本系列來自 水中頡 原創(chuàng)投稿。

就在四月一日，我的寶寶小川出生了咒钟，休產(chǎn)期護理假的同時整理出此篇文章卢肃，特別獻給我親愛的兒子疲迂！以我們這個時代最偉大的產(chǎn)品經(jīng)理喬布斯的話作為開場：沒有人可以未卜先知，事事間的“因”和“果”往往只有在回首時才能呈現(xiàn)莫湘。

引言

上學的時候我就有“被迫”做計劃的習慣尤蒿，也因為不懂得如何做計劃、沒有方法而白白浪費了很多學習備考的時間幅垮，以至于一定程度影響了學習的效果腰池。之后在上大學的時候接觸到了時間管理的概念，當時覺得很興奮忙芒，并不斷學習和實踐示弓。時至今日，才隱約明白“管理時間”只不過是人們的一廂情愿而已呵萨，真正能夠管理的只有自己避乏。確實，有些認識甘桑，哪怕是簡單的常識拍皮，也需要親身經(jīng)歷后才能真正體會。自己兜了這么大的一個圈子后總算有了些認識跑杭，索性把我認識的“時間管理”的道理和方法整理于此铆帽，與大家一起分享。

編寫此篇文章我要特別感謝《與時間做朋友》和《搞定GTD》兩本書作者的觀點啟蒙德谅，同時也感謝諸如各種論壇爹橱、GTD軟件、番茄工作法窄做、戰(zhàn)略規(guī)劃書籍愧驱、小強升職記等等的見解慰技。編寫內(nèi)容中難免會有個人局限之處，以及依據(jù)個人經(jīng)驗的簡寫不明之處组砚，請閱者諒解吻商。

接受現(xiàn)實

時間管理的核心目的之一是提升效率，其實最可怕的不是效率不高糟红，而是干脆做錯了事艾帐。接受現(xiàn)實才能做正確的事情，所謂正確的事情也就是現(xiàn)實的事情盆偿。

人的理性建立在接受現(xiàn)實的基礎(chǔ)上柒爸，不能接受現(xiàn)實碍舍，一切成長都是虛妄统阿，只有堅強的人才能接受現(xiàn)實逗柴，只有接受現(xiàn)實坎藐，才有可能做出理性的決定。

現(xiàn)實與對策不完全清單：

沒有人能逃脫現(xiàn)實的束縛嘁圈，幾乎一切愚蠢的行為都來自否定現(xiàn)實省骂，逃避現(xiàn)實。只有坦然接受最住。才能腳踏實地冀宴，避免心浮氣躁、好高騖遠温学。

心懷”夢想“的時間越長略贮，它的沉沒成本就越高。很多人都無意間被自己的”夢想“所綁架，所以逃延，很多時候览妖，對很多人來說，所謂”夢想“也許只是陷阱揽祥。許多年來讽膏，我曾見過身邊不少的人一點一點被他們珍愛的”夢想“毀掉。

我不知道將來會做什么拄丰，反正我知道自己今后肯定還會做一些別說身邊人府树，就連我自己都會驚訝的事情。

感知時間

與時間做朋友料按，建立自己和時間之間的良好感覺是一切計劃管理的基礎(chǔ)奄侠。良好的估算出可以用于計劃的時間和完成各個任務(wù)所需的時間，則更容易確定現(xiàn)實可行的目標载矿。此外垄潮，相對準確的估算又能使得任務(wù)基本上都可以順利達成，從而“戰(zhàn)勝了焦慮”闷盔。

記錄“時間-事件”日志

“時間-事件”日志的標準做法是盡可能詳盡的記錄事并加上其中所花費的時間弯洗，例如：

X月X日 上午X點到X點 做了AAAAAAAAAA 花費約2個小時。

可以專門拿一個本記錄逢勾，可以借助“Mr Time”等手機軟件或Excel記錄和分析牡整。可以選擇每日記錄或隨時記錄溺拱。

“時間-事件”日志是一種基于過程的記錄逃贝，相對于基于結(jié)果的記錄不僅更詳盡，而且更大的好處在于當結(jié)果不好的時候更容易找到緣由盟迟。

分析“時間-事件”日志

讓自己有意義的時間變得更多

回顧基于過程的“時間-事件”日志秋泳，看看一天潦闲、一周攒菠、一個月…里記錄的事情和花費的時間∏溉颍看看哪些是重要有意義的（一般指學習和工作）辖众，哪些是無謂的浪費時間，哪些又是真正的休息放松和敬。

