輸入： [h]:mm缩赛。
當(dāng)然，單元格在隱藏信息的同時(shí)撰糠，你反過來也可以設(shè)置單元格酥馍，讓你的表單更可讀。譬如在輸入金額的單元格里阅酪，將單元格設(shè)置成千分位模式旨袒，這樣原本1000000的數(shù)值在單元格內(nèi)就會(huì)顯示成1000，單位為千遮斥。不過要注意的是峦失，當(dāng)設(shè)置成了千分位模式時(shí)，并不意味著你在單元格輸入時(shí)可以直接輸入1000术吗。
2尉辑，學(xué)會(huì)正確建立數(shù)據(jù)和制作表格
有些時(shí)候你之所以會(huì)犯錯(cuò)，是因?yàn)橐婚_始你就用錯(cuò)了方式较屿，導(dǎo)致后續(xù)要更多步驟來彌補(bǔ)和改善隧魄。
例如，在Excel里輸入日期時(shí)隘蝎，如果你用的是20100103 這樣的輸入方式购啄，吉田拳會(huì)告訴你，這實(shí)際上是數(shù)值嘱么，不是日期數(shù)值狮含，因此不能進(jìn)行日期的計(jì)算。
而你要想進(jìn)行日期計(jì)算，不得不多做一步几迄，用=date(2010,01,03)函數(shù)將20100103轉(zhuǎn)換成2010/01/03蔚龙。
再比如，如果你在單元格里沒有保持一致的半角輸入法映胁，很多時(shí)候在后期的分析計(jì)算里也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤木羹。但事實(shí)上，你可以事先設(shè)置好這列單元格在輸入時(shí)自動(dòng)變?yōu)榘虢禽斎虢馑铮瑏肀苊膺@些錯(cuò)誤坑填。
“極端地說，在工作中使用Excel具體要做的事情就是制作表格”弛姜。吉田拳在《Excel教科書》中指出脐瑰，而為了后續(xù)能更好地利用這些表格進(jìn)行分析，在一開始就必須注意設(shè)定的項(xiàng)目要盡可能有效和細(xì)致娱据。
3蚪黑，掌握分析數(shù)據(jù)的原理
當(dāng)你避免了一些因?yàn)椤按中摹焙汀半S意”而犯的錯(cuò)誤后，剩下的是要避免在分析方法上犯錯(cuò)中剩。
而吉田拳認(rèn)為忌穿，只有做對(duì)了這步，才能算在工作中真正熟練應(yīng)用了Excel结啼。也只有做好了這步掠剑，在組織生活中或者說在職場上，你才可以憑借Excel作為武器獲得好的評(píng)價(jià)郊愧。
因?yàn)橥ㄟ^掌握分析數(shù)據(jù)的原理朴译，并借此創(chuàng)造出前所未有的新事物、新結(jié)論属铁，或者憑此制造出改善自己或者他人工作的結(jié)構(gòu)眠寿，才讓整件事情有了價(jià)值。
那么關(guān)于數(shù)據(jù)分析有什么重要的原理焦蘑？
吉田拳在《Excel教科書》中指出盯拱，“所謂數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)就是分類和比較±觯”
譬如狡逢，把一堆原始數(shù)據(jù)清理好了后，按地域分類拼卵、按年齡分類奢浑、按性別分類、按行業(yè)分類腋腮，然后和去年同期比較雀彼、和上一季度比較等等壤蚜。
此外，吉田拳還特意給出了在商務(wù)工作分析的三個(gè)基礎(chǔ)指標(biāo)详羡，我覺得非常實(shí)用仍律，特此摘錄了下來：
商務(wù)工作中3個(gè)基礎(chǔ)指標(biāo):
同比率（與去年相比是增加還是減少）
預(yù)算與實(shí)績相比（是否達(dá)到目標(biāo)）
構(gòu)成的比率（每項(xiàng)達(dá)到多少）
在《Excel教科書》中吉田拳還給出了更系統(tǒng)和詳細(xì)的介紹嘿悬，每一項(xiàng)都十分實(shí)用实柠，畢竟他寫書的愿景就是希望更多的員工能夠因此工作的更輕松，更多的公司能夠因此獲得更好的改變善涨。
