第5章?制作商務(wù)文本的能力——制作書面資料的步驟
在提交方案時曼追，把自己想表達(dá)的東西總結(jié)成書面形式是一個非常重要的過程。提交方案并非只是針對提交方案時在場的人所做的行動拉鹃。一般而言，由于商務(wù)文本會被大家長期閱讀膏燕，因此除非有意不留證據(jù)，否則就需要認(rèn)真總結(jié)出易于理解的商務(wù)文本坝辫，達(dá)到充分表述意見篷就、不被他人誤解的效果近忙。
制作商務(wù)文本的過程，該過程大致分為5個步驟：
1. 制作文字信息
制作文字信息是指在制作商務(wù)文本時及舍，把最想傳達(dá)給對方的內(nèi)容凝縮成幾句話。如果這幾句話的表述比較含糊锯玛，即使內(nèi)容很好，也無法有效地傳達(dá)給對方攘残。
2. 制作圖表
制作圖表是指把步驟1的文字信息轉(zhuǎn)化成圖表，廣義而言歼郭，這里的圖表包括統(tǒng)計(jì)圖、圖形病曾、插圖漾根、照片等。如果只靠文字無法完美傳達(dá)其中的含義立叛，為了幫助對方正確理解，就需要制作圖秘蛇。
3. 制作幻燈片
制作幻燈片是指把多張圖表組合整理到一張紙上，用來表達(dá)自己的意見赁还。紙張大小以A4為宜。
4．制作資料包
制作資料包是指把多張幻燈片組合到一起艘策，構(gòu)成一個完整的“故事”。例如朋蔫，“公司概要”“競品分析”等都屬于資料包。
5．資料群
制作資料群是指把各種資料包組合起來驯妄，提供會議所需要的一系列資料群。進(jìn)行到“制作資料群”這個步驟時青扔，就意味著商務(wù)文本正在走向制作完成階段。
用模板制作商務(wù)文本
建議大家多采取“模板式資料制作法”微猖，原因有二：第一，使用模板制作商務(wù)文本的效率明顯比定制式的要高凛剥；第二，使用模板制作商務(wù)文本有助于提升資料的品質(zhì)当悔。
制作商務(wù)文本的原則：一目了然、不被誤解
不要違反人類的閱讀習(xí)慣
1．按照從左上方至右下方的順序排列語句
2. 圖文保持一致
3．強(qiáng)調(diào)重要信息
4. 不同類別的事物不宜使用同一符號表示
需要刪除三種類型的內(nèi)容
1．刪除不必要的信息
2．刪除不必要的文字
3．刪除不必要的屬性信息
三行文字講清內(nèi)容
文字信息是指我們在幻燈片上羅列的“最想傳達(dá)給對方的內(nèi)容”。即使讀者不通讀全文嗅骄，只要按照順序翻看每頁的文字信息，就能了解整個商務(wù)文本到底在講什么溺森。
文字信息通常被稱為開頭句窑眯，開頭句大約有三行，一般寫在每頁紙（幻燈片）的最上方医窿。如果還有要特意強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，可以在紙的最下方寫一到兩行總結(jié)句姥卢。
說明、事實(shí)独榴、啟發(fā)
幻燈片上添加的文字信息主要包括三種內(nèi)容：說明、事實(shí)棺榔、啟發(fā)。
有內(nèi)容的文字信息應(yīng)具備4個要素症歇。
(1)目的性：是否符合目的及論點(diǎn)？
(2)嶄新性：是否給對方帶來新的發(fā)現(xiàn)忘晤？
(3)明確性：是否清楚說明了具體意思？
(4)方向性：是否告知了對方行動方向德频？
書寫文字信息時的注意事項(xiàng)
1．簡潔表達(dá)
2．統(tǒng)一詞匯
3．照顧對方的情緒
凝縮文字信息的手法
1．把結(jié)論放到前面
2．刪除多余的語句
3．避免詞匯重復(fù)
4．使用概括性詞匯
把文字信息制成圖表
1. 我們應(yīng)當(dāng)用簡單易懂的圖表盡可能多地表達(dá)我們想說的內(nèi)容。
2．可以把圖表分為“內(nèi)容”與“排版”這兩個概念壹置。
(1)內(nèi)容：插圖、統(tǒng)計(jì)圖钞护、文本三種。
(2)排版：關(guān)聯(lián)圖难咕、流程圖、樹狀圖余佃、表格4種。
3．要把圖表制作得簡單易懂爆土，還需從三個方面著手修飾。
(1)盡量使用圖形步势。
(2)設(shè)計(jì)合適的標(biāo)題背犯。
(3)在重點(diǎn)部分加以標(biāo)識。
4．明確自己所要傳達(dá)的信息漠魏，在此基礎(chǔ)上選擇符合事實(shí)根據(jù)的圖表內(nèi)容和符合邏輯的圖表排版，然后組裝制成圖表柱锹。
配置幻燈片
1．制作幻燈片時需注意如下兩點(diǎn)。
(1)幻燈片的上方必須添加文字信息奕纫。
(2)文字信息和圖表應(yīng)相呼應(yīng)。
2．靈活使用如下三個技巧匹层，可以有效提高幻燈片的完成度。
(1)按照人類的閱讀習(xí)慣升筏，從左上方至右下方排列圖表。
(2)最大程度地利用紙張您访。
(3)盡可能對齊行和列，整齊排列圖表灵汪。