提升重要有意義事情的時間凹炸，哪怕是真正的休息放松也好，減少無謂的浪費時間昼弟。有效避開“時間黑洞”啤它，找出自己的高效時間段。

估算出自己可以安排的時間

首先，找出哪些是固定的開銷变骡，如吃飯离赫，睡覺，洗漱等等塌碌，以后也可以不用再記錄了渊胸；

其次，整理出規(guī)律性事件台妆，有助于形成循環(huán)事件的日程表（提示信息為主）翎猛，如每周一次運動課程，每周二開兩個小時例會接剩，每天上午上三個小時課程等等切厘；

接下來，看看哪些是突發(fā)支出搂漠、臨時性活動迂卢，如領(lǐng)導臨時安排的工作，臨時會議桐汤，堵車等等而克，評估一下自己不可控、易被打擾的時間比例怔毛；

最后员萍，估算出自己一段時間內(nèi)（一天、一周拣度、一個月…）大概可以用于計劃和使用的時間到底有多少碎绎。

能力和效率存在上限

每個人的能力、效率都是存在一個上限的抗果。柳比歇夫的最高紀錄是一九三七年七月筋帖，這個月他工作了316個小時，每日平均純工作時間是7小時冤馏。（約每天可以規(guī)劃的時間即可以記錄時間為10個小時）日麸，這基本上已經(jīng)是一個可規(guī)劃時間的上限了。

如果一天你可以規(guī)劃的時間有10個小時逮光，那么代箭，你確定自己是以工作成就為導向的人，你就這樣規(guī)劃吧：大概用6.18個小時去工作學習涕刚，而用剩下的大約3.82個小時去享受歡樂——因為你畢竟是正常人嗡综。不要要求過高，61.8分剛剛好杜漠，已經(jīng)比大多數(shù)人都強了极景！過高或過低都不如黃金分割好察净，或者我們可以簡單的能做到四六分就已經(jīng)非常不錯了。

目標與計劃

所謂達成目標盼樟，就是獲得預期的結(jié)果塞绿，達到目的。有了目標恤批，就可以倒推每個實施步驟异吻，最終自然的形成計劃。換而言之喜庞，計劃就是設(shè)定目標诀浪，思考實施步驟，進而分配可以執(zhí)行的具體任務(wù)延都，克服行動中遇到的各種問題雷猪，從而實現(xiàn)目標的管理技能。

根據(jù)目的晰房、目標不同制定不同的計劃求摇，例如

1. 對目標來說，通常制定“年度殊者、季度与境、月、周的工作和學習計劃”猖吴。
2. 對某項任務(wù)來說摔刁，通常制定“項目實施計劃”。
3. 對于要解決的問題來說海蔽，通常制定過程管理中的“改進計劃”共屈。

目標、步驟党窜、任務(wù)拗引、行動……千頭萬緒的預期結(jié)果混在一起讓人焦頭爛額，無從下手幌衣。通過站在不同的視角矾削，對目標進行六個層次的劃分有助于我們在實現(xiàn)目標的過程中保持清晰地思路，從而更為合理泼掠、有效的計劃怔软。

目標與計劃要點直觀圖

目標的SMART原則

• Specific 具體的：越具體清晰越好垦细，但描述要盡可能簡單择镇；
• Measurable 可衡量的：建議設(shè)置驗收機制并做好獎罰；
• Attainable 可以達到的：目標是否現(xiàn)實可行括改；
• Relevant 有關(guān)聯(lián)性的：關(guān)注層各目標是相輔相成的腻豌；
• Time-bound 有截止時間的：建議合理估算好時間花費更容易在特定期限內(nèi)達成。

目標是否現(xiàn)實可行

所有最終執(zhí)行到底的計劃，都是因為其目標現(xiàn)實可行吝梅。證明目標現(xiàn)實可行的方法其實非常簡單：“第一虱疏、已經(jīng)有人做到了；第二苏携、我與哪個人沒有太大的差距做瞪。”

