該書對文檔删豺、手賬和筆記本的整理分別進行了研究，從方法愧怜、工具及形式都進行了較為詳細的闡述呀页。下面，我將書中的主要內(nèi)容和體會分三個部分與大家做一個分享拥坛。
一蓬蝶、文檔整整理術(shù)
1.歸檔的工具儲備
透明文件夾、文件盒猜惋、書立丸氛、訂書器、主題標(biāo)簽著摔、小包缓窜、托盤、名片盒梨撞。
2.為何要歸檔雹洗。
歸檔的好處。隨時找出需要的文件卧波，幫助整理思路时肿，促進新想法的產(chǎn)生；活用工作中的經(jīng)驗港粱；輕松進入工作狀態(tài)螃成。
3.歸檔的秘訣旦签。
歸檔要簡單易行；提高工作效率寸宏。
按照自己的方式和特點行動宁炫。及時清理不再使用的文件。應(yīng)當(dāng)丟棄估計今后不會再用到的文件氮凝，按照擱置時間對文件進行判斷是徹底清除羔巢，還是暫時保留，或是妥善保管罩阵。
一般對于1年以上未用到的竿秆，已過保留期限的，重復(fù)文件（已經(jīng)有更新文件的）稿壁，有電子備份的文件幽钢，可丟棄。對于今后還要用到的傅是，而又沒有電子備份的文件要保存匪燕。文件間的清理方法，丟還是不丟判斷要迅速喧笔，對于是否應(yīng)該丟棄存有疑問的可暫時保留帽驯。
文件的清理方法。丟還是不丟界拦，要迅速判斷，對于文件是否要丟棄心存疑慮的可暫時保留梗劫。
不增加文件量的辦法享甸。在文件上明確標(biāo)識期限日期，將紙質(zhì)文件及時制成電子文檔梳侨。
4.文件歸檔的基本方法：
1.透明文件夾是歸檔成功的關(guān)鍵蛉威。
是用透明文件夾的好處——查找資料方便/文件不會被折壞、防止文件丟失走哺、攜帶比較方便蚯嫌。我們可以根據(jù)文件的主題進行分類，分別放入透明的文件夾丙躏。如果某個文件涉及多主題择示，復(fù)印后分別放入不同的透明文件夾。
2.對透明文件夾進行分類晒旅。
可按照處理中栅盲、暫存、保留進行分類废恋。處理中的文件因故暫吞革或者計劃推遲扒寄，可將此類文件轉(zhuǎn)移至?xí)捍嫖募A當(dāng)中，辦理完成的文件及時轉(zhuǎn)移到保留文件夾當(dāng)中拟烫。暫存文件工作完成的轉(zhuǎn)移至保留文件夾當(dāng)中该编。保留的文件要定期進行清理，并判斷是保持原樣還是銷毀硕淑。通過活用彩色透明文件夾课竣，按照緊急工作用紅色，重要工作用藍色喜颁，本周內(nèi)必須完成的用黃色進行區(qū)分稠氮，視覺上和其他文件夾進行區(qū)分，工作先后順序也一目了然半开。但不宜過多使用。
5.利用索引體改檢索的效率
1.透明文件夾的索引赃份。
活用標(biāo)題標(biāo)簽寂拆，對于文件夾內(nèi)容文件一目了然。給標(biāo)題標(biāo)簽命名抓韩，更加深入了解文件內(nèi)容和關(guān)鍵字纠永。
2.文件的索引。
利用文件索引節(jié)省反復(fù)閱讀的時間谒拴。一目了然地把握內(nèi)容尝江。
3.用便簽作為索引的補充。
二英上、電腦歸檔的基本方法炭序。
1.電腦歸檔的原則。
電腦歸檔的思路和文檔歸檔的思路是一致的苍日，重要的是能夠立刻知道文檔的位置惭聂。文件夾是基本工具，按照主題對文件進行分類相恃。
2.文件夾分類的方法辜纲。
按主題對文件夾進行分類，層級最多不超過三層拦耐。
按時間順序?qū)ξ募A進行區(qū)分耕腾。
3.定期清理不需要的文檔，對日益增加的文檔要急剎車杀糯。
文檔的清理方法扫俺。判斷基準(zhǔn)：1年以上未使用的，過了保存期的火脉。定期對文件進行清理作業(yè)牵舵。對拿不準(zhǔn)是否該刪的文件放入暫存文件夾柒啤。
4.高效檢索文件
如何更高效地檢索文檔和文件夾，創(chuàng)立便于檢索的文件名畸颅，將常用的文件夾放入收藏夾担巩，這里指的是winxp及以下版本。
5.備份是工作常識没炒，將文件要定期的備份到引動硬盤涛癌、U盤或者光盤當(dāng)中。