“已經(jīng)有人做到了”并不代表我也能夠做到右冻。他用多長時間做到的装蓬？他通過什么方式做到的？我和他的區(qū)別究竟在什么地方纱扭？哪些是我確實無法超越的牍帚？我的相對優(yōu)勢在哪？我有沒有可能通過一些方式彌補我的相對缺陷乳蛾？也許還要問更多的問題暗赶，才可以確定設(shè)定的目標是現(xiàn)實可行的。并應該智慧的選擇底線而非上線肃叶，踮腳要夠得到才有現(xiàn)實意義蹂随。

常常面臨的尷尬是：“如果不開始行動，我們往往無法確定目標是不是切實可行的因惭，或者反過來糙及，目標是不是確實不可行的∩富叮”于是浸锨，往往只有在我們開始行動之后，才能做出正確的判斷版姑。如果在行動過程中柱搜，確定目標確實不可行、不現(xiàn)實剥险，堅持也不會有結(jié)果聪蘸，那么“半途而廢”并不意味著失敗，反而意味著決策者無比的理智表制。

5W1H計劃法

• Why 何因：做這件事的企圖和目的
• What 何事：類似于Specific健爬，對這個事情有著具體清晰的認識
• Where 何地：地利也，熟悉完成事情所屬的環(huán)境么介，可能情況娜遵，相應資源的利用和投入
• Who 何人：都需要哪些人參與，人是最重要的資源壤短，學會委派別人设拟，團隊協(xié)作
• When 何時：天時也慨仿，注意估算好時間
• How 何法：如何做，關(guān)注步驟纳胧，直面困難镰吆，驗收機制等

計劃管理要點

養(yǎng)成估算時間的好習慣

不要低估完成任務(wù)所需的時間。我們要從現(xiàn)在開始養(yǎng)成做任何事情之前先判斷其熟悉程度（或陌生程度）跑慕，再根據(jù)判斷估算完成任務(wù)所需要的時間的習慣万皿。一般情況下，“反正比一般人想的長多了”倒是個屢試不爽的假設(shè)核行。

關(guān)注步驟相寇，直面困難

大多數(shù)人都知道自己想要什么和為什么要，但卻始終沒有弄明白怎么做才能得到钮科。應該更多的關(guān)注目標怎么實現(xiàn)唤衫，關(guān)注步驟。（5W1H）花費比別人多的時間去落實每一個步驟绵脯，在確認無誤后佳励，再去有效的分配任務(wù)，并拆解任務(wù)蛆挫，而且越具體越好赃承，直至每個小任務(wù)都可以由一個人獨立完成，甚至“番茄工作包25+5”悴侵。同時對每個任務(wù)特別是關(guān)鍵任務(wù)進行充分的“預演”瞧剖，考慮應對各種接踵而至“意外”的對策。

有些人看起來在很努力可免，卻總拿不出成績抓于。仔細觀察會發(fā)現(xiàn)，他們效率低下浇借，只是看上去努力而已捉撮。根本原因在于：他們“回避困難”。任何任務(wù)都包括相對簡單和相對困難的部分妇垢，我們必須直面困難巾遭，先攻克“大石頭”任務(wù)，才能水到渠成的完成計劃闯估，達成目標灼舍。

設(shè)置驗收機制

為項目甚至每一個步驟，以及“大石頭”任務(wù)設(shè)置驗收機制涨薪，問自己“怎樣算是做好骑素？”。設(shè)立考核標準和獎罰內(nèi)容（類似于電子游戲的正尤辱、反面回報系統(tǒng)）會非常重要砂豌，鼓勵我們“加油干活”。

克服拖延光督，立即行動

迅速開始執(zhí)行任務(wù)阳距，不要拖延。所謂拖延结借，一般不是拖延著做事筐摘，而是拖延著不開始做事。究其原因船老，拖延是來自于心理的恐懼：一方面只要開始做事咖熟，就有做不好，做錯的風險柳畔；另一方面過分在乎外部的評價馍管，怕做不好而被別人嘲笑。

這時候我們需要告訴自己：第一薪韩、只要做事情确沸，就肯定會遇到困難，事情越有價值俘陷，困難就越具規(guī)模罗捎，所以就很有可能出錯或做不好；第二拉盾、一個人一旦開始認真做事桨菜，被嘲笑、被恥笑的幾率將遠遠高于被夸獎捉偏、被鼓勵的幾率倒得。而且一個經(jīng)常嘲笑別人的人，只能說明他自己也不怎么樣（成功的人懂得做事的艱辛和不易）夭禽。所以屎暇，以后不管遇到什么任務(wù)，永遠不要再問“何時開始才好”驻粟，因為答案只有一個“Right Now根悼！”

效果與效率

沒有效果，就沒有效率蜀撑。所謂效率挤巡，是在完成任務(wù)之后才能夠衡量的，所以首先保證先完成任務(wù)酷麦，否則即使花了很多時間矿卑，看上去做了很多事情，但是效率為零沃饶。

提升效率的兩個方法

提升效率的兩個有效方法：原本可以串行的兩件事情（一件機械母廷、一件非機械）現(xiàn)在并行轻黑；重復性任務(wù)做完一次后，馬上總結(jié)琴昆、整理氓鄙、搞清流程，讓其變成“傻瓜式”业舍。

制作清單減少失誤

清單從來都是最有效的組織工具之一抖拦，制作清單可以避免事件遺漏以減少失誤。常見的清單類型有很多種舷暮，常見的有各種“任務(wù)清單”及“核查清單”等等态罪，在制作自己的清單過程中，大可不必定太多的規(guī)矩來過分苛求自己下面，更不用什么都列清單复颈。

制作清單最好的工具是紙和筆，當然也可以是順手的軟件沥割。清單沒必要精美和工整券膀，靈活使用剪頭和符號，一切以實用主義至上驯遇。另外芹彬，清單一定要隨手可得。

任務(wù)清單的問題與對策不完全清單：

建立至上而下的檢視機制

六個關(guān)注層面和檢視周期

宗旨和使命篮灼、關(guān)鍵路徑是云端；關(guān)鍵點和平衡點是方向指導層徘禁；項目是最接地氣的現(xiàn)實目標層诅诱；下一步行動是非常具體的待執(zhí)行事務(wù)層。各層之間環(huán)環(huán)相扣晌坤、一脈相承逢艘，至上而下應該越來越具備SMART性旦袋。

20000FT以上高度的檢視以總結(jié)的形式進行咳焚。每年的春節(jié)洽损、五一、十一假期是對過去階段的總結(jié)革半，同時對關(guān)注層“目標”進行盡可能簡單碑定、清晰的描述檢視。重點是總結(jié)得失和經(jīng)驗又官，對于接下來的預期不傅，只要確定方向感指導即可，不建議做詳細的計劃赏胚。

10000FT及以下高度的檢視以清單形式進行访娶。通過建立“清單管理系統(tǒng)”有效便捷管理。

清單管理系統(tǒng)說明書

項目清單：

• 列出當前待突破（一般為多步驟觉阅、多階段）的中短期目標崖疤、重點任務(wù)的集合秘车。這張清單的每個項目（及其步驟、組成任務(wù)）最好都進行時間估算（一般單個項目無法在1-2周內(nèi)完成劫哼，所有項目大約能在1-2個月內(nèi)完成叮趴，不排除個別項目的期限會更長），該清單的項目數(shù)量建議不超過7個（一般3-5個）权烧。
• 必須保證項目清單的內(nèi)容是現(xiàn)實可行的眯亦。盡可能不要覺得因為還有更好的方向而輕易改變清單的內(nèi)容，除非這件事現(xiàn)在非加進來不可般码。永遠會覺得還有更好的想法妻率，如果有新想法，請記到將來/也許清單（+“項目”標簽）中去板祝，先做完當前項目清單的內(nèi)容宫静，接下來的內(nèi)容也都涌現(xiàn)出來了，豈不妙哉券时！”

將來/也許清單：

• 將來/也許清單中存放當前（一般指1-2個月內(nèi)）不打算采取行動的醞釀目標孤里、項目/任務(wù)/行動，待時機成熟時孵化橘洞。
• 給將來/也許清單加上“項目”標簽捌袜，形成項目/也許清單，這里記錄著下一階段可能的項目或待孵化內(nèi)容炸枣。

日程表：

• 日程表只記錄特定日期虏等、時間必須要做的事情或可能會做的事情的提示信息（一般為重復事件，具體大多為習慣養(yǎng)成任務(wù)或項目計劃中的重復任務(wù)）抛虏。
• 它是一塊圣土博其，不可隨意侵犯。如果這項任務(wù)/行動不滿足以上條件迂猴，請先將其放入其他合理的清單（如本周待辦清單）中慕淡，待時機成熟時再納入日程表。

今日待辦/明日待辦清單：

• 羅列出今天或明天要辦的事情沸毁，是日程表的特殊體現(xiàn)峰髓。
• 今日待辦清單不是圣土，要盡可能安排好息尺。

本周待辦清單：

• 這是一個延時待辦清單携兵，原則是越快處理越好。

委派清單：

• 通常是緊急但相對不重要的事情搂誉，或者說別人做比自己做更有優(yōu)勢徐紧。
• 做到充分授權(quán)和跟蹤。學會甩掉身上的“猴子”，自己集中精力處理“大石頭”并级。

備注：

如果上一個階段的任務(wù)清單還有少數(shù)沒有完成拂檩，可以將這些任務(wù)轉(zhuǎn)移到下一階段的清單中去。規(guī)則：最多轉(zhuǎn)移兩次并做好標記嘲碧，兩次都沒有完成建議立即清除掉稻励。反之可能有另一種情況，清單的內(nèi)容都提前完成了愈涩，空了怎么辦望抽？回答是“太美妙了！”

10000FT及以下高度檢視周期的內(nèi)容說明書

1-2個月檢視：

• 每1-2個月對當前的項目清單進行階段性驗收履婉，并考慮是否有必要制定下個階段的項目清單煤篙。
• 關(guān)鍵點和將來/也許清單是項目清單的制定依據(jù)。
• 評估自己現(xiàn)行的計劃能力考慮是否去做詳細的計劃谐鼎，有時候僅僅想一下實施策略也許會更妙舰蟆。

每周檢視：

• 每周日（周六和周日作為每周的計劃緩沖期）重點回顧總結(jié)本周要點趣惠。
• 清理收集箱狸棍，并依據(jù)項目清單的內(nèi)容和當前情況，制定一周的日程表味悄、本周待辦清單草戈、等待清單等。
• 詳細安排下周計劃侍瑟。注意安排不要太滿唐片，防止會有很多臨時的事情加進來。

每日檢視：

• 每日回顧并分析所記錄的“時間-事件”日志涨颜，總結(jié)费韭。
• 制定當今日待辦清單（及明日待辦清單）的內(nèi)容。

適時檢視：

• 需要時計劃（突發(fā)事件庭瑰、想法等）
• 永遠集中精力星持，先搞定“大石頭”

我們應該根據(jù)自身的情況分析自己究竟適合制定多久的計劃。一般說來弹灭，期限越短督暂、內(nèi)容越具體清晰，目標越容易實現(xiàn)穷吮，所以我們必須從短期計劃做起逻翁，從一天、一周的計劃做起捡鱼，循序漸進八回。如果短期計劃完成的很好，再去考慮做更長期的計劃。

綜上所述缠诅，根據(jù)我個人的計劃能力做一下這樣的設(shè)定：“下一步行動”層為計劃的重點伟墙，以“周”為單位，并以“天”做詳細安排滴铅；項目層大體上設(shè)定為1-2個月戳葵，只去做簡單的計劃（列表）和策略；以“季度”和“年”為單位來衡量未來的發(fā)展方向汉匙。當然拱烁，我們完全可以依據(jù)個人不同的計劃能力和情況來調(diào)節(jié)時間單位。

建立至下而上的處理流程

至下而上的新想法處理流程參考GTD的思路進行噩翠。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事戏自，然后整理安排并自己一一去執(zhí)行，清空大腦伤锚。GTD的五個核心原則是：收集擅笔、整理、組織屯援、回顧猛们、執(zhí)行。

目標與計劃要點直觀圖